access数据库的创建及在财务管理上的应用

Access 数 据 库 的 创 建 及 在 财 务 管 理 上 的 应 用 吕 耀 林 内 容 摘 要 ： 本 文 主 要 论 述 了 Access 数 据 库 的 创 建 方 法 和 过 程 ，并 以 学 生 学 费 管 理 程 序 为 例 ，论 述 了 采 用 手 工 记 帐 管 理 学 生 学 费 的 困 难 及 利 用 Access 数 据 库 进 行 管 理 后 提 高 效 率 的 情 况 。 关 键 词 ： 数 据 库 财 务 管 理 应 用 Access 是 美 国 Microsoft 公 司 研 制 出 的 一 种 电 脑 软 件 ， 它 一 经 问 世 就 受 到 了 广 大 电 脑 爱 好 者 及 信 息 管 理 人 员 的 欢 迎 ， 是 一 种 功 能 强 大 的 数 据 库 管 理 应 用 软 件 。 多 年 来 ， Access 的 版 本 不 断 进 行 改 进 和 升 级 ， 使 之 操 作 起 来 更 加 方 便 和 得 心 应 手 。 由 于 Access 提 供 了 许 多 独 特 的 功 能 ， 在 管 理 资 料 、 分 析 资 料 、 传 递 资 料 和 保 存 资 料 等 方 面 有 独 到 之 处 ， 因 此 ， 在 信 息 管 理 和 分 析 中 得 到 广 泛 运 用 。 本 文 就 Access 数 据 库 的 创 建 及 在 财 务 管 理 上 的 应 用 谈 一 点 自 己 的 体 会 。 一 、 Access 数 据 库 的 创 建 Access 数 据 库 主 要 是 由 表 、 查 询 、 报 表 、 窗 体 、 宏 和 模 块 组 成 的 ， 它 的 创 建 包 括 以 下 步 骤 ： 1、 创 建 数 据 表 。 表 是 创 建 查 询 、 窗 体 和 报 表 等 其 他 数 据 库 组 件 的 来 源 和 根 据 ， 没 有 表 也 就 没 有 Access 数 据 库 了 ， 因 此 ， 表 的 创 建 是 建 立 Access 数 据 库 的 关 键 和 根 本 。 创 建 表 是 数 据 库 设 计 过 程 中 最 重 要 的 步 骤 。 在 设 计 表 时 ， 应 该 遵 循 以 下 设 计 原 则 。 （ 1） 每 个 表 应 该 只 包 含 关 于 一 个 实 体 的 信 息 。 （ 2） 每 个 表 中 任 意 两 条 记 录 的 值 不 能 完 全 相 同 。 （ 3） 同 一 表 中 不 允 许 有 相 同 的 字 段 名 。 （ 4） 同 一 字 段 中 的 值 必 须 是 相 同 的 数 据 类 型 。 根 据 上 述 设 计 原 则 ， 首 先 要 按 照 数 据 库 管 理 内 容 的 需 要 选 定 字 段 ， 并 对 所 选 字 段 进 行 编 辑 。 一 般 情 况 下 ， 表 的 第 一 个 字 段 应 设 置 为 自 动 编 号 ， 并 设 定 为 主 关 键 字 和 自 动 无 重 复 索 引 ， 因 为 这 个 字 段 的 设 置 ， 对 于 它 同 其 他 表 建 立 表 与 表 之 间 的 关 系 ， 以 至 整 个 数 据 库 的 创 建 都 起 着 至 关 重 要 的 作 用 。 其 他 字 段 可 根 据 需 要 设 置 为 文 本 型 、 数 据 型 、 日 期 /时 间 型 等 。 特 别 注 意 的 是 设 置 为 数 据 型 的 字 段 ， 还 应 根 据 需 要 设 定 类 型 ， 如 长 整 型 、 整 型 、 单 精 度 型 、 双 精 度 型 等 。 在 财 务 管 理 中 一 般 都 需 要 保 留 两 位 或 多 位 小 数 ， 因 此 ， 数 据 型 字 段 应 设 定 为 双 精 度 型 ， 而 不 应 设 定 为 长 整 型 或 整 型 ， 否 则 ， 表 中 的 数 据 将 不 能 保 留 小 数 。 每 个 字 段 的 默 认 值 可 根 据 需 要 来 设 定 ， 一 般 数 据 型 的 字 段 ， 默 认 值 应 设 定 为 零 ， 如 果 某 个 数 据 字 段 为 一 个 常 量 ， 可 将 默 认 值 设 定 为 这 个 常 量 。 那 么 ， 在 对 数 据 表 录 入 数 据 时 ， 这 个 字 段 就 可 省 略 不 录 了 ， 这 样 可 以 提 高 录 入 数 据 的 速 度 和 效 率 。 对 于 日 期 /时 间 型 的 字 段 ， 一 般 应 将 默 认 值 设 定 为 计 算 机 的 系 统 日 期 或 时 间 ， 操 作 方 法 是 ： 如 果 设 置 默 认 日 期 ， 就 将 日 期 的 默 认 值 写 为 Date（ ） ； 如 果 设 置 默 认 时 间 ， 就 将 时 间 的 默 认 值 写 为 Time（ ） 。 2、 创 建 查 询 、 窗 体 和 报 表 。 Access 数 据 库 的 功 能 十 分 强 大 ， 很 多 操 作 只 需 要 点 几 下 鼠 标 就 完 成 了 ， 查 询 、 窗 体 和 报 表 的 创 建 就 是 如 此 。 在 创 建 查 询 、 窗 体 和 报 表 时 ， 首 先 用 鼠 标 单 击 新 建 按 钮 ， 这 时 Access 出 现 一 个 创 建 向 导 ， 按 着 向 导 的 提 示 逐 步 进 行 操 作 ， 直 到 完 成 创 建 过 程 。 查 询 、 窗 体 和 报 表 创 建 以 后 ， 还 要 根 据 需 要 再 进 行 设 计 修 改 ， 直 到 满 意 为 止 。 3、 创 建 宏 和 Visual Basic 模 块 。 宏 是 一 种 特 殊 的 代 码 ， 是 一 种 操 纵 操 作 的 代 码 组 合 ， 它 以 操 作 为 单 位 ， 将 一 连 串 的 操 作 有 机 地 组 合 起 来 ， 在 宏 运 行 时 ， 这 些 操 作 被 一 个 一 个 地 依 次 执 行 。 在 Access 数 据 库 中 四 种 基 本 对 象 ： 表 、 查 询 、 窗 体 和 报 表 的 功 能 虽 然 都 很 强 大 ， 但 它 们 彼 此 之 间 不 能 相 互 驱 动 ， 如 果 一 个 数 据 库 系 统 只 是 由 这 几 种 对 象 构 成 ， 那 么 该 数 据 库 系 统 恐 怕 只 有 创 建 者 本 人 才 能 操 纵 了 。 当 你 将 一 个 数 据 库 提 交 给 其 他 人 使 用 时 ， 必 须 提 供 一 个 性 能 完 整 、 操 作 简 便 的 数 据 库 系 统 。 例 如 ： 当 你 的 数 据 库 中 拥 有 多 个 窗 体 时 ， 你 不 能 让 使 用 者 自 己 去 寻 找 每 个 窗 体 ， 然 后 将 其 打 开 ， 而 是 应 在 一 个 主 窗 体 中 设 计 有 菜 单 命 令 或 命 令 按 钮 ， 使 用 者 可 以 通 过 操 纵 这 些 菜 单 命 令 或 按 钮 来 打 开 窗 体 。 这 就 要 求 将 Access 中 的 各 种 对 象 有 机 地 组 合 起 来 ， 显 然 ， 通 过 表 、 查 询 、 窗 体 和 报 表 四 个 基 本 对 象 都 无 法 实 现 这 一 要 求 ， 只 有 通 过 Access 中 的 宏 和 模 块 这 两 种 对 象 才 能 实 现 。 宏 的 创 建 与 表 、 查 询 、 窗 体 和 报 表 的 创 建 相 比 要 复 杂 一 些 。 首 先 ， 必 须 了 解 和 懂 得 创 建 宏 所 需 要 的 操 纵 属 性 代 码 、 条 件 代 码 ； 其 次 ， 要 正 确 选 择 宏 操 作 所 需 要 的 参 数 ； 最 后 ， 还 要 将 创 建 的 宏 通 过 使 用 命 令 按 钮 来 运 行 ， 以 达 到 创 建 宏 的 最 终 目 的 。 宏 的 创 建 是 通 过 数 据 库 中 “宏 ”选 项 卡 来 进 行 的 。 具 体 操 作 方 法 如 下 ： 单 击 新 建 按 钮 ， 出 现 宏 设 计 窗 口 ， 在 菜 单 栏 中 选 择 设 置 条 件 按 钮 单 击 ， 使 宏 设 计 窗 口 中 的 “条 件 ”列 显 示 出 来 ， 在 “条 件 ”栏 中 输 入 要 执 行 该 宏 操 作 的 条 件 。 在 “操 作 ”栏 中 设 定 宏 操 作 的 代 码 。 在 “项 目 ”栏 中 设 定 要 计 算 的 项 目 。 在 “表 达 式 ”栏 中 设 定 要 计 算 的 内 容 。 设 定 完 成 所 有 内 容 后 单 击 “保 存 ”按 钮 保 存 该 宏 ， 一 个 宏 的 创 建 就 完 成 了 。 虽 然 Access 提 供 了 完 善 的 可 视 化 操 作 ， 但 对 于 要 完 成 复 杂 的 数 据 库 管 理 任 务 来 说 ， 仅 靠 这 些 是 不 够 的 ， 还 必 须 使 用 程 序 语 言 来 设 计 数 据 库 管 理 程 序 。 在 Access 数 据 库 中 使 用 的 程 序 语 言 是 VB 语 言 ， 创 建 VB 语 言 模 块 与 创 建 宏 相 比 要 复 杂 的 多 ， 需 要 掌 握 编 写 VB 语 言 的 基 本 知 识 ， 并 反 复 实 践 操 作 才 能 完 成 ， 而 且 讲 起 来 也 比 较 繁 琐 ， 在 这 里 就 不 介 绍 VB 模 块 的 编 写 过 程 了 。 VB 模 块 是 创 建 一 个 完 整 、 美 观 、 实 用 的 Access 数 据 库 所 不 可 缺 少 的 内 容 ， 它 可 将 整 个 数 据 库 的 表 、 查 询 、 窗 体 和 报 表 联 系 起 来 ， 并 使 其 快 速 、 协 调 地 运 行 。 二 、 Access 数 据 库 在 财 务 管 理 上 的 应 用 Access 数 据 库 具 有 十 分 强 大 的 功 能 ， 特 别 是 在 管 理 资 料 、 查 询 资 料 和 分 析 资 料 方 面 功 能 独 特 ， 作 用 巨 大 。 下 面 以 学 生 学 费 管 理 程 序 为 例 说 明 其 作 用 。 1、 资 料 管 理 全 面 、 完 整 。 近 几 年 我 校 学 生 人 数 不 断 增 加 ， 现 在 校 学 生 已 经 超 过 5000 人 。 由 于 学 生 人 数 逐 年 增 加 ， 财 务 处 对 于 学 生 学 费 管 理 的 难 度 也 不 断 增 大 ， 因 为 每 个 学 生 的 具 体 情 况 不 一 样 ， 交 费 的 年 数 和 金 额 也 不 尽 相 同 。 财 务 部 门 需 要 将 每 个 学 生 的 交 费 情 况 分 别 记 录 清 楚 存 档 ， 并 及 时 提 供 需 要 交 费 的 学 生 名 单 ， 对 于 没 有 使 用 计 算 机 而 是 通 过 手 工 记 帐 进 行 管 理 的 人 来 说 是 件 非 常 困 难 的 事 。 因 为 财 务 帐 薄 只 能 记 录 收 费 金 额 、 日 期 和 简 单 的 文 字 摘 要 ， 不 可 能 把 每 个 学 生 的 详 细 交 费 情 况 都 登 记 在 帐 薄 上 。 因 此 ， 在 提 供 数 据 时 ， 也 不 可 能 及 时 、 全 面 和 准 确 。 Access 数 据 库 在 学 生 学 费 管 理 中 使 用 以 后 ， 以 上 手 工 操 作 所 遇 到 的 问 题 ， 得 到 了 全 面 解 决 ， 特 别 是 在 记 录 登 记 上 ， 可 根 据 管 理 的 需 要 更 加 详 细 的 记 录 每 个 学 生 的 情 况 ， 包 括 每 个 学 生 的 班 级 、 姓 名 、 性 别 、 学 号 、 应 交 学 费 、 实 交 学 费 、 欠 交 学 费 、 收 据 号 码 、 交 费 日 期 等 详 细 资 料 ， 无 论 什 么 时 候 需 要 数 据 只 要 打 开 计 算 机 ， 进 入 学 生 学 费 管 理 程 序 ， 所 需 数 据 就 能 及 时 、 全 面 的 显 示 出 来 ， 并 能 打 印 出 报 表 ， 提 供 给 使 用 者 。 2、 资 料 查 询 快 速 、 及 时 。 学 生 学 费 管 理 在 没 有 使 用 Access 数 据 库 以 前 ， 财 务 部 门 只 能 通 过 帐 薄 进 行 查 询 ， 对 于 5000 多 学 生 的 学 校 来 说 ， 要 想 查 找 某 个 学 生 的 交 费 情 况 ， 困 难 是 可 想 而 知 的 。 尤 其 是 要 查 找 几 年 前 的 交 费 情 况 就 更 困 难 ， 需 要 财 务 人 员 到 学 校 档 案 室 先 查 帐 薄 ， 再 查 传 票 ， 然 后 再 从 上 千 张 收 据 中 查 找 这 个 学 生 的 交 费 收 据 ， 既 耗 费 了 财 务 人 员 的 大 量 时 间 ， 又 不 能 及 时 、 快 速 、 全 面 地 提 供 查 询 资 料 。 而 Access 数 据 库 提 供 了 非 常 方 便 的 查 询 功 能 ， 它 可 以 根 据 使 用 者 的 需 要 ， 以 多 种 方 式 提 供 查 询 结 果 ， 这 些 方 式 包 括 按 升 序 、 降 序 ， 按 所 选 内 容 、 按 查 询 条 件 等 进 行 查 询 ， 并 可 将 查 询 结 果 以 表 的 形 式 打 印 出 来 。 它 可 在 几 秒 钟 内 提 供 出 查 询 结 果 ， 同 用 手 工 查 询 相 比 ， 查 询 速 度 和 效 率 提 高 几 百 上 千 倍 。 3、 资 料 分 析 清 楚 、 准 确 。 对 于 几 千 名 学 生 来 说 ， 有 多 少 人 已 经 交 费 ， 多 少 人 没 有 交 费 ， 多 少 人 交 了 一 年 、 二 年 、 三 年 学 费 ， 多 少 人 欠 交 学 费 ， 欠 了 多 少 钱 ， 通 过 帐 薄 进 行 分 析 是 非 常 困 难 的 ， 更 不 用 说 分 析 清 楚 和 准 确 了 。 利 用 Access 数 据 库 进 行 以 上 内 容 的 分 析 则 是 非 常 容 易 的 事 ， 可 以 通 过 数 据 筛 选 、 汇 总 及 连 结 Excel 电 子 表 等 多 种 方 式 进 行 。 利 用 筛 选 功 能 可 将 各 种 交 费 情 况 的 学 生 筛 选 出 来 ， 从 而 及 时 催 促 欠 交 学 费 的 学 生 交 费 。 通 过 汇 总 功 能 可 将 应 交 学 费 、 实 交 学 费 、 欠 交 学 费 的 数 据 计 算 出 来 ， 从 而 了 解 和 掌