如何写邮件

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 如何写邮件 确保你的邮件被人阅读并被认真对 待 你是否觉得你的收件人并没有如 你所愿回答你的问题？或者他们经常漠 视你的邮件，漏掉你要表达的重要内容？ 你确定你发出的邮件都能让收件人留下 印象么？ 写邮件的时候，只要遵循以下一 些简单的原则，你就可以给收件人留下 良好的印象，得到你想要的答复。 1.主题栏和标题栏 一般新闻的标题具有两个功能： 抓住你的视线；简述大意，这样读者就 可以决定是否要继续阅读。而 Email 的 主题栏也必须满足上述两点。仔细选择 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 几个关键词，这样让你的收件人一眼就 看到重点。 如果你要写的 Email 是一长串定 期汇报中的一篇，比如每周项目简报， 请在标题栏中标注日期。如果你需要收 件人答复或立即应对，请加上“请于 11 月 7 日前回复” 等字样。每个人都不想 收到垃圾邮件。如果你的标题栏写的明 确清晰，你的邮件被阅读的机会也会大 大增加，否则只能错误地沦落到垃圾邮 件箱里。 当让，就如同没有标题的新闻是 荒唐的，请你也千万不要不设邮件标题。 没有标题栏的邮件通常被作为垃圾邮件 对待。 糟糕的例子 主题：开会 吉姆你好， 我想提醒你下星期我们有个会。 请告诉我你有没有其他问题！ 祝好！ 马克 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 这封电子邮件之所以糟糕有以下 几个原因。首先，让我们来看标题。正 如你所见，标题是“ 开会”。 为什么这是一个糟糕的标题呢？ 这是因为没有提到任何会议的信 息。如果你的日程表上排满了会议，你 可能会猜想马克说的会到底是哪一个。 并且这封邮件没有任何关于会议主题的 信息，比如何时何地开会。并且，没有 说明任何时间地点的开会邮件，让别人 觉得这是垃圾邮件。所以它很可能会被 删掉。 这封邮件的语气看起来像是一个 友好的提醒，这倒没有错，但是没有说 出关键信息。如果吉姆没有听说过任何 要开会的事情，或者完全忘记了这事， 他还要回复邮件来确认信息。推荐的例 子 主题：提醒 10 月 5 日 10am 按期 举行例会，讨论 PASS 方案 吉姆， 你好。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 我想通知你我们 10 月 5 日，周 一，10：00am 的会议按期召开。地点 在 A 会议室，我们会讨论新 PASS 方案。 如果你有任何问题，请致电 3024 祝好， 马克 这就可以看出标题栏具体的好处 了，收件人甚至都无需打开邮件就可以 得到大部分信息。而且这样的标题还可 以起到提示的作用，只要收件人打开邮 箱就可以看到会议时间和地点。 2.每封邮件一个议题 电子邮件的一个好处就是你不需 要支付费用。所以，如果你要交代一堆 事务，不如每个内容写一封邮件。 这样，你的收件人就可以依照自 己的时间安排回复邮件。有些内容可能 只需要一个简短的回复，这样他可以立 即回复。而其他的议题可能需要更多和 时间和考量。分开写邮件，你会得到更 加清晰的回复，也帮助收件人更好地管 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 理他们的邮件。 如果你确实需要将内容都放进一 封邮件，因为有可能这些问题彼此相关， 请考虑用数字标注你的要点，并且分行， 分段落。这样可以让你的观点更加明显， 并且让收件人更加愿意逐条回答问题。 对于传统的商业信函，每一封邮 件都必须清晰简练，在第一段中表述重 点。语句要简短和精炼。文中得涵盖恰 当的信息，文字直白，言之有物。 糟糕的例子 主题：销售报告修改 杰姬你好， 谢谢你上周发来的报告。我昨天 仔细阅读了报告，我觉得你需要在第二 章的销售数据中添加更多具体信息。报 告的文笔应该更加正式，因为执行官会 阅读你的报告，报告必须显示我们的职 业素养和专业素质。 还有，我想告诉你我周五与公关 部有一个会议，讨论新的广告活动。11 点开始，我会在小会议室召开会议。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 请告知你是否能来。 谢谢！ 莫妮卡 莫妮卡的标题写得非常清楚，而 且她也清晰地表达了她希望杰姬改进的 地方。但是她哪里做的欠妥呢？ 其实第二段关于会议的内容相当 重要，但是她却把它加在一个要求修改 报告的邮件里。如果杰姬不立即将会议 安排记录在日程表里，她必须要记得在 一封题名为“ 销售报告修改 ”的邮件里有 会议信息，而这多么不符合逻辑。 把这两个信息放在一封邮件里， 结果可能是这两件事都被忘记。让我们 看一个优秀的例子： 优秀的案例： 主题：销售报告修改 杰姬你好， 谢谢你上周发来的报告。我昨天 仔细阅读了报告，我觉得你需要在第二 章的销售数据中添加更多具体信息。报 告的文笔应该更加正式，因为执行官会 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 阅读你的报告，报告必须显示我们的职 业素养和专业素质。 谢谢你的努力 莫妮卡 主题：周五 10/9, 11am 公关部门 会议 还有，我想告诉你我周五与公关 部有一个会议，讨论新的广告活动。11 点开始，我会在小会议室召开会议。请 告知你是否能来。 谢谢！ 莫妮卡 把两个邮件分开，杰姬可以更加 快速地找到她要处理的邮件。 同时，杰姬还可以更好地管理她 的邮件，只要她修改好了报告，她就可 以删除这封邮件，但是留着提醒本周末 开会的那封邮件。 3.明确你想要的回复 确保一定要在邮件中告知你想要 的答复，比如电话，或者开会。然后， 附上你的联系方式，包括你的姓名、职 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 务和电话号码。就算是公司内部邮件也 要附上相关信息。如果你给收件人提供 方便的联系方式，他们回复的可能性就 更大。 糟糕的例子 主题：企划 林， 你收到我上周发出的企划书了么？ 我没有收到你的回复。 你能打电话来，我们讨论以下么？ 谢谢！ 彼得 这封邮件漏掉了许多重要信息。 首先邮件里没有提到企划的具体 内容。如果林收到了好几封企划呢？或 者彼得使用邮寄，还不是电子邮件呢？ 还有，作者并没有告诉林如何跟 他联系。他的办公室电话号码，手机号 码，商业联系信息，这些林都必须自己 查找。 并且，他并没有在邮件署名时给 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 出自己的全名和职位。 优秀的案例： 主题：核查是否收到景观建设的 企划 亲爱的林， 我想问你上周收到我们关于景观 建设的企划书了么，我附在邮件附件里。 我没有收到你的回复。 你能在周四前给我电话，我们可 以讨论以下么？周四我们的促销活动就 要结束，我想确保你不错过机会。 最好打我的移动电话。 谢谢！ 彼得舒尔 欧文 佳美景观设计公司 555.135.4598 555.135.2929 彼得现在给了林所有她必须知道 的信息。她知道彼得上周用电子邮件方 式发出了企划书，并且希望她在周四前 回复，并且联系他的移动电话。 更重要的是彼得附上了他的职务， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 这样林就知道她要打交道的人是谁，联 系方式是什么。标题使用内容缩写 EOM 如果你只要发出一个简短的讯息， 你可以使用缩写方式 EOM 技巧。 你可以把所有信息放在标题栏里， 用 EOM 结尾。看到 EOM 字样，收件 人就知道不需要打开邮件看具体内容， 所有信息都在标题栏里了。 例子： 主题：10/5 开会, 10am, 会议 室, 关于 Pass,EOM 4.做个好的回信者 经常检查邮箱并且回复邮件。这 虽然是个礼节性问题，但是也会让他人 更加迅速地回复你的邮件。如果你收到 一封细节繁复的邮件，