浅析人事档案信息化管理的策略

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅析人事档案信息化管理的策略 摘要当前我国处于信息化时代， 信息技术得以在各行各广泛应用。信息 技术的发展，给档案行业带来了非常大 的变化，在人事档案管理工作中，信息 化技术的广泛应用，有效的加快了人事 档案信息化管理的实现，加快人事档案 现代化的进程。文中分析了人事档案信 息化管理的必要性，并进一步对人事档 案管理信息化建设的策略进行了具体的 阐述。 中国论文网 /4/view-12690162.htm 关键词 人事档案;信息化管理;工 作效率;人才培养;管理制度 在现化化发展进程中，信息化技 术开始在人事档案管理工作中进行应用， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 这有效的推动了人事档案现代化管理的 实现，同时也有效提高了人事档案管理 的效率。使人事档案的重要性得以充分 的发挥出来，特别是信息技术和档案管 理技术的有效结合，更好的推动了档案 管理信息化的实现，这对于人事档案的 发展具有极为重要的意义。 一、 人事档案管理信息化的必 要性 （一）人事档案管理信息化的重 要性 人事档案是对个人经历、出生、 学历、职称、工资、考试及工作表现等 诸多情况进行的记录，是国家、组织、 企事业单位必不可少的重要工具。这些 历史记录以文字资料、表格及其他各种 形式进行保存，与每一职工的切身利益 息息相关，不仅可以作为人事管理的重 要凭证，同时也是开展各项工作的基础， 在人事工作中具有不可或缺的重要意义。 通过人事档案可以实现对干部的识别和 选拔，有利用加强干部队伍建设。近年 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 来，随着社会和经济的发展，人事档案 使用效率不断增加，在这种情况下，传 统的人事档案管理模式已越来越无法适 应当前人事档案发展的需要，所以加强 人事档案管理信息化建设具有十分重要 的意义。 （二）有利于工作效率的提高 在传统人事档案管理工作中， 其保存介质以纸质材料为主，材料收集、 整理和利用都是管理人员通过手工操作 来完成，不仅工作强度较大，而且效率 较低。人事档案管理信息化实现后，通 过计算机来对每个人的信息进行管理， 录入电脑的信息进行可以反复的查阅和 利用，信息检索方便快捷。而且利用计 算机来对人事档案进行管理，可以直接 利用计算来实现对信息的分类、提取、 分析和加工。同时数字档案更易于保存、 查询，不仅有效的提高档案管理工作的 效率，而且对档案利用率的提高也具有 非常重要的意义。 （三）人事档案管理信息化是必 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 然趋势 在档案行业发展过程中不难看 出，信息化是档案管理工作发展的必然 趋势和方向。通过对信息化技术的应用， 从而确保人事档案的信息更加准确、详 尽，可以更方便的实现对各类信息的编 辑和管理，给存储和检索带来了较大的 便利，加快了资源共享的实现，有利于 人事档案管理工作效率及服务质量的提 升。 二、人事档案管理的信息化建 设的策略 （一）加强对人事档案管理的信 息化意识 长期以来人事档案工作都具有 较强的封闭性，在信息化技术快速发展 下，应加快档案人员思想观念的转变， 强化档案管理的信息化意识，从而加快 推动人事档案信息化管理的实现。利用 计算机来实现对人事档案信息进行收集、 整理、存储和利用，确保档案信息共享 的实现。在人事档案信息化建设过程中， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 电子档案作为档案信息化建设的重点内 容，通过档案信息化，可以更好的实现 档案信息资源的有效利用，可以更好的 为人事部门提供更优质的服务。通过建 设全面、便捷的人事档案信息化管理模 式，能够更好的满足当前人们对档案的 服务性需求。提高了档案检索的速度， 而且档案所包含的内容也进一步扩展， 实现了无纸化阅档。 （二）增强人事档案信息化管理 的安全保密工作 信息技术为档案的管理提供了 高效快捷的手段和方法，但也给档案管 理带来了安全隐患，我们要正确运用好 计算机的加密功能，对通过数据库的数 据根据使用权限进行系统的分类加密。 要正确处理好档案资料的保密与利用的 关系。认真搞好电子档案的备份与维护 工作，及时更新。要确保个人信息的真 实、完整，不被窃取、泄露、随意传播 和灭失，就要重视信息安全的技术保障。 切实加强档案工作的安全性研究，要正 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 确处理好电子档案与纸质档案的关系， 确保档案资料的安全完整。而且由于人 事档案具有高度保密性的特点，在设计 管理信息系统时，要充分考虑其安全性 与保密性。 （三）重视人事档案管理信息化 人才培养 随着信息时代的到来，对每位 档案工作者在业务素质上提出了更高的 要求，管理人员要加强专业的学习，注 重业务能力的培养，不断拓宽自己的知 识面，加强计算机及人事档案管理软件 的学习，定期举办各类岗位培训班，邀 请专家、学者讲学座谈，及时了解现代 科学和档案学领域发展的新成果、新动 态，更新档案人员的知识结构，提高档 案工作人员的工作技能，促进档案人员 服务意识的增强。掌握现代信息管理技 术，努力成为既熟悉档案业务知识，又 懂得计算机管理技术的双重型人才。用 科学的思想、组织、方法和手段，对档 案工作进行有效的管理，使之获得最佳 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 的工作效益。 （四）不断健全人事档案信息化 的管理制度 首先，以管理者、人事部门负 责人和人事档案信息化专家组成档案信 息化管理制度制定小组，结合国家相关 规定和单位经营特点，制定出符合单位 发展的档案管理规章制度;其次，以岗位 责任制确定档案信息化管理工作的权责， 一旦发现档案信息出现失真，难以发挥 其作用的时候，应该积极去实现问责， 责任落实到人，保证相关规章制度切实 的执行到工作中去;最后，将人事档案管 理信息化纳入到人力资源管理体系中去， 不断夯实档案管理工作，保证其符合人 事变化的实际情况