EXCEL应用技巧.ppt

office 办公自动化系类培训 excel系列培训提升篇（中级） 主讲人：欧艳宁,刘晓伟 2010年11-17 培训目的 提高excel实际操作能力，提高工作效率 制作标准表格；数据汇总；数据统计与分析 重要函数综合使用方法 了解宏录制及功能 excel学习阶梯 培 训 目 录 一、如何提高表格编辑速度（50分钟） 1、利用快捷键及一些常用的编辑技巧 2、数据有效性的使用 3、模板的设计及常用模板格式的使用 二、如何提高数据处理的效率（1小时） 1、数据透视图的使用 2、常用函数及应用技巧 3、宏的定义及录制 一、利用快捷键等常规操作 （1）操作菜单：alt+菜单后的（字母） （2）选择区域：ctrl+end /home :返回第一个单 位格 ctrl + page up/down： 工作表的上下翻页 alt +：列选择 ctrl +, ：上下左右移动 （3）调试程序： ctrl a/ b ：全选 /字体加粗（加 粗取消） ctrl c/v/x/f/h/s/p:复制/粘贴/剪切/查找/替 换/保存/打印 ctrl n/o/f4:新建/打开/关闭工作薄 ctrl 1/2/3/4:设置单元格式/加粗/斜体/下划线 (4) f4重复上步操作 用键盘操作的优 点： 定位准确 节省时间 便于操作 如何提高表格编辑速度 1 （5）、日常编辑技巧 1、分数的输入：0空格+分数 2、序列“001”的输入 ：单引号+ 001（引号加数字是自动生成文本格 式） 3、日期的输入： ctrl+；回到当前日期 4、填充条纹：利用对齐方式中的填充功能 5、多张工作表中输入相同的内容: ctrl+工作表 6、不连续单元格填充同一数据 : ctrl+单元格 7、在单元格中显示公式: 8、快速清除单元格的内容: 9、自动切换输入法：数据有效性输入法模式 10、 ctrl +shift+ , :多单元格选择 11、超级连接功能 12、条件格式功能 13、分列功能 （6）处理超宽报表 1、冻结与拆分窗口 2、筛选或分组技术 分类汇总技术 用表格线、行间距、不同色框将不同类别或等距离区域从视觉角度 分割开 冻结或拆分筛选或排序 二、利用模板 模板的作用编制程序 模板的作用：提高表格编制速度，规范表格格式 编制程序： 设计格式设置公式设置单元格式锁定报表保存模板 按正常报表编 制程序设计报 表格式 设置表内及表 间公式 合理使用宏和 函数 添加表间链接 ，方便选择报 表 利用名称定义将 需要的单元格式 定义名称 设置单元格背景 色，使录入部分 与锁定部分颜色 反差 将需要录入的单 元格锁定解开 锁定工作表 锁定工作薄 共享工作薄 另存文件 另存模板 模板保存 三、利用excel表格的数据有效性 作用：限制单元格中的内容：如数字可以限制大小，字符可限制长度，选中单 元格提示信息，等等。这个很有用处的，如：自动检查表中错误 路径：数据数据有效性 案例：数据有效性 （1）、现在通过实例进行说明：excel表 （2）、如何清除数据有效性 1、单击要为其查找匹配项的具有数据有效性设置的单元格 2、在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“查找和选择”旁边的箭头，然后单击“定位条件” 3、再选择数据有效性全部清除 。 一、常用函数及应用技巧 （1）、函数的作用是：将指定的数据按照一定的规则转化为需要的结果 在excel中函数类别一共有10种，其中我们常用的有查找与引用函数，统计 函数，和日期函数，文本函数。 （2）、现在从不同的函数类别讲述10个常用函数的用法。 vlookup函数sumif/countif函数if函数（嵌套）is函数index(match) 函数 文本操作函数（ mid,left,right,t,n,） date函数 (year,moutch) serch,replaceh 函数 如何提高数据处理的效率2 二、数据透视表的使用 概括：使用数据透视表可以汇总、分析、浏览和提供汇总数据。使用数据透视图 报表可以在数据透视表中显示该汇总数据，并且可以方便地查看比较、模式和 趋势 （1）、数据透视表的数据源(excel数据列表，外部数据源，多个合并计算独立的 excel列表，其他数据透视图)。 （2）、数据透视表的结构 。 页 行 数据 列 1、对于已经创建好的数据透视表，我们在任何时候只需要拖动字段按钮就可以重 新安排透视布局，以满足新的数据分析要求。 1.1、改变透视表的整体布局 案例 1.2、整理透视表页面区域 1.3、自动筛选数据透视表 1.4,、数据透视表的复制和移动 1.5、获取透视表数据源信息 2、修改数据透视表的格式 2.1、控制数据透视表的 行列总计与分类汇总 2.2、控制数据透视表的合并标志 2.3、批量设置数据透视表中某类的项目格式 2.4、修改数据透视表中数值型数据格式 2.5、处理数据透视表中空白数据项 2.6、在透视表中使用自定义数据格式 3、数据透视表及条件格式 3.1、突出显示数据透视表中特定的数据 3.2、为数据透视表添加永恒的表格线 3.3、解除数据透视表中列数的限制 4、刷新数据透视表 4.1、手动刷新透视表 4.2、打开文件时自动刷新透视表 4.3、定时刷新透视表 案例：透视表操作 三、宏的定义及录制 1、“宏”是一个难以理解的概念，但对于一个具体的“宏”而言，却是容易理 解的，如果说“将一块文字变为黑体，字号为三号”就可以看作 一个“宏”的话，就容易了。 2、“记录宏“其实就是将工作的一系列操作结果录制下来，并命名存储（相当于 vb中一个子程序）。 启用宏：03版 工具-选项-安全性-宏安全性-中或低 07版 开始-excel选项-信任中心-信任中心设置-宏设置 选择启用宏 3、宏操作可以帮我们很快的达到我们的要求 案例1、通过录制宏改变 单元格内数字的格式、字体等操作 打开一个表，改变a3：a10的字体，颜色，并添加下滑线 （快捷键是 ctrl+q） 案例：宏操作实例1 案例2、录制一个高级筛选，通过输入物料名称，物料编码从另一个表内迅速筛选 出相匹配的数据内容。 打开一个表，根据条件，录制一个高级筛选，然后设置“按钮控件”。 案例：宏操作实例2 最后提示 1、如何才能学好excel? 多看看书,多实践操作,先掌握基本的,主要是数据输入技巧,数据分析技巧,图 表管理,数据透视表要熟练些,还有就是函数的熟练运用,多用就记住了各类函数 的用法