五洲国际 档案管理汇编(修订版)20120225

五洲国际集团 项目管理中心 二 O 一 二 年 二 月 五洲国际 档案管理汇编 （修订版） 2 目 录 1、档案管理办法 （4） 1.1 总 则 （4） 1.2 管理部门及其职责 （4） 1.3 文件材料的收集与归档 （5） 1.4 档案的管理 （5） 1.5 法律责任 （6） 1.6 附则 （6） 2、档案管理实施细则 （7） 2.1 文书档案管理实施细则 （7） 2.2 工程档案管理实施细则 （10） 2.3 会计档案管理实施细则 (12） 2.4 声像档案管理实施细则 （13） 2.5 实物档案管理实施细则 (14) 2.6 档案移交实施细则 （15） 2.7 档案借(查) 阅实施细则 （16） 2.8 档案库房管理实施细则 （17） 3、日常档案管理工作重点规范 (18) 3.1 证照的日常管理 (18) 3.2 证照的年检、变更工作 (18) 3.3 日常公文类文件的管理 (19) 五洲国际集团 项目管理中心 3 3.4 日常工程类文件的管理 (19) 4、附件 （20） 4.1 档案分类类目、保管期限、密级、查阅等级一 览表（20） 4.2 年度文书档案汇编总目录（封面）（22） 4.3 年度文书档案归档案统计汇总表（23） 4.4 案卷目录 （24） 4.5 卷内目录 (25) 4.6 卷内备考表 （26） 4.7 档案移交清单 （27） 4.8 档案借（查）阅申请单 （28） 4.9 档案管理组织架构图 （29） 4.10 档案移交流程图 (30） 4.11 档案借（查）阅流程图 （32） 4.12 集团（部门）代码表 （34） 4.13 工程档案月报表 (35） 4 档 案 管 理 办 法 第一章 总 则 第一条 目 的 为了加强和规范集团及各区域（项目）公司的档案管理工作，维护文件的完整性和安 全性，提高档案的利用工作，特制定本办法。 第二条 定 义 档案是指公司自筹建以来各项工作活动中形成的各项具有保存价值的文件、图纸、声 像和实物等各类材料。 第三条 适用范围 集团无锡总部及其所属各区域（项目）公司。 第二章 管理部门及其职责 第四条 管理部门 集团档案管理实行统一领导，分级管理的原则。 由集团（营运）执行董事领导，行政采购部负责集团各部门和各区域（项目）培训、 业 务指导等各项工作。各区域（项目）综合管理部负责各自项目的日常档案管理工作。 （参见 附件九） 第五条 管理职责 集团、各区域（项目）专、兼职档案管理人员应严格执行集团档案管理办法和各 项管理制度，履行各自管理职责。 五洲国际集团 项目管理中心 5 各部门助理作为兼职档案管理人员，应做好各自部门文档管理工作。 第三章 文件材料的收集与归档 第六条 集团总部、各区域（项目） 、各部门，在日常工作中产生的文件材料必须及 时收集、整理，按文件的不同类别做好平时立卷工作。 第七条 各部门对日常收集的文件需按年度做好归档工作。 第八条 项目工程竣工资料的收集应与项目建设进度同步进行 第四章 档 案 的 管 理 第九条 集团、各区域（项目）应设专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保 管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。 第十条 档案管理人员应严格保守公司档案机密,任何人不得擅自进入档案库房,以 保证维护档案的完整性和安全性。 第十一条 各部门形成的文件材料，由各部门兼职档案管理人员负责收集管理，并 于每年 3 月 31 日之前向集团、各区域（各项目）档案部（组）办理移交。 第十二条 集团、各区域（项目）档案部（组）在接收各部门移交的档案后，应对 移交档案进行检查、并完成档案汇总统计工作。 第十三条 集团、各区域（项目）档案部（组）对档案应按年度、类别、部门等排 列、上架。存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。 第十四条 定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变 质的档案要及时进行修补或复制。 第十五条 接收的移交档案要办理双方交接手续，做好编目工作，并及时入库。 第十六条 各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏 或损害，及时放回原处。 第十七条 档案的保管期限可分永久、长期（16-50 年） 、短期（15 年以下） 。 第十八条 对超过保管期限的档案，由集团（营运）执行董事、相关总监和集团行 6 政采购部组成的档案鉴定小组负责鉴定，并出具鉴定报告后予以销毁。 第十九条 集团行政采购部每年定期至各区域（项目）进行年度审核、检查工作。 第五章 法律责任 第十九条 对有下列行为的员工，公司将根据情节轻重，给予警告或开除处理，严 重者将追究法律责任。 1、将公司档案占为已有的行为； 2、在岗位调动或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的行为 3、遗失、损毁或擅自销毁公司文件材料及档案的行为； 4、擅自出卖、倒卖公司档案的行为 第六章 附 则 第二十条 本管理办法由集团项目管理中心负责解释。 第二十一条 本管理办法自发布之日起实施。 五洲国际集团 项目管理中心 7 档 案 管 理 实 施 细 则 第一章 文书档案管理实施细则 一、目的 为了规范集团、区域（项目）的文书档案管理工作,结合集团的各项管理规定,特制定 本细则。 二、实施范围 集团及所属各区域（项目）公司。 三、文书档案的定义 文书档案是指公司在日常管理事务活动中所产生的文件。包括签报、批复、工作联系 函、通知、会议纪要、工作计划和总结报告等。 四、文书档案的管理职能 1、集团行政采购部负责建立、完善文书档案管理制度，并做好推行、培训和指导工作， 定期检查集团各部门及各区域（项目）管理情况，发现问题及时提出整改意见。 2、各区域（项目）综合管理部作为档案管理部门，全面负责项目的文书档案工作，包 括日常文档的收集、归档、借（查）阅等工作，并将年度归档情况汇编成册。 3、集团、区域（项目）各部门应设定兼职档案管理人员负责部门文件的管理、立卷和 归档工作。 4、各部门兼职档案人员报集团行政采购部备案，因岗位变动或离职的，部门必须做好 人员交接工作，并将变更人员名单上报。 五、文书档案的归档范围（参见附件一） 1、资信类 2、公文类 3、合同类 4、人力资源管理类 5、声像、实物类 8 6、财务类 六、文书档案的收集、整理和立卷 1、各部门兼职档案管理人员根据本部门业务情况，依照文书档案归档范围及代码一 览表进行日常收集。 2、归档的文件按照文件的种类设置“案卷类目” ，按年度存放于文件夹内，做好平时 “预立卷”工作。 3、归档的文件必须是原件，如因特殊原因，原件不能归档的，必须在备考表中加以说 明。 4、归档的文件必须按年度、文件形成时间顺序排列。不同年度的文件不得存放在同一 案卷中。跨年度的批示文件，应按批复或签发时间为准。 七、文书档案的编制和装订 1、填写卷内目录的要求：（参见附件五） （1）序号：文件排列的顺序号 （2）文件编号：文件发文编号 （3）发文者：拟写该文件的人员（非签发人） （4）文件名称：应完整填写文件材料上的标题 （5）发文日期：文件材料形成时间（文末落款时间） ，并用 XX-XX-XX 表示 （6）页次：该文件在案卷中所处的位置（页码） （6）备注：文件有特殊情况需加说明（如原件遗失或外借，需用复印件替代的） 2、填写卷内备考表的要求：（参见附件六） （1）本卷情况说明：注明本案卷的件数和页数。如案卷中存在复印件替代原件归档的， 应注明原件的存放点。 （2）立卷人：负责立卷的兼职档案人员的签名 （3）检查人：集团（各项目）行政部档案人员对该案卷质量检验后的签名 （4）完成立卷日期：该案卷通过合格检查的日期 3、编码的要求 （1）卷内文件应按前后排列顺利依次在文件的右上角进行编号，反面则在左上角编号。 （2）空白页不编号。 五洲国际集团 项目管理中心 9 4、案卷归档号的编写 （1）案卷归档号必须与卷内文件类别相符，有利于归档后的查询、调阅工作。 （2）案卷归档号由公司和部门的英文专称缩写（参见部门代码设置） 、年度号、归档 类别的汉语拼音缩写（参见文书档案归档范围及代码一览表）和案卷号组成。 、集团案卷归档号格式 例如：无锡五洲投资管理有限公司行政采购部 2009 年度公文类中工作联系函的第一 卷 其案卷归档号应编写为： TZ（AD）2009GW（BL）1 、区域案卷归档号格式 例如：A 区域综合管理部 2009 年度公文类中签报的第一卷 其案卷归档号应编写为： TZA（AD）2009GW（IM）1 、项目公司案卷归档号格式 例如：无锡中南置业有限公司成本控制部 2009 年度公文类中签报的第一卷 其案卷归档号应编写为：WUXI（ZN）-2009-GW（IM）-1 5、案卷封面及档案盒的填写 （1）案卷封面依次填入该卷文件起始时间、保管期限、件数、页数及归档号。 （2）档案盒必须在侧面标注归档类别（文件名称）和案卷档号，便于利用。 6、案卷的装订 （1）每本案卷厚度原则上不超过 2 厘米，如超过 2 厘米，须另外组卷。 （2）案卷采用“三洞一线”方式进行装订。 八、年度文书档案汇编总目录的编制（参见附件二、三、四、五） 1、各项目综合管理部在汇总各部门提交的年度文书档案后，必须对项目总体归档情况 进行统计、汇总成册，以便日后查询。 2、汇编总目录由封面、统计汇总表、案卷目录和卷内目录四部分组成。 3、封面：主要注明年度及公司名称（集团提供电子版） 4、统计汇总表：按部门提交案卷和盒数进行分类统计。 5、案卷目录和卷内目录：将每一本案卷进行登录，并与卷内目录对应一致。 九、文书档案的保管 1、文书档案由集团行政采购部、各区域（项目）档案部（组）编目、上架后统一保管。 10 2、档案管理人员应严格执行保密守则，维护档案的安全性和机密性。 第二章 工程档案管理实施细则 一、目的 为了加强集团所属个项目工程档案的管理，维护档案的完整性和安全性，确保项目顺 利通过工程档案验收，特制定本细则。 二、实施范围 集团所属各项目公司 三、工程档案的定义 工程档案是指工程自立项、设计、施工、竣工直至交付使用全过程中直接形成的具有 保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料的总称。 四、工程档案的管理职能 1、 各项目综合管理部协助、督导工程部做好工程档案管理工作，每月 10 日将项目施 工进度及施工资料收集进度情况上报集团行政采购部。 （参见附件十三） 2、 各项目档案组每月组织工程部、开发部等相关部门召开工程档案会议，对各施 工单位在资料收集状况进行沟通，及时发现问题及时解决，并形成会议纪要，抄报集团行 政采购部。 3、 各项目在总、分包单位进场后，由项目综合管理部会同工程部，召集所有施工单 位召开工程资料交底会议，将业主方在资料上的要求进行明确。 4、项目综合管理部协同工程部助理做好竣工档案的收集、整理、预立卷工作，并在项 目竣工时，及时完成编制及报验工作。 五、工程档案的归档范围及要求 1、各项目竣工档案归档范围原则参照国家标准建设工程文件归档整理规范 ，以各 项目所在地城建档馆颁布规定为准。 2、工程竣工档案应编制三套，分别为：竣工档案报验、业主方和物业方各一套。 五洲国际集团 项目管理中心 11 3、各项目工程部应按各施工阶段，选择拍摄具有代表性的照片或 DV，形成完整的声 像档案。 六、工程竣工档案的组卷要求 1、文件材料的编制 （1）工程前期及竣工验收文件，应按先批复后请示，先正文后附件，先文后图的方式 组卷。 （2）施工文件按不同专业进行收集，规格为 A4 幅面，小于规格的要进行托裱。 （3）文件立卷时要标明页号，正面标在右下角，背面标在左下角，空白页不标号，托 裱时，页号标在文件上。 2、竣工图的编制 （1）竣工图须与实物相符，所有变更内容都必须修改、注记到位，做到图形清晰，字 迹工整，竣工图必须用新的蓝图，修改、注记用黑色碳素墨水。 （2）在设计变更的依据性文件中，应当包含被修改的图号等内容。 （3）设计变更通知单、技术核定单、业务联系单、工程师指令、工程会议纪要等设计 变更的依据性文件，应注记其原始编号或日期。 （4） “竣工图章”应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在蓝图右下角设计图签的上方 或周围不压盖图形文字的地方，技术负责人、总监必须在审核后签字。 （5）竣工图不装订，采用散装法，按 A4 幅面规格折叠，图面朝里，图标外露，页号 标在右下角。 （6）竣工图按单体工程排列，单体工程中按专业组卷。 七、工程档案的管理 1、项目综合管理部应对前期立项文件和备案文件进行保管，并严格执行借阅制度。 2、各项目施工资料的收集应与施工进度基本保持一致。 3、各施工单位应设立专人负责工程资料的收集和管理工作，并由项目备案。 4、项目实行总承包的，由各分包单位收集、整理后移交总包，由总包汇总、整理，并 进行预立卷。 5、施工、监理单位在工期各节点将预先立卷的工程资料，分批交项目工程部验收，汇 12 总，直至项目竣工汇总后交项目行政部保管。 6、对已组卷、归档的竣工档案，原则上不予外借，如有特殊情况，必须有项目总监确 认。 第三章 会计档案管理实施细则 一、目的 为了加强公司会计档案管理的规范化和科学化，结合公司管理规定，特制订本细则。 二、实施范围 集团及所属各区域（项目）公司 三、会计档案的定义 会计档案主要是指公司财务凭证、帐簿（册） 、报表等的会计核算材料。 四、会计档案的管理 1、集团财务部在年终对当年形成的会计档案，负责整理立卷并装订成册，由财务部自 行保存。 2、会计档案的保管期限分永久和定期两种。 3、各区域（项目）财务部所形成的会计档案，由部门指派专人负责日常会计档案的装 订、保管工作，待项目竣工后整体移交集团财务部门保管。 4、各区域（项目）财务部对接收保管的会计档案，应有目录清单，并保持原卷册的封 装，有序存放，便于调阅，严格执行安全与保密制度。 5、会计档案的借阅，必须由部门经理、项目总监和财务总监签字确认，原件不得带出。 6、会计档案不得对外借阅。 五洲国际集团 项目管理中心 13 第四章 声像档案管理实施细则 一、目的 为了更好地展现公司发展历史，提高利用价值，有效实现资源共享，充分发挥声像档 案的作用，特制定本细则。 二、实施范围 集团及所属各区域（项目）公司 三、声像档案的定义 声像档案是以照片、录音、录像、光盘等为载体形式，集声、像、画同步视听为一体， 真实记录公司发展历史的档案。 四、归档部门 集团行政采购部或各区域（项目）综合管理部 五、归档范围 1、 公司召开的重要会议及活动形成的录像、录音、照片、光盘。 2、 公司重大庆典活动形成的录像、录音、照片、光盘。 3、 反映公司进行重要业务活动形成的录像、录音、照片、光盘。 4、 工程奠基、开工仪式和竣工等的录像、录音、照片、光盘。 5、 反映工程概貌及施工进展的照片、录像。 六、归档时间和要求 1、 具有保存价值的声像档案由各责任部门及时向集团（项目）行政部移交、保管。 14 2、 归档的声像档案必须填写移交目录，概况说明、形成日期、责任部门等。 七、声像档案的保管和利用 1、 对归档的声像档案必须定期检查，可利用防磁设备保存。 2、 借用声像档案必须经过审批，未经许可，任何人不得复制。 第五章 实物档案管理实施细则 一、目的 实物档案是企业发展成果的体现，为了加强管理，特制定本细则。 二、归档部门 集团行政采购部或各区域（项目）综合管理部 三、归档范围 1、在各种比赛中荣获的奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗等。 2、各类荣誉证书 3、在各类活动中接收的具有保存价值的赠品、礼品等。 四、归档时间和要求 1、由各责任部门及时向集团（项目）行政移交、保管。 2、归档的实物档案必须填写目录，注明获奖日期、概况说明、责任部门等。 五洲国际集团 项目管理中心 15 第六章 档案移交管理实施细则 一、严格执行档案集中管理的原则，反在本公司工作活动中形成的、具有保存利用价 值的文件材料都应移交归档。 二、任何部门或个人办理档案移交时，交接双方必须认真核对，同时填写档案移交 清单 ，一式二份，交接双方各执一份。 （参见附件七） 三、集团、各（项目）各部门应每年做好文书档案归档移交工作。 （移交流程参见附件 十） 1、集团各部门应在每年 3 月 31 日之前将文书档案移交集团档案部。 2、集团（项目）各部门应在每年 3 月 31 日之前将文书档案移交档案部（组） 。 3、各项目档案组并于每年 4 月 15 日之前将文书档案统计汇总表移交集团档案部备案。 4、集团档案部应在每年 4 月 30 日将集团和各项目年度文书档案汇编以光盘形式备案。 四、任何员工或档案管理人员若岗位变动或离职，必须做好文件（档案）移交工作， 16 第七章 档案借（查）阅管理实施细则 一、各类档案的借（查）阅必须填写档案借（查）阅申请单 （参见附件八） ，经过 相关审批流程后方可借阅（参见附件十一） ，以确保档案的安全性。 二、会计类档案一般只能在财务部查阅，如有需要只能复印，不得外借。 三、工程类档案原则上不予外借（除工程档案底图需要晒图外） 。 三、外借的档案必须妥善保管，不得转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、 划字等。 四、外借档案一旦发生遗失，应立即知会集团行政采购部进行处置。 五、集团（项目）档案部（组）对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。 六、各（项目）档案组应配合集团行政采购部做好长假外借证照统一归还、入库工作。 五洲国际集团 项目管理中心 17 第八章 档案库房管理实施细则 一、集团档案部、各（项目）档案组必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。 二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。 三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“七防” （防火、防盗、 防虫、防霉、防灰尘、防潮湿、防高温）工作。 四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无 关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。 五、根据档案库房情况需要，可配备去湿机、换气扇、灭活器等专用设备，并定期保 养，使库房环境处于良好状态。 六、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。 七、档案库房及柜箱钥匙必须由行政部专人负责保管，不得丢失。 18 日常档案管理工作重点规范 第一章 证照的日常管理 一、项目公司的各类证照原则由集团档案部（组）进行统一管理。 二、借出的各类证照必须在办理后及时归还集团（项目）档案部（组）入库保管。 三、项目各部门如需借阅证照，应先向项目档案组提出申请，由档案组统一向集团档 案部借阅。 四、对外借暂不能归还的证照，应由项目档案组指派专人保管。 五、集团（项目）档案部（组）应做好证照日常借阅的审核工作。 第二章 证照的年检、变更工作 一、各项目行政部档案组应在每年的 36 月完成各类证照的联合年检工作（具体以 五洲国际集团 项目管理中心 19 各地工商行政部门规定为准） ，并在每年的 912 月完成组织机构代码证的验证工作。 二、各项目在办理完年检工作后，须及时将证照归还集团，以确保证照的有效性。 三、对各项目到期证照，集团行政部档案组会提前以邮件形式告知项目。 四、各项目行政部档案组应做好到期证照换证的审核工作，并及时通知相关部门予 以办理，因延误未能及时办理，将承担相应的责任。 五、对变更后的新证照应及时归还集团或项目档案组保存，如原件暂不能归还的，须 将复印件先行提供集团备案，同时完成 OA 系统的上传更新工作。 第三章 日常公文类文件的管理 一、日常文件的收发，应由各部门兼职档案管理员（或部门助理）做好编号登记工作。 二、各部门发文应形成统一编号，编号由文种、部门、年度号和顺序号组成。 三、各部门兼职档案管理员必须做好收发文件的日常立卷工作，按文件的种类分类， 用文件夹存放，所收集的文件必须是原件。 第四章 日常工程类文件的管理 一、日常工程文件主要分对内和对外文件两部分，对内文件主要指在集团、 （项目）内 20 部流转的文件，对外文件则指与各施工单位日常往来的文件。 二、工程类文件均由工程部助理负责做好日常收集和立卷工作。 三、工程类文件发文格式均须按统一格式行文，并由工程部助理统一做好编号登记工 作。 四、工程类文件的管理除日常公文外，还应包括工程材料报审单、合同审批单等，应 做好此类文件的日常收集和立卷工作。 五、对内文件必须做好年度立卷归档工作，对外工程文件待单体竣工后，统一立卷归 档，移交项目综合管理部。 附件一： 文 书 档 案 归 档 范 围 及 代 码 一 览 表 类 别 归档范围 密 级 保管期限 责任部门 归档时限 证照类（ZZ） 秘密 长期 公司沿革类 （YG） 机密 长期 行政采购部 法务部 项目综合管理部 知识产权类 （CQ ） 机密 长期 年度归档资信类 （ZX ） 诉讼类（SS） 机密 长期 法务部 结案归档 签报（IM） 秘密 短期 工作联系函 （BL） 秘密 短期 会议纪要（MS） 秘密 短期 各部门 大事记（DSJ） 秘密 短期 行政统计月报 （YB ） 秘密 短期 公文类 (GW) 印章申请单(YZ) 秘密 短期 行政采购部 项目综合管理部 年度归档 员工档案（DA） 机密 长期 薪资福利（XZ） 机密 长期 人力资源 管理类 (HR) 培训教育（PX） 机密 长期 人力资源部 项目综合管理部 年度归档 五洲国际集团 项目管理中心 21 行政合同(AD) 机密 短期 行政采购部项目综合管理部 年度归档 开发协议（ID） 机密 短期 投资发展部 IT 合同（IT ） 机密 短期 资讯科技部 合同类 (HT) 其它类 机密 短期 相关部门 即时归档 公司重大会议、重 大活动记载及相关 照片、光盘 秘密 长期 公共事务部 声像、实物类 (SXSW) 世茂内刊、投资发 展地块信息、印刷 样品及电子图档 秘密 长期 行政采购部 公共事务部 投资发展部 即时归档 文 书 档 案 归 档 范 围 及 代 码 一 览 表 类 别 归档范围 密 级 保管期限 责任部门 归档时限 会计凭证类（PC） 原始凭证 记帐凭证 汇总凭证 秘密 长期 会计帐簿类（ZB） 总帐 明细帐 日记帐 辅助帐簿 机密 长期 固定资产卡片 固定资产报废清理 后 5 年 财务报告类（BG） 月、季度财务报 告 税务申报表 机密 短期 财务类 （CW） 年度财务报告(决算) 机密 永久 财务部 2 年以前年度归档 22 会计移交清册 长期 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 贷款合同 抵押担保合同 永久 银行余额调节表 银行对账单 机密 短期 注：（1） “秘密”指可提供公开借阅的档案；“机密”指在一般情况下不对外借阅的档案； （2） “长期”指保管期限为 1650 年的档案；“短期”指保管期限在 15 年以下的档案。 附件二： 二 OO 九 年 度 文 书 档 案 汇 编 总 目 录 五洲国际集团 项目管理中心 23 五洲国际投资发展有限公司 附件三： 2009 年 度 文 书 档 案 归 档 统 计 汇 总 表 项目名称： 案 卷 分 类 情 况 序号 归档部门 归档盒数 案卷名称 盒数 卷数 备 注 24 合计: (盒) (卷) *归档盒数：指各部门当年归档实际产生的档案盒数量；案卷名称：指文书档案归档类别名称。 编制人： 部门经理： 项目总监： 附件四： 案 卷 目 录 序号 归 档 号 案 卷 名 称 归档时间 份数 页数 页次 备注 五洲国际集团 项目管理中心 25 附件五： 卷 内 目 录 序号 文 件 编 号 发文者 文 件 名 称 发文日期 頁