《时间管理杨红杰》PPT课件.ppt

顶新集团组级储备培训 1 时间管理时间管理 顶新集团组级储备培训 认识时间障碍 分析如何运用时间 掌握各种有效控制时间的工具 订出行动方案 课程目标课程目标 顶新集团组级储备培训 3 前前 言言 浩瀚的宇宙间，时间是永恒的。 但对于我们个人来讲，则是有限 的、相对的、短暂的 。 顶新集团组级储备培训 4 我们常说： 时间就是生命！ 时间就是金钱！ 时间就是效率！ 顶新集团组级储备培训 5 人生最宝贵的两项资产：头脑、时间头脑、时间 什么事情，即使不用脑子，也要花费时间 因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和 生活的成败。 每个星期有168小时，其中有56个小时在睡眠 中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下 91小时则由你来决定做什么每天13小时。 如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重 要的技巧，他使你能控制生活，善用时间，朝自己 的方向前进，而不至于在忙乱中迷失方向。 顶新集团组级储备培训 平均80岁寿命 我们只有我们只有3 3年的时间去创造价值年的时间去创造价值, ,我们如何管理它？我们如何管理它？ 1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目项目 每天耗时 每天耗时 4040年耗时年耗时 结余结余 睡眠 8小时 13.3年 26.7 一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5 交通 1.5小时 2.5年 20 电话 1小时 1.7年 18.3 看电视、上网 3小时 5年 13.3 看报、聊天 3小时 5年 8.3 刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6 休假、白日梦 闹情绪、身体不适 2小时 3.3年 3.3 顶新集团组级储备培训 7 在许多时候，时间往往决定一切 ！ 千万别学古人，满头白发时感慨 ，时光荏苒，岁月如梭。 “子在川上曰：逝者如斯夫！” 顶新集团组级储备培训 8 每个人都面临如何善加利用时间OR有 效利用时间的难题。 现实生活中，常常会有这样的现象： 做一件相同的事情，在时间方面 会发生不同的状况 顶新集团组级储备培训 9 有的人效率高、快！1个小时做完； 有的人效率低、慢！2个小时做完 或者在一个小时之内 有的人可以做完3件事 有的人可能做完1件事 是不是人与人之间的能力差异如此之 大？ 顶新集团组级储备培训 10 事实上，根据哈佛大学的一项 研究和统计表明：超过60%的人并 非能力上的原因，而是没有做自已 的时间管理。 顶新集团组级储备培训 时间管理的错误观念 时间管理只是常识，只要我把工作做好 ， 我的时间管理应该还不错 我在压力下表现较好， 时间管理会令我 失去我的优势 我有使用计事本和行事历，这还不够吗 ？ 顶新集团组级储备培训 这个课程带给大家最 重要的讯息是. 不是教给你把事情做得快的技巧, 也不 是教你怎样可以不眠不休 明白自己问题所在, 我们需要作出怎样的决定, 及 我可以做些什么和要做些什麽 顶新集团组级储备培训 13 我是否需要时间管理我是否需要时间管理 顶新集团组级储备培训 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： （1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口 。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作 。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 顶新集团组级储备培训 6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以 便在夜晚或周末处理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制 ）时，以致无法处理所面对的困难任务。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每 一个物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 顶新集团组级储备培训 评分标准： “非常同意”4分， “略表同意”3分， “略表不同意”2分， “极不同意”1分。 总分小于20分表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的 习惯。 总分在21至30分之间表示你有拖延的毛病，但不太严重 。 总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。 顶新集团组级储备培训 认识时间障碍 顶新集团组级储备培训 什么是时间杀手? 顶新集团组级储备培训 时间杀手的分类 顶新集团组级储备培训 时间杀手的分类 顶新集团组级储备培训 人最容易掉进的时间陷阱 工作欠目标， 优先次序不明确 危机管理能力薄弱 多项工作须同时进行 自我组织问题 外界骚扰 拖延工作 会议 顶新集团组级储备培训 22 许多的电话在响 许多的事要备忘 许多的门与抽屉 开了又关关了又开如此的慌张 我来来往往，我匆匆忙忙 从一个方向到另一个方向 忙忙忙 盲盲盲 盲的已经没有主张 盲的已经失去方向 忙的分不清欢喜和忧伤 忙的没有时间痛哭一场 顶新集团组级储备培训 23 造成时间浪费的主要因素（一） 人为因素 企图做的太多 安排紊乱，使用的工具杂乱无章 不会说“不” 缺乏自我约束能力 做事经常拖延，犹豫不决 工作时过多地和别人拉家常 争吵、发火 压力、紧张 顶新集团组级储备培训 24 造成时间浪费的主要因素（二） 管理因素 缺乏优先处理 缺乏目标计划 无效的委派 员工缺乏训练，执行力较低 缺乏交流或交流不清 权责混乱 无危机管理意识 缺乏进度控制 顶新集团组级储备培训 25 造成时间浪费的主要因素（三） 环境因素 电话打断 不速之客拜访 无效率的会议 内容不全或延误的信息 过多的文件，繁琐的程序 人员不足或过多 嘈杂的工作环境 顶新集团组级储备培训 26 时间管理是什么？时间管理是什么？ 我们来如何改进我们来如何改进? ? 顶新集团组级储备培训 要懂得管理自己， 首先要认识自己 顶新集团组级储备培训 要管理好自己吗? 抛弃恶习, 引进新的工作方式和生活习惯 订立目标订立目标 妥善计划妥善计划 分配时间分配时间 权衡轻重权衡轻重 权力下放权力下放 自我约束自我约束 持之以恒持之以恒 顶新集团组级储备培训 29 设定目标设定目标 顶新集团组级储备培训 目标是行动的导航灯! 为什么需要目标？ 顶新集团组级储备培训 雾中的大洋雾中的大洋 如果看见陆 地 我一定能坚 持 顶新集团组级储备培训 成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。 美国潜能大师伯恩崔西语 为什么需要目标？ 顶新集团组级储备培训 哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一 群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ： 27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 为什么需要目标？ 顶新集团组级储备培训 25年后调查发现 ： 27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 社会的最底层，抱怨整个世界 社会的中下层面安稳地生活与工作 成为各行业的专业人士 成为社会各界的顶尖人士 为什么需要目标？ 顶新集团组级储备培训 长期目标: 个人目标- 是否有关于健康, 休闲和营养等的目标? 事业目标 长期的目标应该是长期的目标应该是 可以鼓励自己和推动自己可以鼓励自己和推动自己! 顶新集团组级储备培训 短期目标 项目计划( 例如推行 新产品上市) 日常运作计划 ( 编写每月生产报告) 每周的行事安排 每日的需要完成的工作 短期的目标应该是现实的短期的目标应该是现实的! ! 顶新集团组级储备培训 Specific - 明确的 Measurable - 可以量度的 Achievable - 可以达成的 Realistic - 实际可行的 Time Bound - 有时间性的 计划目标 顶新集团组级储备培训 命中是偶然的，打不中是必然的！ 如 果 没 有 目 标 顶新集团组级储备培训 39 No wind favors him No wind favors him who has no destined who has no destined port.port. 风不会偏爱没有目的港的人风不会偏爱没有目的港的人 顶新集团组级储备培训 40 拟拟定计划定计划 设定目标设定目标 顶新集团组级储备培训 41 那么实际上你正计那么实际上你正计 划着失败划着失败 如果你没有认如果你没有认 真做计划真做计划 顶新集团组级储备培训 42 行动行动1 1 行动行动2 2 行动行动M M 目标计划书目标计划书 所需 资源 开始 时间 完成 时间 完成 人 追踪 时间 时间分配不时间分配不 合理合理 顶新集团组级储备培训 43 时间安排有时间安排有 交叉交叉 顶新集团组级储备培训 44 /时间已具体确定的事件时间已具体确定的事件 /时间没有具体确定的待时间没有具体确定的待 处理事项处理事项 /电话、记录等信息电话、记录等信息 提前一天提前一天 每日计划表每日计划表 顶新集团组级储备培训 生涯规划生涯规划 顶新集团组级储备培训 我们接下来要接触的这个技巧叫我们接下来要接触的这个技巧叫生涯规生涯规 划划首先，有个建议，不要自我设限，不首先，有个建议，不要自我设限，不 要太快否定自己的梦想。现在，让我们要太快否定自己的梦想。现在，让我们 开始吧。开始吧。 顶新集团组级储备培训 步骤先开始编织美梦步骤先开始编织美梦 包括包括你想拥有的，想做的，想成为的，想体验的 我要问你一个问题：“如果你知道不可能失败， 你想要得到什么；如果你百分之百相信会成功， 你会采取什么行动？”现在，请坐下来，拿一张 纸和一支笔，动手写下你的心愿。在你写的时候 ，不必管那些目标该用什么方式去达成，就是尽 量写。 顶新集团组级储备培训 步骤审视你所写的步骤审视你所写的 预期希望达成的时限预期希望达成的时限 你希望何时达成呢？你希望何时达成呢？ 有实现时限的才可能叫有实现时限的才可能叫目标目标 没时限的只能叫没时限的只能叫梦想梦想 顶新集团组级储备培训 步骤选出在这一年里对你最重要的四个步骤选出在这一年里对你最重要的四个 目标目标 从你所列出的目标里选择你从你所列出的目标里选择你最愿意投入的、最令 你雀跃欲试的、最能令你满足的四件事，并把的四件事，并把 他们写下来。现在我建议你明确地、扼要地、肯定地他们写下来。现在我建议你明确地、扼要地、肯定地 写下你实现它们的写下你实现它们的真正理由，告诉你自己能实现目，告诉你自己能实现目 标的标的把握和它们对你的和它们对你的重要性。 如果你做事知道如何找出充分的理由，那你就无 所不能，因为追求目标的动机比目标本身更能激 励我们 顶新集团组级储备培训 步骤核对目标是否与形成结果的五大规则相符步骤核对目标是否与形成结果的五大规则相符 pp用肯定的语气来预期你的结果，说出你希望的而非不希用肯定的语气来预期你的结果，说出你希望的而非不希 望的望的 pp结果要尽可能具体，还要明确订出完成的期限与项目结果要尽可能具体，还要明确订出完成的期限与项目 pp事情完成时你要能知道完成了事情完成时你要能知道完成了 pp要能抓住主动权，而非任人左右要能抓住主动权，而非任人左右 pp是否对社会有利是否对社会有利 顶新集团组级储备培训 步骤列出你已经拥有的各种重要的资源步骤列出你已经拥有的各种重要的资源 当你进行一个计划，就得知道该使用哪些工 具。列出一张你所拥有资源的清单，里 面包括自己的个性、朋友、财物、教育背景 、时限、能力、以及其他。这份清单越详尽 越好 顶新集团组级储备培训 步骤当你做完这一切，请你回顾过去步骤当你做完这一切，请你回顾过去 l l有那些你所列的资源会运用得很纯熟有那些你所列的资源会运用得很纯熟 l l回顾过去找出你认为最成功的两三次经验回顾过去找出你认为最成功的两三次经验 仔细想想是做了什么特别的事，才造成事业 、健康、财务、人际关系方面的成功，请记 下这个特别的原因。 顶新集团组级储备培训 步骤写下要达成目标本身所具有的条件步骤写下要达成目标本身所具有的条件 步骤写下你不能马上达成目标的原因步骤写下你不能马上达成目标的原因 首先你得从剖析自己的个性开始， n是什么原因妨碍你的前进？ n要达成目标，你得采取什么做法呢？ n如果你不确定，可以想想哪位成功者值得你去学 习？ 你得从最终的成就倒算，往你目前的地位一步步列 出所需的做法。就你在第七条中找出的资料做为你 设计未来计划的参考。 顶新集团组级储备培训 步骤针对四个重要目标，订出实现仔细步步骤针对四个重要目标，订出实现仔细步 骤骤 从你的目标往回订步骤从你的目标往回订步骤 自问，我第一步该如何做，才会成功？自问，我第一步该如何做，才会成功？ 是什么妨碍了我，我该如何改变自己呢？是什么妨碍了我，我该如何改变自己呢？ 一定要记得你的计划得包含今天你可以 做的，千万不要好高鹜远 顶新集团组级储备培训 步骤为自己找一些值得效法的模范步骤为自己找一些值得效法的模范 从你周围或从名人当中找出三、五位在你 目标领域中有杰出成就的人，简单地写下他们 成功的特质和事迹。 在你做完这件事，请你阖上眼睛想一想， 仿佛他们每一个人都会提供你一些能达成目标 的建议，记下他们每一位建议的方法，如同他 们与你私谈一样，在每句重点下记下他的名字 。 回想过去曾有过的重大成功事迹。用置换 技术将它与你新目标的图象置换。 顶新集团组级储备培训 步骤使目标多样化且有整体意义步骤使目标多样化且有整体意义 步骤为自己创造一个适当的环境步骤为自己创造一个适当的环境 步骤经常反省所做的结果步骤经常反省所做的结果 顶新集团组级储备培训 步骤列表写出过去已实现的目标事件 你要从其中看看自己学到了些什么你要从其中看看自己学到了些什么 这期间有哪些值得感谢的人这期间有哪些值得感谢的人 你有哪些特别的成就你有哪些特别的成就 有许多人常常只看到未来，却不知珍惜和 善用已经拥用的。所以我要告诉你，成功 的要素之一就是要存一颗感恩的心，时时 对自己的现状心存感激 顶新集团组级储备培训 58 有了计划，为什么还是 不能按时完成任务？ 顶新集团组级储备培训 59 拟拟定计划定计划 实施执行实施执行 设定目标设定目标 顶新集团组级储备培训 60 行为模式行为模式 顶新集团组级储备培训 61 你属于哪种行为你属于哪种行为 模式？模式？ 狮子型狮子型 考拉型考拉型 紧迫感紧迫感 喜竞争喜竞争 走路、动作较快走路、动作较快 进餐迅速进餐迅速 讨厌耽搁讨厌耽搁 不耐心不耐心 放松放松 作决定需要一定时间作决定需要一定时间 走路、动作较缓走路、动作较缓 若有所思若有所思 乐于倾听乐于倾听 耐心耐心 顶新集团组级储备培训 62 考拉型的解决办法考拉型的解决办法 ,当机立断，现在就做当机立断，现在就做 ,平衡表法平衡表法 ,给自己设定最后时限给自己设定最后时限 顶新集团组级储备培训 63 行为模式行为模式 工作方法工作方法 顶新集团组级储备培训 64 当你遇到突发当你遇到突发 事件发生事件发生 职责内职责内职责外职责外 Say”No”Say”No” 顶新集团组级储备培训 65 如何说如何说“ “不不” ” 对事不对人对事不对人 客气自然客气自然 可附以适当的可附以适当的 建议建议 顶新集团组级储备培训 66 当你遇到突发当你遇到突发 事件发生事件发生 职责内职责内职责外职责外 重要程度重要程度 紧急程度紧急程度 Say”No”Say”No” 顶新集团组级储备培训 分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急 基本任务如果不去做，就无法有效发挥你的作用的 任务。 你应当完成的任务一般指应最先完成的任务。 你喜欢做的任务在事先安排时间时，通常从不会去 做的事。 不甚重要的任务容易而有趣，通常首先会去做。 顶新集团组级储备培训 I+重要性 MIMII MIIIMIV U+紧迫性 I+ U+ I+ U I U+I U 工具：区分时间的重要性和紧迫性工具：区分时间的重要性和紧迫性 重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。 紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。 顶新集团组级储备培训 紧急 重要 不重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 “重要重要”与与“紧要紧要”之区别之区别 从容人从容人 无用人无用人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 压力人压力人 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动 无聊人无聊人 不紧急 顶新集团组级储备培训 紧急紧急 重要重要 不重要不重要 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 不紧急不紧急 顶新集团组级储备培训 紧急紧急 重要重要 不重要不重要 不紧急不紧急 偏重第二类事务， 结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 顶新集团组级储备培训 顺习惯做事会有 越来越多的抱怨 Proactive （制变） Reactive（ 应变） 思考一下再去做 知道什么是重要的，并按重要的原则去选择 二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好 顶新集团组级储备培训 偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂 紧急 重要 不重要 不紧急 顶新集团组级储备培训 紧急紧急 重要重要 不重要不重要 不紧急不紧急 偏重第四类事务结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生 顶新集团组级储备培训 4D原则 Diarize（订出做的时 间） 变为 Do it latter（呆 会做） Do it now！ （马上就做） Dont do it。 （别去做了） Delegate 授权别人去做 重 要 紧 迫 顶新集团组级储备培训 您把手机每天收到的电话全部记下来，晚上 睡觉关机时看一下： 1、有几个电话是别人闲着没事打来的； 2、有几个电话是您事前做好工作可以避免的 3、有几个电话是没有预约找您谈事情的 顶新集团组级储备培训 77 在任何特定的群体中，在任何特定的群体中， 重要的因子通常只占少数，重要的因子通常只占少数， 而不重要的因子则占多数，而不重要的因子则占多数， 因此只要能控制具有重要性因此只要能控制具有重要性 的少数因子即能控制全局。的少数因子即能控制全局。 80/2080/20原则原则 （Pareto PrinciplePareto Principle） 顶新集团组级储备培训 the Vital Few & the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的 時間=也就是說80%的努力是與成果無關的 顶新集团组级储备培训 79 20208080 2020 8080 80/2080/20原则原则 顶新集团组级储备培训80/20原理意示圖 80% 時間 20% 時間 80% 成效 20% 成效 重要的 少數事物 瑣碎的 多數事物 顶新集团组级储备培训 81 n n 必须做的必须做的 n n 应该做的应该做的 n n 可以做的可以做的 顶新集团组级储备培训 82 优先顺序优先顺序 每日计划表每日计划表 顶新集团组级储备培训 83 行为模式行为模式 职责外职责外 工作环境工作环境 工作方法工作方法 职责内职责内 顶新集团组级储备培训 84 管理好书桌，管理好书桌， 才能管理好时间才能管理好时间 现实中案例现实中案例 顶新集团组级储备培训 85 建立有效的办公环境建立有效的办公环境 尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取得 每一件物品应摆放在固定的位置每一件物品应摆放在固定的位置 每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪 把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉 顶新集团组级储备培训 86 计算 机 文具盒 电 话 文件架 文 件 筐 便 签 纸 日历 常用电话周计划 周计划 常用电话 废纸篓 剪刀、尺子 计算器 曲别针等 名片夹 工作台 储藏地 顶新集团组级储备培训 87 文件处理原则文件处理原则 每次只处理一份文件，一份文每次只处理一份文件，一份文 件只处理一次件只处理一次 每天排出固定的时间批量、集每天排出固定的时间批量、集 中处理邮件、电话、信件中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上一项工作完成后文件就应马上 离开桌面，归入适当的档案离开桌面，归入适当的档案 坚决扔掉不必要的文件坚决扔掉不必要的文件 顶新集团组级储备培训 88 文件的处理方法文件的处理方法 活动活动 信息信息 资料存档资料存档 待送出文件待送出文件 待办文件待办文件 备忘档案夹备忘档案夹 分级分级 处理处理 A A B B C C 背包原则背包原则 将同类的事情尽可能成批量处理将同类的事情尽可能成批量处理 顶新集团组级储备培训 89 拟拟定计划定计划 实施执行实施执行 反馈总结反馈总结 学习创新学习创新 设定目标设定目标 顶新集团组级储备培训 90 时间管理时间管理 Time Time ManagementManagement 锦囊妙计锦囊妙计 新编龟兔赛跑新编龟兔赛跑 顶新集团组级储备培训 一天，动物们聚集在森林里看兔子与乌龟赛跑，看谁能摔先把山头上的 红旗扛回原地，请来狼做裁判。 枪声一响，兔子撒腿就跑。三分钟不到，兔子回头一看，乌龟早就不见 了。兔子想：就是睡上一觉也能取胜等兔子一觉醒来，太阳已经落山了！乌 龟早就把红旗扛回来原地。 兔子不甘心，要求第二回合比赛。枪声一响，兔子总结第一次没赢的原 因：态度要端正。兔子一口气就跑到了第一比赛的山头。可是怎么也找不到 红旗，“红旗怎么不见呢？”原来第二次比赛的目的地和第一次恰恰相反， 在另一个山头。兔子跑错了山头，第二回合又没有赢。 到了第三个回合，兔子眼睛死死盯着对面山头高高飘扬的红旗，拔腿就 跑。突然，只听“扑通”一声，兔子一不小心居然冲进了河里。 最后一次，从城南到城北，枪声一响，兔子总结了前三次失败的原因， 抱着必胜的信心冲向目的地城的北边，才发现乌龟早已等候多时。 兔子很纳闷，问道：“龟哥，为什么你还能赢啊？”乌龟道：“时代进步 科技发达了，我是打的过来的！” 龟兔赛跑 顶新集团组级储备培训 总结兔子没有赢的原因： 第一回合：心态管理不好； 第二回合：目标不到位； 第三回合：行为出了问题： 第四回合：学习创新没跟上； 时间管理会让你从容应对各种事件 龟兔赛跑-结论 顶新集团组级储备培训 93 高效率期高效率期 工作表中的重大问题工作表中的重大问题 创造性的思考创造性的思考 制定重要事情的工作计划制定重要事情的工作计划 顶新集团组级储备培训 94 中效率期中效率期 与同事交换意见与同事交换意见 处理回信及备忘录中的事情处理回信及备忘录中的事情 做细部工作计划做细部工作计划 顶新集团组级储备培训 95 低效率期低效率期 基本的工作分类基本的工作分类 接待访客接待访客 例行性事务例行性事务 电话联络电话联络 顶新集团组级储备培训 96 充分利用记事本充分利用记事本 待办琐事待办琐事 物品清单物品清单 把脑子空下来， 装更有创造性的 事情 顶新集团组级储备培训 97 运用运用Microsoft OutlookMicrosoft Outlook 顶新集团组级储备培训 98 如何有效运用时间（一） 设定目标：工作起来才有方向感，并使所有的努 力都向同一目标迈进，减少彷徨或犹豫。 做好工作计划：事先做好计划可避免在压力下工 作，按计划行事才不致错乱紧张。 设定优先次序：要善于选定何项工作应先完成， 哪些要优先进行。 持续追踪进度：利用日记簿、效率手册等工具对 任务完成的时间和期限进行分段追踪。 有效授权并权责分明：纷乱常是浪费时间的主因 ，良好的分工合作可使工作更有效完成。 顶新集团组级储备培训 99 如何有效运用时间（二） 为突发事件预留时间：最好每天留出10%的时间 以处理突发事物。 开会要简短有效：要设法使会议能有贡献，并使 与会者都能从会议中得到所需。 训练明确的沟通能力及指导能力：说话明确有力 ，暗示或隐瞒易造成误解或误会。 避免过分劳累：劳累时工作常需花更多时间。 设法使自己有安静的时刻：每天空出半小时想想 计划，思考一些问题或激励自己。 文案工作系统化：将文案工作分类，集中处理。 顶新集团组级储备培训 100 减少时间浪费的技巧 电话强盗： 请求简单的表达，要求结论，或者 说“你说的情况，我已经清楚了” 追求完美： 一次决定，60分即可 会议强盗： 确定主题、规定时间、站着开会 顶新集团组级储备培训 101 总结什么内容？总结什么内容？ 顶新集团组级储备培训 102 主管时间分配原则主管时间分配原则 1、年/月/周/日拆分OR切割单位是重 要方法之一； 2、每日工作细分： 记下今天要完成的1X项 工 作；按顺序完成；其中不 要 有间歇或持续的。必须是 今 天完成；未完成的请当天 加 班完成。 顶新集团组级储备培训 103 时间管理的方法时间管理的方法 1、目标设定后，将目标