公安边防部队机关公文处理办法.doc

公安边防部队机关公文处理办法（201 2年1 0月修订）第一章 总 则第一条 根据中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅和公安部办公厅关于加强公文管理，做好公文处理工作的有关规定，为提高公安边防部队机关公文处理规范化、制度化、科学化水平，特制定本办法。第二条 公安边仿部队机关公文（含电报、下同），是指部队各级机关处理公务中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级部署，依法行政，请示问题，商洽工作，报告情况，对部队实施领导、指导活动的重要工具。第三条 本办法所称公文处理，是指公文拟制、审核、签发以及公文收发、办理、存放、移交、归档和销毁等项工作。第四条 公文处理工作应遵循求实、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全、保密。第五条 部队各级司令部办公室是公文处理的主管部门，负责本级机关公文管理，指导所属部队公文处理工作。第二章 公文种类第六条 公安边防部队适用的公文种类：（一）决议。用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。用于对重要事项或重要问题作出决策或安排，变更或撤销下级不适当的决定事项。（三）命令。用于发布规章，确定和调整体制编制，部署军事行动，调动部队，授予、变更和撤销部队番号，调配武器装备，任免干部，授予和晋升警衔，士官选取、退役，授予荣誉称号等。（四）通令。用于向部属宣布奖惩事项。（五）指示。用于向下级布置工作，明确工作原则和要求。（六）通知。用于传达需要下级执行和有关单位周知或办理的事项，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文。（七）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或重要情况。（八）报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况和意见建议，回复询问。（九）请示。用于请求上级机关指示、批准事项。（十）批复。用于答复下级机关请示事项。（十一）函。用于无隶属关系的机关之间两洽工作，答复问题，请求批准和答复审批事项。（十二）通告。用于向社会公布应当遵守或周知的事项。（十三）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。（十四）会议纪要。用于记载会议主要情况和议定事项。“决议”、“意刃：”女种仅适用于“公边”字号发文：“指示”、“通令”文种仅适用于“武边”字号发文。第三章 公文格式第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人和已阅人、标题、主送机关、正文和附件说明、署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码、主题词和无正文说明等要素组成。第八条 涉及公安边防业务工作内容的公文使用“公边”发文字号，其公文格式执行党政机关公文格式（中华人民共和国国家标准GB/T 9704-2012）；涉及部队管理训练、政治工作、后勤工作等内容的公文使用“武边”发文字号，其公文格式执行军队机关公文格式（中华人民共和国国家军用标准GJB5100- 2005）。（一）涉密公文应标明份号、密级和保密期限。以“公边”字号发文，份号、密级和保密期限标注于公文眉首部分左上角；以“武边”字号发文，份号标注于公文眉首部分左上角，密级标注于公文眉首部分右上角。（二）以“公边”字号友又，紧急公文应根据紧急程度在公文眉首部分左上角标注“特急”或“加急”；电报应标注“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。（三）发文机关标志使用全称或规范化简称。其中，以XX省（自治区、直辖市）公安边防总队党委（纪委）和武警部队XX省（自治区、直辖市）边防总队党委（纪委）名义发文的标志分别为：“中共XX省（自治区、直辖市）公安边防总队（纪律检查）委员会文件”和“中共中国人民武装警察部队XX省（自治区、直辖市）边防总队（纪律检查）委员会(XX)”。以XX省（自治区、直辖市）公安边防总队和武警部队XX省（自治区、直辖市）边防总队名义发文的标志分别为：“XX省（自治区、直辖市）公安边防总队文件”和“中国人民武装警察部队XX省（自治区、直辖市）边防总队( XX)”。（四）发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，只标明主办机关的发文字号。以XX省（自治区、直辖市）公安边防总队党委（纪委）名义发文，字号分别为：X公边党（纪）20xxX号； 以XX省（自治区、直辖市）公安边防总队名义发文的字号为：“X公边20xxX号”。“公边”字号发文，上行文的发文字号位于发文机关标志下空2行处，居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行，签发人姓名居右空一字；其他公文发文字号位于发文机关标志下空2行处，居中排布。 以武警部队XX省（自治区、直辖市）边防总队党委（纪委）名义发文，字号分别为：武X边党（纪）20xxx号。以武警部队X X省（自治区、直辖市）边防总队名义发文的字号为：“武X边20xxx号”。“武边”字号发文，“请示”、“报告”的发文字号位于发文机关标志下空2行处，左顶格排布，“签发”字样右顶格标志在最后一个签发人姓名同一行，左空一字标志签发人姓名；其他公文发文字号位于发文机关标志下空2行处，居中排布。（五）标题应当准确概括公文内容，根据需要标明发文机关名称和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（六）主送机关是公文的主要受理机关，抄送机关是需要知晓公文内容的其他机关，主送机关、抄送机关名称应使用全称或规范化简称。（七）正文应当准确表达公文内容。如有附件标明附件序号、名称；如有附注，应当标注在成文日期下一行位置，主要用于标注印发传达范围、联系方式等需要说明的事项。（八）以“武边”字号行文，公文署名印章与正文不在同一页的，应当标注“（此页无正文）”。（九）公文应署发文机关全称或规范化简称；联合发文由各联署机关署名并按照发文机关标志中的顺序排列。（十）成文日期以会议通过或发文机关负责人签发的日期为准。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期；特殊情况下，署公文印发日期。电报以发出日期为准。（十一）印发机关和日期。印发机关一般为发文机关的下一级承办单位。印发日期以公文付印的日期为准。（十二）以“公边”字号行文，不标注主题词；以“武边”字号行文，所涉主题词按照国家军用标准军队机关公文主题词标引规则标引。（十三）公文中除特殊说明外，所有阿拉伯数字一律用“Times New Roman”（新罗马）字体。（十四）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线距版心下边缘7mm。页码自公文首页开始标识（信函格式首页不显示页码），一般采用双面印刷，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。以“武边”字号发文，只有一页的公文不标识页码。公文如有横排表格，双面印刷时，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角。（十五）附件一般装订于版记之前，如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件（或带附件顺序号）”字样。公文二维条码一般置于版记右下方（距版记3卹，距版心右边缘5mm），如无版记，二维条码印于公文最后一页版心右下角位置。第九条 公文使用的汉字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行。民族自治地方总队的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。第四章 行文规则第十条 行文应讲求实效，注重针对性和可操作性，切实减少发文数量，凡是能用电话、传真、公安网解决的问题，一律不印发文件。部队领导在基层调研、检查工作、慰问时的讲话、谈话内容不涉密的，可在公安信息网上发布或摘刊简报；内容涉密的，由承办单位整理为可公开的新闻稿，在公安信息网发布或摘刊简报。第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。要逐级行文，特殊情况必须越级行文的，应抄送被越过的机关。第十二条 向上级机关行文，应遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）向上级机关报送的请示，应提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（三）“请示”应当一文一事，不得在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。（四）除上级领导直接交办的事项外，不得以本级机关名义或本级领导名义向上级领导报送公文。第十三条 与解放军、武警部队等相应机关行文时，仅限于“函”，盖“中国人民武装警察部队XX省（自治区、直辖市）边防，总从”印章。第十四条 向下级机关行文，应遵循以下规则：（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应同时抄送发文机关的直接上级机关。（二）涉及多个部门职权范围内的事务，主办部门应事先与相关机关或部门协商，取得一致意见后再正式行文。经协商未取得一致且又需行文的，应列明各方理由，提出意见，报请上级机关协调或裁定。部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行又的，上级机关应责令其纠正或撤销。第十五条 部署重要工作、组织重大行动、领导干部任免、班子调整等重要公文， 必要时应抄送公安机关或党委政府。第五章 发文办理第十六条 发文办理指以本级机关名义制发公文的过程，包括起草、审核、审批签发、印制、分发等程序。第十七条 起草公文应做到：（一）符合党的路线、方针、政策、国家法律法规及部队条令条例和有关规定，完整准确体现发文机关意图。（二）全面客观地反映实际情况，实事求是地提出和解决问题。（三）使用公文种类正确，内容简洁、主题突出、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、文字精炼、字词规范，标点符号正确，篇幅力求简短，普发类文件一般不超过5000字，综合性报告不超过4000字，简报每期不超过3000字， 电报不超过1500字。（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（五）文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1”“（1）”标注；第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字。（六）不得在同一文中混用“公安边防部队”、“武警边防部队”或“公安边防总队（支队）”、“武警丑边防总队（支队）”两种称谓。第十八条 公文在送负责人签发前，应送办公室（秘书处）审核。以本级机关名义行文或代当地党委、政府、公安机关起草的公文，由司令部办公室审核。以部门名义发出的公文，由部门办公室（秘书处）审核。第十九条 公文审核的重点：（一）是否确需行文。行文理由是否充分，依据是否准确。（二）是否符合党的路线方针政策、法律、法规和有关规定，是否完整准确体现发文机关意图，提出的政策、措施和办法是否切实可行。（三）是否符合行文规则，涉及其他职能部门或其他单位职责的事项是否已充分协商并有明确意见。（四）是否与现行公文相衔接，改变过去的规定或提出新的要求是否已经协商一致。（五）公文种类、内容、发文形式和文字表达是否符合本办法。（六）是否符合报批程序。（七）其他内容是否符合公文起草的有关要求。第二十条 经审核不宜发文的公文文稿，应退回起草单位立并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新送核。第二十一条 对于送审的公文，办公室（秘书处）认为无行文必要或问题较多，需要作较大修改、调整的，应与主办单位协。协商意见不一致的，应当注明分歧意见送上级领导审定。第二十二条 审核单位对送审的公文应及时审核，特急件在半个工作日内，急件在1个工作日内、一般件在3个工作日内提出审核意见；长篇或多篇公文一起送审的，审核时间不超过5个工作日。第二十三条 涉及全局工作或重要工作的公文，由本级机关主要负责人签发，涉及一般业务或事务性工作的公文，由分管负贵人签发。以部门名义发出的公文，由部门负责人签发。部门联合行文的， 由部门负责人会签。审签公文一般使用碳黑、蓝黑墨水的钢笔或毛笔，不能使用圆珠笔、铅笔等易褪色、影响公文存档保管的笔墨书写。第二十四条 公文正式印制前，拟办处（室）应及时校正清样格式、文字，送审核部门进行复核。复核重点是：审批手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，需作实质性修改的，应报原签批人复审。公文复核后，由拟文单位申办公文编号、履行用印登记手续后交付印制。公文印制完毕，拟文单位应对公文的文字、格式和印制质量进行检查后分发。第二十五条 公文用纸国际标准A4版心尺寸为156mmx225mm（不含页码），公文用纸天头（上白边）为3 7mm+lmm，公文用纸订口（左白边）为28mm土 lmm，左侧装订。本单位不能印制或大批量文件需到外单位印制的，须经司令部办公室主任批准。第六章 收文办理第二十六条 收文办理是指本机关受理公文的过程，包括接收、审核、拟办、承办、催办、审批、答复等程序。第二十七条 接收公文应逐件清点，核对无误后签收并登记；接收紧急公文应注明签收的具体时间；发现问题应及时查询并作出相应处理。第二十八条 凡通过机要交换渠道送达的文件，由本级机关的司令部办公室接收分办。密码电报、内部传真电报由机要部门接收分办。各级领导参加会议带回的文件、材料，应及时交文秘部门登记、送阅保管。群众来信、电话记录、复印文件按正式文件要求进行登记、分办和管理。第二十九条 对收到的公文，文秘部门采取批办和分办相结合的办法处理。党委、政府和公安机关及其他职能部门来文不需办理的，分本级机关首长传阅；其余来文，按来文机关或文件内容对口分司、政、后部门处理；特别紧急重要或涉及多个部门、不能明确承办单位的来文，由司令部办公室主任批办，也可根乏据本级机关首长指示办理。第三十条 收到下级机关上报的需要办理的公文，相关承办处室应从下列方面进行审核：（一）是否应由本机关办理。（二）是否符合党的路线方针政策、法律法规和有关规定，是否完整准确体现上级意图，是否符合起草公文的其他要求。（三）是否符合行文规则。经审核对不符合上述规定的公文，应商发文机关作出处理，必要时可退回发文机关并说明理由。第三十一条 收到不属于本单位、部门职权办理范围或者不宜由本单位部门办理的，应退还交办的文秘部门并说明理由。对承办责任有疑义的，按办公室（秘书处）领导、部门领导、本级主管首长的顺序逐级协调。第三十二条 承办单位收到分办和批办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。“特提”电报随收随办，即时办理；“特急”公文必须2日内办结；“加急”公文必须4日内办结；“平急”电报必须6日内办结。一般公文必须按公文规定的时限或领导批示的时限办结；请示事项的公文1 0日内做出批复或答复。不能在规定时间办结或答复的，应当作出说明。第三十三条 对需要办理或答复的公文，承办部门必须提出具体的处理意见，逐级请批。没有具体意见的，应退回重办。第三十四条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可报请上一级领导协调或裁定。第三十五条 阅批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的圈阅表示已阅知。第三十六条 领导批示件、督办件、紧急重要公文，一律实行督办制度。催办、督办、查办工作由各级机关的司令部、政治部、后勤部办公室（秘书处）负责。第七章 公文管理第三十七条 公文办理完毕，应及时将有关材料收集齐全，根据相互联系、特征和保存价值等整理立卷，并妥善保管。各业务处室承办的密码电报办理完毕后，及时退机要处，按照密码电报管理规定销毁。需要