大数据下的全新采购时代

大数据下的全新采购时代大数据下的全新采购时代 发布时间：2014-01-23 来源：酒店资源 为了更好地做好集团化采购管理、进一步了解国外市场，今年国庆公司 安排我去了澳洲学习考察。期间，我了解到了海外酒店采购的先进运作方式。 为了更好地做好集团化采购管理、进一步了解国外市场，今年国庆公司安 排我去了澳洲学习考察。期间，我了解到了海外酒店采购的先进运作方式。回 国后，应酒店资源杂志之邀，我总结了此行的一些感悟，愿与行业同仁们 分享我的收获和心得。 走访澳洲：没有采购经理的单体酒店走访澳洲：没有采购经理的单体酒店 在澳洲考察酒店，最让我震惊的是：当地诸多单体酒店弱化或者取消了单 体酒店采购经理的工作职责，而将其工作职能转移给区域采购经理和单店的使 用部门。单店的使用部门拥有采购权力：申请订单、填报产品和供应商，然后 报财务申请，不经过采购部门的“APPROVAL”环节，而所申报的物资基本以日 常运营物资以及各类食材为主。至于各个地区的区域采购经理，更多是为所有 单店做采购前期的准备工作，其中非常重要的是标准产品清单的建立。清单建 立是个繁琐复杂的过程，而区域经理在当中扮演了一名真正的协调员，他如勤 劳的蜜蜂一般往返于各个供应商和各个酒店使用部门之间，不间断性地召开沟 通协调会议。而区域经理的“战绩”就是：该区域内酒店的 70%-80%的产品得 到统一命名，无论是供应商还是使用部门，都已经做了物资描述、规格确认和 样品确认，所有能参与报价的供应商也做了预审资格认证。而之所以对清单进 行重复，是为了后续的可持续成本降低计划、区域采购价格以及供应商风险控 制做准备的。 清单建立结束后，区域采购经理将尽可能得和供应商洽谈区域框架合同以 及采购价格，使单体酒店的采购价格得到控制。 大数据时代：互联网控制采购环节大数据时代：互联网控制采购环节 取消单店采购经理，而转移其职能到区域经理与使用部门。面对这种运营 模式，我充满了好奇：是谁来控制日常采购价格?虽然前期有区域采购把关建立 清单，但是在与供应商沟通时不可能面面俱到。酒店的周期询价如何来操作， 日常的供应商管理谁来做，以及诸多单体酒店采购经理要做的事情：应急采购、 不断地电话议价、和使用部门、供应商之间的高频率沟通都没人做了吗? 对于我的疑惑，他们作了非常系统的解释： 单体酒店的系统对接了 N 多个端口，以采购环节为例：除了对接基本的使 用部门、财务和仓库外，还直接对接供应商、区域采购经理，以及集团总部采 购(指起到宏观把控作用的某个集团品牌的采购管理者)。 首先，采购环节在与供应商对接的环节里，分为两个层面： 第一层面，对供应商开放产品目录。酒店使用部门一旦确定了标准产品目 录，就会就认证后的供应商完全开放，而供应商就会依据目录对自己所售产品 进行调价，而且这种调价可以实时进行。有趣的是，这种竞争是完全公开化的， 每分每秒市场都会发生变化。供应商这几天如果没有收到订单，就等于被告知： 您的价格已经高于市场上的其他竞争对手的价格，您有必要去主动调整价格了! 而供应商收到这样的“信号”后，就会进入自己的产品端口页面，调整供货价 格，直到收到订单。在我看来，这个过程像是市场的“净化”：做你所专的， 诚实面对市场。 第二个层面，有效的在线反馈。每个酒店依据自己的规章制度，会对特定 产品周期询价(由使用部门操作)。先将不同的产品进行询价周期分类：15 天、 30 天，或者 45 天;到了响应的时间点，系统会自动发送清单到提供该物资的供 应商处，供应商将在线或下载文件后进行所有产品价格的填写并回复;同时，系 统也会导入所有更新的价格，并自动进行排列组合。针对部分需要送样的物资， 电子清单中会有特别注明，以便供应商在报价后，在规定周期内送样确认。 其次，与区域采购经理和总部进行对接。 由于系统已经不再是单机版(不安装在本地电脑上)，此时也有 70%-80%的 区域采购经理已经建立了标准产品清单，因此，当区域采购经理进入采购系统 平台后，就能对该区域所有酒店的采购情况一目了然，无论是总量，还是各个 随市场波动的产品价格，甚至同一个区域下酒店之间购买产品的价格差异。这 就给了区域采购经理一套完整的工具，为他们充分发现单体酒店采购价格需要 改善的地方提供了最直接有效的指导;区域经理在供应商的管控方面也非常清晰： 我的区域有哪些供应商，供应了多少酒店，以及供应总额等，都非常清晰。这 为再次完善区域供应商体系、建立集团价格标准等提供了帮助。同理，对于总 部采购，也有这样一套非常完善的体系，可以衔接各个区域，为进行数据分析 提供了最真实的数据。我发现很多办公楼宇下面都有这样的数据分析图示(各种 饼图、柱形图、曲线走势图以及排列组合等)，这点我感触很深，不得不佩服 “数据时代”的魅力。 海外采购系统：引进中国路阻且长海外采购系统：引进中国路阻且长 虽然系统能实现如此完美的互动，但我仍旧按捺不住自己的好奇心，我提 出了两个问题： 1、你们将价格完全开放给供应商处理，如果供应商自己联盟、恶性提高价 格，那酒店该如何应对呢? 2、你们的供应商都能完全做到在线报价、在线跟踪吗?会不会没有网络、 没有邮箱?供应商没有收到怎么办? 面对我的疑问，对方也同样不可思议地看着我，我至今仍记得他那充满惊 讶和迷茫的眼神供应商会联盟?他好像听到了惊世骇俗的理论一样。 “我们会和供应商签署一定的商业准则，确保联盟和恶性提高价格是违反 双方合同的。此外，由于区域采购经理是跨 N 个酒店之间，因此也能起到再次 把关的作用。但是，我们首先是选择信任供应商，而一旦发现这种行为，我们 会毫不犹豫地将他拉进黑名单;对于在线维护上，供应商总会有电脑，有 E-mail，有 Skype 等现在的供应商不可能没有这个吧? 听到这个回答，我只能苦笑。我承认作为采购总监，我很担心国内供应商 的价格联盟。换句话说，双方的诚信体制还不完善;其次，国内很多酒店的采购 系统并不是基于互联网的，所以做到区域采购实时监督管控也很难。退一步说， 国内不少供应商能否很好地使用互联网，收发邮件、使用网络进行监管都是个 令人担忧的问题，虽然他们不少都在用“土豪金”，走在“时尚前沿”，但想 要才采购领域引进一套如此完善的系统，恐怕还真得有待数日。 纵观整个采购过程，我感慨良多。海外的采购更关注前期供应商的开发， 以及采购准备工作。从这点，我看到了工业电子行业的采购准则：只有前期的 基础工作做得严谨而扎实，才能降低后续的诸多风险采购的核心贵在前期。 其次，应该大力推进电子信息自动化。人工成本在不断上升，只有将信息 化导入得更深，这条高效的纽带才能真正发挥作用。 最后，对于供应商的培养我不相信供应商从一开始就能做到 100%配合 区域采购进行清单标准的建立，也不相信供应商都会使用电子信息技术进行报 价。要建立这样一个诚信机制，需要建立一条完善的采购供应链，在这条链上， 要求所有利益相关者都将彼此看作协同者。只有这样，才能建立共同目标，培 养出采购方与供应方的感情，从而建立诚信机制。 其实，这个采购过程里，单体酒店的采购经理的职能并没有消失，而是转 移到了区域或使用部门，而工作性质上，我个人感觉比之前更重要，因为每一 步棋都关联到下一步的“链”。而这里使用部门虽然没有直接下订单的权利， 但是监管力度加强了，会受到财务、区域采购经理，甚至总部采购的关注。 当然，更重要的是相信供应商，彼此之间建立诚信体制。在国内，采购方 与供应方的管理机制是写入合同的，抵触情绪很严重，因此要建立诚信体制并 非泛泛而谈。 采购系统互联网单机采购系统互联网单机 职位设置设立区域采购经理设立单店采购经理 工作职能为区域酒店做采购准备工作，签署大框架或价格协议维护日常订 单，满足使用部门需求 采购审批人较少采购环节必须通过采购环节 物资标准清单建立一个区域下的区域标准或集团标准，一般 10-20 家酒店， 标准清单产品有 3000-4000 种。较多各自为政，很少与兄弟姐妹酒店统一物资 描述。一个酒店的物资描述可能有 6000 种以上。 是否与供应商对接是否 是否与总部对接是否 在拜访了酒店使用部门后，我也带着“如何将中国供应商推广到海外，赢 得海外酒店订单”的问题作了询问，限于篇幅，暂时不予展开。但是可以肯定 的是，在询问了数家业主方或酒店方，甚至当地的供应商(负责海外采购酒店物 资)后，得到的答复是可喜的。很明显，中国供应商拓展到海外的潜在机会非常 之大。 当然，在询问