excel2003电子表格处理-1.ppt

计算机应用基础 第4章 excel 2003 电子表格处理 电子表格处理软件的功能 Excel 2003工作环境 制作图表 数据管理和分析 打印工作表 计算机应用基础 4. 1 电子表格处理软件的功能 l电子表格软件是一种专门用于数据计 算、统计分析和报表处理的软件 l电子表格处理的主要功能有： 创建、编辑和格式化工作表 图表制作：包括图表的建立、编辑、格式化 数据的管理和分析 打印工作表 计算机应用基础 4.2 excel 2003工作环境 lExcel 2003 的工作窗口特殊性有： 编辑栏：用来显示和编辑活动单元格中的数据 与公式。 工作薄：一个excel文件，扩展名为.xls 工作表:一项工作的基本单位。由行列组成。 单元格：是表中的最小组成单位。单元格由位 置标识，如A1,D4,$A$1,B$2,$C4,Sheet1!A1 计算机应用基础 4.3 excel 2003的基本操作 l创建工作表 l编辑工作表 l格式化工作表 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 l一个新工作簿默认包括3个工作表。 在工作表中输入原始数据 直接输入 快速输入数据 自动填充数据 从外部导入数据 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 直接输入数据包括： 文字。如果要将一个数字作为文字输入，数字前 要加单引号“ ” 数值。可采用十进制形式或科学计数形式；如果 数字以“+”或数字“0”开头，“+”和“0”会自动 省略；分数的输入应先输入“0”和空格 日期和时间。日期输入可用“/”或“-”分隔符 ，如：2004/12/08，2004-12-08；时间输入用冒号“ ：”分隔，如：21：56：15 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 快速输入数据： p记忆式输入。当输入的内容与同一列中已输入 的内容相匹配时，系统将自动填写其他字符。 p选择列表输入。保持输入内容的一致性。右键 在快捷菜单中选“从下拉列表中选择”或alt+ 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 利用自动填充功能输入有规律的数据： p填充相同数据。选中一个单元格，直接拖曳，便会产生 相同数据，如果不是相同数据，则需要在拖曳的同时按 Ctrl 键 p填充序列数据。可通过“编辑/填充/序列”命令，在“ 序列”对话框中进行序列有关内容的选择 p填充用户自定义序列数据：在工具/选项/自定义序列， 添加新序列。 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 利用命令导入外部数据： p执行数据/导入外部数据。导入其他数据库（ Access,foxpro等）产生的文件，还可导入文本 文件。 p注：检查数据的有效性。数据/有效性。 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 使用公式和函数计算数据 使用公式计算数据：公式是对工作表中的数据进行 分析与计算的等式。它以“=”开始，由常量、单元格地址 、运算符和函数组成 运算符和运算规则： p算术运算符，包括：+（加）、-（减）、*(乘）、/（除 ）、%(百分比）、(乘方），其优先级从高到低为：百 分比和乘方、乘和除、加和减 p关系运算符，有：=、=、其优先级相 同 p文本运算符，（&) p引用运算符，其优先级相同 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 四类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“ 算术运算符”、“文字运算符”、“关系运算符”，当优先 级相同时，自左向右进行计算。下表为引用运算符： 引用运算符含 义示 例 ：区域运算符：包括两个引用在内的所有单 元格的引用 SUM(A1:A2) ，联合操作符：对多个引用合并为一个引用SUM（A2，C4， A10） 空格交叉操作符：产生对同时隶属于两个引用 的单元格区域的引用 SUM（C2：E10 B4：D6） 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 例4.1 有公司员工工资表.xls ，使用公式计算每位员工的 实发工资。 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 使用函数计算数据 是预预先定义义好的公式。格式如下： 函数名称（参数1，参数2,) 其中参数可以是常量、单单元格、单单元格区域、公式及其 他函数。 输输入公式法：直接输输入法；插入函数法。 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 例4.2使用插入函数法统计公司员工工资表中所有员工的 基本工资、奖金、扣款额和实发工资的平均值。 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 公式和函数中单元格的引用地址 相对引用。当公式在复制或填入到新位置时，公式 不变，单元格地址随着位置的不同而变化，它是Excel 默认的引用方式，如：B1，A2：C4 绝对引用。指公式复制或填入到新位置时，单元格地 址保持不变。设置时只需在行号和列号前加“$”符号， 如$B$1 混合引用。指在一个单元格地址中，既有相对引用又 有绝对引用，如$B1或B$1。$B1是列不变，行变化； B$1是列变化，行不变。 计算机应用基础 4.3.1创建工作表 例4.3把员工工资表最后一列添加评价一列，如果员工的实发 工资低于平均值则显示低工资，否则不显示任何数据。 计算机应用基础 4.3.2 编辑工作表 选取范围 操 作 单元格鼠标单击或按方向键 多个连续单元格从选择区域左上角拖曳至右下角；单击选择区域左上角单 元格，按住Shift键，单击选择区域右下角单元格 多个不连续单元格按住Ctrl键的同时，用鼠标作单元格选择或区域选择 整行或整列单击工作表相应的行号和列号 相邻行或列鼠标拖曳行号或列号 整个表格单击工作表左上角行列交叉的按钮；选择“编辑/全选” 命令；按快捷键Ctrl+A 单个工作表单击工作表标签 连续多个工作表单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选 择的最后一个工作表标签 不连续多个工作表按住Ctrl键，分别单击所需选择的工作表标签 计算机应用基础 4.3.2 编辑工作表 l工作表中数据的编辑 清除和删除的区别 选择性粘贴的用法 l单元格、行、列的插入和删除 l工作表的插入、移动、复制、删除、重命名 计算机应用基础 4.3.3 格式化工作表 l格式化数据：格式/单元格/数字；格式/单元格/字体 l调整工作表的列宽和行高：用鼠标；格式/行；格式/列 l设置对齐方式：格式/单元格/对齐 l添加边框和底纹：格式/单元格/边框；格式/单元格/图案 l使用条件格式：格式/条件格式 l自动套用格式：格式/自动套用格式 计算机应用基础 4.3.3 格式化工作表 l例4.4 :对公司员工工资表进行格式化：设置实发工资列小数位为1， 加千位分隔符和人民币符号“￥”；设置标题行高为25，姓名列宽为 10，将A1:I1单元格区域合并，标题内容水平居中对齐，标题字体设为 华文彩云、20号、加粗；工作表边框外框为黑色粗线，内框为黑色细 线；姓名所在行底纹为黄色。 l例4.5：对工作表设置条件格式。将基本工资大于等于1500的单元格设 置成蓝色、加粗、倾斜、浅灰色底纹；基本工资小于500的单元格设置 成红色、加双下划线。 计算机应用基础 4.4制作图表 创建图表 编辑图表 格式化图表 计算机应用基础 4.4.1创建图表 创建图表（可通过“插入/图表”命令或单击 “常用”工具栏中的按钮，利用图表向导来创 建图表） 例4.6：根据员工工资表中的姓名，基本工资，奖金 ，实发工资产生一个簇状柱形图，并嵌入到工资表中 ，图表标题为公司员工工资表，X轴标题为员工姓名 ，Y轴标题为元，显示图例靠上。 计算机应用基础 4.4.2编辑图表 图表对象有：数据标记、图例、分类轴和数值 轴、网格线、图表区和绘图区、图表标题。 常用的编辑工作有： 调整图表的位置和大小 更改图表的类型 添加和删除数据 修改图表项 添加趋势线 设置三维视图格式 计算机应用基础 4.4.3格式化图表 双击图表对象进行格式化。 例4.7:对例4.6中的图表标题设置为黑体、红色 、12磅，改变绘图区的背景为白色大理石。 计算机应用基础 4.5 数据管理和分析 l建立数据清单 l数据排序 l数据筛选 l分类汇总 l数据透视表 计算机应用基础 4.5.1 建立数据清单 l数据清单是Excel工作表中单元格构成的矩形区域，即 一张二维表，又称为数据列表。它与工作表的不同之 处在于： p 与数据库相对应，数据清单中的每一行称为记录， 每一列称为字段，第一行为表头 p 数据清单中不允许有空行或空列；字段名必须唯一 ，每一字段的数据类型必须相同；不能有数据完全相 同的两行记录 计算机应用基础 4.5.1 建立数据清单 数据清单可像普通的 Excel工作表一样直 接建立和进行编辑 ，也可以通过在输 入字段名后使用“ 数据/记录单”命令 输入数据，下图即 为通过记录单建立 数据清单 计算机应用基础 4.5.2 数据排序 l数据排序 简单排序 复杂排序 下图为“排序”对话框 例4.8:按部门排，部 门相同按基本工资 排，前两项相同， 按奖金排。 计算机应用基础 4.5.3 数据筛选 l 自动筛选（如下图） 高级筛选 计算机应用基础 4.5.3 数据筛选 p例4.10，筛选销售部基本工资1000或财务部基本工资 1000的记录。 计算机应用基础 4.5.3 数据筛选 l下图为高级筛选结果 计算机应用基础 4.5.4 分类汇总 l 是对数据清单按某个字段进行分类，将字 段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平 均、计数等汇总运算。分为： 简单汇总（指对数据清单的某个字段仅统一 做一种方式的汇总） 嵌套汇总（指对同一个字段进行多种方式的汇 总） 计算机应用基础 4.5.4 分类汇总 例4.12:求各部门 基本工资、实 发工资和奖金 的平均值的基 础上再统计各 部门人数。 计算机应用基础 4.5.4 分类汇总 l分类汇总 计算机应用基础 4.5.4 分类汇总 l嵌套汇总 计算机应用基础 4.5.5 数据透视表 l数据透视表 对多个字段进行分类汇总。可利用“数据透 视表和数据透视图”向导，分三步建立数据透 视表： l 指定数据源 l 选定数据区域 l 决定透视表的放置位置 例4.13:在公