国际酒店财务部操作程序2PC-04仓库领货程序.doc

手册名称财务部政策与程序手册文件内容仓库领货程序修改号文件编号pc - 04页码第 1页 共 3页目的:使各用货部门能够按照规定的程序，在规定的时间内领取各部门所必要的物品，从而使酒店的库存资金占用和经营成本、费用得到合理控制。政策：1. 所有部门及员工有责任遵守库房申请领货程序的规定及步骤。2. 不同种类的物品，领货单上应注明类别。3. 所有领货申请单必须由申请部门经理签署，经财务总监或授权人批准后，仓库主管才可办理发货手续，未经批准的领货单不允许发货。4. 领货人员交单领货时，未经仓库人员同意，请勿进入仓库自行取货，应在仓库外等候。5. 为了确保不同部门发货/领货的有序性，库房的发货时间必须是固定的，并得到财务总监的批准。建议的仓库领货频率如下，确定后的时间应在仓库外张贴告知领货人： 食品、酒水、香烟 星期一至五 10:00-16:00印刷品及文具 星期二、四 14:00-16:00客用品及清洁用品 每周一次（也可以由使用部门自行管理）营运用品（玻璃、瓷器、布草） 每周一次（也可以由使用部门自行管理）6. 盘点时间内需要领货急用者，须经财务总监同意，方可领货。程序：1 填写领货申请单1.1 凡领用各仓库物品，均应由领货部门填写领货申请单，领货申请单必须填写部门名称、申请日期，所领物品名称、数量、价格，并由申请部门经理（或指定之负责人）签字申请。凡相关签批领货申请单之各部门经理，均应将签名式样交财务部备案。修改号文件编号pc - 04页码第 2页 共3 页1.2 领货申请单上之领货数量原则上不允许涂改，如确有修改，应请有关部门经理在涂改处加签。1.3 为了防止在已经批准的领货申请单上随意添加物品，要求申请部门经理在最后一个申请物品下划“7”形划线，以示结束。1.4 领货申请单上的“实发数量”、“单价”、“合计”等信息需仓库及财务人员填写，各部门在填写及签名时不要占用这些位置。1.5 各部门在发货时间之前的个工作日将领货申请单交财务总监审批。2 物品出库程序2.1 所申请的货物必须按物品归类分别填写领货申请单( 例如：食品不能和文具用品在同一张领货申请单上申请)，避免在同一份领货申请单上申请不同库房的货物。2.2 确保申请单上所列货物的任何更改（数量、名称等）均有部门经理或主管，以及领货单批准人的签字。2.3 相关申请部门经理负责确定每日物品的领货量，避免因过多领货而导致部门备用货物过量，从而导致部门当月成本不合理，以及增加当月不必要的营运费用。2.4 特别用品（包括促销用品、礼品），例如：圣诞卡、贺年卡、日历等，均由酒店统一安排分配数量，各部门只能领用自己配额内之数量。如没有总经理批准，不接受任何理由领货或超额领货。3 仓库发货程序：3.1 当接到领货申请单时，应确保其相关项目填写正确，并已经财务总监批准过的。3.2 确认为已经批准的领货申请单，库管员按填写的项目逐一发放，发出的数量必须与申请数量相等。 3.3 如果因为库房存货不足而没有发出的项目，在领货申请单相应的“实发数量处”填写“没货”表示没有发货，同时要在物品单价及总价处划一斜线以示未发此物品。3.4 相关库管员（发货人）发货后在领货申请单“发货人”处签字以示发货。修改号文件编号pc - 04页码第 3页 共3 页3.5 各部门领货人员在收到货物时，请对单点收清楚物品数量、规格，并在领货申请单上以中文名字签收，仓管员将一联已填上实发数量的领货申请单交领货人作为回执，如有疑问可随时向货仓人员查询。3.6 为确保准确性，库管员应再次复核检查已完成的领货申请单及准备的物品后再放行。3.7 在领取进口酒水时，领货人需要用空瓶到库房以旧换新。如果领货申请单上所填酒水是补充已卖给客人的整瓶酒水时，领货申请单后应附瓶装酒水销售单。3.8 对发出物品应按“先进先出”法计算成本，并对每张领货申请单计算出总金额。3.9 根据已发货领货申请单，按以下要求在存货帐上填写发货数量。3.10 正常发货时间