《办公室的环境管理》PPT课件.ppt

办公室管理 第一节：办公室的环境管理 第二节：日常办公事务的管理 第三节：办公用品的管理 一、办公室的作用 1、 “指挥部” ： 领导是决策、指挥和管理的重要场所； 2、 “工作室” ： 日常工作活动均在此展开； 3、 “窗口” ： 与相关部门、社会公众、新闻媒介等直接产生联系； 第一节：办公室的环境管理 二、办公室环境：一定组织机构的秘书部门所处的 环境，包括人文环境和自然环境。 人文环境包括哪些？ 自然环境包括哪些？ 三、办公室环境管理的标准 （1）、整洁 A、整齐： a.办公桌椅和橱柜应尽量采用同一尺寸、颜色 （主管领导可以特殊些）；排列规则，朝向同一方向； b.办公桌上除必要的文件、电脑、电话等，不应放 其他东西； B、清洁： a. 每张桌子旁边应有纸篓； b. 办公室内不应放烟灰缸； （2）、安静 A、位置不应临街或靠近生产车间或门市部； B、说话和走路声音应小； （3）、光线、空气和温度 A、光线； a.应尽量使用自然光，办公桌不能紧靠窗户，否则光线 直射办公桌； b.如自然光不足， 可用台灯，一般为20-30W； 可用整体灯，以日光灯为主，安置在室顶，不应五颜 六色； B、空气：人员流动大，保持空气流通； C 、湿度：20-25度； （4）、色调与美化光线、空气和温度 A、色调：单纯、柔和 a.冷：白、绿、蓝； b.暖：黄、红、宗； c.中：灰、紫； B、美化：整体、和谐 a、政府机关：庄重、简洁，不宜太多装饰； b、商业企业：华丽、讲究，但应避免奢侈与俗气； （5）、安全 四、办公室的布局与布置 1、小办公室布局： （1）适用于中高层机关和事业单位的分理制秘书机构； （2）主管领导、各个科室单独拥有自己的办公室； （3）秘书的办公室应与主管领导相邻； （4）单人使用的办公桌椅应面对门口； （5）信访、接待等部门应安放供外来人 使用的桌椅、茶几等； 2、开放式办公室布局： （1）适用现代企业； （2）如主管领导与各个科室共在一室，其办公桌椅应位 于其他办公人员的最后部，用玻璃窗隔开，免于干 扰，利于监督； （3）工作流程应呈“I”型、“L”型秘或“O”型，不应呈 “Z”型、“M”型或“X”型，避免工作倒退、交叉或往返； 案例：办公室布局 某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用 了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品 展示，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副 经理办公区、接待区、销售部、财务部。该销售分 公司负责人将整个一层大厅全部设计为当今很流行 的全开放式办公室和半开放式办公室，用站立并能 够移动的间隔物来分割，没有门，所有人的工作都 能清楚可见。 讨论：这个布局有什么好处？又有什么问题？ 你如何看待开放式布局的办公室？ 五、办公室的日常维护 六、办公室的健康和安全 良好的环境和工作条件需要平时认真、细心的维护 维护的项目有哪些？ 1、办公室的安全隐患有哪些？如何处理？ 设计一个安全隐患纪录及处理表 2、做好信息的保密工作 口头信息的安全及保密工作 纸面信息的安全及保密工作 电子信息的安全及保密工作 重大突发事件，是指由于自然或人为因素导致突然发生的严重 危害国家利益、破坏社会稳定、造成重大社会影响的事件。 七、突发事件的处理 2、事故处理的方法 1、事故处理的基本原则和基本要求 3、事故情况报告表 第二节：日常办公事务的管理 一、日常办公事务管理主要包括值班工作和 各项文牍性工作，接打电话，印信管理， 以及财务、医疗、车队、餐厅、招待所等 管理工作。 办公事务管理的特点： 服务性； 分散性； 专业性 主动性； 繁杂性 二、通讯工作：电话、邮件、电报、传真、网络 电话礼仪 电话是企业内对外沟通最常使用的工具，从电话的接听 、挂断等小小动作上，能评断出这家公司的员工是否经过良 好的训练，也同时可以看出这家公司的管理是否有效率。 您已是企业内的一份子，您每一次电话的应对，都影响 着企业的声誉，希望您能注意电话的使用技巧. 拨电话的流程 顺顺序 基本用语语 注意事项项 1、准备备 确认对认对 方的姓名、明确通话话的目的 ; 准备备好要讲讲的内容、说话说话 的顺顺序 2、问问候、告 知自己姓名 您好！我是 公 司 部的 一定要报报出自己的姓名 讲话时讲话时 要有礼貌 3、确认对认对 象 请问请问 先生在吗吗 ？ 必须须要确认电话认电话 的对对方 如与要找的人接通电话电话 后，应应重新问问候 4、电话电话 内容 打电话电话 是想向您咨 询询一下关于某事 对时间对时间 、地点、数字等进进行准确的传传达 说说完后可总结总结 所说说内容的要点 5、结结束语语 “谢谢谢谢 ”“麻烦烦 您了”、“那就拜 托您了”等 语语气诚恳诚恳 、态态度和蔼蔼 6、放回听筒 等对对方放下电话电话 后再轻轻轻轻 放回电话电话 机上 重点 1、要考虑打电话的时间（对方此时是否有时间或者方便） 2、注意确认对方的电话号码、单位、姓名，以避免打错电话 3、准备好所需要用到的资料、文件等 4、讲话的内容要有次序，简洁、明了 5、注意通话时间，不宜过长 6、要使用礼貌语言 接电话的流程 顺顺序 基本用语语 注意事项项 1、拿起听筒，告 知自己的姓名 “您好，大名实业实业 部” 接电话时电话时 ，不使用“喂”回 答 告知对对方自己的姓名 2、确认对认对 方 请问请问 您是哪一位？必须对对须对对 方进进行确认认 3、听取来电电用意 “是这样这样 的”“是的”“好 的” 必要时应进时应进 行记录记录 4、确认认来电电事 宜 这这件事情我已经经明白了 还还有什么需要帮助您的 ？ 确认时间认时间 、地点、对对象和事由 如是传传言必须记录须记录 下电话时电话时 间间和留言人 5、结结束语语 “请请放心”、“我一定 转转达”、“谢谢谢谢 ”、“ 再见见”等 6、放回电话电话 听 简简 重点 1、电话铃响在3声之内接起。 2、告知对方自己的姓名。 3、电话机旁准备好纸笔进行记录。 4、确认记录下的时间、地点、对象和事件等重要事项。 5、使用礼貌语言。 6、打错电话要有礼貌地回答，让对方重新确认电话号码 。 代接电话的流程 来电找的人不在 铃声响起拿起听筒、报出名字及问题 告诉对方要找的人不在 请教对方姓名 主动询问是否要留言 再确认留言内容 礼貌性的结束电话 挂电话 来电找的人正在接电话 铃声响起拿起听筒 报出名字及问候 请教对方姓名/告诉对方要找的人正在接电话 对方要求等一会 对方要求留言 告诉受电者来电者姓名 注意等待的时间 注意事项 1、态度上应谨慎、礼貌、亲切 2、声调、音量适中，速度不急不慢。 试想我们嘴巴说谢谢，心里却把对方恨得牙痒痒的，受 话者必也能感觉出您的心不甘情不愿。同样是一句话，何不 说得漂亮一些，让人心情舒畅呢？ 3、常将请、谢谢、对不起挂在嘴边。 4、常说“您”取代“你”，多说“我们公司，咱们公司”， 少说“你们公司”，让对方有一种被认同的感觉，一下子缩 短了彼此的距离，相信要做进一步的深谈要求都会比较容易 。 5、拨电话时，电话接通后应告知自已的部门、姓名。 移动电话礼仪： （1）使用移动电话要注意场合 剧场、音乐厅、阅览室、法庭、会 议室、课堂等；飞机上、医院、加油站等 。 （2）注意通话方式 （3）注意文明携带 （4）注意保密 （二）、邮件收发： 1、邮件收发的程序和要求： （1）、分类：根据邮件的性质； A、电报、特快专递、航空件等急件； B、政府部门或上级的公文; C、业务往来公函； D、写明上司亲启的信函； E、汇票、汇款单； F、包裹、印刷品； G、同事的私人信件； （2）、拆封： A、写明上司或同事亲启的私人信函，不可拆开； 如误拆，应立即封口并标明“误拆”，同时签字; B、拆封时不能随手撕开，以免撕坏信件内容和邮戳； 应倒置，待信件滑落一侧再用剪刀从封口处剪开； C、查看信封内有无附件，如单据、名片、钞票等 D、信封切忌不能随意扔掉，应把文件和信封装订 起来，以免忘记邮戳、地址或电话等； （3）、登记：除了私人信件外，其他邮件均须登记； 登记注意事项： 编号、收到日期、发出日期、发出单位、受阅人或 部门、邮件种类、处理办法、地址、电话、备注 （4）、分送： A、上司亲收件应立即呈送； B、归口办理的文件及时送交各部门负责人，需要多人 阅办的文件应按常规程序传阅或分送复印件; C、同事信件按指定信箱或顺序发送； D、其他，如报纸应及时上架，或经授权由秘书阅办； （5）、阅办： A、秘书应认真仔细阅看文件，重点部分用红笔 标出，提醒上司注意； B、可以为上司提供有关依据，提出初步处理意见; C、较长文件可做摘要处理，置于信件前面； 2、发出邮件的注意事项： （1）、内容校核： 格式、文句正确、无错、别、漏字；签名、盖章清 晰；附件备齐； （2）、信封与内容校核： 收、发件人（单位）地址：越详尽越好； 收、发件人（单位）名称： 收、发件人邮政编码： 附件符号：“紧急程度”、“秘级”、“亲启” （3）、邮件寄发： 分类寄发： 平信、境内航空、港澳台航空、国际航空、特快专递 3、电子邮件： （1）注意书写语气要谦虚委婉 （2）每天检查新邮件并尽快回复。 （3）不要不经对方同意发送广告邮件 （4）禁止传播不健康的内容 三、值班管理 四、印信管理 值班做什么？ 五一长假就要到了，如果你是一个政府部门的办公室主任 ，请你制作一份值班表。 1、印章和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。 2、秘书部门掌管的印章有三种： 一是单位印章（含钢印）； 二是单位领导人公用的私章 三是秘书部门的公章 印章的作用？ 1、标志作用 2、权威作用 3、法律作用 3、介绍信及其管理 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况 的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。 4、印信管理的注意事项有哪些？ 第三节：办公物品的管理 一、办公物品管理的含义和内容 1、办公物品管理，是指文秘人员对各种办公物品的 购买、使用、保管的全过程都做出明确的规定，并切 实贯彻执行，以期有效地控制办公经费的开支，更好 地提高文秘人员的办公效率。 2、内容： 传统办公物品管理：办公耐用品；办公易耗品 办公自动化设备管理：计算机及办公自动化系统、复 印机、传真机、投影仪、打印机等 二、传统办公物品管理 1、库存控制 a、最大量库存：以防物品超量存储而保存的该项物品的最大 数量，库存物品的数量在任何时候不能超过这个最大量。 b、最小量库存：以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的 最小数量。 c、重新订购线：提醒购买者库存需要重新订购的标准。他由 以下几个因素确定： 重新订购线=日用量*运送时间+最少量库存 2、办公用品的采购 3、办公物品的保管 库存登记和记录 办公物品的保管 办公物品的发放和管理 三、办公自动化设备管理 1、计算机 2、办公自动化系统 3、网络管理 4、复印机 5、传真机 6、打印机 7、投影仪 8、照相机、摄像机 四、车辆管理：公车改革 回首我国公务用车改革，已有11年历史，但迫于各方质疑之 声，各地车改始终低调潜行。 2003年2月，中纪委书记吴官正在中纪委二次全会工作报告中 明确提出：“鼓励支持有条件的地区和单位积极稳妥地进行公务 接待、公务用车和公务员福利制度改革工作。”进而，十六届三 中全会正式提出改革领导干部职务消费的要求，并将公车改革纳 入其中。潜行各地的车改星火自此燎原。 公车包括两类，一类是专职巡查执法车辆，另一类是专门接 送领导上下班的车辆，前者北京市有三个大户：北京市交通管理 局、北京市工商局、北京市公安局，每个局的数量在辆 不等，合计辆（市级），这部分车是社会所必须的。其 余的车大部分属于接送领导，这部分车，完全可以脱离公车，变 成私车，如此一来，可以大大节约财政的支出。 公车改革不透明， 公用私用分不清， 有的也就一阵风， 赶赶浪头图光荣！ 权威人士指出，目前我国公车制度中主要存在以下四方面的 突出问题： 一是公务用车费用高，财政负担沉重。调查显示，每年一 辆公务车的运行成本（含司机工资、福利）至少在6万元以上 ，有的甚至超过10万元。地方公车消费占财政支出的比例在6 12之间，有些地方甚至更高。 二是公车私用现象严重。群众反映，在公车使用中，办公 事占13，领导干部及其亲属私用占13，司机私用占1/3。 三是公车使用效率低下，浪费惊人。资料表明，社会其他 运营车辆每万公里运行成本为8215元，党政机关则高达数万元 ，每辆出租车的使用效率为公车的5倍，而运营成本仅为公车 的13左右。 四是超编制超标准配备使用轿车问题屡禁不止。 720亿 27%：“八五”期间，全国公车耗资720亿元，年递 增27%，大大超过了GDP的增长速度。 350万辆 3000亿元：截至20世纪90年代后期的数字，我国 约有350万辆公车，包括司勤人员在内耗用约3000亿元人民币 90% 38%：在职务消费中，车辆消费占单位行政经费的 90%左右，占到全部国家财政支出的38%。 510倍：公车每万里使用成本高出社会车辆5至10倍。 13：公务车使用中，公用占三分之一、干部私用占三分 之一、司机私用占三分之一。公车不“公”日益严重。 95%：中国社会调查事务所对北京、上海等7城市普通居 民的电话调查显示：95%以上的公众赞成进行公车改革。关于 用什么方式使用公务车，64.3%的公众选择了公车租用， 27.5%的公众选择岗位补贴。 中国青年报：公车浪费与国防开支相近 用于公务仅占三分之一 本报北京3月12日电(记者万兴亚实习生邢佰英)“公务员一天 耗电量，普通百姓用19天。”全国人大代表刘满仓惊呼。而全国 政协委员刘光复在发言中提到的数字更是令人咋舌：每年各级政 府官员公车私用费用达2000多亿元，几乎和2006年的国防开支 相近。 据有人测算，许多公车真正用于公务的时间仅占三分之一， 其余时间分别被用于领导和司机的私事上。 刘光复委员认为，政府机关管理部门必须带头做到节约资源 ，但是，除了腐败行为和错误决策造成的浪费以外，还有很多类 似于公车私用的浪费现象。他列举了五大官员公务支出严重浪费 的形式， 一是由来已久的形式主义的浪费，如节日工程、形象工程、 政绩工程、甚至各种名义的“公款追星”。 二是豪华办公的浪费，这在经济落后的地区尤为明显，一些 县级市的办公楼甚至可以和欧洲中等国家的总统府相媲美。 三是公私不分的浪费，除了公车私用之外，还有私人请客办 事、公家买单；父母做高官、子女办公司，官商一体等现象 。 四是迎来送往的浪费，如今，会议加礼品加旅游已经成了固 定的接待模式，这种支出在很多单位中是大头，有的甚至是 沉重的负担。据了解，全国招待费用支出每年达数千亿元， 远远超过在教育上的支出。 五是出游培训的浪费，全国每年公款出国旅游或考察花费 2000亿元，而这些考察培训更多的是一种待遇而非工作，实 际并无必要。 对于这些浪费现象产生的原因，刘光复委员认为，公务员 勤俭节约意识的缺失是直接原因。公务员缺少尊重纳税人的 意识，而官场上比阔斗富之风的盛行更使很多官员无视百姓 疾苦，肆意挥霍浪费。另外，长期以来对公务员的考核都没 有节约这一条款，甚至有的机关鼓励把当年的钱尽量花掉来 向财政追要新的资金，因此，责任追究制度不能有效实行， 使得一些官员不负责任一再对国家和单位造成重大损失。归 根结底，作为权力机关的人大，对公共财政预算及使用的监 督没有落到实处是浪费现象的根本原因。 “要实现十一五期间单位国内生产总值能源消耗降低 20%左右的目标，机关干部应在节约资源方面为百姓做出表 率和示范。把资源节约列入干部考核机制，对在社会上形成 良好的节约风气将起到很好的促进作用。”于保法代表说。 调查：北京公车一年吃掉多少财政？ 市级财政 一年支出个亿 据北京市财政局一位姓马的工作人员透露，北京市财政供 养的车辆总共大约万辆左右，不包括区县政府的车辆。 其中奥迪几百辆，索纳塔辆，桑塔纳将近万辆。市 财政提供的维护保养费用分别为，30000元年、3000元年 、9000元年。索纳塔一般都是新车，使用不过两年，所以保 养费用比较低，年之后，费用可能大幅度上调，桑塔纳是以 前的主流车型，车的寿命一般在年左右，所以保养费用比较 高。在各级领导中，局级可以配奥迪或索纳塔（2.7升）。奥迪 的零部件价格昂贵，导致其保养费用也是前二者的几倍。所有 的公车都必须是定编的，否则一律由各单位自己支出。 单位自己支出难道就不是政府拨款吗？ 我们来给公车算一笔账。以最普通的桑塔纳为例，一辆 公用桑塔纳不算买车的钱，只算日常开销，大致如下：一年 的维修保养费用：9000元；一年以行驶2.5万公里算，每百公 里油耗升，每升油以元计，一年油费：元； 保险费折中算（最高元最低元），每辆3000 元；养路费1320元；车船使用税：200元。以上每项都是必 须的。共计：21020元。如果再加上一个专职司机，每月工 资按1000元算，共12000元。至此，读者看明白了，一辆最 普通的公车每年的费用最低也要33020元。可事实上现在的 公车档次越来越高，奥迪、广本、现代、别克、帕萨特 奥迪的开销更大，油耗、保养费、保险都基本在桑塔纳 的倍左右，粗算下来，大致万元。综合起来，北京市属 单位财政负担个亿。 区级财政 负担也是不轻 海淀区财政局政府采购办马庆华告诉记者，海淀区一 共有公车辆，目前还没有开始定点维修，仍然是 专项拨款，一辆车的预算费用为元（不包括折 旧）。如此算下来，海淀区一年的公车直接开销为 万元，还不包括公车的间接开销，如果全算进去，恐怕 要超过万元。 北京市目前共有个区县，每个区县的情况也各不 相同，公车的支出也不尽相同，如果只取一个低水平的平 均值万元的话，个区县合计应该是7.2个亿 。区县公车吃掉财政的数字更大。 据统计，截至目前，每天行驶在北京大街小巷里的 公车，大约有余万辆，包括中央单位、市属单 位、区县单位、人大政协各单位。其中由财政拨款 的车不少于万辆。 50万辆车，每辆车每年万元，年下来100个亿 。100个亿，全部来自纳税人。100个亿，还能干 什么呢？五环路全长99.8公里，投资不过如此。 目前上海、广东、江苏、湖北、江西、黑龙江、 辽宁等14个省（区、市）以及国家审计署、国家 宗教局等4个中央国家机关进行了公车改革试点。 科技部、人事部、劳动和社会保障部、中国人民 银行、新闻出版总署等15个中央和国家机关实施 了班车改革。从各地情况看，改革多数是从乡镇 一级搞起，个别地方在市、县直属部门进行了改 革。深圳、佛山、威海等市已制定了改革方案， 准备在全市范围内推行。湖北和吉林两省还对离 退休干部的公务用车进行了改革试点。 经过几年实践，各地公车改革试点工作积累了许多成功 经验，改革中采取的主要做法有： 一是取消公务用车，发放交通费用补贴。补贴发放主要 有三种方式：一是以现金形式发给公务人员，自行支配，超 支不补，节余归己；二是费用由单位集中管理，个人在限额 内凭票报销费用，超支不补，节余转入下年度使用或按一定 比例奖励个人；三是发放部分现金，其余部分由单位集中调 剂使用。 二是取消各部门公务用车，实行集中统一管理。由政府 组建公车出租公司，按企业模式运营管理，向公务人员按职 务、级别和工作需要发放公车券，超额自负。 三是保留各单位现有公务车，但车辆报废后不再换购新 车，逐步取消公务用车。由政府引导，成立专门的出租汽车 公司