excel四种图形表达

图表，让报告的数据一目了然 发布时间：2011-08-28 来源：cfan 点击量： 相信你的公司和大多数公司一样，领导早就失去了一字一句看 Word 文档的耐心，PPT 已经成了工作中的最常用的工具。因为这是一个过度传播的社会，外界想传递给我们的信 息太多，而我们能记住的很少。我们也想给别人传递很多信息，别人又能记住多少？ 里斯和特劳特在定位中说，“在我们这个传播过度的社会里，最后的办法是传送极其 简单的信息。你必须把你的信息削尖了，好让它钻进人们的头脑。你必须消除歧义、 简化信息，如果想延长它给人留下的印象，还得再简化。” 简化信息的方式之一就是图表，图表能够直观地展示数据，支撑观点。工作学习中，大部 分人都会或多或少地用到图表，不管是书面报告还是现场演示，图表都是不可或缺的一个 元素。 但问题也随之而来：手里数据一大堆，我该直接用表格还是用图表？图表种类那么多，我 该使用哪种类型？类型选好了，怎么才能让图表更好地传递信息？如何能让我的图表看上 去更美观一些 今天我们就以幻灯片（PowerPoint 或 Keynote）为例，从图表类型的选择、图表设计、图 表美化等几个角度，聊聊怎么用好数据图表。 精心画“饼”才充饥 有些时候，我们需要展示一组数据的比例或构成，这时候就需要用到饼图（Pie Chart）了。如图 1 所示，是想要展示全国城镇居民家庭平均每人全年消费性支出各种支出 类型的比重。乍看之下，这张饼图没什么大问题，还有什么改进的空间呢？ 先给数据由大到小排个序吧，这样我们就能直观看出各个类别所占比重的排序，效果如图 2 所示。 接下来再看， 用的颜色太多，而且，数据类别名称太长，都放在饼图外面，这样显得有点乱，进一步优 化一下，就有了如图 3 所示的效果。 调整之后，我们把数据类别用图例的形式放在旁边，把数据值放到饼图内，这样就显得整 洁很多。另外，虽然饼图每块的颜色也都不一样，但是，都是一个色系的，看上去就舒服 多了。如果你觉得黑灰色系显得太凝重，也可以换成别的色系。当然，我们可以把它更简 化一点，如图 4 所示的效果。 这种情况只突出了占比例最大的部分，其他信息全部省略。有些专家就认为，饼图最适合 用于想特别强调某一个数值的时候，这个值要显著的大于其他值。 当然并不是所有情况下都适合使用饼图，比如在分类太多的情况下，用饼图就不合适了。 如图 5 所示的效果，相信你对这张“饼”没有了丝毫的胃口。 高低长短比大小 饼图最适合用来表示比例，不适合用来比较大小。就比较大小来说，相对于饼图的 “角度”、“弧度”和“面积”，人们的眼睛对“长度”和“位置”更敏感。因此，柱形 图（Bar Chart）成了更好的选择。 普通饼图,双子饼图,母子饼图,动态饼图 1.普通饼图,只有一个饼图 2.双子拼图,两个饼图在一个图表里面,可以相互对比 3.母子饼图,一个饼图,饼图中的一个扇面中再做一个明细 4.动态饼图,就是上述饼图的数据可以做到动态链接 柱形图 如何用好柱形图，让我们来看看高手怎么做。PPT 爱好者对 Garr Raynolds 都不陌生， 他是幻灯片演示高手。以一组数据为例，他一步一步地进行了讲解。如图 6 所示，是原图 效果。 这张图粗看上去问题一大把，细看之下问题还是一大把。首先，背景图对图表造成了太大 的干扰，背景图片不仅五颜六色，而且还动感十足，很是让人眩晕；其次，三维图表在展 示效果上会造成一定的视觉误差，顺便说一句，在日常工作中，不提倡用任何一种形式的 三维图表；再次，整页幻灯片中没有观点，不知道这个数据要说明什么问题，从标题到图 表都是干巴巴的。 于是，Garr 针对上述问题进行了初步修改，效果如图 7 所示。 这么一来，就清爽多了，也直观多了，特别是明确了一个核心观点，就是 2007 年的数字高 于以往任何一年，并超过了 5000 大关。 接下来就发现图表颜色有些不对头，既然要强调 2007 年的数据，偏偏其他年份都是彩色而 唯独 2007 年是灰色的，看来还需要调整一下。如图 8 所示，将 2007 年的柱形变成暖色调 的红色，而其他柱形则变成冷色调的蓝色，这样就更加突出 2007 年数据；数据标签放到柱 形内，使得图表更加整洁；年份的表示方法也进一步简化。至此，这个图表修改完成，观 点明确，图表清晰。 有时候，根据版面的要求，或者是在数据类别名称较长、使用柱形图展示效果不好的时候， 我们还可以代之以条形图，效果如图 9 所示。 古往今来趋势线 “我国的人口总数在逐年增加”，“这几年公司的某某业务销售业绩下降越来越快了” 你是否也经常需要在报告里表达类似的意思？要表示一段时间内某个数据的发展趋势， 线形图无疑是最佳选择，要不怎么说“直线上升”或“直线下降”呢？ 来看看我国改革开放以来 GDP 的发展趋势吧，如图 10 所示。 开始还比较平稳，后面就是“直线上升”了。那么这张图又有什么问题呢？1.纵坐标轴的 刻度单位“0”太多，看着眼晕；2.横坐标轴类别标签过于密集，且显示方向旋转了 270， 降低了可读性；3.线性图的“线”过细，不够突出；4.坐标轴和网格线过于突出，干扰读 图。 针对上面的问题调整为如图 11 所示的样子，效果是不是好多了。 关于横坐标轴的标签显示，这里多说两句，像上图这种时间跨越几十年的图表，没必要把 每一个年份标签都显示出来，我们可以在“设置坐标轴格式”中“指定（标签）间隔单位” ，上面的示例中，我们把指定间隔单位值设为 5，即每隔 5 个单位显示一个标签。 我们知道，英国的经济学人刊物经常使用大量图表，风格自成一派，且是线形图的使 用大户，他们的风格就值得我们借鉴，如图 12，就是一例。 散点分布找关联 上面说的都是如何展示一组数据。有些时候，我们需要同时展示两组或更多的数据， 当然，柱形图可以用多组柱子来展示，一张线形图表中也可以展示多条线。 当我们需要找两组数据之间的关联的时候，我们有多种选择，比如我们可以将柱形图和线 形图二者结合，或者我们可以使用看似正反两个条形图的龙卷风图，等等。但更多的时候， 我们还是用散点图来表示关联。 我们前面的示例中，使用过“各地区城镇居民家庭平均每人全年消费性支出”数据，也用 过 GDP 的数据。那么，人均消费性支出和当年各地的人均 GDP 之间是否有什么关联呢？我 们可以做一张如图 13 所示的图表。 主坐标轴表示人均 GDP，且数据值进行了排序；次坐标轴表示人均消费性支出，这个图表 基本可以显示出这两组数据之间的关联，但还是不够直观。接下来我们换成如图 14 所示的 散点图。 显然，用散点图表示的情况下，两组数据之间的正相关关系更加明显。不过，以 Office 办 公软件（PowerPoint 或 Excel）为例，其直接生成的散点图有个巨大缺陷，即无法显示各 数据点的类别名称，如上图所示，我们看不到每个点分别代表哪个地区。这个问题可以通 过手动对原始数据进行调整进行解决，限于篇幅，此处不做过多探讨。 总之，对上图的坐标轴、数据标签等构成元素进行修整后，可以得到如图 15 所示效果的散 点图。 结语 上面介绍的是我们日常工作学习中最常用到的几种数据图表类型，还有很多种其他类型的 图表，有机会再跟大家一一交流。其实，对图表的应用并没有固定的程式，但是，只要把 握住以下几点，就能做出比较专业的图表： A、最核心的问题就是要