信用社(银行)档案管理暂行办法.doc

信用社（银行）档案管理暂行办法 第一章总 则第一条为了加强XX省农村信用社联合社（以下简称省联社）档案的科学管理，充分发挥档案在工作中的作用，根据中华人民共和国档案法、机关档案管理工作条例、中华人民共和国行业标准，结合XX省农村信用社工作实际，特制定本办法。第二条省联社档案是指省联社（含原农村信用社省级行业管理部门）在各项工作中形成的具有查考利用价值的文书、音像、实物等多门类、多载体资料。它是省联社工作活动的历史记录，反映省联社贯彻执行党和国家路线、方针、政策的情况，开展管理活动的情况，以及省联社在不同时期的历史面貌，是省联社进行日常经营管理、经验总结、金融研究的重要史料。第三条省联社对本单位各部门在工作中形成的档案进行集中统一管理（其中人力资源处人事档案、财务处会计财务档案、清算中心业务档案另行规定），不得分散保存，以确保档案完整、准确、安全、保密和有效利用。第二章档案的管理体制和任务第四条省联社机关档案工作由办公室负责，办公室文档科具体承办，在业务上接受湖南省档案局、湖南省档案馆的指导、监督和检查。 第五条各市州办事处、市级联社负责辖内档案管理工作，同时接受省联社机关档案部门和地方档案管理部门的指导、监督和检查。各市州办事处、市级联社应配备具有一定档案业务水平的人员经办档案工作。第六条 档案工作的基本任务：一、收集、整理并归档本联社各部门形成的各种文件材料、音像档案和实物档案等。二、集中统一管理本联社各种门类和载体的档案，积极提供利用，为各项工作和研究服务。三、掌握利用档案的情况，总结利用档案的经验，提高档案管理水平。四、定期对档案进行检查、鉴定，维护档案的完整与安全，对符合销毁条件的档案按规定予以销毁。五、草拟本单位档案工作的各项规章制度，开发引进适合档案管理的计算机软件系统。六、在统一领导、分级管理的原则下，对辖内档案工作进行监督、检查、指导和组织经验交流。七、办理领导交办的其他有关档案业务的工作。第三章文件材料的整理与归档第七条省联社机关及各市州办事处、市级联社应建立、健全文件材料整理、归档制度。第八条文件材料归档与不归档范围。一、归档的文件材料凡属反映省联社工作活动，具有查考、利用价值的文件材料均属归档范围。（一）上级机关的文件材料1、中央、国务院和各级党、政领导机关颁发的针对农村信用社工作或农村信用社要执行的各种文件材料；中央、国务院和各级党、政领导同志有关农村信用社工作的批示件及相关材料。2、中央、国务院和各级党、政领导同志视察、检查农村信用社工作时形成的题词、讲话等重要文件材料及音像材料。3、地方党政部门有关重要文件和材料。4、有关职能单位和部门下发的针对农村信用社业务工作或农村信用社要执行的各种制度、规定及文件材料。（二）农村信用社的文件材料1、各种发文。包括省联社党委、理事会、监事会、省联社及其办公室名义的发文；省联社与有关单位的联合发文；省联社各部门发文；办事处各类发文。各种发文的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿。2、各种会议材料。包括省联社党委会议、社员大会、理事会议、监事会议、办公会议、协调会议、碰头会议及省联社召开的全省会议、专业会议等形成的会议纪要、会议简报、会议发言材料，会议讨论和参阅的有关材料；各办事处召开的党内会议、办公会议、协调会议、碰头会议及各种专业会议等形成的有关材料；上述会议的重要音像制品。3、领导同志的批示件及相关文件材料，在重要公务活动中的讲话、信函等文字材料及有关音像制品。4、日常工作中形成的各类请示、报告、工作计划、总结、调研报告等。5、重大案件的相关材料。6、主办的刊物、简报和各种汇编材料。7、产生或汇总的统计报表和统计分析资料。8、形成的重要财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料。9、团委、工会等组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。10、重要的人民来信、来访材料、处理重要人民来信、来访形成的记录、信函、摘要单、处理报告等。11、内设部门向领导的请示报告及签报。12、反映本单位重要活动的大事记、年鉴、剪报、展览照片、有关的声像材料。各种荣誉奖励证书，有纪念意义的实物。13、包括干部任免、调配、录用、转正、定级、调资、退休在内的各类人事、劳资文件材料。14、财产、物资、科技设备等的交接凭证、清册。15、与有关单位签订的各种合同、协议书等。16、与外单位签订的、议定书、协定、合同（正本、副本），有关领导同志外事活动中形成的重要文字材料及声像材料。互赠礼品清单等。（三）同级单位和非隶属单位的文件材料同级单位和非隶属单位颁发的非省联社主管业务但需要执行或办理的文件材料。二、不归档的文件材料（一）上级机关的文件材料1、上级机关普发供阅、不需办理的文件材料。2、上级机关征求意见、未定稿等文件材料，供工作参考的抄件。（二）本单位的文件材料1、重份文件材料。2、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料。3、未经会议讨论或未经领导审阅的各种文件材料，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、负责人修改稿除外）。4、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信及无特殊保存价值的信封。5、为作参考从各方面收集的各种材料。（三）同级单位和非隶属单位的文件材料同级或非隶属单位送来仅作参阅、不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料第九条档案或文书管理部门应于每年一季度，参照本办法的规定，对上年度属于归档范围的文件材料进行收集、整理和归档，上半年完成归档工作。第十条 归档文件材料的整理规则一、分类（一）分年度将归档文件材料按其形成的年度分开。不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷。跨年度的文件材料按以下规则办理：请示与批复不能分开，按批复年整理；请示未作批复的，按请示年整理。跨年度的规划，按规划期的第一年整理。跨年度的总结，按总结期的最后一年整理。跨年度的会议文件，按会议开幕年整理。各类案件的文件材料按结案年整理。（二）分机构按归档文件材料产生和承办的部门分开。（三）分保管期限按照归档文件材料的保存价值确定保管期限。不同保管期限的文件材料应分开立卷。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为16年至50年，短期为15年以下（含15年）。二、装订（一）归档文件材料应按件装订。原则上每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正件与附件为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件；请示与批复为一件；报告（如有批示应附办理件）为一件；来文与复文为一件。文电应合一立卷。（二）装订时，按下列要求进行排列：正文在前，原稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在正文、定稿之后；不同文字的文本，中文本在前，外文在后；汉文本在前，民族文本在后；各类案件的文件材料，其结论、决定性的文件在前，依据性材料在后。三、标注页码每件归档文件要标注页码，按页编号，每张纸为一页，一页一号，空白页不计页号。页号要用铅笔依次标注在每页的右上角，最后在首页右上角画圆圈并在圈内标注总页数。四、排列归档文件材料应按年度机构保管期限分类的基础上进行排列。不同年度的文件材料，按年代先后顺序排列。不同机构的文件材料，按机构序列排列，机构内每个处室承办的文件材料，按时间、重要程度等因素排列。不同保管期限的文件材料，按永久、长期、短期的顺序排列。五、加盖档号章归档文件材料应逐件在首页上端的空白位置加盖档号章。档号章一般应包括以下基本项目：全宗号、年度、期限、件号、页数、主办单位等内容。填写档号章项目时字迹、用笔材料应符合存档要求。（一）全宗号：中央或地方档案馆给各单位编制的代号。此项暂时空置。（二）年度：填写文件归入的年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。（三）期限：即保管期限，标注归档文件保管期限为：“永久”、“长期”、“短期”。（四）件号：同一盒内归档文件的排列顺序号。（五）页数：本件归档文件的总页数，应和首页右上角和总页数相同。（六）主办单位：归档文件的主办单位或部门。（七）填写档号章时数字应使用阿拉伯数字，用笔应为蓝、黑碳素墨水钢笔或碳素自来水笔。六、编目归档文件材料应依据分类方案和盒号、件号顺序编制归档目录。（一）归档文件材料应逐件编目。（二）归档目录包括以下基本项目：责任者、文号、题名、件号、日期、页数、备注。1、责任者：填写制发归档文件材料的组织或个人。2、文号：填写归档文件的发文字号。3、题名：填写归档文件的标题，没有标题或标题不规范的，可以自拟标题，外加“ ”号。标题概括要准确。4、件号：每件归档文件的流水号。5、日期：填写归档文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。6、页数：填写每一件归档文件材料的页数，文件材料中有图文的页面为一页，空白页不计入页数。7、备注：填写归档文件需说明的情况。（三）归档文件目录用纸尺寸采用国际标准A4型。（四）归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗号名称、年度、保管期限、机构项目。七、装盒归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。（一）填写档案盒封面档案盒封面项目包括文件材料办理的起止日期、件数、保存期限、全宗号、盒号。（二）填写档案盒盒脊档案盒盒脊项目包括全宗号、年度、保管期限、机构、盒号。（三）填写备考表备考表置于盒内文件材料之后，用于填写本盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销假等需说明的情况，同时应注明整理人、检查人和日期。第十一条 音像制品及照片等的整理规则录音、录像档案应装在特制的盒内或套内，并在盒套外面贴上标签。录音带盒上需标注编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间、地点等；录像带盒上需标注带编号、档号、题目（中心内容）、放映时间、摄制单位、摄制日期、地点、密级等。与录音、录像内容有关的文字材料应同时归档。照片档案要（尽量）有底片，文字说明要齐全，其成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。与之相关的文书档案，要在案卷目录和卷内目录上注明互见号。第四章 档案的保管和利用第十二条 档案的保管一、档案部门接受档案时，应进行审查，根据案卷目录查点清楚，及时记录入库。二、档案部门应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架；新建办公用房，应把档案部门用房列入基建计划。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设备。库房内放置杀虫剂，防止虫蛀档案。发现档案被虫蛀时，应及时报告并进行处理。库房内应经常保持整洁、清洁，同时根据库房内温湿度的变化情况，随时通风，调整库内温湿度。库房内严禁烟火，易燃、导燃、*物品一律不准带入库房，亦不准在库房附近堆放。同时应绘制档案存放的示意图，以利查找方便。三、档案部门应根据工作需要，配备复印机、扫描仪、收录机、照（摄）像机、去湿机、空调和电子计算机等设备。四、非档案管理人员不得进 入档案库房。五、消防设备经常保持齐备，每三个月检查一次。六、档案部门应定期会同各相关处室对超过保管期限的档案进行审查、鉴定。经过鉴定，对确无保存价值的档案提出销毁的建议，报领导批准后销毁。七、对已批准需销毁的档案，必须在归档总目录上予以注销，并要执行两人签字和两人监销制度。八、需永久保存的档案，按规定在本单位保存20年，经过整理、鉴定后，连同“归档目录”（一式三份）向地方档案管理部门移交，并办理交接手续。九、根据工作需要，编制必要的检索工具。第十三条 档案的利用一、档案借阅（一）档案借阅人员应填写借阅档案登记表。（二）借阅人员不得在档案文件上划杠、圈、点等，严禁涂改和撕页，应保持档案原貌和整洁。（三）所借档案，不得转借他人或给无关人员阅读。（四）借阅人员如出差或调动工作，应将所借档案全部归还档案部门。（五）借阅人