【制度】各部门需协调的工作和财务部各岗位职责

会议内容： 1、报销手续及各部门需知会事项（各部门） 2、仓管需协作财务部相关事项（仓管、采购部、业务部、出纳、会计、人 事部、总经理） 3、采购部需协作财务部相关事项（采购部、业务部、出纳、会计、人事部、 总经理） 4、业务部需协作财务部相关事项（业务部、出纳、会计、人事部、总经理） 5、出纳职责（出纳、会计、人事部、总经理） 6、会计职责（出纳、会计、人事部、总经理） 报销手续及其他相关事项 第一 报销程序 一、费用报销或申请货款，先填支出证明单，按以下手续的次序进行办理， 出纳方可支付或汇出相关款项。 1、经手人制单 2、部门主管审核签名 3、会计审核签名 4、经手人把单据上交总经理审批签名 5、经手人把已办好手续的单据到出纳处领款，并签名 6、出纳签名 第二 报销规定 1、收据和发票分开粘贴支出证明单背面，没发票和收据，也需填制支出证 明单。 2、银行和现金材料单据是收据：把供应商的送货单、收据交给仓管填制收 料单附在支出证明单背面方可报销。 3、银行和现金材料单据是发票：把供应商的送货单交给仓管填收料单附在 支出证明单背面方可报销，发票另交给出纳。 4、银行付材料单据如是发票（此发票是走帐）：把供应商的真实业务送货 单交仓管填制收料单附在支出证明单背面方可报销。不是真实业务的送货单和 发票另外交给出纳。 6、单据填写要求： 发票抬头需一定把我公司的名写齐全，单据内容一定要清晰，大小写金 额不允许涂改，日期、纳税编码、金额、数量、摘要内容一定要写详细（像电 脑，不能只写电脑，一定列明型号）。支出证明单上也需要这样列明。 电脑版的发票：收款人和复核一定要是机打印出来（拒收用私章盖）， 相同类型的费用单或材料单，可以各自写在同一张支出证明，费用单和材料单 不能同写一支出证明单。 7、当票据（发票或收据）没及时收回：先填借支单，然后票据收回后，把 此票据办好手续交移出纳，出纳退借支单给借支人。 8、借支单：任何人借款都必须填写借款单，由部门经理签名审批，传总经 理审批签名后方可支付，员工出差回来 3 天内，据实填写支付证明单；若总经 理无法即时签名批准，出纳通过电话取得总经理口头批准，经手人填写借支单 并签名，才可借款，事后出纳要及时把借支单补回总经理签名。 9、采购员采购结帐后，一定要当月及时到出纳处办理报销手续。 10、当年产生的材料发票和费用发票一定要当年 12 月 31 前报销。 第三 工 资 发 放 1、人事部次月 1-5 号前提交各部门绩效考核表、出勤表、工资表给财务主 管。 2、10 号财务主管把工资表提请总经理审批，把工资条发放于各员工。 3、10-15 号是各员工对工资及绩效审核有疑问提请申诉期，如绩效审核有 争议，22 号前仍无法解决，延到一下月发放。 4、25 号准时发放工资。 第四 请购物品或支付费用事前手续 购买材料或费用支付前需填制请购单，1000 元以下只经部门主签名核准即 可，1000 元以上（含 1000 元）部门主管签名同意，提请总 经理签名核准。 第五 发票交收手续 我公司开出的销售发票快递或即时交到客户手上，需对方盖公章签收回传 或即场签名签收. 第二 各部门需协作财务部相关事项 仓库 一、材料或产品进出仓手续 1、采购员材料办理进仓，需提交供应商的送货单（发货单或销售明细单）、 收据给仓管员办理进仓. 仓管员经核实后填写材料收料单.采购才能凭附有仓管 的收料单和供应商送货单才可以进行报销。 2、样机或研发所领用材料价值高（评定标准由卓贤制定）需工程主管签字 核准方可再领用。 3、返修或维修需领料，由工程主管签字核准。 4、发料时需按生产部发来的生产订单进行填制电子表格领料单。领料单上 的生产单号需填上产品品名和型号。 （以后按速达操作） 5、产品进仓时办进仓单（ 6、产品销售出仓时填出仓单（要求） 7、损毁了的材料由工程部列单确定那部分是废料，那部分是可再用，废料 月末处理。 二、仓库每月末需提交会计的资料 仓库每天下班前交原材料的收料单给会计. 每月末需提交会计的资料： 原材料的领料单,产成品的出仓单和进仓单，销售明细单（也叫发货单或送 货单）。 以下这些可以是电子文档：产成品进销存明细表, 原材料进销存明细表, 原材料、在产品盘点表（只有数量） 三、低值易耗品管理 生产车间使用的低值易耗品价值从 150-2000（不含 2000），都需进行建册 登记，使用人离职时归还，并把相关信息月末提交财务部。 四、价值高每月盘点，低价值每季盘，芯片每周盘。 五、财务部和工程部各配仓库匙一条，在生产特殊情况下协作生产领料。 六、销售送货单由业务填制，会计审核批准，仓库以会计签名为据，才可 以发货。 采 购 部 一、采购部要设置应付帐本 采购也需设置应付帐本，掌握好当月材料购进量和欠款。（在申购请款时 能及早避免出错） 公司与外界签订的经济合同，应在合同签订后及早将合同复印本一份报送 财务部签收作跟踪备查。合同的完结或执行过程中出现异常时，应及时与财务 部沟通，由财务部负责合同的最终监管。严格按合同规定的权利和义务履行， 以维护公司正当的经济权益。 二、在支付采购款要注意以下事项 1、我司不需开所有发票回公司，就在非对公户支付货款或现金支付（一般 不赞成此举，因为现在现金不足够流通） 2、需供应商提供发票，就要在支票抬头上写明开发票的公司名，即开发票 的公司和支票上的头要一致。（即采购员在领用支票时就需要清楚告诉出纳支 票接收公司有否能力开出发票不。） 3、已开出的支票，如后期知收回发票的公司名并不是支票抬头上的公司， 那就让已入我司支票的公司把款项退回我司，我司收回退款后，再把货款支付 给开发票的公司。（采购员要求同我司实际发生业务的供应商写一份委托，写 明他司委托那家公司代收我公司几月份的货款，此委托我司收录在凭证后存档 盖公章） 4、当发票内容只写着一批时：开回的增值税专用发票需附上供应商专用货 品清单，增值税普通发票也需附货品清单（如开回的发票内容与真实采购不一 时，此清单也需跟发票内容一致） 三、当月购进的现金或银行的材料，采购员需当月到财务处报销，不能跨 月，否则仓库和会计的仓存数对不上。 四、采购需每星期提供资金使用计划给财务部，如采购量巨大就需酌情提 供计划。 五、当有关财务方面的突发事件，需向财务部咨询清楚后再回复。 六、采购单如已提请不许修改，如发生改变增，只能补采购单，减少时原 来采购单作废，制新采购单。 七、采购部资料使用情况需每周星期一提交财务部出纳，资金使用量大提 前两天通知出纳，如情况较特殊，也需及时提前通知出纳。 八、合同上需注明发票没提供只付 90%或余下税金，收到发票，即支付余 款。 科技有限公司 农行 开户行： 账号：4 工行 开户行：工行 账号： 农行卡： 收到不需开出我公司发票的货款时，叫客户直接电汇入我公司农行卡或 收现金、收现金支票 业 务 部 一、业务部要设置应收帐本 1、业务部要有自己的应收帐款帐目，方便跟踪到位，否则业务员不知应收 款是否超过了一定额度时，继续发货，这样岂不是会增大了应收帐款的金额， 当他心中有数，超过额度时，及时停止发货，而不是等到财务部的通知才停止 发货。 2、月末业务需和财务部对应收帐款。 3、当财务部门询问有关客户的业务，能有效准时回复。 二、业务部收货款需注意以下事项 收到 100 元入我司对税户，就得要开足 100 元发票， 换言之开了 100 元发 票，就要有 100 元钱入我公司对税户。 1、销售合同注明是要开发票,那么收回的支票应是对方的对公户支票（对 税的基本户），业务员在收回支票时，需问清楚客户给的支票是否对公支票。 当知这张支票是不需开发票，业务就及时告诉出纳，以便让出纳把此票入不对 税户。 2、收回是第三方支票，业务员在收支票时及时要求客户在第三方的支票上 背书转让，因需证明我司跟客户是有真实的业务关系，以给税所做成误会，认 为我司是虚开发票.（出纳做法：在支票抬头上填我司名，对方在背后盖上对方 的财务章，然后我司也在背书的右边粘单处盖上财务章）。 3、收回是对方现金支票或现金是上 10 万，且需我司开出发票，业务员要 与客户商议，要求客户用对公帐户转入货款才能开出发票，如上 30 万或跟客户 商议此笔款项不开出发，上 20 万，可以分成每张 1.5 万的发票不同时段开出。 4、当财务部门询问有关供应商信息，能有效准时回复。 5、客户向我司索取发票时，不能任意答允开出，而是需跟财务部负责跟踪 发票的会计。 6、当有关财务方面的突发事件，需向财务部咨询清楚后再回复。 7、在签定销售合同时，要列明收货款（现金或支票）只能汇入我公司指明 的帐号。 8、公司与外界签订的经济合同，应在合同签订后及早将合同复印本一份报 送财务部签收作跟踪备查。合同的完结或执行过程中出现异常时，应及时与财 务部沟通，由财务部负责合同的最终监管。严格按合同规定的权利和义务履行， 以维护公司正当的经济权益。 9、签订合同上需注明货款到帐才发货。 10、当客户需要我司开大发票，开大部分找其他公司代我司开出，或无法 由其他公司代开，我司收 12%的税点方可开出。 科技有限公司 农行 开户行： 账号：4 工行 开户行：工行 账号： 农行卡： 收到不需开出我公司发票的货款时，叫客户直接电汇入我公司农行卡或 收现金、收现金支票 （基本户只此户才能提现金，一般结算户（国税户-工 行、信社，地税户- 建行、农行），南海可以基本 户、国税户、地税户都只一个帐户，现金避税存 折，不开发票的一般结算户，此帐户不会对税所进行申报） 10 万有真实业务关系原说好不开票，后需补开给对方，收点数 7 点，8 万 帮开票收 10 点，10 万 X0。07=7000 8 万 X0。1=8000 退 8 万-税金 1。5 万=6。5 万 第三 财务部岗位职责 （以下内和外帐需由现任会计完成） 内帐会计助理岗位职责 一、跟踪应付帐款 1、凭仓库每天上交的收料单和供应商的送货清单核对无误后，据这些核对 无误后的单据制应付明细表，如仓管员填制的收料单有出错，需及时通知仓管 重制收料单，原收料单作废。 2、要求供应商月末把对帐单传过来，与我司的对帐电子表格核对无误后， 把供应商发传真过来的对帐单盖公章回传. 3、会计助理与供应商确定当月应付款后，据应付明细表把各公司欠款做个 汇总表，提交给会计主管. 4、会计助理需把当月的现金、银行、挂帐的采购和仓库交来进销存表的收 入核实是否一致，若出现不一致时，需查明原因。 二、跟踪应收帐款。 三、月末把税务会计移交的内帐单据编制凭证，完成内帐报表。 四、遵守保密性，不可泄露公司财务任何信息。 五、保管好内帐报表及帐册、会计凭证等资料，不可遗失。 税务会计岗位职责 一、审核出纳交来的单据是否准确。 二、分内外帐单据，把已划分好的外帐单据复印好，把内帐单据移交内帐 会计。 三、制表格登记销售发票和进项发票的票额及税额，调控好当月增值税税 负和季度的企业所得税税负。 四、我司空白的纸质发票和 IC 卡要分开进行保管。 五、在税期准时申报国税和地税的报表及税金。 六、保管好外帐报表及帐册、会计凭证等资料，不可遗失。（否则税所会 给罚款 2 千以上 1 万以下） 七、每月 15 日前完成上月的纳税申报和税款扣缴成功的工作；于每月倒数 第二个工作日前完成本月进项税额的认证抵扣工作。 八、准时年审国税和地税税务登记证，办理好税所要求所有文书，相关资 料递交税所前，需要主管会计审阅。 九、销售发票快递或即时交给客户，需对方盖公章签收回传或即场签名签 收。 十、审核出纳交来的单据是否准确。 出纳岗位职责 一、办理银行存款和现金领取。 二、负责支票、汇票、发票、收据管理。 三、做银行账和现金账，并负责保管财务章。 四、负责报销差旅费的工作。 1、员工出差分借支和不可借支，若需要借支就必须填写借支单，然后交总 经理审批签名，交由出纳审核，确认无误后，由出纳发款。 2、员工出差回来后，据实填写支付证明单，并在单后面贴上收据或发票， 先交由证明人签名，然后给总经理签名，进行实报实销，再经会计审核后，由 出纳给予报销。 五、员工工资发放。内帐会计需协作出纳清点发放工资金额。 六、现金收付 1、现金收付的，要当面点清金额，并注意票面的真伪。 若收到假币予以 没收，由责任人 负责。 2、现金一经付清，应在原单据上加盖“现金付讫章“.多付或少付金额，由 责任人负责。 3、出纳把每日收到超过 2 万以上部分现金送到银行，保险箱每天限额 2 万 以下。 4、每 3 日做好日常的现金盘存工作，做到账实相符。做好现金结报单，防 止现金盈亏。 5、一般不办理大面额现金的支付业务，超过 1000 以上需转账或汇兑手续。 平常支付也需建议对方接收转帐， 特殊情况需审批。 6、员工外出借款无论金额多少，都须总经理签字，批准并用借支单借款。 总经理出差，出纳打电话申请借款，由借支人填制借支单并签字，待总经理回 来后出纳需把此借支单及时补签批准。若无批准借款，引起纠纷，由责任人自 负。 七、银行帐处理 1、登记银行日记账时先分清账户，避免张冠李戴。开汇兑手续。 2、保管好各种空白支票，不得随意乱放。对于填写错误的支票必须加盖 “作废”戳记，与存根一并保存。专设登记簿登记，给对方支票时，对方在支 票头上签字确定收到此支票. 八、出纳于次月 2 号前把上月的外帐单据和银行对帐单移交税务会计（递 交前需由主管会计审核）。 九、4 号前把已移交税务会计的外帐单据进行复印，把内帐的其他票据和 外帐单据复印件（银行对帐单复印件）编现金及银行收付报告移交内帐会计， 要在所有单据上盖收付章，并用铅笔在单据右上角编制编号。 十、提备用金需填支出证明单，经总经理签名同意，会计审核后方可提取。 十一、收回增值税普通发票（其他普通发票）和增值税专用发票移交税务 会计时，需列清发票号、供应商、金额、日期。 十二、如业务单据有特殊情况，出纳需要单据上用铅笔注明，出现错致使 经济损失，由出纳负责。不许在单据上注写有关与税务相抵的字眼，或可用特 殊符号来进行表达。（A 税金，B 工商，C 税务，D 其他各部门） 十三、收到支票需及时办理银行进帐手续。 十四、出纳员必须在掌握银行存款余额的情况下签发转帐支票，否则造成 空头支票，责任出纳员承担。 十五、凡签发的转帐支票必须写明收款单位、日期、金额、用途（与发票 相符）票据签字手续齐全，方可记帐，报销。 十六、营业收入的现金要由业务员负责收回，会计、出纳共同清点，核对 无误后出纳及时填制收据由经手人签字确定。 十七、因工作责任心不强，疏忽、马虎，造成现金丢失、被盗，应追究当 事人责任，并赔偿损失。出纳员必须将现金存放在保险柜里保管，否则丢失由 本人负责。 十八、需把每月的单据整理好，按会计制度的要求粘贴好。 工 资 发 放 一、人事部次月 1-5 号前提交各部门绩效考核表、出勤表、工资表给财务 主管。 二、10 号财务主管把工资表提请总经理审批，把工资条发放于各员工。 三、10-15 号是各员工对工资及绩效审核有疑问提请申诉期，如绩效审核 有争议，22 号前仍无法解决，延到一下月发放。 四、25 号准时发放工资。 各职位离职需办理交接手续 一、交接清单（含以前年度和本年度的国税和地税报表、企业所得税季报 和年报，会计凭证。 会计资料：地税税务登记正副本，国税税务登记证正副本，一般纳税人的 资格证书和通知书，当月要交接的销项，进项要列逐发票号、供应商、金额、 日期都要列出，当月要交接的收入费只打出合计数就可以。 二、交接手续（核实总帐、明细帐和报表等的余额是否相符） 三、出纳交接，把 8 月余额+9 月发生的收入-9 月费用-借条（如会计已做 帐就不需减）。 银行日结单，以便看银行帐里每天余额数与帐本是否相符。 外帐需注意相关税法事项 1、根据企业所得税法实施条例第四十三条规定，企业发生的与生产经 营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的 60%扣除，但最高不得超过当年 销售（营业）收入的 5。举例，若按企业本年业务招待费 23000 元，销售收 入 5000000 元来计算，2300060%=13800 元50000005=25000 元，企业 2008 年允许扣除的业务招待费支出为 13800 元。 2、汽车和手机，要在公司名下才能列支费用，如汽车不是在公司名下，可 以车主跟公司签租赁合同，然后到税所交税开票，那就可以把有发票的费用列 入本公司了（以下是不可抵扣的费用保险、年票）。 3、当年的费用要当年列支，一般不允许跨年列支。 4、广告费：符合条件的广告费和业务宣传费