公司行政管理方案1

公司行政管理方案 引言 我进入公司已有一段时间，依我之所见所闻，以及跟部门经理、 人员谈话沟通后，归纳公司现时存在的问题有以下几点： 一、 公司现行的指令式的管理体制不能很好适应公司今后的发展需 要； 二、 办公室各项规章制度执行落实未到位； 三、 公司员工的办事效率有待提高； 四、 老员工工作积极性不高。 为此，我代表行政部特向公司董事长提出以下解决方案。 一、部门主管负责制（分权管理） 公司现行的指令式管理，使得部门缺乏计划力、灵活性，员工失 去创造力，同时也使得董事长工作量沉重，所以我建议公司要有这 样的意识并开始部署并尝试推行部门“分权管理”制。所谓分权， 就是现代企业组织为发挥低层组织的主动性和创造性，而把生产、 经营管理决策权分给下属组织，最高领导层只集中少数关系全局利 益和重大问题的决策权。分权的对称是集权。集权是指决策权在组 织系统中较高层次的一定程度的集中。集权和分权主要是一个相对 的概念。 具体如下： 1、以各个部门为主体，在处理自己部门工作业务上拥有更大的权力， 2 其它部门都不能对该部门员工的具体工作指手划脚，公司从大体上 制定一个工作方向、任务，具体操作就交由部门团队自由发挥了。 这样一来，在工作目标的实现上，部门团队会有很大的灵活性来采 用具体的方法。同时我也考虑到各部门的经理、主任他们有相当的 部门业务水平及管理经验。 （抓大放小，放手去做） 2、公司部门经理、主任根据部门实际工作业务情况，有权对部门内 部“现有人员”进行组合、对工作的分配作统一调配（前提是要保 持部门团队的稳定性） 。 3、部门主管根据部门实际工作情况，不定期召开部门自己的内部沟 通短会，每月不低于两次，让公司各种政策措施、方案变动等信息， 及时准确传达到公司基层。 （开始由行政部监督，以后让他们形成习 惯） 优缺点分析： 优点是这种宜于现代企业制度适用的“分权理论” ，摒弃了旧的 落后的指令性管理法，采用科学的目标管理法，有效提升企业管理 的水平和层次。员工自己的方式总是会将工作完成的更好更快，并 且员工的方式中往往会包涵有更多创新的东西（调动其多想办法， 解决问题的积极性） 。 缺点是要求公司必须先行出台各部门统一标准的业务流程；不排 除会有滥用职权或以权谋私可能性，所以必须由行政、财务等部门 监管其权力的使用。 具体操作：财务部由于工作流程比较统一规范，可先行由它打开 3 局面，接着是行政部，如此类推。每个部门标准业务流程，先由他 们部门总结提交方案、行政部、董事长三方共同制定，逐一强化， 成功一个铺开一个。工作开头肯定是烦琐的，但我们追求的是公司 今后的规范标准，我认为是值得的， “一劳永逸”！（以点带面，逐 步推广） 二、公司部门主管定期月度工作例会制度（分集权管理） 会议由行政部经理或董事长主持召开，并由专人记录，整理后， 抄送董事长、各部门主管备份。 1、各部门汇报上一月度工作任务完成进度，未能如期完成的需说明 原因，并在会上提出最终完成时间，需要其它部门或人员协助解决 的会上提出。 （层层抓落实） 2、行政部经理或董事长依据公司年度经营发展目标大纲，分解下一 月度各部门的具体工作任务及安排。 3、各部门同时也根据各自部门的实际业务开展情况计划好自己的工 作安排。 （具体依据公司部门岗位职责细则） 4、建立同行业市场竞争对手信息动态体系，由拓展部、质检部、行 政部共同牵头，对在工作、生活中看到、听到的竞争对手的各种真 实信息（包括公司重要新闻、产品价格调整、新产品上市、节假日 促销活动、广告投放等信息）及时反映，并最终由拓展部将其整理 归纳、系统化，必要时供公司领导决策层参考。在会议上各部门也 可以及时反映自己掌握的信息。 4 5、同时会议也将公司经营过程中，各部门存在的问题、不良现象逐 一提出并要求整改。各部门也可以对公司经营反映情况、提出好建 议。 6、危机管理 通常把危机管理称之为危机沟通管理，原因在于，加强信息的披 露与公众的沟通，争取公众的谅解与支持是危机管理的基本对策。 除了规定月度会议外，各部门还应该根据信息万变市场、突发的危 机的需要，不定期地召开短会，商讨应变对策。 月度工作例会制度是各部门之间沟通的重要桥梁，目的是为了发 现问题，解决问题。 （上情下达，下情上报） 三、部门考核制度（改善提升） （一）先以部门作试点，逐渐将“绩效考核”这一概念意识植入员 工脑中。 （现处导入阶段，日后严格收紧） （二）行政部除了季度部门考核外，更多的是在日常监管、巡查公 司各部门、员工工作过程中，对发现的问题（工作方法、沟通技巧、 工作态度、违法违纪等） ，随时约谈当时人，及时纠正其方向、不足， 并提出改善意见（约谈分关注、批评、警告信、记过、降级降职、 解雇） 。 （目前阶段以日常监管为主，绩效考核为辅，防患于未然） （三）年终进行公司“优秀部门团队奖” 、 “杰出员工奖”评比，以 此激励员工力争上游、鼓舞士气！我行政部也开展“服务之星”的 评选，目的是更好树立行政部亲民形象，发挥行政部为大家服务的 5 作用。 四、办公室管理制度（集权管理） （一）考勤制度（详见员工手册） （二）请休假制度（详见员工手册） （三）办公用品申领制度 革新：新员工入职发放一套办公用品；每月 28 号前各部门统计并提 交自己部门下一月度办公用品明细清单，办公用品将在下一月度 7 号之前发放，所有办公用品申领必须做好登记，统一管理防止浪费。 （四）公务用车制度 革新：各部门、人员用车必须提前一天向行政部提出用车申请，并 填好申请表（用车部门、人员名称，申请时间，预计用车地点、开 始时间、返程时间，用车事由，部门主管意见、行政部意见） ，由行 政部统一安排调配，外出人员（司机）并在下午下班前将车钥匙交 回行政部。 （行政安排用车原则：按申请时间先后、事情缓急轻重程 度） （五）其它建议： 1、人性化管理，营造公司是我家的良好氛围，我行政部除了员工生 日送上祝福外，员工结婚（贺卡、结婚贺金） 、生育（奶粉、纸尿布） 等也同样送上公司的祝福问候！公司组织一年一、两次的公司集体 活动，增强公司员工凝聚力，营造公司自己独有的企业文化。 6 2、对办公室人员的纪律要加强监管。我经常看见的有：上班时间大 声说笑、闲聊、串岗、接听客户咨询电话不够热情等。 （树立行 政部执法威信） 五、商业沟通办事指引（AOI 法则） 许多企业都遇到到这样的情况，不乏办事之人，但真正将事情 “好、快、省”办好的却是凤毛麟角。所以，在办事方式方法上， 我向公司建议：在员工中，提倡“不做多余的事情” “少走弯路就是 成功”的理念，目的提高工作办事效率。AOI 商业沟通办事指引： 1、AAudience 分析决策人背景 首先清楚认识本件工作、本次要办事情的目标任务是什么，锁定 谁是决策人；调查决策人背景；了解决策人身边其它听众背景。 2、0Objective 精确沟通目的 如何跟决策人进行有效的沟通（建立关系、投诉、上诉、汇报、 报告、销售、申请、答复、请求） 3、IImpression 刻造印象 为了完成工作任务，刻造自己的形象角色，务求将事情按设想规 划中的去实现（对上级或下级、对本单位或外单位） 。 六、部门沟通协作机制 为了工作的执行落实，同时也基于“分权管理”中存在的漏洞， 所以订立“部门沟通协作机制” 。工作过程中，各部门之间会涉及到 7 人员的互相协作。例如，A 部门需要 B 部门的协助或者 A 部门需要 B 部门 XX 人员的协助。这时候，A 部门主管不能直接命令 B 部门 XX 人员去协助。正确操作方法：A 部门主管征询 B 部门主管的意见， 让 B 部门安排适合的人员协助。总之，部门之间的人员调配、重要 信息的沟通以及输出，必须是部门主管与部门主管之间的沟通，各 部门、人员不能私自调动人员。倘若有矛盾、碰撞的情况发生的， 行政部或董事长从中调解和谐。当然，大部分工作任务已在月度工 作例会上说明。 （分权管理、沟通协调） 七、调动老员工工作积极性 1、要在他们面前树立一个说到做到的形象 公司制定那么多规章制度，首先要求公司最高领导者、中层管理 者（部门经理、部长）以身作则、起表率作用，我行政部一定依法 办事、执法必严。 2、赢得最高领导者的支持，自己一定要自信 老员工们大多都是公司创业的功臣，在董事长面前说话机会必然 会多，所以千万不要被其误导、催眠，一定要保持一个清醒的头脑， 要广纳各方之言。 3、要树立典型，奖罚分明 在月度例会上、要第一时间将做事正确、突出、先进的部门、个 人去鼓励和表彰他；带头出风头的话，一定要给予批评严惩；并且 8 开展一个为期一年的，向“优秀员工“学习的活动（一个季度树立 一个老员工榜样）。将一些成就突出，能力强贡献大的老员工树立 为企业的优秀员工榜样，以供大家学习。这样做一来，既可以发挥 榜样作用带动和激发其他员工的积极性，同时也对“榜样”本人也 是一种激励。因为成绩得到企业和众人的认可和尊重，增加了成就 感；还因为成了榜样也就成了焦点，别人都看着，岂能马虎吗？当 然，他们为公司创业所付出的贡献，我们应该从内心的去尊重他们， 而不是表面尊重他们，内心却在抱怨他们。 （分化其阵营，获取更多 拥戴） 4、要加强引导和培训 （1）行政部根据各部门职能、业务技能情况，不定期邀请相关专业 人士回来培训，让他们去开阔视野，了解自己理论或业务技巧上的 存在不足。 （2）各部门根据自己部门存在的不足，向行政部提交需要的相关培 训课程。 （3）对老员工参加相关培训，提升与自身工作岗位相关业务技能的， 公司给予学费上的报销。（如，公司财务会计人员考取从业资格证 等） 5、适当奖励，恩威并施 公司大部分老员工都是因为工作关系，家庭从英德或外市调入南 海，工作都是为了养家糊口，他们所追求的是安稳的工作、长期性 的福利待遇，所以由我行政部先行了解其需要，给予他们适当的奖 9 励。例如，统一安排其子女入学、家庭医疗报销等。“滴水之恩， 涌泉相报”，希望可以感化他们。不适合目前岗位的，采取调岗、 换岗，确实不行就强行解聘（非迫不得已，不杀鸡儆猴）。 6、打破僵局，引入竞争 公司今后岗位人员的招聘要市场化操作，建立一个“因贤用人” “因事定岗”“因岗定人”的用人机制，同时也提拔一些能干的新 人，形成公司源源不断的造血系统，让他们觉得不要以为没他们就 不行，公司就不能运作，时刻让他们产生危机感。（生于忧患，死 于安乐） 对老员工的态度是公司尽力帮助他们适应新形势下，公司发展对 他们自身要求，鼓励他们改善提升业务技能。同时，也要让他们感 受到危机感。只有实行“鲶鱼效应”才真正让他们体会到公司会在 市场竞争中优胜劣汰，个人也必然如是。我行政部也会不定期，在 公司的公告信息栏发布相关的真实的“优胜劣汰”案例。我相信， 老员工们都是力战沙场的老将，只要他们都能摆正心态，其丰富经 验能够使他们很快改善提升自己不足，焕然一新，迎接新的挑战！ 八、总结 公司在发展过程中，遇到新的问题，新的挑战，新旧事物之间的 碰撞，这是必然的。单靠个人或行政部力量显然是不足够的，解