复习指导第三章

第三章第三章 会计电算化基本要求会计电算化基本要求 第一节第一节 会计电算化法规制度会计电算化法规制度 我国从 20 世纪 80 年代以来，我国相继颁布了不少法律、法规规范管理会计电算化的各项工作。1989 发布的 会计核算软件管理的几项规定（试行） 严格规定了会计核算软件标准，明确了商品化会计核算软件必须经财政 部或省级以上财政部门评审。1994 财政部发出关于大力发展我国会计电算化事业通知。提出了会计电算化培训 目标计划和具体实施方案。1994 年 6 月，根据中华人民共和国会计法（以下简称会计法 ） 的相关规定，财政 部正式制定了会计电算化管理办法 、 会计核算软件基本功能规范 、 商品化会计核算软件评审规则等一系列 法规，进一步加强了对会计电算化工作的管理，促进了我国会计电算化事业的健康发展。 一、一、 会计法会计法及相关法规对电算会计的相关规定及相关法规对电算会计的相关规定 1999 年 10 月 31 日通过的新会计法规定， “使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭 证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定” ，用电子计算机进行会计核算的， 其会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度规定。 ” 1996 年 6 月 17 日由财政部发布的会计基础工作规范中，有多个条文对会计电算化工作作出了具体的规范。 例如： 第四十四条实行会计电算化的单位，对使用的会计软件及其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计 资料的要求，应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。 第四十五条各单位的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当建立档案，妥善保管。会计档案建 档要求、保管期限、销毁办法等依据会计档案管理办法的规定进行。 第六十一条实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。 发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库 存现金核对无误。 第九十八条实行会计电算化的单位，填制会计凭证和登记会计账簿的有关要求，应当符合财政部关于会计电算 化的有关规定。 实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。 1998 年 8 月 21 日财政部颁布的会计档案管理办法规定：“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保 存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务 主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。 ” 二、会计电算化专门法规二、会计电算化专门法规 按照会计法规定，财政部制定并发布了会计电算化管理办法 、 会计核算软件基本功能规范 、 会计电 算化工作规范等一系列国家统一的会计电算化专门法规制度。同时， 会计基础工作规范和会计档案管理办 法也对电算会计具有约束力。 第二节第二节 会计核算软件的要求会计核算软件的要求 本节主要介绍的是会计核算软件基本功能规范的要求。 一、会计核算软件的基本要求一、会计核算软件的基本要求 根据会计法和国家统一的会计制度的规定，会计核算软件在设计、应用、维护等方面应符合以下的基本要 求。 3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文 字对照。 第五条 会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定, 保证会计数据合法、真实、准确、完整， 有利于提高会计核算工作效率。 第六条会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间, 分期结算帐目和编制会计报表。会计 核算软件可以根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能。 7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。 8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。 9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新 等方面的服务。 二、会计数据输入功能的基本要求二、会计数据输入功能的基本要求 第九条 会计核算软件的会计数据输入采用键盘手工输入、软盘转入和网络传输等几种形式。 第十条 会计核算软件具备的初始化功能，主要应当包括以下内容： (一)输入会计核算所必需的期初数字及有关资料, 包括：总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年 初数、累计发生额及有关数量指标等； (二)输入需要在本期进行对帐的未达帐项； (三)选择会计核算方法,包括：记帐方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。 (四)定义自动转帐凭证（包括会计制度允许的自动冲回凭证等） ； (五)输入操作人员岗位分工情况，包括：操作人员姓名、操作权限、操作密码等。 上述初始化功能也可以在程序中加以固定。 第十二条 会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法，必须符合国家统一会计制度的规定。 第十三条 会计核算软件应当提供输入记帐凭证的功能，输入项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务 内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记帐凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。 第十四条 记帐凭证的编号可以由手工输入,也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记帐凭证编 号的连续性进行控制。 第十五条 在输入记帐凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能： (一)正在输入的记帐凭证编号是否与已输入的机内记帐凭证编号重复； (二)以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称； (三)正在输入的记帐凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予提示并拒绝执行； (四)正在输入的记帐凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提 示并拒绝执行； (五)正在输入的收款凭证借方科目不是“现金“或“银行存款“科目、付款凭证贷方科目不是“现金“或“银行存款“ 科目的，应提示并拒绝执行。 第十六条 会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计帐簿的机内记帐凭证 (不包括会计核算软件自动产生 的机内记帐凭证）进行修改的功能。 三、会计数据输出功能的基本要求三、会计数据输出功能的基本要求 会计电算化条件下，会计数据输出主要有屏幕查询输出、打印输出、向磁盘输出以及通过网络传输输出等形 式。 第三十条 会计核算软件应当提供对机内会计数据的查询功能： (一)查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发 生额和余额等项目； 第三十一条 会计核算软件应当提供机内记帐凭证打印输出的功能, 打印格式和内容应当符合国家统一会计制 度的规定。 第三十二条 会计核算软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合 国家统一会计制度的规定。 第三十三条 会计核算软件必须提供会计帐簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计帐簿、会计报表的格式 和内容应当符合国家统一会计制度的规定。 (三)在机内总分类帐和明细分类帐的直接登帐依据完全相同的情况下，总分类帐可以用总分类帐户本期发生额 对照表替代； (四)在保证会计帐簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计帐簿中的表格线条可以适当减少； 第三十四条 对根据机内会计凭证和据以登记的相应帐簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提 供直接修改功能。 现金日记帐和银行存款日记帐的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页帐页装订成 册，要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。一般帐簿可以根据实际情况和工作 需要按月或按季、按年打印；发生业务少的帐簿，可满页打印。 在保证凭证、帐簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、帐簿中表格线可适当减少。 四、会计数据处理功能的基本要求四、会计数据处理功能的基本要求 会计核算软件的数据处理主要是指审核通过的机内记帐凭证及所附原始凭证登记帐簿的功能。 在处理过程中， 会计核算软件要有能 “根据审核通过的机内记帐凭证或者计算机自动生成的记帐凭证或者记 帐凭证汇总表登记总分类帐”的功能；“根据审核通过的机内记帐凭证和相应机内原始凭证登记明细分类帐”的功 能； “总分类帐和明细分类帐可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中 登记” ；“会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登帐或成批登帐的功能” ；“机内总分类帐和明细分 类帐登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额”的功能。 会计核算软件应当提供自动进行银行对帐的功能, 根据机内银行存款日记帐与输入的银行对帐单及适当的手工 辅助，自动生成银行存款余额调节表。 通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法。其更改过程，在计算机内应 有相应的记录。 会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。 会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结帐的功能。 机内总分类帐和明细分类帐可以同时结帐，也可以由处理明细分类帐的功能模块先结帐、处理总分类帐的功能 模块后结帐。 机内总分类帐结帐时，应当与机内明细分类帐进行核对，如果不一致，总分类帐不能结帐。 结帐后，上一会计期间的会计凭证即不能再输入，下一个会计期间的会计凭证才能输入。 第三节第三节 会计电算化岗位及其权限设置会计电算化岗位及其权限设置 会计电算化岗位及其权限设置应按照责、权、利相结合的原则设置。 一、会计电算化岗位设置及其职责一、会计电算化岗位设置及其职责 电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位，可分为下列基本岗位： 电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会 计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设 立此岗位。 具体职责： (1)、电算主管负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、 可审计的要求。 (2)、协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制度，负责对电算化系统各 类人员的工作质量考评，以及提出任免意见。 (3)、负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。 (4)、建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度并监督执行。 (5)、完善企业现有管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。 软件操作：负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据，输出记帐凭证、会计帐簿、报表，和进行部分会计 数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。 审核记帐：负责对输入计算机的会计数据（记帐凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内帐 簿，对打印输出的帐簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平， 可由主管会计兼任。 电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；此岗要求具备计算机和会计知识， 经过会计电算化中级知识培训；此岗在大中型企业中应由专职人员担任。 电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；要求具备会计和计算机知 识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任。 数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识 培训的水平；可由主管会计兼任。 小型企事业单位设立电算化会计岗位，应根据实际需要对上述给出的岗位进行适当合并。会计工作岗位，可以 一人一岗、一人多岗或者一岗多人。但出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记 工作。 二、会计电算化岗位的权限设置二、会计电算化岗位的权限设置 上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。 会计电算化各岗位及其权限的设置在账套初始化时就应该完成，电算主管负责定义各操作人员的权限，在平时 的工作中，可根据人员变动做出适当的调整。各操作人员只有修改自己密码的权限，无权更改自己及他人的操作权 限。 第四节第四节 计算机替代手工记账的基本要求计算机替代手工记账的基本要求 一、计算机与手工并行一、计算机与手工并行 企业应配备合适的会计软件，并且计算机与手工进行会计核算双轨运行 3 个月以上。 二、专业计算机或计算机终端二、专业计算机或计算机终端 实行会计电算化的单位应该配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端。 三、会计电算化专职人员三、会计电算化专职人员 实行会计电算化时需要配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员，其中上机操作人员应取得财政部门核发 的会计电算化初级知识及以上培训合格证书。 四、健全的内部管理制度四、健全的内部管理制度 企业应建立健全的内部管理制度。开展会计电算化的单位应根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任 制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制 度，保证会计电算化工作的顺利开展。 第五节第五节 开展会计电算化的单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等 管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清 册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会 计档案。各单位保存的会计档案不得借出，如因特殊原因需要借出的，需经单位负责人签字同意。 销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。保 管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了 事项完结时为止。 一、会计电算化档案的存储介质一、会计电算化档案的存储介质 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。 在电算化条件下，记帐凭证、总分类帐、现金日记帐和银行存款帐日记帐仍需要打印输出，