企业对文秘人员素质要求的调查报告

企业对文秘人员素质要求的调查报告 俗话说：“知己知彼，百战不殆”，校方为我们市场营销学生开设了“市场调查”课 程。开展研究型学习，我们课题小组访问了张家界市和慈利县的一些中小企业的领导，作 了关于公司对文秘人员素质要求的调查研究。虽然调查还不够全面，但或许能为今后学校 培养文秘人员提供参考。具体情况如下： 一、调查目的 了解企业目前对招聘文秘的具体要求，根据企业对文秘工作者的要求对教学 人才培养方案进行设计。 二、调查时间：2011 年 9 月 5 日2011 年 9 月 14 日 三、调查地点：张家界市永定区、张家界市慈利县、苏州。 四、调查对象 张家界市永定区、张家界市慈利县、苏州的部分中小型企业。主要涉及服务 业、销售业、生产加工、采掘业等行业。 五、调查方式 本次调查采取的是问卷调查、访问调查、观察法及查阅二手资料。问卷是发 给中小企业的人事部经理或领导，请他们当场填写问卷，并当场收回问卷。我 们总计发出问卷 120 份，收回 100 份，回收率约为 83.3%。 六、调查内容 主要调查了中小企业的基本信息和企业对文秘人员素质的要求。问卷共设计 了 10 个问题。 （问卷省略） 七、调查结果 根据调查，可以得出以下的结论： （1）企业需要的文秘人员应具有乐观积极向上的心态 （2）企业需要的文秘人员应具有较强的人际沟通能力、语言表达能力、业务知 识。 （3）文秘人员主要的工作就是完成好领导交办的事物。 （4）企业要求文秘人员做的工作主要是办公室的日常行政安排、领导的日常安 排。 根 据 上 面 的 一 系 列 图 表 ， 我 们 可 以 得 出 以 下 的 结 论 ：在 上 述 分 析 中 ， 以 服 务 类 、 私 营 企 业 、 50人 以 下 为 关 键 词 ， 中 小 型 企 业 对 文 秘人 员 的 学 历 的 要 求 一 般 都 为 大 专 及 其 以 上 ， 对 他 们 的 基 本 要 求 是 对 秘 书 实 务 、人 事 工 作 、 财 务 管 理 这 三 方 面 知 识 及 应 用 熟 悉 。 小 结 （ 1） 私 营 企 业50人 以 下服 务 行 业 学 历 要 求 ：大 专 秘 书 实 务财 务 管 理人 事 工 作 根 据 上 面 的 一 系 列 图 表 ， 我 们 可 以 得 出 以 下 的 结 论 ：（ 1） 企 业 需 要 文 秘 人 员 具 有 乐 观 向 上 的 心 态 和 较 强 的 工 作 积 极 性 。（ 2） 企 业 需 要 文 秘 人 员 有 较 强 的 人 际 沟 通 能 力 和 业 务 知 识 。（ 3） 在 被 调 查 的 10家 中 小 型 企 业 中 ， 文 秘 人 员 的 工 作 对 象 多 为 主 要 领 导 。（ 4） 企 业 要 求 文 秘 人 员 的 工 作 主 要 是 办 公 室 的 日 常 行 政 安 排 、 领 导 的 日 程 安 排 以 及 领 导 的 其 他 工 作 。 小 结 （ 2）文 秘 主 要 领 导 办 公 室 日 程行 政 安 排 领 导 的 其 他工 作领 导 的 日 程安 排乐 观 自 信工 作 积 极主 动 人 际 沟 通业 务 知 识 八、建议 建议一 （1）公司对文秘人员素质的基本要求： 作为一名秘书，他一定要是个有责任心的人。这是我们在调查过程中大多数 被访问的领导的第一个想法。虽然“责任心”是个非常笼统的概念，但一位副 经理这样说道：“我认为，一个有责任心的人，他不会是个做事半途而废的人； 一个有责任心的人，他永远不会失去对工作的热诚；一个有责任心的人，他办 事领导肯定很放心。”从他对有责任心的人的看法与评价中，我们了解了其中 的重要性。不过，这并不是说学历不重要。现今大多数的领导都有较高学历,因 此，他们对贴身工作的文秘人员，其学历要求相对也高，一般都应在大专以上， 最好要有工作经验，这似乎成了现代企业招聘人才的共识了。当然，作为秘书， 不同的秘书工作应具备相应的操作技能，但最基本的也应该具有一些关于业务 知识能力及电脑操作的基本能力。 基本要求:1、学历结构：大专以上；2、外倾与内倾相结合的性格 3、判断力 4、公关意识 5、个人修养 6、合作意识 7、文书 8、财会 9、办公自动化 调查中还发现，文秘一发生了一种潜在的变化。现在的文秘已不同于以往 的文秘，现在企业要的是“专业”的文秘。例如一个与农业有关的企业，它会 招聘懂农业的人，例如农学或种子专业的人才。而非简单的会写文章，会管理 的人才。也就是说，更注重一个“专业” 。所以，文秘具有极高的被取代性。所 以我们要在以后的学习生活中多方面涉及一些东西，防止知识的单一单调化尤 其要懂得法律方面的知识，要知法、懂法利用自己的法律知识为社会及自己将 来所在的单位谋取利益。 （2）在求职面试中，公司会如何考查我们： 根据我们的调查，几乎所有的领导都回答，他们会对来应聘文秘工作的人 员，进行各种能力测试，而非“智力”测验。如应变能力，当公司遇到紧急事 件，此时领导又不在，秘书是否能应付得当，及时采取措施等等。 有些领导还提到，也许他们会测试应聘者是否诚实，因为他们需要的不仅 是个灵活的秘书，他还需具备诚恳踏实的工作态度。最后，也是最重要的一点， 就是要看看应聘者是否对工作有一颗热诚的心。领导们认为，“只有对工作充 满热情，才能尽心尽力做好工作，哪怕处在再困难的境地，也会知难而进。” 上海易生科技公司副总经理这样说道：“这既是一种对事业的热爱，也是一般 的青春活力。” （3）公司对人员试用后，会根据什么来决定是否录用： 大多数领导的答案都是大同小异。如日常事务的处理、安排，办事的效率 及能力等等。一位副总经理说，看一位秘书工作得是好还是不好，就要看他的 “回头率”高不高。如果你是一位接待秘书，由于你工作的出色，许多顾客都 希望与你公司再次合作，且下次合作时仍由你来做接待；又如，你是一位专门 帮公司搞业务的文秘人员，由于你有善于交际的个性，使新顾客成为今后可能 的老顾客，使老顾客仍从不间断地与你谈生意进行贸易往来，这就是高“回头 率”了。企业是要讲效益的，有高“回头率“的人员，企业当然会很欢迎。 （4）在工作中应如何处理好与同事、与领导的关系： 在调查中，各公司的领导给了我们许多建议：在与同事交往时，要表现得 合群些，如下班时与同路的人一起回家，有时也跟大家一起出去玩，互相交流 交流感情，增进彼此了解。平时做人不要斤斤计较，要有一颗宽容的心，遇事 多站在别人的立场上想想，这样你就会成为一名受欢迎的人。在与领导的交谈 时，他们谈到，作为秘书要经常适度地给领导以关心，要能够掌握领导的大致 思路及意图。如果他正在忙，那么就请务必不要打扰他。当领导遇到困难时， 秘书应主动帮助分担，甚至能够帮着解决问题。一位老总说：一名好的秘书在 与领导的交往中，成为他的得力助手比成为他的朋友来得更实在些吧。 （5）在校的文秘学生，应该在哪些方面尤其需加强修养： 职校生踏上社会，参加工作，要去掉学生腔。要加强上面提到的各种修养， 要养成行业的行为规范。老总们说，一般秘书的打扮以整洁大方为主，还可适 度化点妆，总的看上去要得体，在不同的场合要注意不同的穿着打扮。至于礼 仪，许多人认为是一种修养问题，自然作为秘书，能了解这方面的知识，懂得 一些礼仪将会为今后的工作及交往带来更多方便。所以在从学校走向社会之际， 要加强这方面的训练，养成好的习惯。 经过上述调查，我发现企业公司对文秘人员的要求主要表现在三方面：学 历、工作能力以及一个人的仪表、礼仪。就如一位副总经理所说的：“学历是 一个人良好修养的象征；工作经验是一个人能力的体现；而仪表、礼仪则是一 个人素质内涵及精神状态的表现。”无论你今后从事文秘还是其他工作，都请 记住以下几点：学历，就是求职过程中的敲门砖；工作能力，就是立足于社会 的本钱；仪表、礼仪，就是自身，乃至整个企业形象的体现。 建议二 根据我们的市场调查分析和二手资料的整理，就学校文秘人才的培养提出以 下建议： 1主要实践环节及安排 实践环节 学期 课时 主要内容及要求 考核 信息技 术基础 1 32 1按省一级计算机考试目标训练。 2全面系统掌握文字录入、文档处理、 电子表格、数据库技术等技能。 3具备运用 Microsoft Office 等现代办 公软件应用操作技能。 通过省一级考试。 交际口 语实训 1 2 4 28 22 1 能运用流利地普通话与人交往。 2能基本流利地运用英语口语与人交 往。 1通过国家二乙测试。 2通过高校英语 B 级 考试。 3建议参加英语三级 等级考试。 基 本 技 能 形体礼 仪实训 4 36 1具备秘书形体、举止、言谈规范得 体的素养。 2具备秘书职业形象设计能力。 3掌握各种各类职业礼仪规范。 建议参加助理形象设 计师考试。 建议参加国家公关员 资格考试 专 业 应用写 作实训 2 3 34 1掌握文书制作要领和规范，熟悉公 文处理程序。 能独立完成四级秘书 常用事务文书写作。 2熟练掌握计划、总结、会议记录、 合作意向书、商务文书（订货单、 产品说明书）写作。 3掌握合同、招投标书、涉外商务文 书写作 4了解并熟悉市场调研报告、可行性 报告、新闻通稿等较复杂文书写作。 档案工 作实训 5 26 1掌握现代纸质档案、数字化档案管 理基础知识。 2具备档案收集、整理、保管、利用、 检索等综合应用技能。 能独立完成中等规模 单位档案管理。 市场营销 实训 5 24 熟悉市场营销的基本理论知识。 建议考营销师证 秘书实 务实训 4 36 1熟练掌握秘书办会技能。 2熟练掌握秘书办文技能。 3熟练掌握秘书办事、办活动技能。 1考取中级秘书证。 2熟练掌握办文、办 会、办事实务。 3建议考取高级秘书 证。 办公设 备实训 2 20 1熟练操作传真机、复印机、扫描仪、 摄像机、录音笔等设备。 2具备演示文稿、网页制作、操作技 能。 3具备运用搜索引擎完成网络整合、 处理信息的技能。 1通过省计算机一级 考试。 2建议参加省高级考 试。 技 能 速记实训 5 34 1掌握简符缩略快速记录中文资料技 术。 2独立完成录音机、录音笔与速记结 合的记录工作。 建议通过计算机速记 与手写速记考试 秘书综 合技能 4 28 1独立完成秘书商务接待、沟通工作。 2独立完成办公室日常事务运作、设 备维护、时效管理工作。 3合作完成中型及以上会务、商务、 活动筹办运作工作。 1考取中级秘书证。 2建议考取高级秘书 证。 顶岗实训 5 240 在相关实训基地顶岗实习。 校企双方组织的考核合格及以上。 综 合 技 能 毕业论文 或者设计 6 108 1撰写具有贴近岗位、贴近专业、选 题来自实践的毕业论文或调研报告。 2观点正确，格式规范，字数 4000 以 上。 合格及以上。 2. 主要课程 （1）.秘书语言与交际 本课程以培养现代秘书的口语交往、社会沟通技能为目的，要求学生不仅 能规范地运用书面语言，而且能结合语境（社交公关类、推销类、求职面试类 等）灵活、得体、艺术地运用口头语言，在交际中学习语言、掌握语言。从而 使学生既掌握秘书岗位的规范用语，又能根据不同语境恰如其分地运用好专业 语言，以更好完成工作任务和实现工作目的。 本课程为普通话考证实训的前修课；与后续课英语口语一起组合 为口语交际实训内容，其后续终结环节是通过普通话二乙测试，高校英语 B 级 考试；并建议参加大学英语三级考试。 (2). 文秘应用写作 本课程以培养现代秘书的写作技能为目的。课程主要内容为公务文书写作、 事务文书写作和经济文书写作的写作要领、制作程序等，通过 60 篇应用型文章 的训练，使学生切实掌握计划、总结、会议记录、合作意向书、商务文书（订 货单、产品说明书）写作，熟练掌握合同、招投标书、涉外商务文书的写作。 了解并熟悉市场调研报告、可行性报告写作。同时，结合大学信息技术基础 、办公自动化等课程内容，使学生能够运用现代自动化办公设备，熟练地 对文书进行电子化采编、管理、传播，从而全面强化学生的写作技能、表达水 平和运用能力。 正确掌握各类文书的格式及写作要领，能熟练准确地撰拟各类应用文书， 具备相应的规范化、程序化处理文书的能力。拟采用案例写作，公文例文纠错 测试学生的实际掌握水平，并要求学生能根据各种文体需要实施采访，组织文 稿的采、编、写，并能根据各实践部门情况进行真实的文书程序化处理实习。 本课程的前修课程为阅读与写作、中国文学欣赏、外国文学欣 赏；其后续终结考核环节是毕业论文写作。 （3）秘书理论与实务 合计 本课程以培养学生办会、办事、办文、办活动为核心的管理服务技能为目 的。课程的主要内容为秘书工作的基本知识和具体实务。通过秘书案例教学和 项目载体教学，以能力本位精神贯穿教学过程，从而使学生全面掌握秘书实务 的各项内容、工作程序、方式方法，强化学生的各种现场处理技能，以适应企 业、商务、机关事业单位专职秘书岗位的工作需要。 掌握秘书应具备的基本素质及秘书工作的基本职能，能分析各种秘书工作 案例，通过全真模拟情景演练考核学生独立进行办文、办会、办事的工作能力， 为秘书职业资格考证奠定理论基础。本课程采用模块式教学，理论与实践同步 交叉进行，加强以学生为主体的实践环节。实训教学采用单项技能模块和综合 技能模块相结合，结合虚拟的情景模拟，演练秘书整个工作流程环节。运用情 景教学、交互式教学、多媒体教学等手段强化秘书工作任务和工作角色。 本课程的前修相关课程为管理基础与实务；后续教学环节是参加中高 级秘书资格证考试，其中中级资格证为必须考取证书。 （4）档案管理实务 本课程以培养现代秘书档案管理与信息处理技能为目的。主要内容为现代 纸质档案、数字化档案管理的内容与方法，通过项目载体的实训教学，使学生 掌握档案及档案管理的有关知识，具有传统纸质档案收集、整理、鉴定、保管、 检索、统计、利用能力，具有利用计算机进行现代化档案管理和信息处理的技 能。 本课程系秘书理论与实务相关后续课程，是对秘书实务的专业细化。 后续教学环节是参加中高级秘书资格证考试，其中中级资格证为必须考取证书。 （5）公共与礼仪 本课程以培养现代秘书社会交往、沟通、公关活动技能为目的。课程采用 能力本位教学形式，使学生通过建立虚拟组织设立公共关系部门或分析某具体 知名企业等形式，明确公共关系工作对象、公共关系基本职能、公关从业人员 的基本素质能力要求；具备实施公关调查、公关策划、公关传播等公关活动能 力；具备一定沟通协调技能和应对化解危机能力；能进行个人形象设计，正确 着装、修饰，形成良好的姿态举止，掌握规范的职业交往礼仪，具备正确安排 与操作签字仪式、剪彩仪式技能。 本课程采用项目任务导向式教学，加强以学生为主体的实践环节，实训过 程中以任务为先导，以团队合作形式，针对具体职业活动、模拟情景，运用相 关原理解决公关问题，同步达成课程单元的知识目标与能力目标。 本课程系秘书语言与交际相关后续课，是秘书实务的专业细化，其后 续实训环节是建议参加国家公关员资格证书考试、中高级秘书资格证考试，其 中中级资格证为必须考取证书。 （6）大学信息技术基础 本课程以培养现代秘书计算机信息运用技能为目的。课程主要内容为计算 机操作系统的基本操作使用，掌握计算机维护知识，培养学生文字录入、文档 处理、电子表格、数据库技术、网络技术应用、软件应用等计算机实用操作技 能。为今后实际办公室工作打基础。 掌握计算机基本原理，熟练使用常用操作系统，达到 80 字/分钟以上的中 文字录入速度，能熟练编辑各类电子文档，电子文档排版符合规范化和美观要 求，熟练使用办公软件进行管理。 本课程系办公自动化前修课，其终结考核要求是考国家计算机一级考 试。 （7）办公自动化 本课程以培养现代秘书计算机信息运用技能为目的。主要内容是学习现代 化办公设备所用硬件与软件设备使用等知识，具备熟练的软件使用、网络文书 处理、网络会议系统操作技能，能够高效准确地利用网络技术和软件，在网络 上进行各种操作并建立简单的局域网技术，具备运用网络处理信息技能。 学习现代化办公设备原理，熟练操作使用传真机、复印机、扫描仪、摄像 机等办公自动化设备，会对设备进行日常基本维护与保养，能进行演示文稿和 网页制作等各类操作，能运用网络收集并汇总分析处理信息，对信息进行整理 加工、传递、反馈和开发利用。 （8）阅读与写作 本课程以培养现代秘书写作技能为目的。主要内容为，通过渗透着小说、诗歌、 散文等文体的文学阅读与写作基础知识的熏陶与模仿，通过短文写作的实训， 使学生全面掌握写作技巧，奠定文字写作基础。 本课程为文秘应用写作的前修课。 （9）形体训练 本课程以培养现代文秘的形体意识与礼仪习惯为目的。主要内容是进行形 象仪态练习，要求学生熟练掌握仪表仪态，兼习现代交往舞蹈和表演，强化个 人发饰、仪容、服饰、举止方面的修养，培养其良好的习惯。 熟练掌握秘书职业形象设计和标准举止规范、言谈风度，掌握在不同场合 中的职业礼仪规范，通过个体演练与团体协作情景模拟等实践方式考核学生职 业形态、举止、服饰、各种礼仪表现等精神面貌，要求展示秘书良好的待人接 物等礼仪修养。 （10）外贸理论与实务 本课程以培养现代涉外秘书涉外商务方面的服务技能目的。课程主要内容 为介绍我国发展对外贸易的基本知识，结合对外贸易的基本理论和国家的有关 方针政策，分析和探讨当前我国对外贸易的主要实际问题。课程通过项目化教 学和案例教学，在实际训练中培养学生对外贸业务流程和环节的操作技能，强 化学生对外贸业务的分析问题、解决问题能力和报关业务的操作能力。 （11） 人力资源管理 本课程以培养现代秘书人事管理技能为目的。课程综合管理学、经济学、 心理学、社会学等现代应用管理学知识。通过案例教学与项目载体教学，培养 学生沟通、协调、管理、服务等综合能力，使学生掌握人力资源管理流程的内 在联系及规律，掌握工作分析、人力资源战略规划、招聘与流动、开发与人员 培训、绩效考核、薪酬管理、职业管理等理论和实务，从而适应组织人力资源 管理相关岗位的任职需要。 本课程为前修课为管理基础与实务，系企业经营与管理 （12）文献搜索 本课程以培养文秘人员文献搜索为目的，通过项目教学，培养学生的信息 搜索、整理等能力。 （13）经济法基础 据调查统计分析，企业对文秘人员的主要工作对象是主要领导，要求文秘 人员了解一般社科知识，再付做领导决策时，熟悉各项经济法律。本课程为文 秘人员熟悉经济法为目的，通过学习了解经济法概论、个人独资与合伙企业法 律制度、公司法、合同法、市场管理法、工业产权法、会计法、金融法、税法 基础知识、经济仲裁与诉讼。了解我国现行的主要经济政策及法律法规，讲解 相关的经济法基础知识，并结合具体案例及分析，引导学生正确、深刻地理解 相关法律法规。 （14）市场营销学 市场营销学是一门科学性和艺术性兼备的应用型学科，是建立在经济科学、 行为科学、现代管理理论基础之上的综合性应用科学，研究以满足消费者需求 为中心的企业市场营销活动及其规律性，具有全程性、综合性、实践性的特点， 是管理类各专业的必修课，同时还是人文、哲学、社会科学等专业的重要课程。 本课程能培养学生具备管理、经济、法律、市场营销等方面的知识和能力，能 在企事业单位以及政府部门从事市场营销与管理以及教学、科研方面工作的工 商管理学科人才 （15）商务英语、英语口语 商务英语是以适应职场生活的语言要求为目的，内容涉及到商务活动的方 方面面。商务英语课程不只是简单地对学员的英文水平、能力的提高，它更多 地是向学员传授一种西方的企业管理理念、工作心理，甚至是如何和外国人打 交道，如何和他们合作、工作的方式方法，以及他们的生活习惯等，从某种程 度上说是包含在文化概念里的。 （16）秘书心理学 本 书 以 心 理 学 的 基 础 理 论 为 基 石 ， 以 秘 书 工 作 的 心 理 活 动 和 心 理 需 求 为 主 体 。 主 要 有 秘 书 常 规 工 作 及 心 理 分 析 ， 秘 书 的 角 色 ， 个 性 类 型 理 论 与 秘 书 工 作 ， 秘 书 的 工 作 价 值 ， 秘 书 的 人 际 交 往 与 沟 通 ， 秘 书 调 研