《报账管理规定》word版.doc

报账管理规定 文件编号版本号第A版修改1次第1次修改编写部门综合管理部一、目的:为了加强财务管理、规范报销单据和报账程序。二、范围：公司所有单位、部门。三、职责：业务经办人员负责经办业务、取得发票、进入签批程序，是报账业务的主责任人，部门负责人负责一级审批和审核；综合管理部、审计部负责对报账业务的真实性、票据规范性、标准（价格）等方面的审核；财务部负责报账业务的最后复核。四、作业流程/指引：序号程序/流程作业指引/要求责任部门/人员产生结果附件/工具1填写费用报销单1、经办人为业务主办人员；2、按财务书写规范要求填写。3、书写全面，注明款项金额，凭证按照时间先后顺序整理等。经办人填写费用报销单（或发票）费用报销单2部门审核1、部门负责人审核业务真实性；2、审核凭证的真实性。部门负责人部门负责人签字费用报销单费用报销单3综合管理部1、对照合同，复核业务的真实性2、审核款项金额，凭证明细。部门负责人综合管理部负责人签字4集团公司总经理审批分管领导审核借款依据并签字。分管领导分管领导签字借款单5审计审批1、对照合同，复核业务的真实性2、审核款项金额，凭证明细。分管领导分管领导签字费用报批单6总经理审批审批报账总经理总经理签字费用报批单7董事长审批审批报账董事长董事长签字费用报批单8财务部长审批1、复核费用报批单2、安排办理借款冲账业务财务部长财务部长签字，办理冲账五、管理要求：1、报账程序的具体要求1）各项业务的发生，必须及时取得发票。有协议、合同的，按协议及合同的规定时间取得发票；差旅费按销差时间确定，没有协议、合同的，业务发生时立即取得发票；发票需邮寄的，取得时间为发票开具日期加5天的在途时间，特殊情况须由经办人员说明原因并由总经理签批。2）增值税专用发票取得后，其抵扣联必须在3日内转交公司财务（月末当天上交），月底前必须将本月收到的抵扣联全部交财务部；其他材料发票抵扣联与签字完毕的记账联一并转交财务部。3）综合管理部、审计部和财务部应把好关，按照有关单据要求认真审核，财务人员和审计人员对发现的假发票，应及时向公司汇报。对已经报销公司没有发现的假发票若税务机关查出的，报销人应承担税务机关对公司的处罚后果。如果特殊情况需要用收据、白条报销的，由报销人写出书面报告（报告包含费用发生日期、地点、事由、请示等，对方单位不开设正规发票的理由等），必须有公司的批准签字才予报销。4）审计部对各单位的报销单据按报销人明细登记待审费用登记表，注明收件日期、报销项目、金额、件数或张数，报账人及代理人确认，对于符合规定的单据审计部必须于2个工作日内审核完毕并转总经理办公室，对于不符合有关规定的单据审计人员应及时通知报账人改正并上报公司领导。5）总经理办公室收到审计部转交的报销凭证后，应及时进行签批和发放，并由报账人或代理人签字领取，应避免票据遗漏和丢失现象的发生。报销人持审核后的凭证2日内交董事长签批，之后1日内到财务部办理取现或冲账手续。6）借款人报销时须由财务部开具收据，加盖“现金收讫”章（转账盖“转讫”章），证明已收回该笔款项，交借款人保存。收据的另一联做为冲减其他应收款（个人借款）的依据。若借款人报销金额大于借款金额，报销的金额与收据的金额之间的差额，用现金或银行存款支付。若借款人报销金额小于借款金额，借款人应将所借款项退回财务部，并由财务部开具收据。7）财务人员要认真核算凭证票面与附件金额，复核凭证的合规性，做到付款无误、记账无误并及时制作记账凭证，确保财务工作的及时性。2、关于原始凭证的规范性要求1）为了强化公司的财务纪律，规避财务风险，原则上公司一切业务、事项报销必须取得合法原始凭证。合法凭证包括：包括带有国家税务总局、国家税务局、地方税务局、财政部、省级以上财政部门监制章的发票、票据及收据；铁路部门的车票或大票等正式发票。合法性的认定以国家财政、税务等方面的规定为准，具体操作由财务部负责把控落实，以可操作性为前提。2）自制原始凭证的填写和签名必须使用碳素墨水、蓝黑墨水的钢笔或签字笔，不允许使用圆珠笔。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。如凭证上有印好的大写格式应在第一个大写金额前的空白处写上符号“”，中间和后面空白处填写“零”。3）支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。4）原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由填写单据人员重开。自制原始凭证在特殊情况下需审计人员更改时可以在错误的金额上划一条红线，在红线上方填写正确的金额并加盖个人章，不得在原金额上涂改。金额更改后审计人员应通知报销结算人。5）任何不符合报销规定的单据财务部有权拒收。3、各单据的适用条件及整理要求1）单据适用条件差旅费用报销单：车票、住宿发票和补助。费用报销单：除差旅费之外的所有内容的单据。2）单据报销时，要按类别、时间、批次、项目等进行详细分类。类别按经济内容分为：物资采购、办公用品、资料费用、会务费、差旅费、招待费、检测费、劳务费等。3）根据整理好的单据，按照一定的标准清晰、准确、均匀的进行粘贴，不同经济内容的费用项目，要使用不同的报销单据封面，报销单项目必须详细、准确填写，带有附件的自制凭证必须填写附件张数，附件按照时间顺序粘贴。4）增值税发票、票面较大的票据，不使用费用报销单封面。票据分类不清晰，粘帖不规范的，审计监察部、财务部可要求对方改正，不改正的有权拒绝受理。4、采购业务的报账要求1）要强化采购竞价机制，真正做到“货比三家，择优选择”。报销时用发票或对方收据（预付款或偿还欠款）报账，不附报销单的发票上必须有经手人，部门负责人、财务部长、总经理、董事长签字方可报销。发票应该索取增值税专用发票，对没有取得专用发票而是取得普通发票的，应当说明原因。对于应该取得增值税专用发票而没有取得，而是取得普通发票的，财务不得给予报销，并对相关责任人给予处罚。2）采购业务的报销凭审核完毕的发票报账，凡因各种原因少付款的采购业务，财务报账时必须附附单。3）一般情况下，大额物资的支付必须附有合同，经签批后财务部安排付款，无合同和协议的，财务部有权拒签。5、招待费的报账要求1）内部招待：凡外来客户到我公司，由接洽部门填写用餐申请单，部门负责人、分管领导签字，招待费用由提请人签字，餐饮科持签字后的单据按程序报账。2）外部招待：公司安排外出就餐招待的烟酒一律自带，招待标准及烟酒标准必须按照有关文件执行。3）业务部门出差，按照出差标准、招待费标准执行。特殊情况由总经理、董事长批准。所有外出招待费用的报销，必须取得当地税务、财政部门统一监制的餐饮服务业发票，并附带用餐明细，统一使用公司印制的费用报销单报账。6、其他费用的报账要求1）差旅费、装卸费、车辆费用、办公费、电话费、物流运费等按有关规定和文件执行。2）福利费：日常福利费用支出、节日员工福利费，员工伤病等慰问金，按正常报账流程处理。日常工作餐费补贴标准为1.5元/人，公司内需要加班的，由本单位、部门开据就餐通知单，补助标准原则上每人5元，副总级别补助8元，特殊情况请示总经理。否则，不予报销。3）各公司除正常费用（差旅费、招待费、车辆费用等）以外的费用，报账时需附已付款的支款申请报销联并加盖报账复件章。五、本制度自发布之日开始执行。山东东宏集团有限公司二O一二年十一月十二日 总经理：董