整车合格证管理程序

1 范围 本程序适用于 工业集团有限公司（以下简称“公司” ） ，以及各分厂、分子公司。 本程序适用于公司生产的所有车型的合格证管理。 2 目的 旨在保证公司生产的整车（含二类底盘）合格证的定制、打印、上传、使用等相 关工作的顺利进行，符合相关政策法规要求。 3 术语和定义 无。 4 职责 4.1 质量部质量管理处： 4.1.1 负责合格证的备案、订制、补发、更换、数据上传、数据资源中心网上核查、 合格证发放工作； 4.1.2 负责合格证管理规定的制定和考核。 4.2 管理信息部： 4.2.1 负责合格证打印系统、上传系统的安装、调试、维护、更新等工作，确保合格 证能够正常打印和数据正常上传； 4.2.2 负责合格证打印、上传所需硬件设备的购置、安装、维护、备案工作。 4.3 研究院： 4.3.1 负责公告的申报、更新，并及时向合格证打印单位和参数数据库维护部门提供 与公告一致的最新参数表信息； 4.3.2 负责 VIN前八位及有关标准的制定和管理工作，确保合格证参数表项目的填写 满足国家相关规定。 4.4 销售公司： 4.4.1 负责接收和处理来自用户的合格证更换、补发等工作； 4.4.2 负责与用户及车管所协调处理有关合格证事宜。 4.5 合格证打印单位： 4.5.1 负责打印、上传合格证的相关数据库的日常维护、更新、核查工作，确保数据 库数据准确无误。 4.5.2 负责合格证的打印、上传数据处理、数据保存、数据检查确认等工作； 4.5.3 负责合格证打印设备、软件系统、测试设备的正常使用和日常维护、更新、保 养。 4.6 物流部：负责物流接车、周转、交车过程合格证交接保管工作的管理。 5 工作要求及程序 5.1 工作要求 5.1.1 合格证的订购、备案 （1） 在确定合格证正面样式以后，质量部与合格证制作厂家签订制作合同，并在正 式使用之前报送国家有关部门备案。 （2） 厂内各单位及各分公司需要的合格证，均由质量部负责定制，但必须提前半个 月以文字形式（电子邮件或传真）通知质量部，由质量部以发函形式向合格证制作厂 家提出需求，包括订制合格证的品种、数量。如因没有提前提出需求通知导致影响生 产或销售，由合格证使用单位负责，各分公司制作合格证的费用由分公司单独与印制 厂家结算。 5.1.2 合格证的领用、保管 （1） 质量部每次订制的厂内所需要的合格证由销售检验室接收保管，销售检验室确 定数量无误后由负责人在“合格证领取、接收登记表”上签字领取。如果在使用中发 现合格证质量有问题，由质量部与印制合格证厂家交涉解决。 （2） 合格证打印单位派专人到销售检验室领取所需要的合格证，并在“合格证领取、 接收登记表”上做好领取记录。在使用前拆包时，必须符合拆包验收规定，即至少有 两人在场，并做好验收记录。如果发生合格证数量缺失，要立即向质量部提交报告， 由质量部备案，否则将按使用单位丢失处理。 （3） 为了保持合格证的一定库存量，满足生产需要，销售检验室应每半月向负责合 格证订制人员通报一次库存数量及实施打印单位的合格证剩余数量。 （4） 威海分公所需合格证，由分公司提出印制申请，集团公司根据申请数量统一印 制，由印制厂家直接发运至使用单位，与使用单位办理相关财务手续。威海分公司接 到合格证验收后，将包括合格证数量、流水号范围、经领导签字函以传真形式报集团 公司。同时，将每月合格证的使用情况，包括：使用单位、起始号、终止号、使用张 数、作废张数，于每月 5 日前报集团公司质量部质量管理处。 （5）为了减少因合格证问题导致的损失和影响，质量部、物流部、销售公司等部门要 切实履行职责，有效控制车辆周转过程合格证的保管及交接管理，在发放、接收合格 整车合格证管理程序 Q/2A ZL16-2012 第 3 页 共 12 页 证的每一个环节，包括质量部合格证的接收与发放，物流公司接交车、经销商接车等 各个环节，认真检查合格证是否完好，特别是合格证的打印质量，字迹是否清楚、二 维条码是否完整清晰、是否钉有保护贴，经检查确认合格证无问题后予以接收，否则 将按照谁接收谁负责的原则，追究负责接收单位管理职能的部门的责任，质量部质量 管理处不定期对厂内合格证打印、分发、物流各环节进行抽查，并对质量部、物流部、 销售公司进行考核。 5.1.3 系统维护 （1） 合格证打印、上传系统由管理信息部安装、调试，随时解决打印、上传过程出 现的软硬件系统问题，并根据国家主管部门的要求及时予以升级和更新，确保合格证 打印工作的正常进行。 （2） 研究院将机动车注册登记技术参数表所涉及的内容及数据更改内容及时发到相 关 部门 。 （3） 合格证打印单位要根据哈尔滨研究院提供的与公告一致的最新参数表信息随时 进行打印参数数据库的维护和更新。 5.1.4 合格证打印 （1） 为了保证合格证的打印质量和二维条码的可识读性，合格证打印单位要及时做 好打印机的维护保养，及时更换硒鼓等耗材，打印出的合格证必须满足样张的标准， 并在二维条码处钉保护贴。 （2） 合格证打印单位每天在启动和关闭打印程序时，要对二维条码的可识读性进行 检测，在打印过程中，至少每 2 小时检测一次。 （3） 合格证打印单位必须对已打印完毕的每一张合格证进行检查校对,特别是每天同 一状态车型的第一张合格证打印完毕后，必须与实车进行对照，确认无误后方可批量 打印。确保打印的机动车注册登记技术参数表已经在系统中正确保存、二维条码清晰 完整、数据准确无误。并与上传的合格证信息完全对应一致，否则不得交付。 （4） 在打印新车型、新的车型状态、公告内容发生更改的车型之前，合格证打印单 位要先期对参数数据库进行维护，并在参数维护后，经过技术部门、质量部门、哈尔 滨研究院三方对每个新状态进行确认后在确认单上签字，打印出的第一张合格证经过 技术人员再次确认无误后方可进行正式批量打印。 5.1.5 合格证信息的上传 （1） 合格证参数表信息采取分散管理、集中上传的原则。各合格证打印单位将打印 保存的参数表信息电子档文件传递给销售检验室，由销售检验室负责上传至国家数据 资源中心。 （2） 根据国家有关部门的规定，合格证信息上传，必须在配发机动车出厂合格证后 的 48 小时内完成，包括星期日、节假日。因此，为了保证打印的每一张合格证信息及 时上传，合格证打印单位要确保在当天或第二天上午 9 点钟之前将生产车辆的合格证 信息电子档文件通过网络放入指定计算机共享文件夹。销售检验室必须在规定时间内 将合格证信息上传至国家合格证数据资源中心，确保所有车辆信息能够及时完整的成 功上传。 （3） 各合格证打印单位要保证上传数据的及时性和准确性，特别是对上传信息内容 中不得修改部分（合格证编号、发动机型号、发证日期、车辆型号、车辆识别代号/车 架号、底盘型号/底盘 ID）进行重点检查验证，确保准确无误。同时，要检查待上传信 息的数量是否与打印的数量一致（与当天产量相符） ，防止信息漏传。 （4） 销售检验室受理用户关于合格证问题的查询回复工作，负责对已上传的合格证 信息出现问题后的修改和撤消工作。 （5） 公司建立合格证信息核对后续快速处理机制，销售检验室设专人每天上午登录 国家合格证数据资源中心网站查询合格证核对情况，将核对失败的合格证信息通过 “CMP”迅速传至合格证打印单位进行排查处理，各合格证打印单位必须指定专人每天 通过“CMP”接收本单位的核对失败信息并进行快速处理，销售检验室监督执行并在每 天下午 4 点钟之前将各单位更正处理后的信息按补传要求重新上传。 （6） 合格证打印单位在对核对失败信息进行排查处理时，对于网上核对失败又查不 出原因的，要逐条加以说明后报质量部，由质量部将情况反馈至国家有关部门协调处 理。 5.1.6 合格证数据保存、配发 （1）各合格证打印单位于每月第一个工作日将本单位上个月打印合格证数据库文件整 理后通过网络放入指定计算机共享文件夹，每三个月对合格证打印数据库做一次外置 备份后清空操作，以保证合格证打印程序正常运行。 （2） 合格证打印单位要将打印完毕的合格证及打废的合格证及时交给销售检验室,销 售检验室填写“合格证发放登记表” ，经接收人签字后予以随车发放。 （3） 合格证打印单位建立空白合格证使用记录，记录每天各种合格证的使用情况， 包括：每种合格证的起始编号和终止编号、报废合格证编号、使用数量。空白合格证 的使用，必须按编号顺序流水使用，不允许跳号使用。 （4） 质量部发证人员监督空白合格证的使用，每月初整理汇总上月空白合格证使用 整车合格证管理程序 Q/2A ZL16-2012 第 5 页 共 12 页 情况，并按要求制表上报。同时对打印单位报废的合格证进行收集整理，由销售检验 室统一加盖“作废”章后归档封存。 5.1.7 合格证的更换、补发 （1） 更换或补办合格证，必须持书面报告，经过质量部领导批准、销售检验室登记 后方可办理（如果需要车间协助打印，必须由销售检验室通知车间方可实施） ，任何单 位不得擅自更换补打合格证。销售检验室在发放合格证时要严格监督控制，一经发现 有私自更换打印合格证的问题，质量部依据有关规定进行严厉处罚。 （2） 更换合格证 根据实际情况需要更换合格证，必须由当事人向销售公司提交报告说明更换原因， 经销售公司主管领导签字，质量部审定批准后，交销售检验室办理。为了满足用户要 求，加快更换速度，销售公司可以先持合格证传真件办理，但合格证原件必须在一周 内收回交销售检验室，销售检验室在“合格证使用登记表”上做详细记录。 每台车合格证原则上只允许更换一次，销售公司要严格控制，防止一台车合格证 反复更换的问题，质量部监督考核。 实施更换合格证打印的单位必须在当日办理完毕，对于已按要求打印完成的合格 证，由销售检验室将其交给销售公司取证人员，做好交接记录，并及时对已上传的与 更换合格证有关的参数表信息进行修改或撤消。 当更换的合格证涉及底盘号的更改时,由销售公司填写“底盘号更改申请单” ，经公 司领导批准、质量部审定后办理。在处理这类车时（包括未出厂车因某种原因更改底 盘号，必须事先通知质量部、销售公司和车辆管理部门） ，销售公司或车辆管理部门必 须与用户签订协议，包括：不得过户，如出现任何问题我公司概不负责等内容。 市场返回需要更换的合格证，若属于厂内问题（如：打印错误） ，由哈飞公司免费 更换，同时追究责任单位的责任，按 100 元/台进行考核；若属于用户的问题（如：损 坏、因脏污导致的二维条码无法识读等） ，则实施有偿更换，申请单位/申请人承担 100 元/台的有关费用，由销售公司按补办流程办理。质量部在实施合格证更换时，要收回 旧证，并加盖“作废”章后保存，待日后统一销毁。 （3） 丢失补发合格证 厂内在周转交接过程中若发生合格证遗失，由当事人提出申请，所在单位领导核 实后经质量部部长或部长授权人员批准后补办。 对于出厂车合格证遗失，由当事人提供本人身份证、购车发票复印件以及经销单 位和有关部门的证明材料，经销售公司核实，主管处长在材料上签署意见，质量部部 长或部长授权人员批准后补办。 无论厂内或出厂车合格证遗失，均实施有偿补办。补办费用为：厂内遗失补办交 500 元，出厂车遗失补办交 2000 元。当事人凭补办材料和交款收据经质量部负责人审 定后，由销售检验室给予办理。并将相关材料、付款收据复印件存档备查，同时在 “合格证使用登记表”上做详细记录。 5.1.8 合格证的销毁、检查和考核 （1） 销毁 因打印等原因作废的合格证必须予以登记保存，销售检验室不得自行销毁。销售检 验室要在每月10日前将上个月合格证使用情况报质量部管理处备查。 作废的合格证由销售检验室进行封存，保存期为三年，其合格证流水号永不再使用。 超过保存期后，由质量副总经理批准销毁形式，质量部质量管理处和销售检验室派人 予以销毁。 （2） 检查 质量部质量管理处每月10日前对合格证打印单位及销售检验室的合格证使用情况 进行检查。 质量部根据有关规定每月对合格证打印、上传、核对处理等工作进行监督考核。 5.2 工作流程 5.2.1 合格证管理流程 （1） 合格证管理流程图见图 1。 整车合格证管理程序 Q/2A ZL16-2012 第 7 页 共 12 页 N 时 间流 程 名 称 ： 合 格 证 管 理 流 程流 程 拥 有 者 ： 质 量 部 质 量 部开 始 1.新 版 合 格 证 备 案 ，备 案 、 定 制使 用 前随 时 结 束 上 午 九 点 前随 时 合 格 证 打 印 单 位 2.空 白 合 格 证 领 取3.维 护 参 数 数 据 库 6. 将 合 格 证 参 数 表 信 息 上传 至 数 据 资 源 中 心 4. 确 认 数 据 库 参 数 正确 性 ， 打 印 合 格 证5.保 存 打 印 数 据 并 传递 合 格 证 信 息 7.随 车 配 发 合 格 图 1 合格证管理流程图 （2） 合格证管理流程说明见表 1。 表1 合格证管理流程说明 序号 活动名称 执行者 执行时间 输入物 参考文件 交付品 1 新版合格证备案、定制。 质量部 使用前 备案材料、定制函 空白合格证 2 空白合格证领取 合格证打印单位 打印前 合格证领 取接收登 记表 空白合格 证 3 打印参数数据库维护。 合格证打印单位 打印前 技术单 完善的数据库 4 新状态车型参 数确认、打印 合格证 合格证打 印单位、 研究院、 质量部 批量打印 前 公告、技 术单 合格证参 数确认表 5 保存打印数据 库，并将其放 入指定共享文 件夹 打印单位 每日九点 前 技术参数表 打印数据库 6 合格证信息上传 质量部 当日 打印单位 传递过来 的信息 汇总上传 至数据中 心的数据 7 随车配发合格证 质量部 随时 合格证 合格证 5.2.1 合格证更换、补发流程 （1） 合格证更换、补发流程图见图 2。 时 间流 程 名 称 ： 合 格 证 更 换 、 补 发 流 程流 程 拥 有 者 ： 质 量 部 申 请 人开 始 1.提 出 更 换 、 补 办 申 请 1日 内 结 束 质 量 部 部 长销 售 公 司 4. 打 印 新 合 格 证5. 领 取 新 合 格 证 并 转申 请 人 公 司 领 导 厂 内 更 换 或 补 办 随 时 正 常 更 换 或 补 办涉 及 底 盘 号 更 改 的 更 换 或 补 办 3. 2批 准 2. 审 核 3.1 审 定 批 准 图 2 合格证更换、补发流程图 （2） 合格证更换、补发流程说明见表 2。 表2 合格证更换、补发流程说明 序号 活动名称 执行者 执行时间 输入物 参考文件 交付品 1 申请单位或申 请人提出更换 或补发申请报 告 申请单位 或申请人 随时 报告及有 关材料 2 对申请人提交 的申请进行审 核、确认。 销售公司 随时 申请报告 经确认签 字的报告 及相关材 料 31 正常更换、补 办（厂内由申 请单位直接向 质量部提交报 告） 质量部 随时 经销售公 司确认签 字的报告 及相关材 料 质量部长 或授权人 员批准的 报告。 32 涉及更改底盘 号的更换或补 发 销售公司 随时 经销售公 司确认签 字的报告 公司领带 批准报告。 整车合格证管理程序 Q/2A ZL16-2012 第 9 页 共 12 页 及相关材 料 4 打印更换、补发的新合格证 质量部或 合格证打 印单位 1 日内 报告 新合格证 5 领取新合格证转交申请人 销售公司 1 日内 新合格证 新合格证 6 记录 序号 记录名称 格式 记录编号 管理部门 保存期限 1 合格证领取接收登 记表 附录 B.1 HF-ZL16-R01-01 质量部 长期 2 合格证发放登记表 附录 B.2 HF-ZL16-R02-01 质量部 长期 3 合格证使用登记表 附录 B.3 HF-ZL16-R03-01 质量部 长期 4 底盘号更改申请表 附录 B.4 HF-ZL16-R04-01 质量部 长期 7 附录 附录 A 参考标准 附录 A.1 合格证编号原则 1 合格证编号是合格证参数表中的主要项目，共有 15 位，第 14 位是企业/集团代 码，由中国汽车技术研究中心分配，第 5 位是检验位，由程序自动生成，第 615 位 是产品顺序号，完全由数字组成，合格证编号必须保证 30 年内不重复。 2 依据合格证编制原则，结合哈汽集团的特点，对整车合格证编号后 10 位的编制方 法规定如下： * * * * * * * * * * * * * * * 企业/集团代码 检验位 生产线代号 顺序号 即将后 10 位分成两部分，前