会务 工作教案

会务工作 教学目的： 通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌 握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。 教学方法： 案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、 “教-学- 练”一体化的方法组织教学。 教学重点： 会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 教学难点： 会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练。 教学时数： 理论教学 4 课时 实训教学 8 课时 教学内容： 案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部 门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会 的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地 点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之 下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因我们人员工作粗心， 在发请 柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请 柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会 2 议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导 登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉我们在会议准备时应注意什么问题呢？ 会议概述 什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？ 会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一 定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、 有目标、有规则、有秩序、有领导的。 会议要素： 1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。 2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结 果。 3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 最基本的会议要素 会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。 会议的种类有几种？ 根据不同的标准，常见的会议种类有： 按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议； 按会期分：定期会议和不定期会议； 按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加 )、内部会、代表会、群众会等； 按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动 员性、纪念性等； 按议题性质：专业性、专题性、综合性等； 按规模大小：特大型(万人以上 )、大型(数千人) 、中型(数百人上下)、小型(数十 人或 数人)等； 按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等； 按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。 会议有什么作用？ （一）会议的积极作用 3 1交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气， 彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。 2发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。 3增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批 评与自我批评沦，有助于加强上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。 4统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防 上各行其是，减少相互矛盾。 5带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业” 。 (二)会议的负面作用。 1造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中 度过” 。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和 专家工作时间的 3033。 ”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作 时间的 40是在开会。 ”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究， 大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做 他们该做的事呢? 2金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议 费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。 3信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞 形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。 4滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者” ，还有些人极力 争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他 事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议 敛财，收取各种名目的赞助。 课堂讨论： 你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？ 会议申报与审批的形式有哪些？（ 口头申报、书面申报、会议申报。 ） 会议申报应遵循什么原则？ （精简从严原则、 “一枝笔”原则。 ） 指导会务工作的原则有哪些？（ 1、准备充分；2、组织严密；3、服务周到；4、确保安全。 ） 会议成本意识 4 开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的： 会议成本= 2ABT A ：与会者平均工资的 3 倍（以小时计） ; B ：参加会议的人数; T ：会议的时间（以小时为单位） 。 A 为与会者平均工资的 3 倍是因为劳动产值远比工资高，乘以 2 是因为开会时经常性 的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需 要加上开会所需的经费。 会议工作的基本任务 1、组织的工作 主要包括： (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等 )； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调； (9)会场其他组织和管理； (10)会外的联络和协调( 负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动 等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。 2、文书工作 主要包括： (1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 3、生活管理工作 主要包括： 5 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 4、安全保卫工作 主要包括： (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。 从以上工作的基本内容中，可以看出，会议工作对我们的组织能力、写作能力、管理 能力、交际能力等都有很高的要求。办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反 映出我们的综合素质。 会务工作的具体内容 会务工作流程图 会前：确定会议主题与议题确定会议名称确定会议规模与规 格 明确会议组织机构 明确会议所需设备和工具确定会议时 间与会期 确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日 程 制发会议通知 安排食住行准备会议文件材料 制作会议 证件 制定会议经费预算方案 布置会场 会场检查 会中：报到及接待工作 组织签到 做好会议记录 做好 会议值班保卫工作 会议信息工作 编写会议简报或快报 做好会议值班保卫工作 做好会议保密工作 做好后勤保障工作 会后：安排与会人员离会 撰写会议纪要 会议的宣传报道 会议文书的立卷归 档 催办与反馈工 作 会议总 结 一、确定会议筹备方案（大中型） 6 议题确定后，我们人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议 筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、 日程及经费预算等项目。具体如下： （一） 、确定会议主题和议题。 （二）确定会议名称。 （三） 、确定会议议程。 （四） 、确定会议的时间和日期。 （五） 、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要 （六） 、确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作 (七)、确定会议经费预算。 （八） 、确定会议住宿和餐饮安排 (九)、大型会议还需确定筹备机构与人员分工。 会议筹备方案示例如下： 可信公司技术训练专题研讨会 (筹备方案) 一、会议主题 为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研 讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练 质量的对策，探讨新的技术训练方法。 二、会议的时间、地点 拟定于 3 月 5 日上午 9：00 至下午 4：00，在公司 1 号会议厅召开。 3 月 5 日上午 8：30 报到。 三、参加会议人员 公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司 下属各部门的技术骨干 30 人。总计 50 人。 四、会议议程 7 会议由主管副总经理主持。 上午： (1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。 (2)培训部总监专题发言。 (3)生产部总监专题发言。 下午： (1)分组讨论。 (2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。 (3)主管副总经理做总结报告。 五、会议议题： (1)技术训练与提高企业综合竞争力。 (2)技术训练与技术创新。 (3)如何提高技术训练的质量。 (4)技术训练方法的再讨论。 六、会场设备和用品的准备： 准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台我们负责。 七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。 (1)总经理的工作报告。 (2)培训部、生产部总监的专题发言稿。 (3)公司开展技术竞赛评比的计划( 草案)。 (4)副总经理的总结报告。 八、会议服务工作：由行政部综合协调。 8 (1)会议通知。 (2)会议日程表。 （一） 、怎样确定会议主题与议题 会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要 有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题 的细化。 （二） 、怎样确定会议名称？ 会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般 由“单位+内容 ”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会” ，其中“中国共 产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称 由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位 )1997 年(年度)总结表彰( 内容)大 会” 。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002 年浙江省公路春运票价 听证会” 。会议名称要用确切、规范的文字表达。 有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的 议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司 1998 年全 体员 32,总结大会” 。 （三） 、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。 同时 本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 （四） 、确定会议时间和地点应注意哪些问题？ 1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数； 三是指每次会议的时间限度。 2 、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午， 一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召 开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通 过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次 是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会， 9 常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领 导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的 会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产 经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。 此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。 最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为 45 至 60 分钟，超过 45 分钟，人就容易精神分散，超过 90 分钟，普遍感到疲倦。 因此，每次会议 时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。 会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间 是 3 小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。 安排会议时间要考虑人们的生理规 律。一般上午 9：001l：00 ，下午 2：304：30，人们办事的效率较高。 确定会期的长 短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。 3、会议地点问题：会议地点，又称“会址” 。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议 召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。 第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、 经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地 召开。 专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉 花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。 小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、 营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。 第二、应考虑交通便利 会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均 较近的地方。 第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有 23 平方米的活 动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。 第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音 像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、 电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。 第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时， “外界干扰”还包括室外 10 的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中， 谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证 会议能在安静的环境中顺利进行。 第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。 第七、场地租借的费用必须合理。 （五） 、怎样确定与会人员范围及人数 会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面 考虑好。我们部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议 规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些 工作。 （六） 、怎样确定会议议程与会议日程 (1)、会议议程与会议日程的区别。 会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将 其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的 大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是我们人员的任务，通常由我 们拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的 概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会 议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表 后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为 单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明确具体，准确无误。 (2)、安排会议议程和日程要注意的问题。 要把握会议目的，即了解会议召开的原因。 先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程， 保证尽可能多的人员都有时间参与会议。 例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现 会议给人们带来的疲劳。 如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时 间开会。上午 8：001l：30 ，下午 3：005：30 是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力 11 最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安 排在下午，晚上则安排一些文娱活动。 (3)、大中型会议的议程一般安排如下。 开幕式 上司和来宾致辞 上司做报告 分组讨论 大会发言 参观或其他活动 会议总结，宣读决议 闭幕式。 (4)、会议议程与日程的样式示例。 会议议程示例 英豪公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在 5 月 25 日星期一上午 9：00 在公司总部的三号会议室举行。 1、宣布议程。 2、说明有关人员缺席情况。 3、宣读并通过上次会议的记录。 4、通信联系情况。 5、东部地区销售活动的总结。6销售一部关于团队沟通问题的发言 7公司销售人员的招聘和重组。 8销售二部经理的人选 9下季度销售目标 （六） 、印发会议通知 发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的 和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、 主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不 编文号。 12 发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。 用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀 者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。 （七） 、 确定会议所需用品和设备 （1） 必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设 备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所 需的特殊用品和设备。 检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。 检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、 板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。 如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。 在每人座位前摆放纸笔。 多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。 如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。 会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。 如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。 上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。 （八） 、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。 （九） 、确定与会人员名单，会议经费预算 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 会议经费的主要内容 文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。 邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费 用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。 会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。 会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。 会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。 13 会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。 会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。 也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则 预算中可不列此项。 会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。 会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会 议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。 其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。 审核时要逐项细审 要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租 用了哪些设备? 设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审我们对这 些都需了然于胸。 对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响 到会议质量。 例文分析： 天地公司新产品发布会经费预算 公司定于 2003 年 1 月 15 日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预 计 200 人，现就会议所需各项经费提出预算。 一、场地租用费 金隅大厦一楼会议室租金一天 5000 元，两天共计 10000 元,。 二、摄像设备租用费 拟租摄像机 2 台，每台每天租金 2000 元,，共计 4000 元。 三、聘请专家咨询费 拟请专家 2 人，每人每天支付 5000 元，共计 10000 元。 四、宴请费用 10 人一桌，每桌标准 2000 元，共计 40000 元。 14 五、交通费用 租用旅行车 2 辆，每辆每天 500 元，两天共计 2000 元。 六、会议用品费 资料印制费：每份宣传资料成本为 5 元，需印制 2000 份，共计 10000 元。 七、纪念品 到会记者预计 50 人，每人一份纪念品价值 500 元，共计 25000 元。 此次会议经费总计 10 万元。 此预算提交总经理办公会审查批准。 会议筹备小组 2003 年 1 月 5 日 （十） 、进行全面的会前检查 会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反 复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。 我们人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和 安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位， 交通指挥及主席台服务人员的就位等。 会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的 关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，我们可以把 这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻 烦的小问题。 案例： “时装秀”方案 某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时 装。我们小李拟了一个方案，内容如下： 1会议名称：“2002XX 服装集团夏季时装秀” 。 2参加会议人员：上级主管部门领导 2 人；行业协会代表 3 人；全国大中型商场总 15 经理或业务经理以及其他客户约 150 人；主办方领导及工作人员 20 名。另请模特公司服 装表演队若干人。 3会议主持人： XX 集团公司负责销售工作的副总经理。 4会议时间：2002 年 5 月 18 日上午 9 点 30 至 11 点。 5会议程序：来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。 展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产 品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7会 址：服装集团小礼堂。 8会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横