数字化档案管理系统

浙江省教育系统数字化档案管理系统 建设与配套服务项目方案 一、项目建设目标与任务 （一）项目建设目标 根据中华人民共和国档案法等相关法规政策要求，建 立浙江省教育厅数字化档案管理系统，实现纸质档案和电子 文档（包括历史 OCR 数据、OA 系统数据、 资产报表数据、审 计数据，音视频信息、照片信息、幻灯片等）的数字化采集、 转换、编目、加密和智能化归档；建立档案系统接口，实现与 厅机关现行业务系统和未来建设的信息系统档案对接；与厅 机关统一身份认证系统对接，根据访问者的身份信息的识别 实现对档案内容的分级查询、验证、输出等管理。 （二）信息资源共享目标 通过项目建设，为浙江省教育系统和社会公众提供更为 快速和便捷的历史档案信息检索服务。档案信息检索范围包 括政府性文件、制度汇编、通知、通告、会议纪要、机关文件、 专刊、音视频信息、照片信息、幻灯片等。系统建设初期运行 在教育专网中，兼顾未来通过技术手段在互联网上实现等有 限内容共享的可能性。 （三）项目建设主要任务 1.建立数字化档案管理系统管理平台。包括：档案信息数 据库、统一身份认证系统、统一权限管理平台、全文搜索引 擎、安全保障平台以及及时消息平台等档案管理相关的基础 系统。 2.建立历史档案采集归档系统。在五年内通过系统化服 务，将已 OCR 的历 史档案进行智能化 归档，通过系统自动分 析关联，将历史档案纳入全文搜索引擎管理。 3.建立数字化档案数据接口中心。实现协同办公系统、 资产管理系统等电子文件、分析报表的自动归档档案管理。 4.建立数字化档案信息的共享平台。在教育系统内通过 权限控制实现电子档案的综合查询、浏览、打印输出、验证 等功能。 二、项目建设方案 （一）总体原则 1.统一规划，分布实施 在数字化档案管理系统建设领导小组领导下，统一规划、 统一标准，分期逐步建成数字化档案管理平台，建立涵盖纸 质档案及电子文档（包括音视频多媒体档案、业务系统档案） 的综合性档案管理平台。在本期以内网运行为基础，建立小 批量纸质档案智能归档管理、档案系统接口和分级访问管理， 将纸质文档和基于电子公文、办公系统的文档（不包括多媒 体资料）纳入管理作为一期目标。 2.规范设计、强化管理 加强组织协调和业务指导，规范档案信息化建设行为， 制定应用系统业务流程、基本功能、数据格式和编码信息标 准，坚持“统一规范、 统一代码、统一接口” ，在强化行业管理 的基础上，坚持“统 一软件” ，推进档案信息化建 设有序发展。 3.资源共享、强化整合 以现有网络、业务系统和信息资源为基础，加强整合， 实现互联互通、资源共享。在系统设计时，充分考虑应用现 有的设备，保护已有的系统建设投资。把教育厅已有系统与 数据进行合理、有效的整合，充分利用和保护现有的资源。 4. 追求先进、力求实用 采用国际上先进、成熟、实用的信息技术，既保证系统 实现的功能，又结合省教育厅机关目前档案管理现状。充分 利用自身优势，借鉴其他单位先进经验，认真比较和选择多 种技术路线，优化设计任务，使建成的系统既是技术先进的 系统，也是经济、合理、符合实际需求的系统。 5.扩大开放、确保安全 由于应用需求的不断发展和网络规模的扩大，网络采用 具有良好的开放性和扩充性的方案，以保证业务系统的增加、 业务量的增长、社会公众需求的延伸和新应用的开发等应用 需求的发展；采用标准的接口和协议，采用具有良好扩充性 的网络设备和网络拓扑，尽可能采用结构化的设计方法；在 功能设计上，适当引入高新技术，加强信息安全、信息集成 和信息利用，预留适当的功能空间和接口空间，为将来系统 的进一步发展预留硬软件资源。 在保证网络开放性的同时，坚持采用成熟、安全、可靠 的网络技术，建立备份、应急预案和灾难恢复系统，保障网 络和信息系统使用安全。 （二）系统建设遵循和参考的标准、规范 浙江省教育系统数字化档案信息管理系统建设和配套 服务将严格按照中华人民共和国档案法有关标准和规范 执行。 （三）项目总体设计框架和技术路线 浙江省教育系统档案信息管理平台建设主要包括档案 数据库、档案管理应用系统、档案分级共享管理系统和安全 保障系统。具体如下： 档案数据库部署在厅机关网络中心，利用现有的 SQLserver2005 数据库软件，根据档案管理的相关要求，建立 档案信息资源中心和数据接口中心，满足日常办公文件归档、 业务系统电子档案自动归档和快速查询的需要。 档案管理应用系统部署在教育专网，采用 C/S 与 B/S 相 结合的方式开发。C/S 程序提供给档案室管理人员，主要作 为前期小批量纸质档案信息分析、加密和自动入库，解决历 史档案信息和日常纸质档案的管理问题。B/S 模式提供给所 有具有访问权限的人员，通过厅机关统一身份认证平台，访 问者借助浏览器实现对历史档案信息的查询和展现。 档案分级共享管理系统属于内部权限控制，对访问者的 身份进行识别，合理分配访问的范围、打印范围、下载控制 等。 安全保障系统是指为了确保档案信息管理系统能够正 确使用、安全使用及合理使用而设定的操作规范，任何人在 操作过程中，系统均会对操作详细步骤进行记录，包括复制 的内容、下载的内容、打印的内容等信息，避免违规使用和 恶意攻击的发生。 为确保厅机关信息系统建设和运行维护的连续性，本系 统开发要求采用主流的开发技术，建议采用.net 和 SQL 数据 库，面向服务的开发路线和模式。 （四）应用系统设计 浙江省教育系统数字化档案信息管理系统严格按照档 案法，结合教育厅机关档案管理的实际进行设计，主要包括 以下内容： 1.历史档案自动归档。档案室管理员利用客户端程序， 调用扫描仪对纸质档案进行批量扫描，扫描的同时进行文字 识别，识别完成系统自动将图片文件、PDF 文件和可编辑文 件自动上传至服务器进行加密和关联，实现对纸质档案的管 理。 2.灵活的档案存储。工作人员可以自定义档案文件的存 储方式，如按照发文单位、发文时间、文件类型（如任命类、 通知类、通告类）进行管理，系统将按照类别不同，规划档案 管理的存储方式，并以图标的形式在首页直观地显示出来。 3.身份识别。档案管理系统通过教育厅已经建立的统一 身份认证平台进行验证。该平台采用 USBkey 方式，面向厅 机关、大中学校、教育局等单位，建立认证中心，已经将厅 OA 系 统、电子印章系 统纳入管理。 4.模糊搜索。工作人员不需要知道完整的档案信息，只 需要档案中部分模糊信息，系统就能自动关联到档案的内容， 并且具有智能排序功能，将可能命中的文件放在前面供参考。 5.支持二次检索。在已经检索到的信息中，工作人员还 能够输入更多的条件进行精确的查询，如选择“任命类” 可以 将范围缩小，以提高定位的速度和精度。 6.自动分析和关联。智能化档案管理系统通过分析结构 化文档（如 doc 文件、 txt 文件、可编辑 的文件甚至是 OA 系 统中的过程文档），自动建立高准确率的索引文件， 做到对 内容和属性的任意高速搜索。 7.精确搜索。通过关键词和全文搜索引擎相结合的方式， 建立多重检索条件，可对满足选定条件的资源准确定位。 8.强大的分析统计功能。可以按照各种组合条件统计数 据库中的档案管理情况，对档案管理的附属属性完整性分析， 可以对以后的完善档案管理工作提供数据支持。 9.编目功能。允许用户将本年度的档案汇总，按照要求 生成目录。 10.档案加密。采用国内自主知识产权的二维条形码技术， 在文件成文入档阶段，根据档案的基本属性（成文日期、密级、 关键字、标题，总字数、印刷份数、发文单位、收文单位、档 案性质等）生成二维条形码水印，保存于数据库中。该档案被 查询到需要打印时，系统将水印和档案同时打印，保障档案 的唯一性、合法性和真实性。 11.分级管理。档案系统具有分级管理的功能，根据访问 者身份不同，对档案管理系统的访问权限不同。分级管理包 括四种：（1）目录访问，即访问者在搜索引擎中输入条件后， 系统给出目标档案卷宗的目录，该档案在目录中的详细位置， 如需要正文的内容，系统会提示获取的途径；（2）摘要访问， 即访问者在搜索引擎中输入条件后，系统给出目标档案中相 关信息的摘要，该档案在目录中的详细位置，如需要正文的 内容，系统会提示获取的途径；（3）在线访问，即访问者在搜 索引擎中输入条件后，系统给出目标档案中相关信息的正文， 该正文通过二维条形码叠加，但只能在线浏览而无法下载或 打印，如需要，需进行授权申请；（4）完全访问，即访问者可 以获得完整的档案内容、下载、打印等。 12.自动数据接口。系统具有三大数据接口：（1）与 ocr 系 统接口。可以对历年来教育厅已经处理过的电子档案数据进 行分析、整理、关联、加密、编目、归档，实现与纸质档案的 全面管理；（2）协同办公系统接口。通过协同办公系统建立的 档案，自动传输到档案系统中，进行处理后自动归档，同时 档案系统还能够自动识别协同办公系统的操作人员身份，在 协同办公系统中实现完整的档案查询功能；（3）与资产管理 系统接口。将资产管理系统中的资产年度帐、采购确认书、 发票、验收材料以及资产卡片建立关联关系，形成资产档案， 具有查询权限的人员均可以查询到自己保管的资产，甚至是 相关的资料等。 （五）数据资源建设、共享与交换体系设计 在省教育厅机关工作活动过程中形成的各种门类和载 体的历史记录均属归档范围。主要包括： 1.本单位在其工作活动过程中直接形成的具有保存价值 的各种门类和载体的文件材料； 2.与本单位业务工作有关的文件材料； 3.与纸质或其他载体形式相对应的电子文件及其归档电 子文件的元数据、背景信息等； 在厅机关网络中心建立数据分级共享平台，通过系统接 口级共享、文件型共享两种方式实现信息交换。为确保信息 系统运行维护的延续性，除文件型交互采用 PDF 出版物格 式外，系统接口均采用基于 XML 的数据交互格式。 （六）主机、系统软件及网络平台设计 本期建设中系统建立在教育专网内，所需要的服务器设 备、存储设备、系统软件、数据库软件均利用现有设备进行 部署。 （七）安全保密设计 系统安全目标是根据系统网络结构和应用模式，针对可 能存在的安全漏洞和安全需求，在不同层次上提出安全级别 要求，并提出相应的解决方案，制定相应的安全策略、编制 安全规划，采用合理、先进的技术实施安全工程，加强安全 管理，保证档案信息系统的安全。 1.系统安全保密建设原则 （1）同步建设原则； （2）长远安全预期原则； （3）最小特权原则。 2.系统安全策略 （1）正确处理保密、安全与开放之间的关系； （2）安全技术与安全管理结合； （3）分析系统安全的风险，构造系统安全模型，从保护、 检测、响应、恢复四个方面建立一套全方位的立体信息安全 保障体系； （4）遵循系统安全性与可用性相容原则，并具有实用性 和可扩展性。 3.系统平台安全 即支撑信息系统运行的网络系统、操作系统、防火墙、 系统的安全备份等安全保护手段。 4.应用平台安全 信息系统的安全性由多种因素决定，除了上述的主机系 统、操作系统、数据库系统、网络系统等的安全性考虑之外， 应用系统的安全性也非常重要，在应用系统设计中主要考虑 安全认证技术、数据加密处理、权限控制、日志和安全审计、 数据备份等。 专业的安全保障系统对操作人员的所有操作过程进行 全程监控，管理（或屏蔽）并记录所有档案信息系统操作行为。 5.信息安全保密 在档案数据库中设定数据安全访问控制，并对关键敏感 信息进行字段级的加密处理，尤其是进行数据共享时，其关 键数据将被加密之后再送入数据库中，保证数据库层面没有 关键敏感信息的明码保存，保证数据库存储层的安全性。 浙江省教育厅已建立了统一身份认证平台，系统的用户 身份认证采用以 USBKEY 验证技术为基础的用户身份验证 体系。在此体系之上，在该认证体系中，每个系统用户拥有 1 个唯一的 USB 认证设备（IKEY）。每个用户和每个 IKEY 只存在一对一的关系，即不可能存在一个