xxxxx公司建筑安装承包合同管理办法

XXXXX 公司 建筑安装承包合同管理办法 二一三年四月 2 目 录 第一章 总则1 第一节 一般规定1 第二节 合同管理制度2 第三节 合同管理机构及其管理职责2 第二章 合同的订立4 第一节 合同谈判4 第二节 合同起草5 第三节 合同评审5 第四节 合同签署6 第三章 合同的履行6 第四章 合同的变更与解除7 第五章 合同纠纷的处理8 第六章 合同档案的管理9 第七章 合同监督9 第八章 附则10 1 第一章 总则 第一节 一般规定 第一条 为加强 XXXXX 公司（以下简称“公司”）合同管理，有效 预防合同风险，提高公司依法经营水平，保障公司合法权益，结合公司 实际情况，制定本办法。 第二条 本办法仅适用于公司对外签订的建筑安装承包合同。 第三条 本办法所称合同，是指在经营管理活动中，公司法定代表 人或其授权代表以公司名义与其他单位或个人签署的建筑安装承包合同， 包括合同（书）、协议（书）、招标投标文件、具有约束力的备忘录等。 合同一律采用书面形式，即时清结者除外。 第四条 本办法所称合同管理是对资信调查、合同谈判、合同起草、 合同审查、合同签署、合同履行、合同纠纷处理、合同的变更与解除、 合同归档等环节的管理。 第五条 合同的订立、履行应当遵守国家的法律、行政法规，遵守 公司规章制度；不得利用合同进行违法活动，不得为谋取私利而侵害公 司利益。 第六条 合同管理实行归口管理与专业管理相结合的原则。 市场开发中心是合同归口管理部门，有权制定修改合同管理制度。 各职能部门从各自专业的角度对合同订立进行审核把关并履行合同。 2 第二节 合同管理制度 第七条 合同管理实行合同承办人制度、评审会签制度、合同专用 章专项管理制度和授权委托制度。 第八条 合同的订立，由合同管理员将合同文本及相关文件材料 按顺序交综合计划处、施工生产处、物资处、财务处、审计处评审会 签。 第九条 公司对外签署各项合同应使用合同专用章，不得使用行 政公章、部门印章或其他印章代替。北京地区使用 1 号合同章，其他 地区使用 2 号合同章。 合同专用章的使用由合同管理员负责，并建立相应的合同专用章使 用台帐。 第十条 公司法定代表人有权代表公司对外签署各项合同，也可授 权他人代为签署合同。 未经书面授权，任何人不得以公司名义对外签署合同。 第三节 合同管理机构及其管理职责 第十一条 市场开发中心履行以下管理职责： （一）指定合同承办人； （二）组织合同谈判； （三）起草合同文本； （四）负责合同文本评审会签的流转； （五）负责申请办理授权委托； 3 （六）负责建立合同档案； （七）其他应由承办部门履行的职责。 第十二条 综合计划处履行以下管理职责： （一）审查会签合同； （二）按合同规定进行工程费用、计划管理； （三）负责工程的结算工作。 第十三条 施工生产处履行以下管理职责： （一）审查会签合同； （二）负责组织施工力量履行合同； （三）做好保修期满后的质量回访工作。 第十四条 物资处履行以下管理职责： （一）审查会签合同； （二）负责合同中规定的材料采购与供应。 第十五条 财务处履行以下管理职责： （一）审查会签合同； （二）办理投标、履约及预付款保函； （三）按合同规定办理资金收付事宜。 第十六条 审计处履行以下管理职责： （一）审查会签合同； （二）针对合同订立履行中出现的失控点和违法、违纪、违规 等情况，提出审计意见或审计建议。 第十七条 其它各职能部门按各自职权范围履行合同。 4 第二章 合同的订立 第十八条 合同的订立应按下列程序进行： （一）合同谈判； （二）合同起草； （三）合同评审； （四）合同签署。 根据法律、法规的规定或当事人的约定，合同需要办理公证、 鉴证、审批、登记等手续的，应由承办人负责向有关机构申请办理， 法律部门可予以协助。 第一节 合同谈判 第十九条 市场中心应根据合同项目的实际情况，组织相关部 门的人员参加合同谈判。 第二十条 承办人应就合同谈判情况做好记录。 第二十一条 承办人对谈判中临时遇到的重大问题应及时进行协 调，并向主管领导汇报。 第二十二条 谈判对方要求提供有关资料的，承办人应经市场开 发中心负责人同意，并按职能分工送相关部门评审后，统一对外出 具。 未经批准，任何人不得自行向谈判对方提供有关资料。 第二十三条 参加谈判人员应恪守谈判纪律，不得泄露公司商业 秘密。 5 第二节 合同起草 第二十四条 承办人负责合同的起草、修订，必要时请法律部门 予以协助。 合同起草、修订后应报承办部门负责人审核。 第二十五条 起草的合同文本应该条款齐备、内容具体，用语规 范、严谨、简练、准确。 第二十六条 对经常重复使用、内容相对固定的合同，市场开发 中心会同综合计划处及其他相关部门制作合同范本。 合同范本应根据实际情况及时修订完善。 第二十七条 承办人采用对方合同范本的，对显失公平的条款应 努力予以修正；对违反法律法规、侵害公司权益的条款应拒绝采用。 第三节 合同评审 第二十八条 承办人应将经市场开发中心审核同意后的合同草案 及相关文件材料转交给部门内的合同管理员，由合同管理员送综合 计划处、施工生产处、物资处、财务处、审计处评审。 第二十九条 各部门应在合同送审之日起 2 个工作日内出具评审 意见。 对采用本办法第二十六条规定之合同范本的，评审时间不应超 过 1 个工作日。 承办人提交合同草案时，应预留相应的时间以供评审。 6 第三十条 各部门对合同的评审内容按公司程序文件与顾客 有关的过程控制程序。 第三十一条 各部门在审查中发现问题的，应在评审意见中予以 明确，并提出相应修改建议。 评审意见禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。 评审意见必须有评审人员及各评审会签部门负责人的签章。 第三十二条 承办人应按照评审意见及时做出修改，并将修改情 况反馈提出意见部门。 承办人认为评审意见不妥当、坚持不予修改的，应将不予修改 的理由反馈提出意见部门。 第四节 合同签署 第三十三条 合同管理员负责对审查会签完毕的合同进行校核、 印刷和装订。 第三十四条 法定代表人不能或认为不必亲自签署合同的，应采 取书面授权委托书形式，授权他人代为签署合同。 第三章 合同的履行 第三十五条 合同生效后，不得因当事人名称的变更或法定代表 人、授权委托人或承办人的变动而不履行合同义务。 第三十六条 合同管理员负责跟踪记录合同的履行情况。 7 第三十七条 承办人负责汇报、请示、协调、解决合同履行中出 现的问题和争议。 第三十八条 负责履行合同的项目经理部应当具备证据意识，负 责记录、收集、保管合同履行过程中的相关资料，发现问题及时处 理。 第四章 合同的变更与解除 第三十九条 当法律规定或合同约定的允许变更、解除合同的情 形出现时，可以变更、解除合同。 未按本办法办理变更、解除手续以前，仍按原合同内容履行。 第四十条 变更、解除合同必须采用书面形式。 第四十一条 变更、解除合同由市场开发中心原承办人承办。 承办人提请合同变更和解除的，应按如下程序进行； （一）承办人制作变更、解除说明文件，提交部门负责人审核； （二）承办人负责按原会签程序将变更、解除说明文件和原合 同文本提请评审； （三）承办人负责将上述说明文件及评审意见提交原签署人审 批。 第四十二条 变更、解除合同应当注意以下事项： （一）合同主体变更，应征得所有合同当事人的一致同意，并 加盖签章； 8 （二）被担保的合同或合同条款变更或解除，应征得原担保单 位的书面同意，并加盖签章； （三）经上级主管机关批准的合同，应报原批准机关批准； （四）其他合同的变更或解除，法律有特别规定的，按规定办 理。 第五章 合同纠纷的处理 第四十三条 合同订立、履行过程中发生纠纷的，承办人应及时 向市场开发中心负责人报告，经请示有关领导，与有关部门共同协 商处理。 第四十四条 对合同纠纷，应首先采取协商、调解的方式解决。 协商、调解不成，报法律部门提请仲裁或诉讼。 第四十五条 在纠纷处理过程中，未经法律部门评审，不得向对 方作出实质性答复或提供有关文件资料。 第四十六条 处理合同纠纷过程中，承办人、负责履行合同的项 目经理部及公司相关各部门应及时提供、收集、整理、保存完整的 合同文件、资料，包括但不限于： （一）合同文本，包括变更、解除合同的协议、电报、电传、 传真、信函、图表、视听资料、授权委托书、介绍信及其他有关资 料等； （二）送货单、提货单、托运单、验收单、发票等有关单据、 票据； 9 （三）付款凭证、托收凭证及其他财务凭证； （四）产品的质量标准、样品和鉴定报告； （五）与违约或纠纷处理有关的其他证据材料。 第四十七条 合同对方逾期不履行生效调解书、和解协议、裁决、 判决等司法文书时，承办人应及时向主管领导汇报，法律部门按法 定期限向人民法院申请强制执行。 第六章 合同档案的管理 第四十八条 各部门在处理合同事务过程中，应注意留存相关文 件材料，建立合同档案。 各部门归档材料应保存原件。确不能保存原件的，保留与原件 核对无误的复印件，并对原件去向予以说明。 第四十九条 市场开发中心合同档案具体包括： （一）招标文件和图纸、答疑文件、全部投标文件、中标通知 书及合同订立过程中形成的确认书、来往电文、评审会签意见、授 权委托书等； （二）合同履行过程中产生的有关合同修改、补充、转让、变 更、解除、终止等方面的材料； （三）解决合同争议的有关材料。 第五十条 合同执行结束后，市场中心合同管理员将合同档案 交档案管理中心归档。 其他需要归档的材料按公司档案管理的有关要求执行。 10 第七章 合同监督 第五十一条 财务处、审计处、纪检监察室和法律事务室负责 对合同的履行实施监督。 第五十二条 财务处负责监督是否按合同规定的期限、步骤和 条件收付款项。 第五十三条 审计处根据需要，在专项审计或其他审计过程中， 对相关合同的订立、履行进行审计。 第五十四条 纪检监察室负责受理投诉举报，组织查处合同管 理中的违纪案件，并根据需要对合同管理、履行开展效能监察。 第五十五条 法律事务室负责对合同管理制度的执行情况进行 监督。