如何开好招商会

招商会招商会 第一步第一步招商筹备期招商筹备期 一、一、 招商大会信息发布招商大会信息发布 1 1、发布时间：发布时间拟定在招商会前、发布时间：发布时间拟定在招商会前2020天左右，要做到供应商信天左右，要做到供应商信 息后我们有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约和其有充分息后我们有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约和其有充分 的准备时间参加招商会议。的准备时间参加招商会议。 2 2、发布内容：突出优势和重点，言简意赅，有限的空间说清楚有限、发布内容：突出优势和重点，言简意赅，有限的空间说清楚有限 的诉求，何年何月何地参加什么样的一个会议，来参加有何好处就足的诉求，何年何月何地参加什么样的一个会议，来参加有何好处就足 够了。够了。 3 3、发布形式：通过电话、电子邮件、短信发送参会回执单，收到回、发布形式：通过电话、电子邮件、短信发送参会回执单，收到回 执后通过特快专递或传真的方式将邀请函发出。执后通过特快专递或传真的方式将邀请函发出。 4 4、注意事项：发布内容一定要反复校对，以免出错；参会回执单设、注意事项：发布内容一定要反复校对，以免出错；参会回执单设 计要科学合理，能清晰明了的看懂并填写，回执单回收要采取跟踪制计要科学合理，能清晰明了的看懂并填写，回执单回收要采取跟踪制 度。邀请函版面一定要选择效果好的版面，招商内容主题突出，一目度。邀请函版面一定要选择效果好的版面，招商内容主题突出，一目 了然；咨询电话至少留两部以上，确保每位参会人员能充分了解招商了然；咨询电话至少留两部以上，确保每位参会人员能充分了解招商 大会内容大会内容 二、二、 会场的选定及布置会场的选定及布置 1 1、 会场选择标准：会场选择标准： A A 交通便利：便利的交通可为参会者和举办者减少很多麻烦；交通便利：便利的交通可为参会者和举办者减少很多麻烦； B B 在当地比较知名：会场不一定要有特别高的档次，但一定要在当地在当地比较知名：会场不一定要有特别高的档次，但一定要在当地 小有名气；有时候特别高的档次反而会起到反作用，因为投资者越来小有名气；有时候特别高的档次反而会起到反作用，因为投资者越来 越明白羊毛出在羊身上的道理，过渡的档次会使他们产生疑惑：这样越明白羊毛出在羊身上的道理，过渡的档次会使他们产生疑惑：这样 铺张的公司能真正的兑现他们的服务承诺吗？铺张的公司能真正的兑现他们的服务承诺吗？ C C 具备同时开会、住宿、就餐的条件：根据不同的会议规模选择不同具备同时开会、住宿、就餐的条件：根据不同的会议规模选择不同 的会议地点。会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情的会议地点。会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情 绪的影响，一般不要选择全是白色或者红色的会场，在那个环境里呆绪的影响，一般不要选择全是白色或者红色的会场，在那个环境里呆 长了会使人烦躁，一般以蓝色何浅灰色为主。会场要求整体环境舒适，长了会使人烦躁，一般以蓝色何浅灰色为主。会场要求整体环境舒适， 温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席，音温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席，音 响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产 品展示柜等。卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。品展示柜等。卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。 D D 会场的布置：为了增加会场内的气氛，条幅、海报、招帖是必不可会场的布置：为了增加会场内的气氛，条幅、海报、招帖是必不可 少的。少的。 从一进会场开始首先要有导引牌，如会场门前空旷而且允许挂条幅可从一进会场开始首先要有导引牌，如会场门前空旷而且允许挂条幅可 挂上一条欢迎主题的条幅，进入会场大厅要有登记处，挂上一条欢迎主题的条幅，进入会场大厅要有登记处， （区域招商会（区域招商会 或小型会议为了减少人员分流可将登记处安排在会务组）或小型会议为了减少人员分流可将登记处安排在会务组） ，有本次会，有本次会 议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引 牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等，并由酒店专人负责前厅会议接牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等，并由酒店专人负责前厅会议接 待。引导牌的制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或协助。待。引导牌的制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或协助。 “禁止吸烟禁止吸烟” ， “请将手机关闭或调至无声请将手机关闭或调至无声” ， “会场内请勿打电话和走会场内请勿打电话和走 动动”等警示语分别贴在会场明显处。等警示语分别贴在会场明显处。 类似大型喷绘或条幅的布置事先要考虑好悬挂或粘贴方式并提前两天类似大型喷绘或条幅的布置事先要考虑好悬挂或粘贴方式并提前两天 布置完成。布置完成。 2 2、 会场的费用的结算：又专人负责和一人签字负责制，一定要和酒会场的费用的结算：又专人负责和一人签字负责制，一定要和酒 店负责人协商好，钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于店负责人协商好，钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于 管理，同时房间的长话一定说清楚只有会务方的总指挥才有资格给开管理，同时房间的长话一定说清楚只有会务方的总指挥才有资格给开 长话，这个有时候很重要，有的客人不自觉，冒充会务组人员要求总长话，这个有时候很重要，有的客人不自觉，冒充会务组人员要求总 台开长途。台开长途。 三、三、 接听电话的技巧：接听电话的技巧： 1 1、 话接听程序：话接听程序： 招商电话接听第一责任人是销售部，每一个接听招商电话得人必须正招商电话接听第一责任人是销售部，每一个接听招商电话得人必须正 式填写招商电话接听表，详细填写各个项目，由销售部每天汇总一次。式填写招商电话接听表，详细填写各个项目，由销售部每天汇总一次。 2 2、 前台接听电话的标准语言是：前台接听电话的标准语言是：“你好，某某某公司！你好，某某某公司！”或者或者“你你 好，这里是某某公司。好，这里是某某公司。 ” 对方如果询问招商信息，就直接转到销售部，如果几个内线没有人接对方如果询问招商信息，就直接转到销售部，如果几个内线没有人接 听，行政助理要询问对方：听，行政助理要询问对方：“你好，他现在不在，你能否留下你的联你好，他现在不在，你能否留下你的联 系方式，等他回来后我转达给他，让他直接打电话给您系方式，等他回来后我转达给他，让他直接打电话给您” 。等等，千。等等，千 万不可说他不在或者没有人接听就挂断。万不可说他不在或者没有人接听就挂断。 3 3、 在接听招商电话时，首先是聆听，听清楚对方要问什么，关心什在接听招商电话时，首先是聆听，听清楚对方要问什么，关心什 么，再能对症解答，不要抢话，语言要言简意赅，突出重点和优势。么，再能对症解答，不要抢话，语言要言简意赅，突出重点和优势。 4 4、 详细记录客户的信息：所在城市，性别，职业或从事行业，有无详细记录客户的信息：所在城市，性别，职业或从事行业，有无 时间参加招商会，是否需要寄资料，联系电话（如有的客户不愿留电时间参加招商会，是否需要寄资料，联系电话（如有的客户不愿留电 话可说明电话是快件公司为了确认详细地址用，否则快件公司不受理）话可说明电话是快件公司为了确认详细地址用，否则快件公司不受理） 。 5 5、 如果遇到语言比较激烈或者偏激的询问者，一定要不卑不亢，首如果遇到语言比较激烈或者偏激的询问者，一定要不卑不亢，首 先不要顶撞，最多说你在考虑考虑，我们在电话里只能谈个框架，要先不要顶撞，最多说你在考虑考虑，我们在电话里只能谈个框架，要 不用传真或者电子邮件的方式进行交流等等。不用传真或者电子邮件的方式进行交流等等。 6 6、 言出必践：一旦答应经销商或者咨询者的事情，一定要按时答复，言出必践：一旦答应经销商或者咨询者的事情，一定要按时答复， 即使是没有结果，也要通知一声。即使是没有结果，也要通知一声。 7 7、 超过自己范围的事件不要轻易作出承诺，一定要留有余地，以便超过自己范围的事件不要轻易作出承诺，一定要留有余地，以便 让上级有回旋余地，但是在自己职权范围以内的事情要大胆拍板，避让上级有回旋余地，但是在自己职权范围以内的事情要大胆拍板，避 免给对方以罗嗦的印象。免给对方以罗嗦的印象。 8 8、 公司的谈判机密不能泄漏。比如说别的经销商成交的金额，打款公司的谈判机密不能泄漏。比如说别的经销商成交的金额，打款 的阶段等等。的阶段等等。 接听交代的事情不推委，应该尽自己所能来解答，解释不清楚的就记接听交代的事情不推委，应该尽自己所能来解答，解释不清楚的就记 下来，等得到准确答复后在回答给经销商。下来，等得到准确答复后在回答给经销商。 四、四、 资料的传真与邮寄发放资料的传真与邮寄发放 1 1、 资料发放的种类：邀请函、招商书、招商政策、产品彩页，如有资料发放的种类：邀请函、招商书、招商政策、产品彩页，如有 嘉宾需发请柬。嘉宾需发请柬。 2 2、 资料发放的方式：特快专递、快件、挂号、传真、电邮。资料发放的方式：特快专递、快件、挂号、传真、电邮。 3 3、 资料发放的注意事项：资料发放的注意事项： A A 邀请函的内容与设计可先与总部沟通；邀请函的内容与设计可先与总部沟通； B B 各种资料的复印装订要注意，不能出现错页、漏页、翻页等现象；各种资料的复印装订要注意，不能出现错页、漏页、翻页等现象； C C 信封的填写与内容一致，严禁出现张冠李戴；信封的填写与内容一致，严禁出现张冠李戴； D D 如有必要附请柬的贵宾，请柬一定要亲自或找笔锋流畅的人书写；如有必要附请柬的贵宾，请柬一定要亲自或找笔锋流畅的人书写； E E 每套资料都应附有销售部的名片，以备联系。每套资料都应附有销售部的名片，以备联系。 五、五、 来宾确认及接站确认来宾确认及接站确认 1 1、 为了方便来宾确认，确认方式分几种情况：传真确认，电邮确认，为了方便来宾确认，确认方式分几种情况：传真确认，电邮确认， 信函确认，电话口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备信函确认，电话口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备 急用。急用。 2 2、 无论是推荐还是通过其它信息来的客户，对其前来的意向一定要无论是推荐还是通过其它信息来的客户，对其前来的意向一定要 有个大概的认识，省代理、市代理、区县级还是兼职拓展者，只有明有个大概的认识，省代理、市代理、区县级还是兼职拓展者，只有明 确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一 定要询问清楚，避免出现拓展奖励纠纷。定要询问清楚，避免出现拓展奖励纠纷。 3 3、 来宾出发前再进行一次电话沟通，确定中途方式到达时间是否安来宾出发前再进行一次电话沟通，确定中途方式到达时间是否安 排接站，并再次强调会场地址及乘车路线。排接站，并再次强调会场地址及乘车路线。 4 4、 接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌，选择结实接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌，选择结实 耐用的材料，牌上写有明显的识别文字耐用的材料，牌上写有明显的识别文字 会议的运筹期十分重要，他是成功的基础和保障，招商要想成功首先会议的运筹期十分重要，他是成功的基础和保障，招商要想成功首先 得有人来，而这个阶段就是解决能否有人来得重要环节。得有人来，而这个阶段就是解决能否有人来得重要环节。 第二步：稳扎稳打第二步：稳扎稳打细节细节 一、会议物资的准备一、会议物资的准备 1 1、会议资料的准备：会议资料的内容准备，宁可多备也不要出现到、会议资料的准备：会议资料的内容准备，宁可多备也不要出现到 时不够用的情况，一般的科学储备量是确定参会人员总和的时不够用的情况，一般的科学储备量是确定参会人员总和的150%150%。因。因 为有的客户参加会议时候，把资料忘到房间了，就随手在领一份，服为有的客户参加会议时候，把资料忘到房间了，就随手在领一份，服 务人员总不能说，你回去拿去吧，我们这里不够了；同时会议完毕之务人员总不能说，你回去拿去吧，我们这里不够了；同时会议完毕之 后一些意向客户可能要带回去一些资料扩大宣传，我们没有带来，结后一些意向客户可能要带回去一些资料扩大宣传，我们没有带来，结 果回到总部后想发过去的时候，对方也可能就没有会议那份激情了，果回到总部后想发过去的时候，对方也可能就没有会议那份激情了， 因为我们的招商会大都是在外地开的，在公司本地开的机会比较少。因为我们的招商会大都是在外地开的，在公司本地开的机会比较少。 备而无患是必要的。备而无患是必要的。 A A 来宾资料袋内容（以一个连锁公司为例）：会议手册，招商书，招来宾资料袋内容（以一个连锁公司为例）：会议手册，招商书，招 商手册，产品彩页，运营手册大纲，联系人名片，笔记本，笔，代表商手册，产品彩页，运营手册大纲，联系人名片，笔记本，笔，代表 证；证； B B 会务组资料内容：接站一览表，来宾登记表，住宿登记表，用餐分会务组资料内容：接站一览表，来宾登记表，住宿登记表，用餐分 组表，订票登记表，会务组成员通讯录（人手一份）组表，订票登记表，会务组成员通讯录（人手一份） ，列车及航班时，列车及航班时 刻表；刻表； C C 沟通组资料内容：来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，会务组沟通组资料内容：来宾登记表，住宿登记表，用餐分组表，会务组 成员通讯录（人手一份）成员通讯录（人手一份） ，招商书，各级经销商合同，运营手册及相，招商书，各级经销商合同，运营手册及相 关资料；关资料； 2 2、会议物资的准备：根据会议不同规模设定内容。、会议物资的准备：根据会议不同规模设定内容。 A A：常用物资：电脑，打印机，打印纸，微波炉，饮用水，饮水机，：常用物资：电脑，打印机，打印纸，微波炉，饮用水，饮水机， 一次性水杯，照相机、摄像机或小型一次性水杯，照相机、摄像机或小型 DVDV，胶卷，电池，备用插座，便，胶卷，电池，备用插座，便 签纸，裁纸刀，剪刀，胶带纸（宽窄均备）签纸，裁纸刀，剪刀，胶带纸（宽窄均备） ，双面胶，回形针，大头，双面胶，回形针，大头 针，胶水，白板笔，戒烟标志、公司放大的标识、以及各种通知条，针，胶水，白板笔，戒烟标志、公司放大的标识、以及各种通知条， 比如说有现场打电话的，直接去说可能唐突一些，那么准备一个纸条，比如说有现场打电话的，直接去说可能唐突一些，那么准备一个纸条， “X“X 先生女士，你好，请维持会议现场的安静，请把手机调至震动或先生女士，你好，请维持会议现场的安静，请把手机调至震动或 关闭，谢谢配合；你这样递过去一个条子，比说话的效果要好多了。关闭，谢谢配合；你这样递过去一个条子，比说话的效果要好多了。 B B 产品样品，常用药品（感冒、发烧、消炎、肠胃药品等）及员工值产品样品，常用药品（感冒、发烧、消炎、肠胃药品等）及员工值 班食物（如牛奶、饼干，因为员工极有可能吃不上饭）班食物（如牛奶、饼干，因为员工极有可能吃不上饭） ； 二、人员分组与协调二、人员分组与协调 1 1、分组的原则：分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内、分组的原则：分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内 的工作任务，其次是配合其他组的需要，千万不可发生自己的活没有的工作任务，其次是配合其他组的需要，千万不可发生自己的活没有 干完，却忙这去干不属于自己的工作，结果出现了即没有耕好别人的干完，却忙这去干不属于自己的工作，结果出现了即没有耕好别人的 责任田，也没有种好自己家的自留地。在自己本职工作做完或不忙的责任田，也没有种好自己家的自留地。在自己本职工作做完或不忙的 情况下应主动配合别的部门工作。情况下应主动配合别的部门工作。 2 2、分组的设置：、分组的设置： A A 总指挥：一般有公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、总指挥：一般有公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、 后期服务和总协调；后期服务和总协调； B B 副总指挥：这个岗位是最重要的，是执行总指挥，负责左右细节的副总指挥：这个岗位是最重要的，是执行总指挥，负责左右细节的 安排和处理，同时注重会议议程科目和时间安排，市场业务处理；安排和处理，同时注重会议议程科目和时间安排，市场业务处理； C C 会务组组长：一般有行政部经理担任或者市场部经理担任，要求心会务组组长：一般有行政部经理担任或者市场部经理担任，要求心 态平和，熟悉各个经销商的情况。负责会议接待、登记、会议资料的态平和，熟悉各个经销商的情况。负责会议接待、登记、会议资料的 发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事 件的处理和协调。用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返件的处理和协调。用餐协调、与酒店的事务性安排，参会人员的往返 接送等；若人员充足可在会务组中再设登记、接站两组；接送等；若人员充足可在会务组中再设登记、接站两组； D D 会场组：会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现会场组：会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现 场的业务处理、会场气氛的营造；场的业务处理、会场气氛的营造； E E 后勤组：票务安排、会议各种费用结算、支付等；后勤组：票务安排、会议各种费用结算、支付等； F F 沟通组：这个组责任最重，一般有分管副总或者市场总监担任，成沟通组：这个组责任最重，一般有分管副总或者市场总监担任，成 员是熟悉市场和具有谈判能力的人，负责参会人员的名单整理、分组、员是熟悉市场和具有谈判能力的人，负责参会人员的名单整理、分组、 就餐安排、合同资料、与会人员的事务协调、意向经销商的沟通促进、就餐安排、合同资料、与会人员的事务协调、意向经销商的沟通促进、 配合会务组进行业务安排等。配合会务组进行业务安排等。 3 3、分工固定但所设人员可以穿插调整，做到人人有事做，事事有人、分工固定但所设人员可以穿插调整，做到人人有事做，事事有人 做。尽量做到包干到人，科学分配，避免一件事几次换人等重复用工做。尽量做到包干到人，科学分配，避免一件事几次换人等重复用工 现象。如：会场组人员在没有课程时可协助业务组谈判或会务组工作。现象。如：会场组人员在没有课程时可协助业务组谈判或会务组工作。 一、一、 会务组的工作流程会务组的工作流程 1 1、 确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如：确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如： 客房部、餐饮部、工程部、会议室等，把电话常备，做成小贴条，几客房部、餐饮部、工程部、会议室等，把电话常备，做成小贴条，几 个组长每一个人一份，以备急时需要。个组长每一个人一份，以备急时需要。 2 2、 会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行登记，会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行登记， 分类并标注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如电脑、打印机、分类并标注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如电脑、打印机、 相机、相机、DVDV 等设备的妥善保管，责任到人，否则容易出现大家都不知道等设备的妥善保管，责任到人，否则容易出现大家都不知道 的结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会的结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会 务组应务组应2424小时有人在岗。小时有人在岗。 3 3、 了解会场所能提供的服务，如：接送车辆、叫醒报务、免费早餐、了解会场所能提供的服务，如：接送车辆、叫醒报务、免费早餐、 市内免费电话等。并与服务部门详细说明如何配合。如：接送车辆何市内免费电话等。并与服务部门详细说明如何配合。如：接送车辆何 时、何地、如何接送客人，叫醒服务的时间，方式，语气等。时、何地、如何接送客人，叫醒服务的时间，方式，语气等。 4 4、 如来宾需要特殊的服务如：长话、播放录像、加餐、用餐时点酒如来宾需要特殊的服务如：长话、播放录像、加餐、用餐时点酒 点烟等要与前台说明，来宾自己结算，会务组概不负责，如果能形成点烟等要与前台说明，来宾自己结算，会务组概不负责，如果能形成 文字文字 5 5、 会务组房间内要做到卫生整洁，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊会务组房间内要做到卫生整洁，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊 天、吸烟，除休息和轮休人员外会务组成员不得在床上休息，尤其是天、吸烟，除休息和轮休人员外会务组成员不得在床上休息，尤其是 注意不能脱鞋以免异味充斥房间，客户没有进门之前先嗅到了味道，注意不能脱鞋以免异味充斥房间，客户没有进门之前先嗅到了味道， 你说会有什么感觉。你说会有什么感觉。 6 6、 来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，即使不是自己的业来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，即使不是自己的业 务范围，不能直接说：你去找那个那个人吧，支走务范围，不能直接说：你去找那个那个人吧，支走 OKOK，一定要说你等，一定要说你等 一下我帮你联系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客户提出的一下我帮你联系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客户提出的 问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。 7 7、 掌握所有会议信息及人员联系方式，备注上通过何种方式得知的掌握所有会议信息及人员联系方式，备注上通过何种方式得知的 消息，和公司那个人员沟通过，这个很重要，如果知道那个方式，以消息，和公司那个人员沟通过，这个很重要，如果知道那个方式，以 及和公司的具体人沟通过，那么会后的谈判就是知己知彼，在言语上及和公司的具体人沟通过，那么会后的谈判就是知己知彼，在言语上 也不冲突，因为即使是一个事情，两个人就有两个说法，一点语气的也不冲突，因为即使是一个事情，两个人就有两个说法，一点语气的 不同都会给客户产生不正规的感觉，同时也容易被客户利用互不通气不同都会给客户产生不正规的感觉，同时也容易被客户利用互不通气 的弊病，那个谁、谁说了，你们是这样的等等，来制造事件为自己利的弊病，那个谁、谁说了，你们是这样的等等，来制造事件为自己利 益打算。益打算。 第三步：招商会的第三步：招商会的-营销营销 招商会的召开也是一门复杂的营销过程，细节决定结果，职责和分工招商会的召开也是一门复杂的营销过程，细节决定结果，职责和分工 的细化是招商会成功的基础。的细化是招商会成功的基础。 招商会程序确认：招商会是一门集公关、宣传、造势为一体的综合学招商会程序确认：招商会是一门集公关、宣传、造势为一体的综合学 科，设计到公司的很多部门，招商会流程确定关系到前期筹备期的职科，设计到公司的很多部门，招商会流程确定关系到前期筹备期的职 责划分，责划分， 招商会前期招商会前期 一、一、 招商信息的发布招商信息的发布 二、二、 会场的选定及布置会场的选定及布置 三、三、 会前费用预算（需要各个部门配合完成）会前费用预算（需要各个部门配合完成） 四、四、 接听电话的技巧接听电话的技巧 五、五、 资料的传真与邮寄来宾确认及接站确认资料的传真与邮寄来宾确认及接站确认 招商会筹备期招商会筹备期 一、一、 资料的准备资料的准备 二、二、 人员分组与协调人员分组与协调 三、三、 课程的审定与演练课程的审定与演练 四、四、 会前动员会及各小组工作流程演练考核过关会前动员会及各小组工作流程演练考核过关 五、五、 工作人员提前进驻会场工作人员提前进驻会场 招商开始的流程：招商开始的流程： 一、一、 会务组的工作流程会务组的工作流程 二、二、 登记组的工作流程登记组的工作流程 三、三、 接站组的工作流程（需要配合完成）接站组的工作流程（需要配合完成） 四、四、 会场组的工作流程会场组的工作流程 五、五、 后勤组的工作流程（需要配合完成）后勤组的工作流程（需要配合完成） 六、六、 业务组的工作流程业务组的工作流程 七、七、 沟通组的工作流程沟通组的工作流程 八、八、 主持人的工作流程主持人的工作流程 九、九、 授课人的工作流程授课人的工作流程 十、十、 公司留守人员的注意事项公司留守人员的注意事项 十一、十一、 用餐时注意事项用餐时注意事项 十二、十二、 员工如何合理休息员工如何合理休息 十三、十三、 突发事件及客户投诉的处理突发事件及客户投诉的处理 招商进行期：招商进行期： 一、一、 招商会结束来宾的撤离与返程安排招商会结束来宾的撤离与返程安排 二、二、 会务组撤离酒店注意事项（需要配合完成）会务组撤离酒店注意事项（需要配合完成） 三、三、 后勤组与酒店结算和注意事项（需要配合完成）后勤组与酒店结算和注意事项（需要配合完成） 四、四、 业务组后期追款注意事项（需要配合完成）业务组后期追款注意事项（需要配合完成） 五、五、 会后总结会后总结 六、六、 宣传材料编辑与制作宣传材料编辑与制作 七、七、 登记组的工作流程登记组的工作流程 1 1、 根据会场环境，制定统一的工作流程。根据会场环境，制定统一的工作流程。 2 2、 登记处环境整洁，便于来宾登记，禁止摆放无关物品。登记处环境整洁，便于来宾登记，禁止摆放无关物品。 3 3、 与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客 人的入住安排。人的入住安排。 4 4、 提前向前台领取客房钥匙，为来宾省去复杂的登记过程。提前向前台领取客房钥匙，为来宾省去复杂的登记过程。 5 5、 一定要收取房屋钥匙押金，由我们转向服务台，不是不相信，而一定要收取房屋钥匙押金，由我们转向服务台，不是不相信，而 是防患以未然，同时也使客户爱惜客房物品，因为抽烟烫洞或者拿人是防患以未然，同时也使客户爱惜客房物品，因为抽烟烫洞或者拿人 家毛巾擦皮鞋的事情常有发生，没有押金最终公司要承担。家毛巾擦皮鞋的事情常有发生，没有押金最终公司要承担。 6 6、 来宾到达时热情接待，详细询问并新自填写登记表，字迹填写工来宾到达时热情接待，详细询问并新自填写登记表，字迹填写工 整，便于确认。整，便于确认。 7 7、 来宾填写完登记表后发放整套资料，说明里面装的内容，尤其是来宾填写完登记表后发放整套资料，说明里面装的内容，尤其是 嘱咐让其观看嘱咐让其观看会议须知会议须知 ，不明处查询会务组，并告知会务组所在；，不明处查询会务组，并告知会务组所在； 由专人负责将来宾送入客房，主动帮助来宾提行李，如客房内已有客由专人负责将来宾送入客房，主动帮助来宾提行李，如客房内已有客 人要主动做介绍。人要主动做介绍。 8 8、 提醒客人将贵重物品妥善保管。提醒客人将贵重物品妥善保管。 9 9、 客房安排尽量一次到位，避免对来宾进行调房，如有特殊情况必客房安排尽量一次到位，避免对来宾进行调房，如有特殊情况必 须安排的，应向调动双方做好解释工作。须安排的，应向调动双方做好解释工作。 1010、 本地的来宾要对其进行指引，告知会务组、会场、卫生间的具本地的来宾要对其进行指引，告知会务组、会场、卫生间的具 体位置。体位置。 1111、 轮流用餐，确保岗位始终有人，在登记工作较少的情况下可以轮流用餐，确保岗位始终有人，在登记工作较少的情况下可以 考虑轮流休息，确保旺盛的工作精力。考虑轮流休息，确保旺盛的工作精力。 三、三、 接站组的工作流程（需要配合完成）接站组的工作流程（需要配合完成） 1 1、 详细检查接站所用物品：接站牌、详细检查接站所用物品：接站牌、 接站人员一览表接站人员一览表等。等。 2 2、 接站组成员应详细了解所接对象，并有其移动联系方式。接站组成员应详细了解所接对象，并有其移动联系方式。 3 3、 如出现晚点应耐心等候，在无接任务时注意自行安排休息，但是如出现晚点应耐心等候，在无接任务时注意自行安排休息，但是 要保证随叫随到，不能离会场和车站太远。要保证随叫随到，不能离会场和车站太远。 4 4、 接站司机应随时待命，并合理安排行车路线，禁止出现饮酒和脱接站司机应随时待命，并合理安排行车路线，禁止出现饮酒和脱 岗现象。岗现象。 5 5、 接到来宾应热情主动的协助其提行李，并将其送上车，如还需等接到来宾应热情主动的协助其提行李，并将其送上车，如还需等 其它来宾则向其说明。其它来宾则向其说明。 6 6、 如遇塞车现象应及时向会务组反映情况。如遇塞车现象应及时向会务组反映情况。 7 7、 如休息或办理其它事情将车钥匙统一放在会务组。如休息或办理其它事情将车钥匙统一放在会务组。 8 8、 若客人要求外出游玩必须请示会务组，得到同意后方可出行。若客人要求外出游玩必须请示会务组，得到同意后方可出行。 四、四、 会场组的工作流程会场组的工作流程 1 1、 与会场服务员充分沟通，做到期双方紧密合作。与会场服务员充分沟通，做到期双方紧密合作。 2 2、 在会议开始前一小时进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、在会议开始前一小时进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、 电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等。电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等。 3 3、 选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像效果的影响。选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像效果的影响。 4 4、 由由1212人在会场入口处迎接来宾，并向其说明手机关闭或调到无人在会场入口处迎接来宾，并向其说明手机关闭或调到无 声，或向其出示警示牌，上面写有：声，或向其出示警示牌，上面写有：“禁止吸烟禁止吸烟” ， “请将手机关闭或请将手机关闭或 调至无声调至无声” ， “会场内请勿喧哗和走动会场内请勿喧哗和走动”等警示语。等警示语。 5 5、 引导来宾从前向后坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排引导来宾从前向后坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排 中间，帮助我方调节会议气氛，如：带头鼓掌，向授课人点头示意等。中间，帮助我方调节会议气氛，如：带头鼓掌，向授课人点头示意等。 6 6、 来宾入席后由会场服务员提供茶水，但是仅仅限于会前和中间休来宾入席后由会场服务员提供茶水，但是仅仅限于会前和中间休 息的时候，中间倒水一是影响授课人的情绪，同时客户喝水多了难免息的时候，中间倒水一是影响授课人的情绪，同时客户喝水多了难免 要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序。要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序。 7 7、 在授课期间，如有来宾交头接耳或接打电话，可递上纸条，请其在授课期间，如有来宾交头接耳或接打电话，可递上纸条，请其 注意会场秩序，如有来宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神。注意会场秩序，如有来宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神。 8 8、 为保证授课人的思路来受干扰，授课期间会场内除摄像人员可以为保证授课人的思路来受干扰，授课期间会场内除摄像人员可以 来回走动外，其他人员尽量减少走动。来回走动外，其他人员尽量减少走动。 9 9、 注意各个来宾的神态和听课的认真程度，这个对后期谈判都起到注意各个来宾的神态和听课的认真程度，这个对后期谈判都起到 很好的作用，很好的作用， 五、五、 后勤组的工作流程（需要配合完成）后勤组的工作流程（需要配合完成） 1 1、 做好各项开支的费用预算，协助购买并保管所需物资，保障有力。做好各项开支的费用预算，协助购买并保管所需物资，保障有力。 2 2、 提前与订票公司联系，并了解始发车次及航班次，争取为来宾提提前与订票公司联系，并了解始发车次及航班次，争取为来宾提 供经济快捷的返程路线。供经济快捷的返程路线。 3 3、 和会务组进行沟通，提前取得各个客人返程的时间和要求，集中和会务组进行沟通，提前取得各个客人返程的时间和要求，集中 购买，以免耽误时间。购买，以免耽误时间。 4 4、 后勤组也是机动组，随时听从总指挥的安排。后勤组也是机动组，随时听从总指挥的安排。 六、六、 业务组的工作流程业务组的工作流程 1 1、 在登记组将到会名单提供后，在第一时间内将名单进行分组。分在登记组将到会名单提供后，在第一时间内将名单进行分组。分 组原则是将关系好的来宾分在一起，并在每桌安排一个我方工作人员，组原则是将关系好的来宾分在一起，并在每桌安排一个我方工作人员， 对有意向或是身份不明的来宾，可在其旁边安排和我方关系较好的来对有意向或是身份不明的来宾，可在其旁边安排和我方关系较好的来 宾或朋友去调查其动机和促进。宾或朋友去调查其动机和促进。 2 2、 了解来宾的住宿房间位置，对目标人进行初步的交流，探访。了解来宾的住宿房间位置，对目标人进行初步的交流，探访。 3 3、 准备准备 VIVI 手册，运营手册，各种合同资料的准备。手册，运营手册，各种合同资料的准备。 七、七、 沟通组的工作流程沟通组的工作流程 1 1、 会前将有意向来宾的情况进行充分了解，如果有可能最好事前先会前将有意向来宾的情况进行充分了解，如果有可能最好事前先 沟通。沟通。 2 2、 沟通时要把握沟通时要把握“探其所虚，供其所求探其所虚，供其所求”的原则，先倾听，后判断，的原则，先倾听，后判断， 再行动。再行动。 3 3、 对准备签约的来宾先重点突破，促其形成带头作用。对准备签约的来宾先重点突破，促其形成带头作用。 4 4、 谈判时可利用谈判时可利用“销售紧迫感销售紧迫感”对来宾开展心理暗示。对来宾开展心理暗示。 八、八、 主持人的工作流程主持人的工作流程 1 1、 主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等。主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等。 2 2、 会前先宣布会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布。会前先宣布会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布。 3 3、 拟定每位授课人的经历与职务简介，当授课人上台前进行介绍。拟定每位授课人的经历与职务简介，当授课人上台前进行介绍。 4 4、 授课后用简单的总结发动来宾为授讲者鼓掌。授课后用简单的总结发动来宾为授讲者鼓掌。 5 5、 事先准备好活跃课间的话题、活动。事先准备好活跃课间的话题、活动。 6 6、 主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。 九、九、 授课人的工作流程授课人的工作流程 1 1、 会前十五天准备好授课内容，并提供给相关对口副总处审核。会前十五天准备好授课内容，并提供给相关对口副总处审核。 2 2、 提前五天将授课内容做成课件，交于会场组课件播放人员，或交提前五天将授课内容做成课件，交于会场组课件播放人员，或交 组公司文稿，由公司人员协助制作。组公司文稿，由公司人员协助制作。 3 3、 有条件的情况下提前三天做演练，确保授课无误。有条件的情况下提前三天做演练，确保授课无误。 4 4、 授课前充分休息，调整状态，保证最佳授课状态。授课前充分休息，调整状态，保证最佳授课状态。 十、十、 公司留守人员的注意事项公司留守人员的注意事项 1 1、 留守期间详细接听电话，并详细记录。留守期间详细接听电话，并详细记录。 2 2、 如在留守期间有来宾或客人到公司参观应热情接待，并说明招商如在留守期间有来宾或客人到公司参观应热情接待，并说明招商 会情况，如有需要通知会务组派车将客人接至会场。会情况，如有需要通知会务组派车将客人接至会场。 3 3、 留守期间注意防盗、防电等安全，严禁脱岗。留守期间注意防盗、防电等安全，严禁脱岗。 4 4、 用餐时可轮换，或叫餐上门。用餐时可轮换，或叫餐上门。 十一、十一、 用餐时注意事项用餐时注意事项 1 1、 会议用餐前一小时与餐厅负责人联系，确定用餐量，并做好预备会议用餐前一小时与餐厅负责人联系，确定用餐量，并做好预备 量。量。 2 2、 用餐前五分钟安排员工到餐厅门口等候来宾，引导来宾就坐。用餐前五分钟安排员工到餐厅门口等候来宾，引导来宾就坐。 3 3、 如有特殊习惯或宗教信仰的来宾应提前安排。如有特殊习惯或宗教信仰的来宾应提前安排。 4 4、 对餐厅前台人员说明，烟、酒、加餐等只能通过会务组专人进行对餐厅前台人员说明，烟、酒、加餐等只能通过会务组专人进行 安排，客人如自行安排会务组概不负责。安排，客人如自行安排会务组概不负责。 5 5、 待来宾全部入座后员工填补到每桌的间隙，尽量不要出现员工扎待来宾全部入座后员工填补到每桌的间隙，尽量不要出现员工扎 堆用餐。堆用餐。 6 6、 会务组和登记组用餐执行轮换制，并准备些牛奶或点心充饥，确会务组和登记组用餐执行轮换制，并准备些牛奶或点心充饥，确 保工作人员充沛体力。保工作人员充沛体力。 十二、十二、 突发事件及客户投诉的处理突发事件及客户投诉的处理 1 1、 如遇来宾酒后失态，来宾贵重物品丢失等突发事件，应及时寻找如遇来宾酒后失态，来宾贵重物品丢失等突发事件，应及时寻找 有关部门配合解决，尽量低调处理，不引起其它来宾的注意。有关部门配合解决，尽量低调处理，不引起其它来宾的注意。 2 2、 如在工作中遇到来宾投诉，无论对错，先赔礼道歉，然后弥补，如在工作中遇到来宾投诉，无论对错，先赔礼道歉，然后弥补， 会后再追究过失问题。公司内部的问题内部解决，尤其是在会