印章、介绍信、授权委托书管理办法

2006 年 6 月 2 日发布 2006 年 6 月 9 日实施 共 5 页 第 1 页 xx 集团有限公司管理文件 文件编号： 第 1 版 签发： 印章、介绍信、授权委托书管理办法 1 总则 1.1 为加强 xx 集团有限公司（以下简称公司）印章、介绍信、授权委 托书的管理工作，依据国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团 体印章管理规定，根据公司实际，特制订本管理办法。 1.2 本管理办法适用于公司及其总部各部室、各子公司以及各直属 单位（以下统称部门和单位）。 2 印章的管理 2.1 公司印章由公司级印章、各部门和单位二级印章以及各类专用 章等。 2.2 公司办公室（党委办公室）是印章综合管理部门。 2.2.1 公司办公室负责公司行政印章的专业管理，公司党委办公室 负责党委印章的专业管理。 2.2.2 负责制订公司印章管理办法。 2.2.3 负责公司印章、钢印以及领导名章、签名章等管理使用。 2.2.4 负责公司各部门和单位行政印章审核、刻制及监督管理。 2.2.5 负责公司各类合同专用章、业务印章、名章以及签名章的刻 制。 2.2.6 负责行政印章作废后的回收与销毁。 2.3 法律事务部是公司合同专用章的专业管理部门。 2.3.1 负责公司合同专用章的审核、授权使用和使用范围以及监督 管理。 2.3.2 负责公司合同专用章的发放、作废印章的回收、销毁。 2.3.3 制订合同专用章使用的管理规定。 2.4 经营财务部是公司财务专用章的专业管理部门。 2.4.1 负责提出公司财务专用章的刻制申请及使用范围。 2.4.2 负责公司财务专用章的发放、使用、监督、回收、销毁工作。 2.4.3 制订财务专用章使用的管理规定。 2.5 各部门和单位负责下属机构印章及业务专 用章的刻制、保管、 内部事项 注意保存 共 5 页 第 2 页 使用、回收、销毁工作。 2.6 印章的规格、式样和制发 2.6.1 公司党委、行政、工会、 团委、 纪委的印章由上一级组织刻制 颁发。 2.6.2 各部门和单位的行政印章由办公室根据公司机构设置的文件 制发，印章尺寸直径为 4.2 厘米，中央刊五角星，外圈刊公司名称，自 左而右环行，五角星下端刊公司部门名称，自左而右横排。 2.6.3 党群系统各部门 和单位的印章，由党委 办公室根据公司党委 机构设置的文件制发，印章尺寸直径为 4.2 厘米，中央刊党徽，外圈刊 公司名称，自左而右环行，党徽下端刊公司部门名称，自左而右横排。 2.6.4 各部门和单位应负责 下一级机构印章的刻制下 发，并制订相 应的印章管理细则，印章尺寸直径为 4.0 或 3.8 厘米，公司党委下属党 总支、党支部原则上不制作印章。 2.6.5 公司及子公司中上市公司、合资公司的行政印章可采用中英 文对照，外圈为英文、内圈为中文。 2.6.6 公司项目组，原则上不制作印章，但 为便于各职能部门之间 联系工作，可予刻制一枚业务专用章。 2.6.7 合同章、财务章、业务章式样由业务专业 管理部门提出，并 对其式样、尺寸审核后，由 办公室刻制，各 专业 管理部门下发。 2.6.8 有关“ 组织、团体、协会、委 员会、领导小组” 等，因工作需要 刻制印章的，必须提出书面申请，并附样章和尺寸，经办公室（党委办 公室）审核后，报公司主管领导批准，方能刻制。 2.6.9 印章所刊汉字，使用国务院公布的简化字，字体为宋体。 2.7 印章的使用与管理 2.7.1 公司下发给部门 和单位的各类印章应 留印鉴，印章交接办理 签收手续，印章领用之日起即可启用，启用时原则上不发启用印章通知； 如业务需要，可向办公室（党委办公室）提出申请，由办公室（党委办公 室）行文。 2.7.2 各部门和单位应对印章严格管理，并 设专人负责，妥善保管 和使用。要制订印章使用和管理规定，建立用印台帐。 2.7.3 需公司用印，用印部门必须填写“xx 集团有限公司用印审批 单”（见附件 2），并 经领导批准。 2.7.4 公司印章、财务章不准带出公司使用。特殊情况下，必须经主 管领导同意后方可按特事特办处理。 2.7.5 严格按照用印程序使用印章，杜绝盲目用印，更不能私自使 用印章。 共 5 页 第 3 页 2.7.6 印章损坏，提出申请后，由办公室（党委办公室）按程序重新 刻制。因保管不当造成印章丢失，要及时报告，并查找原因。未经批准， 不得擅自刻制印章，隐瞒不报并擅自刻制印章，要追究有关人员的责任。 2.8 印章的收缴和销毁 2.8.1 有关部门和单位由于机构撤并、改制等，自 发文之日起应停 止印章使用，印章将由办公室（党委办公室）收缴并封存。如需新印章按 规定执行。 2.8.2 撤、并、改的机构善后工作仍需要原印章 时，应指定专人妥 善保管，待善后工作结束后予以封存或销毁。 2.8.3 办公室（党委办公室）对过期的作废印章定期进行销毁或上 缴。 2.9 公司印章管理业务流程图（附件 1） 2.10 公司用印审批单（附件 2） 3 介绍信的管理 3.1 公司介绍信由公司办公室负责管理。 3.1.1 公司部门和公司子公司需以公司名 义对 外联系工作时，凭本 单位出具的介绍信到办公室开具公司介绍信。 3.1.2 公司介绍信由办公室统一外委印制。 4 授权委托书的管理。 4.1 公司授权委托书包括“一次性授权委托书” 和“期限性授权委托 书”。 4.2 办公室根据法律事务部签发的“一次性授权委托书审核书” ，负 责开具“一次性授权委托 书 ”。 4.3“期限性授 权委托书 ”需经法律事务部审核并 报公司批准后,由 法律事务部会同办公室办理。 5 附则 5.1 子公司可参照本办法，制定相应的管理制度。 5.2 本办法由公司办公室负责解释。 5.3 本办法自实施之日起，原行政印章、介 绍信、法人委托书的管 理办法废止。 共 5 页 第 4 页 附件 1： 印章管理业务流程图 部门和单位 相关业务部门 公司办公室 公司领导 NO YES 各业务专 用章的刻 制申请 报公司领 导审批 预审并提 出样章刻 制方案 各部门和 单位， 社会团体、 协会、党群、 领导小组、 委员会刻 制申请 办理登记启 用签收手续 审签 机构发生变化 退回 造册登记 保管使用 刻制印章 销 毁 出具刻制 证明 办理刻制 手续 申请刻制 保管使用 原印章申请 作废 申请作废 制定用