一种传统又现代的职业

一种传统又现代的职业秘书 一种传统又现代的职业秘书 一、过去被误读的秘书 在现实生活中，秘书这一职业给人的感觉似乎不太好，好像大多数的秘书都是青春靓丽、打扮入 时的美女，秘书就是吃青春饭的。 在人们眼里，干秘书不是一种长久之计。大学毕业的学生，特别女大学生，往往把秘书作为一个跳板， 通过秘书职业结识更多的人、形成一定的人际关系圈后便跳槽到其他的职务。 而且，秘书工作往往被理解的简单化、程式化，认为秘书就是一个打杂的工作。对于秘书职业来说， 做这些工作的只是一些初级秘书的工作，对于需求量越来越大的高级文秘来说老练稳定、社交能力强、语 言沟通力好、公文写作水平高、现代化办公设备操作熟练都是最基本的要求。 还有，在我们国家，很多企业用秘书都有年龄限制，这就导致了秘书工作时不会安心，不会把本职业 作为一种追求。这种不安定因素会在一定程度上给工作带来负面影响。这一点，我觉得中国应该效仿国外。 在美国 300 多万的秘书中，大部分是中年知识女性，老练稳定，经验丰富，协调能力强，不仅有较高的公 文写作水平，而且能操作现代化办公设备，在单位的角色举足轻重。他们因为经验丰富、预见性强，所以 会把公司的一切打点的井井有条。如果在我们的企业中可以做到启用中年女性，那将会是一个很好的选择。 一则可以是员工安心工作，把秘书职业作为自己终生的追求：二则长时间使用同一个秘书，可以对公司的 情况了解多，日久生情，秘书也会对公司尽职尽责。 综上，人们被这种思想蒙蔽了眼睛，而忽视了秘书也是一种现代职业，一种有着严格要求的需要很高 综合素养的现代高薪职业。当然，除了选择一直做秘书，一个文秘人员还可以有其他的选择。在秘书工作 的过程中，肯定会接触到其他的专业知识，譬如高科技职业的秘书等，可以自学这些专业知识和管理知识， 在有了足够的经验和适当的机会时可以升迁做管理人员或者其他无需年龄限制的职务。在工作几年后，秘 书也会积累许多工作经验，在对秘书职业有了一定的理论研究和实践之后，选择实践教学也是不错的选择， 青岛的“一平工作室”就是从文秘工作岗位上下来的谭一平所开办的。 秘书职业主要指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人 员。它包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，要求从业人员 具备较强的文字和语言沟通能力，综合协调与合作能力，逻辑思维和分析能力等。 二、未来面临新挑战的秘书 虽然这几年专业的秘书人员越来越多，竞争越来越激烈，但是如果自己比别人早先学到更多的知识， 凡是多努力、多一番思索，我想秘书很是有很大的发展空间的。专业秘书在我国发展的时间并不是很长。 现代的规范的专业的秘书在职场上还是有举足轻重的地位。 2004 年 6 月上海首届专业秘书研讨会在浦东举行，来自国内外的众多专家参加了这次会议。对于国内 秘书职业的发展前景，一些专家指出，欲问秘书的天空有多高，先要回答秘书的能耐有多大。 秘书：二把手 秘书(Secretary) 一词缘于拉丁文 secretar-ius，意即“ 可*的职员 ”。而现在秘书被冠以除“Secretary”以 外的其它头衔：OfficeCo-ordi-nators( 办公室协调员) 、Confidential Secre-tary(机要秘书)、Executive Secretary(执行秘书)等等。在很多国家，高级秘书甚至就是公司里的二把手。 据介绍，在世界范围内，从初等的职业地位开始，秘书走过了很长的发展道路。早期的秘书只是进行 听写工作的文书，写得一手好字；慢慢发展下来，随着教育程度的提高，秘书开始承担更多的职责，他们 开始撰写公函、规划会议、与客户沟通、培训员工等等；近 10 年秘书的变化更是天翻地覆，不仅要学会 使用计算机、互联网及其它多种高级技能，在现代办公室中扮演着重要的“信息管理者” 的角色。 扁平化时代：秘书更重要 在过去几十年中，秘书们通过不断增强他们的技能满足不断变化的工作需要，从而表现出专业程度， 使得秘书职业地位不断上升。有关人士预计，这种趋势将一直持续下去。这主要缘于很多企业组织结构扁 平化的趋势。 Shirley Taylor 女士从事秘书专业培训多年、曾任英国伦敦工商会考试局(LCCIEB) 首席考试官。她表示， 随着大多数组织结构的扁平化发展，大多数办公室职业人员将承担更大范围的职能，越来越多的职业人员 将需要协助更多的管理职能。然而，这并不是说一些高级职位的人员不再需要其他人来协助他们的生活和 工作了。如果缺少秘书，许多成功的执行官可能就无法完成工作了。曾任美林证券集团亚太区行政副总裁 的何冰仪女士表示，在老板无法顾及时，秘书往往是老板的形象代言人，将事情处理妥帖。 当然，他们必须要时刻保持领先的职业技能，而不是办公室的冗员，以免成为扁平化的淘汰对象。 中国秘书：未达国际标准 1998 年 5 月国家劳动部在其颁布的秘书职业技能标准一书上将“秘书” 概念定义为：专门从事办公 室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。 但在这次研讨会上，很多国际人士不约而同指出，中国秘书距离国际标准差距不小。曾在英国获得 “Super Secretary”头衔的 Shirley Taylor 发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业；同时，秘书的专 业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。 马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，中国秘书的薪资待遇不如人意，地位有待提高，但要实现 这个过程，中国秘书的职业水平需要很大提升。据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉 地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高薪水 的要求。- “你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。 未来市场对秘书要求 吉林大学文学院的张教授表示，虽然有很多高校都开设了秘书这一专业，可是这些经过专业培养的“秘 书人才”现在真正从事这一职业的不到。张教授还表示，职业化秘书指的就是受过专门秘书专业技能 知识、综合素质培训的复合型人才，用时下流行的话来说就是，既要会电脑，又要会外语，还得有驾驶执 照。职业秘书的另一个显著特点就是要以此为终身职业，而不是像现在的许多秘书，纯粹把“秘书” 当作跳 板，干一两年就转行。随着社会的发展，企业的各个岗位职能也逐步规范，秘书职业化一定会成为这一行 业发展的趋势。 三、现在秘书职业资格认证 本职业共设四个等级，分别为五级秘书(国家职业资格五级) 、四级秘书 (国家职业资格四级)、三级秘书 (国家职业资格三级)和二级秘书( 国家职业资格二级) 。 申报条件 1.五级秘书(具备以下条件之一者 )： (1)经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书； (2)在本职业连续见习工作 2 年以上； 2.四级秘书(具备以下条件之一者 )： (1)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 2 年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时 数，并取得结业证书； (2)取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 3 年以上； (3)连续从事本职业工作 4 年以上； (4)取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业 (专业)毕业证书。 3.三级秘书(具备以下条件之一者 )： (1)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 4 年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时 数，并取得结业证书； (2)取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 5 年以上； (3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作 2 年以上。 4.二级秘书(具备以下条件之一者 )： (1)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 4 年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时 数，并取得结业证书； (2)取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作 6 年以上； (3)取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作 4 年以上。 考核内容 1.秘书职业考核的内容以秘书国家职业标准和秘书国家职业资格培训教程 为依据。 2.秘书职业考核的内容包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务等四个基本内容。 3.涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业资格二级增加业绩评估部分。 考核方式 1.书面应答：考生对标准化书面试卷上的问题在答题卡上作答，题型分为单选题、选择题二种题型。 2.情景模拟：考生根据所观看的情景录像，就书面问题进行笔答。 3.任务解决：考生对书面提出的工作任务进行书面回答。 4.综合测试：涉外秘书的英语考试包括听力题、选择题、写作题。 5.业绩评估：专家对考生提供的个人工作业绩记录进行综合评审。 成绩计算 1.秘书( 五级、四级、三级)中的四个考试模块的分数相加之和达到及格分数线(120 分)，即为秘书考试 及格；秘书(二级)中的五个考试模块的分数相加之和达到及格分数线 (180 分)，即为秘书考试及格。 2.证书成绩计算按理论知识成绩和操作技能成绩两部分折算，即五级、四级和三级秘书中的各项及格 成绩相加2 后的分数为理论知识成绩和操作技能成绩。秘书二级中的各项及格成绩相加3 后的分数为理 论知识成绩和操作技能成