公司企业档案管理制度.docx

公司档案管理制度（初稿）前言企业档案是企业内部运行过程中形成的原始记录，它客观、真实地记录了企业在生产、经营、管理活动等各方面过程和成果；它是企业成长过程中的忠实记录者，它见证了一个企业从小到大、由弱变强的发展历程，它来源于企业又服务于企业。它是企业的无形资产和宝贵财富。它能垂鉴历史，展望未来，启发决策思路；它能促进企业管理，服务经营开发；它能参与企业决策，适应市场环境；它能增强法制意识，维护企业利益；它能提供信息咨询，节约劳动资源；它能促进文化建设、提升企业知名度。一、总则1. 为了加强本公司文书声像立档工作，特制定本制度。2. 本公司内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别按年度归档立档。3. 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。办理完结后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件资料收集管理1.坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。2.凡本公司盖章发出的公文(含定稿和打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。政府机关单位或其他公司的对我司的发文也一律交回办公室收集管理。3.一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。三、文书档案归档的范围1.凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档。2.公司及分公司设立和变更的请示、批复、章程、证照、年检记录等；3.本公司的各种工作计划、总结、决议、报告、请示、批复、会议记录等；4.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；6.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；7.上级机关发来的与本公司有关的决定、指示、命令、条例、规定、计划等；8.本公司项目开发、建设、经营业务中产生的法律和政策文件，包括合同、协议书、证书、请示及政府批文、规章、制度、法律案件处理文件等；9.本公司的科学技术专业文件。包括产品设计方案、制造工艺、商品特色、产品照片、说明书及底图等；新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、技术转让、专利技术改造和革新文件、发表的学术论文和著作等；10.公司发展战略、经营规划等有重要意义的文件；11.本公司的历史、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；12.各类财务账目资料由财务部门负责归档保管。四、文书档案归档要求1.必须是原件、正本，特别重要的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制两份归档； 2.归档的文件材料必须经过系统整理齐全，准确地反映生产、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律；3.是传真件的应复印后以复印件归档 ；4.归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整、审察签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸。五、平时归档1.各部门公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书保管，并在收发文登记表上登记。2.专(兼)职文书人员应及时将已收集的文件材料，按照文件材料的分类及归档的要求，整理好再放入平时保存文件盒内，并做好文件资料归档清单的登记工作。 六、立档1.为统一立档规范，保证文件资料的质量，立档工作由相关部门兼职档案员配合，行政部档案员负责编目立档。2.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。3.归档的文件材料份数以及每份文件的页数均应齐全完整。4.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别放在一起，不得分开；绝密文件单独立档，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立档。5.不同年度的文件一般不得放在一起立档，但跨年度的请示与批复，放在复文年（得到批复的年度）立档；没有复文的，放在请示年立档；跨年度的规划放在针对的第一年立档；跨年度的总结放在针对的后一年立档。6.档内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。7.档内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。8.每一档案盒内必须按规定的格式填写盒内文件目录。填写的字亦要工整，目录应放在卷首。9.以案卷号排列次序装入档案盒内，置于档案柜内保存。七、声像档案的归档范围1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。4.涉及本公司权益的声像资料。5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。6.其它具有保存价值的声像资料。八、 声像档案的存档要求及保管制度 （1）、声像存档要求1.归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案。 2.归档声像材料必须声像清晰、完整、准确。 3.归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物。 4.归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、事件内容。 5.归档的录音带，录像带必须注明每盘带内录入的内容。 6.归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本、或标明备份数据名 称及备份时间。 （2）、声像档案保管制度1.按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存。 2.照片档案一般放在相册中，录音带、录像带、磁盘宜放在专用声像档案柜或密封盒中，竖放远离磁场。九、电子档案管理1.电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在纸质文件归档时应制作相应的电子文件或扫描件，同时存档。2.要做好脱机载体电子文件归档的工作，即从网络的硬盘上保存至u盘上，统一交由档案室进行归档。十、档案密级分类 1.密级档案是指依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围人员知悉的档案。 2.非密级档案 是指不宜在社会上公开只限于公司内部员工查看的档案。 3.档案的密级分为四级 ：绝密级（只限总经理）、机密级（只限副总经理级以上）、秘密级（只限同部门）、和非密级（只限公司内部员工）档案 十一、档案借阅管理（1）档案借阅审批权限和借阅范围 1.绝密级档案除公司总经理批准外一般不能查阅。经公司总经理批准，借阅人可按批准内容分别进行查阅、摘抄、复制或借用。 2.机密级档案须副总经理或钟总监批准方可借阅或复制。 3.秘密级档案只限同部门相关工作人员借阅或复制，如需夸部门职能查阅或复制需由被查阅资料所属的部门主管批准。4.非密级档案由公司内部员工在档案借阅登记表上登记后可借阅或复制。 （2）档案借阅与归还程序 1.借阅人员填写档案借阅登记表。 2.借阅人员持经批准的档案借阅申请表到档案室或本部门档案员处借阅,并在档案借阅登记表登记、签字。档案管理员同时将档案借阅申请表存入档案所在的档案盒中。 3.借阅人员归还所借档案时，档案员应进行清查，确认无误后在档案借阅登记表中注销，同时将档案借阅申请表从卷盒中抽出。档案借阅申请表要按月装订，保存一年后销毁。 （3）档案复制管理1.借阅人员需复制档案应事先在档案借阅登记表上注明，或持经批准的档 案借阅申请表到档案管理员处复印。 2.密级档案未经相应审批人员批准,档案管理员一律不得进行复印。 （4）借阅人员的要求 1.严格遵守公司保密制度有关规定,保守公司档案秘密。 2.对所借的档案要精心保管,不得丢失,不得在档案上乱画、拆散、抽出、修改、折叠、拍照或转借他人。 3.档案借阅时间不得超过10天。确因工作需要不能按时归还者,应办理延期手续。 4.出差、请长假(半月以上)或辞职者应把所借档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室 。 5.因工作需要(如档案更改、报废)档案员通知归还档案时，应在24小时内归还如不及时归还,所造成的后果由借阅人员负责。十二、档案销毁管理 1.各部门承办人员或专（兼）职文书人员不得私自销毁属于归档范围的文件资料，对公司利益造成损害的由当事人承担后果。2每年10月对已保存了一段时间的档案进行鉴定,内容包括密级的调整、保管期限的调整，档案是否完整、准确、系统，有无保存价值等。 3.经鉴定应予销毁的档案,由档案管理员填写档案资料销毁清单，报总经理或行政总监审批。 4.档案资料销毁清单经批准后， 档案管理员应立即将批准销毁的档案予以销毁。销毁档案时,要指定两人以上监销,并在档案资料销毁清单上签字。档案资料销毁清单应长期保存备查。 5.档案被销毁后，档案管理员在卷目表上注明“已销毁”， 并标明档案资料销毁清单编号和销毁时间，并同时在计算机数据库中对这部分文件进行删除。十三、各部门专（兼）职文书岗位职责1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2.认真执行平时归档制度，应根据文件形成过程的特点，对已经办理完毕的，对今后工作具有查考和利用价值的文件材料整理归档，并在每月的25日-30日内将其统一移交档案室，办好交接签收手续。3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。十四、档案室管理员岗位职责1.努力学习，钻研业务，勤奋工作，善于思索，不断开创档案工作新领域。 2.工作严谨精细、实事求是，坚持真理，忠于历史，维护档案的完整和安全。 3.资料归存、借阅、复印、保密的规范完善。 4.贯彻档案立档制度（文件资料的收集管理，归档范围，平时归档、立档）。 5.应积极配合各部门工作的正常开展，保证