如何写开发信

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 如何写开发信 很多 sales 朋友常常抱怨，开发信 效果很差，100 封里面好几十封退信， 剩下的就是石沉大海，难得有一个老外 回一句“No, thanks.”就可以让你激动半 天。 其实大家有没有想过，这样的做 法会严重挫伤自己的积极性。可以试想 一下，当你一天坐在电脑面前 12 个小 时，从 google 和各种黄页搜索到客人信 息，一封一封开发信发出去，晚上满脸 疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的 时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你 是什么感受？我以前也是做业务的，当 年大学毕业后从业务助理、跟单做起， 后来做 sales 和 sales manager，PA to -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 director，一直到现在做 buyer，中间换 了几份工作，也经历过大部分朋友所经 历的各种问题。我当时也有这么一段时 间，没日没夜地发推销信，找新客人， 无休止地报价，但效果甚微。后来跟很 多不同的客人熟识了以后，私底下聊起 才发现，当初的开发信写的是大大有问 题的。很多老外也是做 sales 的，也会 写开发信，为什么成交率比我们高很多？ 即使不说成交率，回复率也大大高过我 们？ 很多刚毕业的朋友们都是学国贸 专业出来的，一般都学过外贸函电这门 课，老师们反复教你们怎么写商务信函， 怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都 是学院派人士编的，不是老掉牙过时的 东西，就是和现实基本脱节的。很多老 师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做 过，你怎么能指望从他们这里学到写商 务信函的精髓？真正的好的 email，必 须要模仿老外的行文方式，尤其是英语 为母语的客人！即使你的邮件写得四平 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 八稳，语法精到，整篇下来没有任何错 误，在大学里可以拿满分作 文了，可客人收到以后，还是怎 么看怎么别扭。我觉得，你给客人写邮 件的时候，必须要忘记中国人的行文和 思维方式，要按欧美人的习惯去思考问 题和写邮件，这样才能让客人把你当成 同类。 到那一天，你随便写一封邮件， 当大部分人都看不出这封邮件出自一个 中国人之手，你就出师了！ 我先列举一些大部分朋友写 email 时常范的错误，大家可以看看， 对比一下自己，其中的几条是自己也会 有的？接下来再讨论开发信怎么写。呵 呵。 1）邮件写得过长。客人的时间 很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想 想，一个不认识的人发了一封又长又臭 的邮件给你，英语表述又不好，还加了 好几 M 的附件，你会不会认真去看？ 而且很多老外的时间观念很强，每天都 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 有几块固定的时间用来处理 email，很 多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人 发的，一般会被直接删除，或者是把你 的地址设为垃圾邮件。 我问过很多西欧客人，他们一般 处理每一封邮件的时间是 2-3 秒，也就 是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上 仔细阅读并回复，不是太重要的，会在 outlook 里标注上要处理的具体时间， 然后从 inbox 拉到相应的子目录里。换 句话说，只要客人的邮箱地址是对的， 也是你要找的 right person，你的开发信 只能停留在他眼前 2-3 秒，就是决定命 运的时刻了。这种情况下，试问你敢不 敢把邮件写得很长？ 2）没有明确的主题。一个不明 确的主题，会让客人根本没兴趣去打开 陌生人的邮件。这个就需要经验了，内 容要言简意赅，直接吸引 客人通过主题去点开邮件，目的 就达到了。至于他看了以后有没有反应， 就要看实际情况和你内容的功力了。有 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong * trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong * trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你 一个礼拜就收到一封推销信，你可能会 有兴趣看看，但是如果你一天收到 N 封 推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算 是客气的了。所以如何把主题写好，让 客人知道这是封推销信，还是要忍不住 打开看看？就要根据之际情况来判断了。 举个例子吧，假设我是做太阳能 灯的公司 DEF Co. Ltd，目前公司最大 的客人是美国的 Home Depot，尽管可 能是通过贸易商做的，不是直接合作， 但是完全可以当作一个开发新客人的筹 码！如果我要写一封开发信给美国的 ABC inc，我从 google 上了解了一些这 个公司的信息，知道他们是美国的进口 商，有做太阳能灯系列，希望能试着开 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 发这个客人，我一般会这样写主题， “Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 其中，ABC inc 代表了客人的公 司名，你在写给他的主题上首先加上他 公司名，表示对他们公司的尊重； Home Depot vendor-solar light 明确表示 你是北美第二大零售商 Home Depot 的 太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾 起他的兴趣；最后的 DEF Co., Ltd.代表 自己公司。这样一来，假设你找对了人， 这个正是 ABC 公司太阳能灯的 buyer， 又或者是他的某一个主管，突然某一天 收到这么一个主 题的邮件，哇，home depot 的供 应商找上来了，太棒了，应该看看是不 是有合作机会，是不是比原有供应商更 好？他打开邮件的概率会非常非常大！ 再说了，这个主题设置的还有一个好处， 就是客人即使暂时不回你邮件，只是放 在收件箱里，但是将来某一天他突然想 让你报报价，很容易就能找到这封邮件！ -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 只要关键词输入 home depot，保证一下 子就找到。 3）长篇大论的公司或工厂介绍。 我现在做 buyer，也会收到工厂和贸易 公司的推销信。贸易公司还稍微好一点， 很多工厂的业务员，开发信实在写得不 咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费 客人时间，也浪费自己时间。我经常会 收到类似的邮件：“ 我们是某某照明灯 具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交 通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅 2 小时车程，我们公司成立于 2002 年， 具有丰富的太阳能灯生产和开发经验， 享誉全球，我们工厂获得 ISO9001：2000 质量体系，严格按照 5S 管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希 望和您建立起长久的业务关系，我们以 真诚和服务赢得客户?”诸如此类的话， 客人会看得很不耐烦，即使你是一个很 好的公司或很好的工厂，第一次就收到 这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。 有朋友会反问，那是不是完全不 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 写呢？我的回答是，也不一定，要看具 体情况。如果你的公司有突出的优势， 可以写，但是最好一笔带过就可以了。 可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you! 简单一点，一两句话点到重点， 调起老外的胃口，让他反 过来问你各种问题，你的目的就 达到了。做业务久了你就发现，很少有 客人每封邮件长篇大论的，即使有，也 是极少数的特例，或者是要确认一些细 节之类的。 4）爱炫耀英文水平。以前有个 助理，英语八级，刚毕业的学生，要她 给老外写 email，总是喜欢把文字写得 很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜 欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。 如果是英语为母语的客人或者德国、北 欧这些英语很棒的客人还好一点，如果 你写给韩国人日本人中东人法国人，那 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 就要他们老命了，看一封邮件还得用上 字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说 客人会对你印象好么？ 丘吉尔讲过一句话，具体的内容 我忘了，大致的意思是，真正的高手， 你要把最复杂的东西用最简单的文字表 达出来，全部用最简单的句子，最简单 的词汇，让小学生都能看懂。 其实把简单的东西复杂化很容易， 把复杂的东西简单化就不容易了，需要 多学多模仿客人的邮件，用最简单的词 汇来表达你要表达的东西。外贸函电的 精髓就是， “简单简单再简单” ，能用一 个词表达的绝对不用两个词或短语，能 用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁 能用最少的句子表达同样的意思，那就 是最厉害的！ 举个例子吧，我以前招助理的时 候，会考他们的 email 水平，我把中文 意思告诉他们，然后让他们用英文来模 拟一封邮件。内容很简单，写一封邮件 告诉客人 Mike，上次收到的样品已经 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 寄给工厂了，但工厂说材料不是 ABS， 而是 PP，价格他们需要重新核算，但 近期内原材料涨价，希望您能尽快确认， 我们好采购原材料并安排生产。 第一个应聘者是这样写的： Dear Mike, This is Jenny from EDF Co. Ltd. Were so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week, and was informed the real material is PP, not ABS as you mentioned last time. Whats the matter? Ill give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me, the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it? Well purchase the raw material and do the production immediately! Looking forward to your reply. Thank you! -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 Best regards, Jenny 这封邮件写得好么？老实说还可 以，虽然主动语态和人称多了点，但是 内容都点到了，表达也算通顺，用的词 汇也都是挺简单的，不难懂。但是不是 有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更 好？我们看看第二位应聘者写的 email： Dear Mike, How are you? We received your all samples. The factory checked the details, and found the material was PP, not ABS as you told. Please give them some more time to re-check the price, because the material is different from the past orders. However, the material was increased very quickly! Therefore, please kindly place the order soon if the price is ok for you! Well do production asap. Thank you in advance! -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 12 Kind regards, Tommy 这封呢？我个人觉得比上一封号 一点，毕竟主动和被动语态结合， “We” 只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍 微简单了一点，点到位了。最重要的是， 他把 purchase the raw material 去掉了， 直接用“Well do the production asap.”这 样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原 材料么？所以这是废话。缺点是，我个 人感觉还是啰嗦了一点。我会这样写： Hi Mike, Samples received and already passed to vendor. The material was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon. By the way, raw material increased these days, pls make