英文书信写法.ppt

writing letterswriting letters 书信是一种应用非常广泛的应用文形式之 一。英文书信的种类很多，但可以把它们 归为两大类，一类是私人书信（personal letters），另一类是商务书信（business letters），例如：申请信、求职信、推荐信 、证明信、感谢信等。英文书信的书写有 一定的格式。一封完整的书信应包括寄信 人的地址和日期；收信人的姓名和地址； 称呼、正文、结尾和签名 1.信封的格式 注意：收信人及写信人信息的位置与我们 的相反。 可用齐头式也可用右缩式 英文信封(envelope)的写法 （block format 齐头式） zhao min sichun university chengdu, 610041 p.r. of china mr. steven chung no.252, long st. san francisco, u.s.a 寄件人姓名和地址 收信人姓名和地址 英文信封(envelope)的写法 （右缩式 indented format ） zhao min sichun university chengdu, 610041 p.r. of china mr. steven chung no.252, long st. san francisco, u.s.a 寄件人姓名和地址 收信人姓名和地址 英文地址的写法和中文相反，口诀：由小到 大 (ex: 号弄巷路/街城市州邮编 国家） 号 no. (number)楼 f (floor) 室 rm. (room)弄，胡同，小巷 li aly (alley) 巷 ln. (lane)路 rd. (road) 街 st. (street)段 sec. (section) 区 dist. (district)县 county 市 city大道 ave. (avenue) 省 province国家名 地址的书写顺序是由小到大: 第一行写寄出信 人的门牌号码，写街道名称;第二行先写县市 、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字 母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信 件，第三行写出寄信人所在国家的名称。 如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种 类别，一般在信封正面的左下角注明。 航空 by air mail 挂号 registered 印刷品 printed matter 快件 express 内有照片 photo enclosed 如信件需由别人或单位转交给收信人，则需在转交人 前面加上c/o （care of）后跟转交人的姓名地址。如 宋力托李娜转交一封信给李明，信封格式为： song li no.1 middle school nantong, 226000 jiangsu li ming c/o li na peking university beijing, 100871 如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名 即可。再用by courtesy of, through courtesy of, by favor of引出所托之人的姓名。如： li ming by courtesy of li na 面交信(宋力本人当面交给收信人的信)： song li present 练习：填写信封 george wang will write a letter to his pen pal( 笔友), mike clinton. mikes address(住址) is: 1025 long street, san francisco, ca 94101, u.s.a. and georges address is: 23, alley4, lane130, sec.ii nanking east rd. taipei, taiwan, r.o.c. please write an envelope for him. george wang 寄信人信息 23, alley4, lane130, sec.ii nanking east rd. taipei, taiwan 104 r.o.c. mike clinton收信人信息 1025 long street, san francisco, ca 94101 u.s.a 2.信的格式 英语信件通常包含7个部分 what are they? modified format xxxx (letterhead) june 3, 2005 (date) xxxx ( inside address) dear xx, (salutation) we received your xxxx (body) yours sincerely(complimentary closing) ， xx (signature) joe (printed name) the elements of english letter writing 1. 信头（寄信人的）heading/letterhead 2. 写信日期 date 3. 信内地址 (收信人的) inside address 4. 称呼 salutation 5. 正文 body of letter 6. 客套结束语 complimentary closing 7. 署名 signature 2.1heading 信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方 ）或某公司的名称、地址、电话、电传、传真 、邮编、电子信箱地址或网址等。 信头写在信的右上角，离开信纸的顶头约1 英寸，占二三行或四行均可，格式如下： 齐头式 缩进式 注意：写地址的次序与中文不同，如写给 经常往来的亲友，这项地址也可以省略。 2.2date 日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相 同。通常英式按日/月/年的顺序，而美式按月 日年的顺序。 注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词 表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较 正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数 词表示即可，如may 7,2006; 23 september, 2005，按月日年（美）或者日月年（英） 特别注意：英文书信日期应紧接着写信人 地址下一行，不能像写中文书信那样写在 书信签名之后，这是很多学生的常见错误 。 rewrite the following date for standard business letters 6/5/06 10-9-06 8 june 2006 oct.28, 06 jan.13. 2006 2.3 inside name and address 信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址 完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语+全 名）；商务信函中还需另起一行写出职务；收 信人地址应确切完整。 一般的事务信件或给较生疏的朋友的信件 要写，而在给极熟的朋友的信中则可省去 。这一项写在日期下一行的左上角。收信 人姓名写一行，收信人地址可分两行或三 行写，和写信人的地址一样，上下可取齐 ，也可以向右缩进。在姓名前一般要加上 称号，称号因人而异。 arrange the following information into letterhead or inside address: china/beijing 100021/beijing metal/president/ lin fang/ east lane/ 234 lin fang（收件人姓名） president of beijing metal 234 east lane, beijing 100021 china 2.4 salutation 称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址 第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以 dear 或my dear开头的。 1.亲近熟悉的人: dear/my dear +称呼或名字 。 2 长辈、关系一般、不相识：dear+“先生/女 士/教授” 3 机关、团体、公司、工厂或学校：dear sir or madam, to whom it may concern. 有时直 接用 gentlemen(复数)。 对普通男子用mr；对未婚女子用miss ；对已婚女子用mrs，对婚姻状况不明确 的通常用ms(后跟本人姓)； 对男子用master；对教授或博士(医生 )用prof或dr 在称呼后面一般是用逗号。现归纳如下： 对父母、兄弟、姐妹等；afather, b my dear mother, c. dear sister, d. dear tom, 对亲戚：amy dear auntie, bdear cousin, cmy dear cousin, 对朋友、同学amy dear friend, bdear mr jackson, cmy dear mr jackson, ddear sir, 对未婚女子：adear miss luce, bmy dear miss luce, 对一般女子，不论是否结婚：a madame, bdear madame, 对已婚女子：adear mrs helen jackson, bmy dear mrs helen jackson, 对公司、工厂、学校等：adear sirs, b sirs, cgentlemen,dear manager,etc. 2.5 body 语言要得体，简单明了，措词礼貌。称呼 下面隔一两行开始写正文。信的开头第一 个字母通常和称呼开头第一个词平齐。也 有往后退四个或八个字母的。 主体的三步骤：一般说来，开头直接表达 写信的目的，中间对目的具体说明，结尾 表达希望祝愿等。 书信写作的五点要求： 1、开门见山说意图 2、咨询/ 建议1、2、3、 3、不同内容可分段 4、感谢客气不可少 5、期待回信成老套 信主体部分的结尾语通常采用三种方法： 采用分词短语：句末用逗号，不用句号 。例如： awaiting for your good news, blooking forward to your early reply, choping to hear from you soon, 等等 采用介词短语，例如： awith best regards, bwith kind regards to your family, cwith best wishes to you and yours, dwith best wishes for your success and happiness, 采用完整句子： awe are waiting for your good news. bi hope to receive your early reply. cwe look forward to your reply at your earliest convenience. d. happy new year. e.best wishes. f. happy birthday./take care.等等 2.6 complimentary closing即署名 上方的话 开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使 用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关 系或熟悉程度。 1. 家人亲戚: your loving mother/son/brother; yours lovingly, with love, all my love etc. 2. 长辈或一般朋友：yours respectfully/sincerely, yours truly etc. 3. 机关、团体、学校等： yours faithfully/sincerely, yours truly, etc. 2.7 signature 写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中 的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔， 手写后可附打印的全名。 汉语姓名写法： wang xiaoya /wang yan（姓 及名的第一个字母分别大写） 附言(postscript) 发信人有时在写完信后又想起一件比较重 要的事没有说，可以在信末署名下面几行 写上， p. s. (postscript 的缩写)，然后将要补充的话写上。不过要 注意写信时最好将事情一次讲清楚，尽量 少用或不用p.s.。 总结 最容易出错的地方： 地址：顺序及写法 称呼：不同身份 日期： 标点，如什么时候必须用逗号 练习1 . 给john brown先生写一封短信内容：已 收到他月日的来信请他于本月 来我公司，讨论合作细节请他将航班 告诉你你公司的李小姐将去机场接他 block format xxxx (letterhead) june 3, 2005 (date) xxxx ( inside address