物业档案收集、整理.doc

物业档案的收集物业档案的收集工作就是按照物业管理的有关规定，依据物业管理档案归档范围，通过一定的方法将物业管理机构各部门和个人手中有保存价值的档案(包括文字、图表、录音、录像、磁盘等)集中到物业档案管理机构(档案馆、室)的过程。物业档案的收集是实现物业档案集中管理的重要内容和基本措施。档案收集工作的方法分为接收和征集两种。作为物业公司档案机构，接收本公司文书处理部门和业务部门按规定应当归档的档案是其基本收集方法。征集是档案部门按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。物业公司一般不存在征集这一方式。通过收集工作，建立数量充足、种类齐全、质量优化的馆(室)藏档案，是物业公司档案室存在和发展的物质基础，是输出物业档案信息，为社会实践服务的前提条件。因此，物业档案的收集工作在物业档案管理流程中占有非常重要的地位，有了物业档案的收集工作，便有了物业档案管理工作的开始。物业档案是由物业管理文件材料经立卷整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作的直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性。一、物业管理文件材料的形成(一)物业文件材料的形成物业管理文件材料是物业管理档案的物质基础，物业档案情报价值和凭证价值的大小不但取决于档案收集是否完整、齐全，而且取决于物业管理文件材料的形成是否规范、科学。没有规范、完整的物业管理文件，就不会有规范、齐全的物业档案，更谈不上物业档案的整理，保管也就失去了意义，利用价值当然大打折扣。从档案的收集、整理、保管、利用等角度出发，文件材料形成过程非常关键，因此，我们必须在物业管理工作中注入档案工作机制，以便形成既符合物业管理需要，又符合档案工作要求的物业管理文件材料。物业文件材料产生于物业管理公司各业务环节的每个运作过程，每一环节都产生相应的文件材料。1.物业的接管验收材料：(1)房产资料，包括房屋、设备及其附着物清单、清册及表格。(2)技术资料，包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料。(3)接管资料，包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。2.住户(租户)入住材料：装修申请表、入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料。3.物业租赁材料：租赁合同、租赁审批材料、物业权属证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、委托书、公证书、证明、报告、分户图。4.物业维修材料：维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、修缮工程许可证、工程预结算表、安全鉴定书、材料单。5.物业行政管理、党群工作材料：公司组织沿革、党支部会议文件、党政领导办公会议文件、公司机构设置文件、党政工作计划、总结、党员花名册、团支部会议文件、共青团工作计划总结、团支部建设文件、团支部成立、活动文件、团组织关系调动介绍文件。6.物业经营管理材料：公司经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、合资、合作文件。7.物业财务管理材料：有关公司财会的政策性文件、公司财会明细文件、财会工作计划总结、成本预结算文件、财会会议文件。8.物业人员管理材料：公司人员设置、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称文件、教育培训文件。9.物业设备仪器管理材料：设备设施购买、安装、使用、维修、报毁文件。10.物业公司或个人参加各种活动材料：奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。(二)物业管理文件材料形成的基本要求1.物业管理工作的手续和程序必须标准化，每个工作环节必须做好记录物业管理文件材料产生于物业管理工作的每一个环节，每一道手续和程序都产生相应的记录。如果物业管理工作的手续和程序不标准或没有相应的标准可参照，或有了标准不执行，而造成物业管理文件材料不齐全或不标准，事后是很难全面、准确补回的。物业档案本质之一是它的原始记录性，它是物业管理过程中自然产生的，而不像图书、文献那样是在事后编辑加工。因而在工作过程中必须随时做好记录，某些工作中没有记录下来的数据材料是无法补救的。如，某年某月某日某领导视察某小区，如果当时没有进行录像、录音，事后就不能再产生一样的录音、录像了。2.物业管理使用的载体材料必须规范和宜长期保存文件制成材料是承受并反映文件内容的物质材料，它由承受文件内容的载体材料和反映文件内容的记录材料组成。文件的载体材料主要有纸张、照片和音像材料(含光盘)，文件记录材料主要有墨、墨汁、墨水、墨水笔、油墨、印台油、印泥、复写纸、铅笔、圆珠笔、感光材料、磁性材料等。物业档案就制成材料来说，它与物业管理文件材料是相同的。因而要有标准规范的档案实体，就必须要求物业管理过程中使用标准化的载体材料。如，除对外张贴使用的公告、布告或特定的合同书、协定等外，印制文件或作文字记录都应按国家公文格式和归档规定，选用16开纸(即260185)或4纸(即297210)；录音、录像用的录音带、录像带，计算机使用的磁盘都应符合国家或国际标准。文件材料转化为档案进行长期或永久保存，其载体材料要宜于长期或永久保存，即必须选用耐久性能好的纸张和音像材料。3.物业管理使用的记录材料、记录手段、记录技术必须科学物业管理文件材料转化为物业档案时其所记录的内容不能修改和删节。这就是说，文件材料的内容记录时是什么，归档后档案内容就是什么。保存档案的目的是提供利用，假如由于记录材料、记录手段、记录技术的不规范造成利用时字迹模糊、录音质量不佳、录像画面不清，便失去了保存档案的意义。为使保存起来的档案标准规范便于利用，具体要求是：(1)书写要工整、清晰，要用炭素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水或档案专用笔等耐久性好的记录材料，不得用或尽量不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。(2)文件编制要使用国家规定的简化汉字、专业术语、符号和计量单位；文件编制必须有编制(记录)时间、地点，有编制人签字，重要文件要有领导审批，须盖公章时应及时盖上公章。(3)在不能避免复写纸复写的情况下，要保留书写版本；有些传真文件则要进行复印后一起保存，或要求传真者事后提交原件。二、物业管理文件材料的积累对于物业管理档案收集能否齐全完整来讲，物业管理文件材料的积累与物业管理文件材料的形成同等重要。物业管理过程中形成的文件材料如果不注意积累，造成丢失、散失、损坏或只留下复印件，归档时便出现档案的残缺，不能到达维护档案完整、齐全的目的。文件材料的积累工作不是一天两天能完成并达到效果的，必须长年累月地进行。从文件材料形成的那一刻开始，物业管理人员就应意识到进行文件材料积累工作的重要性。只有从形成时就开始积累的文件材料才能齐全、准确，因为有些材料在事后积累会比较困难，并且不一定准确、真实。(一)文件材料积累的方法文件材料的积累工作一般由物业管理人员自行完成，并进行登记。积累的方法有以下几种：1.落实责任每个科室(部门)设一名专(兼)职资料员，负责本科室(部门)有关文件材料的积累工作。2.收集齐全，分类存放分类可参照物业公司分类方案进行，为立卷工作做好准备，减少重复劳动。3.简要登记工作人员登记自己经办的材料，资料员登记资料的收集、借出情况。(二)文件材料积累要求物业管理文件材料在积累时应注意以下几点：1.文件材料的积累范围要符合物业档案的归档范围。也就是说，每做一项工作都要记录和形成一定的文件材料，并对照物业档案归档范围把有保存价值的部分积累起来，待任务结束后再进行整理、归档。切忌在工作中把有关无关的材料都随意堆放在一起。2.在积累过程中，尽可能保留文件正文和原件。在无法保存原件的情况下，应注明复印件出处。3.积累的文件一定要进行登记，供有关人员使用时，要有借用手续，并严格执行有关规章制度。三、物业管理文件材料的归档(一)归档的含义及其重要性物业管理文件的归档是指物业管理机构及个人在物业管理过程中形成、积累的有保存价值的文件材料，由业务部门整理立卷，定期交本单位档案室或档案机构集中管理的过程。狭义的物业档案收集工作指的就是物业档案的归档工作。由于归档既是文件处理的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，是文件处理和档案工作交接点和结合部，因而归档无论对文件管理还是对档案工作，都有积极重要的意义。1.归档使文件材料基本属性发生变化，进入一个新的发展阶段文件材料在形成和使用过程中，是现行的文件材料，具有文件材料的各种基本属性，而通过归档，它们就从现行的文件材料转化为档案，发生了基本属性的变化。就是说，文件和档案是同一事物的两个不同发展阶段，通过归档，使文件材料完成了自己的现实使命，并从此具有档案的使命和属性。2.归档是贯彻“统一领导，分级管理”原则，丰富档案信息资源的重要措施“统一领导，分级管理”是我国档案工作的基本原则。只有通过归档，才能达到档案工作“统一领导，分级管理”的目的。3.归档是确保档案保管单位质量的重要关口由于文件材料在归档过程中要经过业务部门、业务人员进行积累、整理、立卷并向档案室或档案人员办理归档手续等一系列工作程序，特别是档案部门要利用这一有利时机对归档的文件材料进行全面的检查验收，这就能有效地提高档案材料的质量。实践证明，在归档过程中，有关部门能做好归档文件材料的审查，档案室能严格把关，档案的质量就有保证；反之，档案的质量就会受到影响。(二)归档制度为了做好文件材料的归档工作，物业管理机构必须制订文件材料的归档制度。归档制度是指导文件材料归档的基本依据。归档制度的制订要符合物业管理的实际情况及文件材料的特点；要与物业机构其他有关制度相衔接，并成为整个物业管理制度的有机组成部分。归档制度的内容主要包括：1.归档范围确定归档范围的标准要以文件材料是否具有保存价值为依据。凡是物业管理公司在物业管理各项工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料都应划入归档范围。正在办理或暂不办理的案卷和项目未完成的文件材料，不属归档范围。(1)党群工作、行政管理和经营管理类档案包括党委、组织人事、工会、团委、行政管理、经营管理等。上级机关或业务主管部门的文件材料：1)上级机关或业务主管部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2)上级机关或业务主管部门颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件，以及普发的非本公司主管业务但要贯彻执行的法规性文件；3)代上级机关或业务主管部门草拟并采用的文件的最后草稿和印本；4)上级机关或业务主管部门转发本公司的文件(包括报纸和刊物转载)。本公司的文件材料：1)本公司党、政、工、青、妇召开工作会议的全套会议文件材料；2)本公司党委、行政领导会议的文件材料，本公司召开的工作会议、专题会议材料；3)本公司颁发的(包括转发及与其他公司联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；4)本公司的请示与上级机关或业务主管部门的批复文件，下级机关的请示与本公司的批复文件；5)本公司及内部职能部门、管理处活动形成的工作计划、总结、报告；6)反映本公司业务活动和科学技术管理的文件材料；7)本公司检查下级单位(小区、大厦、酒店、经营公司)工作、调查研究形成的重要文件材料；8)本公司形成或本公司汇总的统计报表和统计分析资料；9)本公司党委、团委、工会及其他职能部门、管理处在工作活动形成的重要文件材料；10)内容重要的群众来信、来访材料及处理分析材料；11)本公司领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录等文件材料；12)本公司各部门、管理处成立、合并、撤销、更名、启用印信以及组织简则、人员编制等文件材料；13)本公司制定的工作条例、章程、制定等文件材料；14)本公司的历史沿革、荣誉奖励证书等文件材料；15)本公司(包括上报和下批)干部任免、调配、培训、专业技术职称评聘、党团员名册、职工名册、职工录用、转正、定级、调资、离退休(职)、复员、转业、抚恤及干部奖惩等文件材料；16)本公司办理的党团员关系、职工转移工资等文件材料；17)本公司编印的简报及编辑出版物的定稿、样本；18)本公司与国内其他单位或国外签订的各种合同、协议书等文件材料；19)本公司在外事活动中形成的重要文件材料；20)各种普查工作中形成的材料。同级机关(单位)和非隶属机关(单位)的文件材料：1)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司主管业务但要执行的法规性文件；2)有关业务机关对本公司工作检查形成的重要文件；3)同级机关(单位)和非隶属机关(单位)与本公司联系工作的重要来往文件。下级单位的文件材料：1)下级单位报送的重要工作计划、报告、总结、统计报表等文件材料；2)下级单位报送的重要科技文件材料；3)下级单位报送的法规性备案文件材料。(2)基建档案包括新建物业接管、原有物业接管、物业管理中改建、扩建、大修、公共范围内的维修形成的文件及图纸。基本建设前期工作文件，包括可行性研究文件、计划任务书、选址和设计原始资料、基本建设计划、申请报告及批复等；基本建设工程设计文件，包括设计依据文件、初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件等；基本建设工程施工文件，包括施工准备文件、施工文件、验收总结文件等；基本建设竣工文件，包括竣工图、工程决算、竣工验收报告等；基本建设工程使用、维护、改建、扩建形成的文件。(3)设备档案本公司作为固定资产的机器设备和仪表仪器等方面的档案材料。设备购置文件材料(设备技术经济计算材料、有关购置的谈判文件及定购协议或合同书等)；随机文件材料(设备图册和说明书、合格证、装箱单、配件目录、安装规程等)；设备安装、使用以后形成的文件材料(设备安装记录、试车验收记录和总结报告、设备运行记录、设备保养维修记录等)。(4)会计档案包括财务报告、会计账簿、会计凭证、工资单及其他。(5)人员档案主要为已故人员档案(离退休、除名、出国或赴港、澳、台定居人员档案视不同情况归档或暂由人事部门报管)。(6)科教档案包括科研项目及成果、培训教育管理等的文件材料。(7)物业管理专门档案包括物业清册、物业维修、物业租赁、住户(业主)等文件材料。物业清册，包括房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质等文件材料；物业维修材料，包括单元范围内的维修申请审批表、工程预决算表、用料单、施工图、验收证明材料，公共范围内的维修、大修材料归入基本建设档案内；物业租赁材料，包括租赁审批表、租赁合约、计租表、租金缴交情况表、租赁双方身份证明材料、租赁房屋产权证明材料；业主、住户资料，包括户主类型(业主或租户)、姓名、年龄、职业、工资状况、家庭人口数量及结构、联系电话、入住通知。(8)声像档案：反映本公司概貌的声像材料；历届主要领导人的照片；上级机关来本公司视察、检查工作形成的声像材料；本公司召开各类重要会议形成的主要声像材料；反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料；本公司领导、专家、学者参加重大公务或学术活动形成的声像材料；本公司组织或参加重要外事活动形成的声像材料；本公司安全保卫方面的声像材料本公司其他重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料；本公司获各级奖励的奖状、奖旗、证书等的声像材料；b11与其他载体档案有密切联系的声像材料。(9)荣誉档案：包括本公司及全体员工所获各级奖励的奖旗、奖状、奖牌、奖品、证书、外单位赠品、领导题词、条幅、字画、印章等有纪念、观赏价值的物品。不予归档的文件材料包括：重份文件；没有查考价值的信封和通知卡；与物业管理各项业务无关的群众来信；无保存价值介绍信、便条、录音带、录像带。2.归档时间归档时间是指业务部门将立卷完毕的档案向档案部门移交的时间。各项工作完成后，对所形成的文件材料应及时进行整理、立卷并归档。对于一些马上就要查考利用的文件材料在工作完成后立即整理归档，如住户资料、物业技术方面的资料、房屋的常规资料。这样才便于管理人员熟悉房屋的栋数、户数、面积、结构、完损情况、产权归属、使用性质、设备安装、管道埋设情况以及业主和住户的家庭情况。其他行政管理档案、党群档案、会计档案、审计档案、经营管理档案等等可根据工作情况一年归档一次，一般在次年上半年完成。3.归档要求(1)收集齐全，经过分类、立卷，并正确划分保管期限。案卷质量符合规范要求，卷内文件材料线条、字迹清楚、纸质优良。档案部门在归档时应严格把握部门立卷原则，对案卷质量进行检查，不合格的退回档案形成部门重新整理；(2)经过必要的技术加工，正确拟制案卷标题，填写案卷封面、卷内文件目录、备考表。有条件的单位可采用计算机打印。(3)编制案卷目录或移交清单一式数份，以供归档时双方核准后签名使用。案卷目录最少应包括案卷号、案卷标题。4.归档手续建立和履行归档手续，有利于明确责任和义务，保证归档案卷的质量。(1)编制归档材料案卷目录或移交清册，一式两份或三份，移交时按目录或移交清册清点，交接双方签字，各留一份(档案室可留两份)，以便查考。(2)归档材料中若遇有关问题需要说明时，可附说明材料交待清楚。四、物业档案的更改物业档案的更改是指按照一定的原则、制度与要求，用特定的方法改变物业档案某些内容的一项工作。物业档案的更改是物业档案管理机构档案管理工作的一项重要内容。为了维护物业档案的准确性，保证物业档案同它所反映的物业管理活动的现实情况相一致，必须根据现实情况的变化，及时对有关的物业档案进行相应的修改和补充。这项工作也称为物业档案的动态管理工作。如某住户在填写入住表格时将自己身份证号码写错了，事后发现，提出更改身份证号码的要求，档案室根据有关规定实施了更改，保证了档案的准确性。物业档案的更改是一项严肃的工作，必须严格遵守更改制度的有关规定，严格按照更改程序和更改方法进行。(一)更改权文件材料归档后转化为档案不能随便进行更改。如需更改，应指定专人负责。(二)更改程序1.提出更改理由。如发现档案记录的数据与现实情况不相符或有新的数据需要补充，应由当事人提出书面理由。2.有关负责人审查。当事人提出更改理由后，有关负责人应进行核实。3.作出更改决定，并写明更改内容。4.填写更改表，交由档案室实施更改。更改必须同时更改档案实体和已从档案实体中提取出来的档案信息，更改完成后，应进行检查并将更改表附在所更改的案卷内。(三)更改方法1.划改。即对要更改的内容用45的斜线轻轻一划，然后在旁边写上正确内容。如：2.刮改。即将要更改的内容用刀片轻轻刮掉，然后填上正确内容。3.更换。即用正确的文件替换有错误的文件。这种情况要在卷内备考表上说明。更改之后，要盖上业务校对章，更改人签名，注明更改日期。第三节物业档案的整理一、物业档案全宗的划分物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理，并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。根据档案全宗构成的三个条件，物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自成立之日起，就是一个新的立档单位，在其基本职能没有发生重大改变，只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下，其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如，物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理，部分档案因此也移交出去，但这种情况并不影响原物业公司全宗。管理处(小区)属物业公司的派出机构，其所产生的档案不能构成一个全宗，而属物业公司全宗的一部分。在该管理处(小区)转出时，将有关本公司全局的档案复印一份存档，如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司，成为下一间物业公司全宗的一部分，如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。但是，遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并，其合并前后的档案应划分为两个以上全宗，即合并后产生的档案是一个全宗，合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并，这样就存在三个不同的全宗，即19901999甲公司全宗、19921999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。二、全宗内物业档案的分类(一)分类的含义和要求1.分类的含义全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同，把物业管理公司的全部档案分成若干类别，并组成体系，以利整理、保管和利用的过程。为便于全宗内档案分类工作的进行，应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案分类工作的依据。所谓分类方案，亦称分类大纲，是指标列各个类目的名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。类目，是档案分类表的构成单元，是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的，在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。2.编制分类方案的基本要求(1)分类应该体现客观性，即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发，按照文件在物业公司或各管理处(小区)管理活动中原来形成的联系进行分类，最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史联系。(2)分类应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确的类属关系。分类方案中同级的各类地位相等，内容上相互排斥、不能相互包容。(3)分类应该具有实用性，即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。(4)分类应该具有发展性，即在档案类目的具体设置上，不仅要考虑到现有的档案情况，还要进行科学预测，充分估计到可能出现的新类目，使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是不断发展的，物业公司的业务范围也会不断的扩大，公司职能也会不断的加强，随之产生的档案也将不断的丰富。在编制分类大纲时，应充分认识这一点，给类目留有一定的发展空间。(二)分类的作用物业公司管理着一定规模的物业，业务范围广，设置的机构众多，各部门产生的档案纷繁复杂，如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别，就无法立卷、保管和利用。再者，在新的形势下，档案机制必须深入到日常的业务工作中去，对全宗内的档案进行分类，可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。因此，全宗内物业档案的分类就显得非常重要。(三)编制分类方案的指导文件物业公司属于非生产型的企业。在编制物业公司的分类方案时，可参照国家档案局制定的工业企业档案分类试行规则的基本分类思想、分类原则、分类方法执行。工业企业档案分类试行规则适合一个全宗内全部档案的分类整理，编制目的是解决企业档案实体的分类整理和排架管理，属于档案实体分类。其选择的分类标准充分考虑了企业档案实体所反映企业的职能活动，遵循企业活动的特点和档案的形成规律。(四)编制分类方案的步骤1.在编制物业公司分类方案之前，必须对整个公司的管理职能及其所产生的档案(文件材料)进行全面的了解和掌握综合型物业公司的管理层一般设有办公室、财务部、经营部、物业管理部、租赁管理部、工程部、保安部、档案室等各种职能部门；公司下一级是各物业管理处(小区、大厦)和公司开办的企业。办公室产生公司行政管理档案、人事档案；财务部产生财务档案；经营部产生经营管理档案；租赁部租赁管理档案；物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案、业主(住户)档案；工程部产生基建档案、修缮档案。对于本公司是否设置有上述职能部门及其档案产生的过程、数量、载体形式、利用价值、利用频率都应在编制分类方案之前了解清楚。2.根据1991年国家档案局颁发的工业企业档案分类试行规则的分类原则，以物业公司的全部档案为对象，以公司的主要管理职能为标准划分一级类目工业企业档案分类试行规则设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。物业公司可根据物业管理的实际需要增设或合并一级类目。根据目前物业公司的职能范围，物业公司的分类方案可设房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案9个一级类目。这些一级类目能包括物业公司的全部档案，即全宗内的所有档案都能找到对应的大类。工业企业档案分类试行规则中规定声像、照片或其他非纸质载体形式的档案一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的要求，视档案管理实际操作的方便程度，增设声像档案和荣誉档案2个一级类目。这种情况下，物业公司全宗就可分为房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案、声像档案和荣誉档案11个一级类目。凡是属归档范围内的文件材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案。3.根据一级类目各自的特点分别设置二级或以下类目二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定，业务量大、档案数量多的类目应增设下一级类目，反之则不需要再设置下一级类目，以免分类方案复杂化。(1)物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式，再细分为房产、住户(业主)、租赁、修缮类。房产类可按问题细分为报表、账目、清册；住户类可按是否为业主细分业主和租户，也可不再细分；租赁可细分为商业租赁和住宅租赁，或不细分；修缮类可细分也可不细分。(2)设备、仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯、音响、空调机、文体健身器材、计算机、电话机、其他。(3)基建档案按工程性质或建筑项目细分。(4)科研档案可按课题性质或课题内容细分。(5)会计档案可按会计文件形式(名称)细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、工资单及其他。(6)党群工作类、行政管理类、经营管理类可按问题或组织机构细分。这三大类下二级类目的设置可参照企业档案分类与组卷实用参考中的附表工业企业档案分类表进行。(7)声像档案可按其形成过程、载体形式和制成材料的不同分为照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片、光盘光碟等，不同载体可再按专题(内容)细分。(8)荣誉档案按物品的形式细分为奖状、奖杯、奖旗、证书、题词等等。4.对物业档案分类类目进行标识，即编制物业档案的分类号分类号，是指类目的简明编码，标记各级类目的符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置，以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。标识物业档案分类号，是指依据物业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的全过程。如“9”表示“会计档案”；“9.1”表示“会计档案”的下位类“财务报告”。同一全宗内不能有相同的分类号。详见物业公司档案分类表(表3-5-1)。三、物业档案的立卷和编号(一)立卷的含义立卷或称组卷，就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷，即档案基本的保管单位。立卷是档案整理工作的基础内容之一，它的作用在于揭示档案文件之间的联系，使文件更加系统化，条理化，便于保管和利用。案卷由两部分组成：一是经过整理的文件材料本身，二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底、卷盒。卷内目录是指案卷内登记文件及其排列顺序的目录，通常排列在文件材料之前。卷内备考表是指说明案卷内文件状况的表格，通常排列在文件材料之后。案卷有装订和不装订两种形式。物业档案的案卷有文字材料型(如党群工作类档案)、图样材料型(如基建档案)、图文混合型(如修缮档案)、声像材料型(如照片档案)等四种类型。(二)各类档案的立卷方法物业档案全宗由11大类档案组成，各类档案的内容各不相同，其立卷方法更是各有千秋，但各类档案的立卷都要遵循物业档案文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，并要便于保管和利用。1.物业管理专门档案(1)租赁档案租赁档案采用按房屋租赁单元立卷，即以一份租赁合约及其相关文件材料为一个立卷单位。如租赁合约签署的租赁地址为2503房，我们便将有关2503房的租赁文件材料组成一个案卷；如租赁合约签署的租赁地址为25032509房，我们便将有关25032509房的租赁文件材料组成一个案卷。原租赁关系解除后，房屋再次出租，所签署的租赁合约及其相关文件材料应另外组成新的案卷。同一房屋单元的不同时期组成的租赁档案在实体排架上并不集中在一起。租赁档案案卷内文件材料的排列按结论性材料在前、依据性材料在后；中文译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。如：组卷时应将租赁合同排在最前面。(2)住户(租户)档案以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内一个房屋单元的住户资料，包括有关入住手续、家庭概况等文件材料组成一个案卷。这里的“一段时期内”指的是该房屋单元的住户资料积累到了一定厚度的时间段，对于不同的房屋单元其时间段长短不同。同一房屋单元的不同时期组成的住户档案在实体排架上并不集中在一起。住户(租户)档案卷内文件材料按时间顺序排列，即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。(3)修缮档案以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内同一单元的修缮材料组成一卷；如属公共设施或重大项目维修产生的档案归入基建档案类。同一房屋单元的不同时期组成的修缮档案在实体排架上并不集中在一起。修缮档案案卷内文件材料的排列同样按结论性材料在前、依据性材料在后；译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。(4)物业房产档案以小区或管理处为立卷单位。2.设备、仪器档案以一种或一套设备、仪器为立卷单位。设备、仪器档案按依据性材料设备、仪器开箱验收设备、仪器安装调试设备、仪器运行维修随机图样排列。随机图样也可单独立卷。3.基建档案以一个项目或一项工程为立卷单位。基建档案按依据性材料基础性材料工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)工程施工工程竣工验收排列。 4.科研档案以科研课题为立卷单位。科研档案按课题立项阶段准备阶段研究实验阶段总结鉴定阶段成果申报奖励阶段推广应用阶段排列。5.行政管理档案行政管理档案按年度问题保管期限进行立卷，即将同一年度形成的同一问题且同一保管期限的文件材料组成一卷。卷内文件材料按问题、时间或重要程度排列。跨年度的请示与批复放在复文年立卷，无复文则放在请示年立卷；跨年度的规划、计划放在内容针对的第一年立卷；跨年度的会议材料放在会议开幕年立卷。密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；决定性文件材料在前，依据性材料在后。6.经营管理档案同行政管理档案。7.党群工作档案同行政管理档案。8.声像档案声像档案包括照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片等特殊载体档案。对这部分档案立卷时应先将不同载体形式的档案分开，同一载体形式的档案根据实际情况按专题(问题)进行分类后再立卷：(1)照片以张为单位立卷。照片的底片应单独整理与存放，照片和说明一同整理和存放。一般应以照片的自然张为单位编写说明，一组联系密切的照片应加总说明。(2)录音、录像带以盒为单位立卷。如果同一内容分录了数盒，应统一编一个案卷号，每盒再编案卷分号。(3)计算机磁盘以盘为单位立卷。如果同一内容分录了数盘，应统一编一个案卷号，每盘再编案卷分号。(4)缩微胶片以卷为单位立卷。以上各案卷的排列按时间先后进行。9.人员档案以个人为立卷单位。卷内文件材料的排列先按材料类别再按形成时间先后进行。人员档案卷内文件材料可分成10大类：(1)履历材料；(2)自传材料；(3)鉴定、考核、考察材料；(4)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；(5)政审材料；(6)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；(7)奖励材料；(8)处分材料；(9)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；(10)其他可供组织参考的材料。10.会计档案会计档案按形式年度保管期限进行立卷，即将物业公司形成的会计档案，先按财务报告类、会计账簿类、会计凭证类、工资单或其他四种形式分开，再按会计年度分开，最后按永久、定期(25年、15年、10年、5年、3年)等不同保管期限分别立卷。案卷顺序号按属类内(财务报告、会计凭证、会计账簿、工资单及其他)年度流水编号。卷内文件材料按时间顺序排列。11.荣誉档案先按荣誉档案的形式进行分类，以件为立卷单位。(三)卷内文件的编码案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在右下角背面在左下角编写页号。页号一律使用阿拉伯数字，字体要端正、清楚。案卷封面封底、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。装订形式的案卷，采用大流水方式编写案卷页号；不装订形式的案卷，两页以上的单份文件应单独装订和单独编写页号。不装订案卷内的文件应逐件加盖档号章。档号是指档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的结构分为三种：第一种结构为：全宗号案卷目录号案卷号件、页(张)号；第二种结构为：全宗号类别(分类)号案卷号件、页(张)号；第三种结构为：全宗号类别(分类)号项目号案卷号件、页(张)号。物业档案可采用第三种结构，一案一号，全宗内不允许有相同的档案号。档号章位置在每件文件首页的右下角，其内容、格式、尺寸及填写规范如下：1.全宗号档案馆给定立档单位(物业公司)的编号。2.类别号即类目号，分类号，标注各级类目的符号。3.项目号租赁、修缮、住户、房产、工程、课题、设备等档案的代字或代号，具体可引用有关管理部门编制的项目代号。如一个物业公司可用该公司所管辖的各管理处(小区)的代号作为租赁档案或修缮档案的项目号。4.案卷号案卷排列的顺序号。5.件号案卷内文件的顺序号。(四)填写案卷封面案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷皮的正表面，内封面排列在卷内目录之前。1.党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、科研档案案卷封面的填写。式样见表3-5-2，其内容及填写规范如下：(1)案卷题名案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。(2)编制单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。(3)编制日期填写案卷内文件材料的起止日期。(4)保管期限填写划定的保管期限。(5)密级依据保密规定填写。(6)档号填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。(7)档案馆(室)代号填写国家给定的本档案馆(室)的编号，同全宗号。(8)缩微号填写缩微时给定本案卷的编号。无缩微业务的单位此项可留空。2.物业管理专门档案案卷封面的填写。式样见表3-5-3表3-5-6，其填写规范如下：(1)房屋座落。填写房屋所在行政区、路、街、门牌号码、管理处(小区)、房号。(2)出租人。填写房屋产权所有者姓名。(3)承租人。填写承租房屋者姓名。(4)住户。填写房屋使用人(承租、出租人)姓名。(5)全宗号、分类号、项目号、案卷号、编制单位、编制时间、缩微号、保管期限、密级填写规范同档号章或表3-5-2的填写规范一致。3.人员档案案卷封面式样见表3-5-7。4.照片、录音、录像带、计算机磁盘案卷封面内容参见表3-5-8。5.会计档案案卷封面式样见表3-5-9。填写规范如下：(1)全宗名称、类别、全宗号、案卷号、保管期限、案卷标题。(2)起止时间。填写卷内文件的起止时间。(3)卷内页号。填写卷内文件的起止页号。(4)目录号。填写案卷所属分类目录的号码。(五)填写备考表卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。如更改档案或补充档案材料都可在此反映。式样见表3-5-10。(六)编制案卷脊背会计档案的案卷背脊式样见表3-5-11。内容包括全宗号、目录号、案卷号、类别、期限、册号等。其他类别档案案卷脊背可编也可不编，其内容包括有案卷题名、档号。式样见表3-5-12。表3-5-2 党群工作、行政管理、经营管理、基础、设备、科研档案案卷等封面档 号_档案馆号_缩 微 号_企业档案案卷题名_ _编制单位_编制日期_保管期限_密 级_注：案卷外封面：300mm*220mm 案卷内封面：297mm*210mm表3-5-3 物业维修档案案卷封面物业修缮档案修缮地址_ _住 户_编制单位_编制时间_密 级_缩微号_保管期限_全宗号 分类号 项目号 案卷号297mm*210mm表3-5-4 物业租赁档案案卷封面物业租赁档案租赁地址_ _出 租 人_承 租 人_编制单位_编制时间_密 级_缩微号_保管期限_表3-5-5 物业住户档案案卷封面住户档案物业座落_ _住 户_编制单位_编制时间_密 级_缩微号_保管期限_全宗号 分类号 项目号 案卷号297mm*210mm表3-5-6 物业房产档案案卷封面物业房产档案物业座落_ _材料名称_编制单位_编制时间_密级_缩微号_保管期限_全宗号 分类号 项目号 案卷号297mm*210mm表3-5-7 已故人员档案案卷封面已故人员档案姓 名_性 别 _籍 贯_原 单 位_生卒时间_原 职 务_缩微号_保管期限_表3-5-10 卷内备考表卷内备考表说明 立卷人 年 月 日注：297mm*210mm表3-5-12 案卷背脊档号案卷题名高：300mm 宽可选择20mm，30mm，40mm，50mm，60mm表3-5-13 案盒封面档案年至 年 本盒共 卷 保管期限 表3-5-14 卷盒背脊全宗号分类号项目号年度案卷号至(七)文字材料型、图纸材料型、图文混合型案卷的装订案卷可采用装订和不装订两种形式；案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面；案卷装订时必须去掉金属物。1.装订方式：对齐左下角，采用三孔一线的方法把案卷封面、封底、文件材料、卷内目录、卷内备考表装订牢固，并在封底绳结处粘上封纸，盖上骑缝章。行政管