在论文排版时word的应用

1 在论文排版时 Word 的应用 （水利水电工程专业） 学生：xxx 指导教师:xxx 摘要：现在正是大学毕业生完成毕业设计、撰写毕业论文的时候，大家往往要苦熬一个多月才能 完成自己的毕业论文。现在大家主要都是用 Microsoft Word 来编辑论文。如果不能充分运用 Word 的 一些强大功能，大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候，可能经常要为不断的调整格式而烦恼。 在这里我把自己以前使用 Word 的经验和教训总结一下，以求抛砖引玉。 主题词：Word 排版 一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，内容是指文章作者用来表达自己 思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指论文页面的 大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现；而不同的内容可以使 用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者关系不言自 明。 如果在写论文之前，做了各方面的准备，并按照一定的规律来编写和排列，会起到 事半功倍的效果。 2 目目 录录 1添加自定义工具栏添加自定义工具栏3 2设置页面设置页面4 3自定义样式自定义样式5 4 4处理三级标题处理三级标题7 5题注题注8 5.1添加题注添加题注.8 5.1.1要给文档中已有的图片、表格、公式加上题注：.8 5.1.2表格题注.11 5.1.3公式编号.11 5.1.4自动添加题注.11 5.2修改题注编号格式修改题注编号格式.12 6元素的交叉引用元素的交叉引用13 7创建图表目录创建图表目录15 8论文自动生成目录论文自动生成目录16 9参考文献的编辑和管理参考文献的编辑和管理17 3 在论文排版时在论文排版时 Word 的应用的应用 1添加自定义工具栏 打开 C:Documents and SettingsAdministratorApplication Data（隐藏文件夹） MicrosoftTemplates，将 Normal.dot 文件重命名为 Normal-.dot；然后打开 normal temp 文 件夹，将 normal temp 文件夹中的模板文件 copy 到目录：C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates 中，如图 1. 1 所示： 图 1. 1 4 操作完成后打开 Word，右边将出现如图 1. 2 所示自定义工具栏： 图 1. 2 安装尾注小软件 AddMyNote_Setup 和 Mathtype 中文版之后就可以开始我们毕业论文 （设计）的编辑了。 2设置页面 图 2. 1图 2. 2 5 图 2. 3图 2. 4 3自定义样式 编写论文，一定要使用样式，除了 Word 原先所提供的标题、正文等样式外，还可以 自定义样式。 如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他 地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内 容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格 式（文档表现）的调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处就是可 以由 Word 自动生成各种目录和索引。 6 论文 1 级标题样式的定义： 图 3. 1 论文 2 级标题样式的定义： 图 3. 2 7 论文 3 级标题样式的定义： 图 3. 3 论文 末级标题的定义： 图 3. 4 4 4处理三级标题 单击菜单栏上的【格式】 【项目符号和编号】 ，在弹出的对话框中选择【多级符 号】 ，选择任意一个图标，然后单击“自定义”按钮。 在弹出的对话框中首先在“级别”列表中选择 1，表示对第一级的标题定义，然后在 “编号样式”中选择一种编号方式，还可以在此输入编号前后的文字，如“第一章” ，之 后修改字体、编号位置等属性，最后在“将级别链接到样式”下拉框中选择“论文标题 1” ，就可以在预览框中看到编号效果了： 8 图 4. 1图 4. 2 在定义好论文的标题、正文等样式后，选择菜单栏上的【格式】【样式和格式】 ， 在 Word 右边栏会显示文章中出现的所有的格式与样式，选择【显示】下拉菜单中的【有 效样式】 ，即可看到之前定义的标题样式了。 5题注 题注就是给图片、表格、图表、公式等项目添加的名称和编号。例如，在本文的图 片中，就在图片下面输入了图编号和图题，这可以方便读者的查找和阅读。 使用题注功能可以保证长文档中图片、表格或图表等项目能够顺序地自动编号。如 果移动、插入或删除带题注的项目时，Word 可以自动更新题注的编号，即在“图 8”前 面插入了一张图片，那么原来的“图 8”就会自动变为“图 9” 。而且一旦某一项目带有 题注，还可以对其进行交叉引用。 5.1 添加题注添加题注 在 Word 中，可以在插入表格、图片、公式等项目时自动添加题注，也可以在已有 的表格、图片、公式等项目中添加题注。 5.1.1要给文档中已有的图片、表格、公式加上题注： （1）选定要添加题注的项目,如图 5. 1 所示。 9 图 5. 1 （2）用鼠标右键单击图片，选择“题注” ，出现如 Error! Reference source not found.Error! Reference source not found.所示的【题注】对话框。 图 5. 2 （3）在【题注】对话框中显示用于所选项的题注标签和编号， 用户只要在后面直 接输入题注即可。例如，在图 5. 3 中，输入的“图表 1”即是题注， “图表”是标签， “1”即为编号。 图 5. 3 （4）如果要选择其他标签，如对象是表格，就应该在【标签】 后面的下拉列表框 中选择合适的标签。如果没有合适的标签，可以单击【新建标签】按钮，在弹出的【新 建标签】对话框中输入新的 标签名即可，如图 5. 4 所示。 10 图 5. 4 （5）单击【确定】按钮，然后在【标签】后面的下拉列表框中 选择新输入的标签 即可。如果用户要删除不要的标签，可以选中该标签后，单击【删除标签】按钮即可。 如图 5. 5 所示： 图 5. 5 （6）如果要设置题注的编号格式，请单击【编号】按钮，弹出 如图 5. 6 所示的 【题注编号】对话框。 图 5. 6 （7）在【格式】下拉列表框中选择合适的编号即可改变题注的 编号。如果选中 【包含章节号】后，则可以使题注中包括章节号。章 节所用的标题样式必须是独有的， 例如：如果章标题使用了【标题 1】 样式，那么【标题 1】样式就只能用于章标题，而 不能用于该文档中的其他任何文本中。因为如果章标题为【标题 1】样式，Word 就会 11 自动将第一个具有【标题 1】样式的标题所包含的内容作为第一章， 将第二章具有【标 题 1】样式的标题所包含的内容作为第二章。 （8）在【章节起始样式】框中选择该章节标题所用的标题样式， 在【使用分隔符】 框中选择一种分隔符，然后单击【确定】按钮， 返回【自动插入题注】对话框。 （9）在【位置】列表框选择题注的位置，可以选择在项目的上 方或者下方两个选 项。完成后单击【确定】按钮即可。 5.1.2表格题注 表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。 如表 5-1 所示 表 5-1 ABCD 1/ 2/ 3/ 5.1.3公式编号 输入公式之后，点击【Mathtype】【插入右编号醒目方程】编号形式如下： * MERGEFORMAT (1.1) 2 Ar 5.1.4自动添加题注 在文档中插入图片、公式或图表等项目时，可以设定 Word 自动给插入的项目加上题 注。要实现自动为项目添加题注的功能，可以 按照下述步骤进行： （1）打开如图 5. 2 所示的【题注】对话框，单击【自动插入题 注】按钮。弹出如 图 5. 7 所示的【自动插入题注】对话框。 12 图 5. 7 （2）在【插入时添加题注】列表框中选择要添加题注的项目。 （3）在【使用标签】列表框中选择需要的标签。 （4）在【位置】列表框中选择题注出现的位置。 （5）如果要修改用于题注的编号格式，请选择【编号】按钮，再选择需要的编号格 式。 （6）如果没有合适的标签选择，可以单击【新建标签】创建新 的标签。 5.2 修改题注修改题注编号格式编号格式 在 Word 中，题注可以有不同的编号格式，如编号可以是 “1,2,3” ，也可以是 “a,b,c” ，甚至可以是“甲、乙、丙、 丁”等。可以在添加题注时，设定不同的编号 格式，也可以对已有的编号进行修改，步骤如下： （1）选定要修改标号格式的题注。 （2）单击【插入】菜单中的【题注】菜单项，打开【题注】对 话框。 （3）单击【标号】按钮，打开【题注编号】对话框，在【格式】 下拉列表框中选 择所需的标号格式。然后单击【确定】按钮。 （4）单击【确定】按钮。 经过上述操作，题注的编号格式即修改完毕。 13 6元素的交叉引用 如果在写文档的时候需要提及某个内容，例如“如果想了解有关 xxx 的详细信息， 请参考本文第 x 页 xxx 节的相关内容” ，这时候方便起见可以使用交叉引用功能。 以我现在的正在编写的这篇文档为例吧，如果在介绍“5 题注”时提到“自动添加题 注对话框” ，那么正常情况下，我应该在此添加一句“如图 5. 2 所示，参考本篇第 12 页 第 5.1.4 节内容” 。因为随着编辑，书稿中每部分内容的页数以及编号都有可能发生改变， 因此直接手工输入就是一个最笨的办法，这时候可以使用交叉引用。 在正文中输入了“如 所示，参考本篇第 页第 节内容”字样后，将光标移动到需 要插入引用的地方，打开【插入】【引用】【交叉引用】按钮，引用所需内容。 14 （1）引用题注，如所示： 图 6. 1 （2）引用页码，如图 6. 2 所示： 图 6. 2 （3）引用段落编号，如图 6. 3 所示： 图 6. 3 15 这样引用好的内容就变成下面这样了： “如图 5. 2 所示，参考本篇第 12 页第 5.1.4 节内容” 注意以上文字中灰色背景的内容，这就是交叉引用的“域” 。这些内容会随着文档结 构的变化发生相应的变化。可以通过选定后，单击鼠标右键在下拉菜单中选择【更新域】 来更新。 7创建图表目录 文档编完之后还需要在文档的末尾对中文中出现的所有图片和表格或者其他内容列 一个目录出来，方便读者的快速定位，这时候，如果你的图片或者表格按照上文介绍的 方法添加了题注，那么解决起来很简单。 将光标放在图表或图片目录插入点位置，点击【插入】【引用】【索引和目录】 【图表目录】 ，出现如图 6. 4 所示对话框： 图 6. 4 从“题注标签”下拉菜单中选择你要创建索引的内容对应的题注，例如“图表” 、 “图” ，或者其他你自定义的题注，然后选择好其他选项，确定后出现如下图 6. 5 所示图 表目录： 16 图 6. 5 8论文自动生成目录 用 WORD 根据文章的章节自动生成目录不但快捷，而且阅读查找内容时也很方便， 只是按住 Ctrl 点击目录中的某一章节就会直接跳转到该页，更重要的是便于今后修改， 因为写完的文章难免多次修改，增加或删减内容。倘若用手工给目录标页，中间内容一 改，后面页码全要改是一件很让人头痛的事情。应该自动生成的目录，你可以任意修改 文章内容，最后更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去。 步骤：步骤：（以下内容在 WORD2003 中操作，其它版本 WORD 略有差别，但大同小异。 ） （1）用标题 1，2，3 分别去定义文中的每一章节。定义时很方便，直到全文节尾。 具体步骤参考本篇“第 7 页第 4 章 处理三级标题”内容。 （2）定义好之后，就可以生成目录了。将光标移动到文章开头需要插入目录的空白 位置，选【插入】【引用】【索引和目录】 ，如图 8. 1 所示： 17 图 8. 1 （3）设置目录格式，目录中的标题一般不能超过三级。标题居左，文字居右，之间 用连续三连点连接。确定之后出现如本文开头所示目录。 9参考文献的编辑和管理 利