外贸中邮件回复的注意事项

浅谈外贸客户邮件回复的对应性 很久没写文章了，看了外贸界朋友们催促的留言，感觉对不住。 今天无论如何也要抽出时间，写点东西。 要写的，也正是我一直深有感触的。最近这些年外贸这一快，我 的工作方式使我接触了可能有数千个国内工厂的外贸人员，我是作为 国外客户采购代理与他们接触的，也有目睹他们与国外客户之间的接 触。这样的接触越多，我就越对我们外贸界的人员素质越发悲观与叹 息。今天，其它我且不说，因 为问题很多，我前段时间写的被外贸界朋 友觉得深有感触的一篇文章外贸人 50 条常见罪状，就是从中总结 出来的。今天，我仅从 “外贸客户邮件回复的 对应性”的角度来展开谈 谈，因为我 发现这是朋友们在回复国外客户邮件时最常发生、最多发 生、却最易忽视的问题。 解释一下，“ 对应性”指的就是针对性、关联性、相对性。针对什么？ 关联什么？相对什么？当然是针对、关联、相对于你要回复的国外客 户邮件的诉求、提问、询盘细节，以及 逻辑顺 序等方方面面。对此，可 能很多朋友都无察觉。但我却感到很可笑、可气，每当我的邮件或国 外客户的邮件被回复得很糟糕时。这样的现象，少则罢了，可惜它们 每天不断地出现在我的收件箱里。邮件回复的对应性，是个基础性问 题、常识性的 问题、也是个大问题！ 做外贸，可能每天都会收到询盘，那每天你都可能犯这样基础性 的错误。你回复客户询盘后客户再回复你的几率（复盘率）低，更不用 说成交率低，原因何在？我觉得，外贸客户邮件回复的对应性，可能 是根本或重要原因之一。 一、称呼 称呼属于礼仪，礼仪讲求的是“客尊”原则。 1、不管是客人首次给发邮件或询盘还是后续的，客户称呼你 “Dear A”，你的回复也当 对应为“Dear B”。若你回复客户“Hi A”，就会 让人感到发“ 顿” 。以此类推，如客人邮件“Hi A”，你的回复也当对应 为“Hi B” 。其他，同理。 2、客户邮件称呼你“Dear Mr. 名+姓”，你回复客户也当是“Dear Mr. 名+姓”。若你回复客户“Dear Mr. 姓”或“Dear 名”，就不规范（规 范性就是对应性）；若你回复“Dear Mr. 名”，那就是错的，因为无此表 达（我知道有不少朋友对此无意识）。 二、漏点 1、客户询盘中，明确要求你报盘，明确要求你提供产品参数、参 考图片、价格、相关条款、等。你的回复，应 当是全部都提供；不能提 供也没关系，但你当说一声，为什么不能提供及什么时候可提供。普 遍的是，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参考图片 或相关条款了。要知道，对大多数行业而言，一个特定的价格，是必须 要对应特定形式的产品（参考图片），以及特定规格的产品（产品参数）， 以及报价基于的交易条件、付款条件等（相关条款），而且可能还包括 安规等认证了。你少了哪样，能说的过去？让客户去猜？我告诉你， 对大多数客户而言，客户不会猜，也不会再重复问你，你“ 漏点”了，只 会因你的“不 专业” 而不理你了。客户有更多、更好的选择，来源于比 你“ 专业一些 ”的同行。现在不是“ 价格为王” 的时代，价格重要，质量 重要，服务 也重要。你丢三落四，客 户有理由相信你不会在你们公司 内部时传达定单信息时也丢三落四？就不要说你的丢三落四是不尊 重客户了。 2、客户邮件中，提了五点要你回答的问题。你回答了其中三点， 结束。咳！客人楞了，且不管你这三点回答的质量，为什么另外两点 不回复，也不交代为什么不能回复，更不交代何时能回复。若你是客 人，请问：你又作何感想？ 3、与上类似，客户邮件中，有三点需要你确认的事项，你确认了 其中两点而不言其他。如果是紧急确认，后果可能很严重。 4、客户热情地说了一大堆，他是如何喜欢你们的城市的风景（如 杭州西湖）的，你回复时总该礼貌性说一句“ 是啊！西湖好美啊！” 吧。 你如果只字不提，那客人不是“热脸贴了你的冷屁股” 了吗？与这一点 具有相似意味的是，客户邮件一开始就是“How are you doing?” 或“It was great meeting you at your booth on the 100th Canton Fair”，你回复 的邮件中却找不到与此所对应的字句。 三、次序 1、任何条目性的问题点或确认点，你要回复或确认，顺序上也最 好与客户的问题点或确认点相对应。人与人是有区别的，更不要说中 西文化差异了，那么客人的思维模式了。客人在列出问题点或确认点 时，是有一套他认为合理或自然的逻辑或习惯性顺序的，你乱先回答 3、再回答 1、再回答 5.客人会不习惯或觉得不符合他的逻辑。有人 说了，这有什么，反正问题都回答了。咳！ 这 就是问题的根源！ 2、与上类似的道理，客户写邮件整体的顺序，也有其自有的逻辑 或习惯性顺序的，客户一开始寒暄问候，接着做自我介绍和公司介绍， 然后是要报盘，然后是问你几个问题，最后是说表明哪天要来中国。 你的回复，也应是基本按照客户邮件中体现的逻辑或习惯性顺序去回 复，这样才是对应。 邮件回复的对应性的问题，是个基础性问题、常识性的问题、也 是个大问题！要解决它，我认为有两个基础性的办法或程序： 办法或程序一： 想想成与客户的邮件沟通是电话沟通！ 办法或程序二： 一是审题（把客户邮件内容和/或附件研究透）； 二是提纲（列出自己要回复的要点）； 三是检查（把自己写好的邮件和/