调拨与盘点系统用户手册

烽火通信固定资产调拨与盘点系统用户手册(中文版)文档更新记录版本 完成日期 修改要点 编写/修改人 审核人V1.0 2017.11.30 初稿 李璇、籍晋利 蒋明、李超波前 言本手册的读者为烽火通信固定资产调拨与盘点系统的操作人员，其中包括所有固定资产保管人、部门固定资产管理员及相关流程的审核领导，公司范围为：烽火通信本部所有部门、产出线；含飞思灵微电子；烽火技服；烽火超微；烽火集成；光网络。如图1-1所示。图 1-1（注释：表示该角色有此功能）中文版目录前 言 .3第一章 使用基础 .11.1 基本概念 .11.2 系统整体架构 .13.1 系统菜单 .2OA 系统相关菜单 23.2 客户端安装与配置 .23.3 账号与权限管理 .23.4 常见问题解答 .2第二章 日常业务处理 .32.1 资产调拨 .32.1.1 个人调拨申请 .32.1.2 综合调拨申请 .62.2 资产盘点 .82.2.1 盘点计划 .82.2.2 盘点任务 .92.2.3 盘点汇总 .122.3 资产终了 .132.3.1 报失申请 .132.3.2 计算机处置 .16第三章 基础数据维护 .183.1 系统角色人员名单维护 .18第 1 页 第一章 使用基础1.1 基本概念1. 资产调拨在固定资产日常管理中,由于离职、转岗等各种原因变更固定资产保管人、成本中心。,2. 资产盘点定期对公司的固定资产进行全部的清点，以确实掌握公司固定资产的数量、价值，并因此加以改善，加强管理。3. 报失当发生固定资产丢失事故时，保管人按公司规定向所在部门和公司综合部进行事故上报，并按公司规定进行事故处置。4. 计算机处置按公司固定资产管理规定，员工离职时按净值购买所保管的便携计算机第 2 页 1.2 系统整体架构综 合 调 拨 申 请盘 点 部 门 汇 总盘 点 任 务个 人 调 拨 申 请盘 点 计 划盘 点 公 司 汇 总报 失 申 请计 算 机 处 置固定资产管理资产调拨资产盘点资产终了FOA系 统ERP系 统资 产 主 数 据调 拨 凭 证资 产 下 账 凭 证资 产 主 数 据 查 询 接 口资 产 调 拨 接 口资 产 下 账 接 口资 产 收 款 接 口资 产 归 属 异 常 预 警 表调 拨 明 细 统 计 表调 拨 协 议 生 成调 拨 协 议 管 理盘 点 明 细 统 计资 产 收 款 凭 证图 1-2 系统整体架构图如图 1-2 所示，系统整体架构图说明：1、 展示了烽火通信固定资产调拨与盘点管理系统的主要功能模块及部署情况；2、 展示了各个系统关系及主要数据交互 4.1 系统菜单OA 系统相关菜单一级菜单 二级菜单 功能描述个人调拨申请 保管人申请调拨自己名下保管的固定资产综合调拨申请 部门固定资产管理员发起本部门资产调拨调拨协议生成 将已完成调拨的跨公司调拨明细批量打包生成调拨协议调拨协议管理 调拨协议查询及打印（后续增加凭证导入功能）资产归属异常预警 SAP 资产保管人信息与 FOA 信息核对不一致报表统计资产调拨调拨明细统计表 列出所有个人及综合调拨明细数据第 3 页 一级菜单 二级菜单 功能描述盘点计划 发起年度盘点计划盘点任务 发起盘点任务，执行盘点扫描盘点部门汇总 根据部门汇总资产盘点信息盘点公司汇总 根据盘点计划汇总所有部门资产盘点信息资产盘点盘点明细统计 盘点明细数据报失申请 因故丢失固定资产，填报提交报失申请，流程审核，资产下账及收款凭证导入资产终了计算机处置 计算机处置申请流程提交及审批，资产下账及收款凭证导入4.2 客户端安装与配置同现有 OA 系统和 SAP 系统4.3 账号与权限管理同现有 OA 系统和 SAP 系统4.4 常见问题解答同现有 OA 系统和 SAP 系统第 4 页 第二章 日常业务处理烽火通信综合部调拨与盘点信息化系统操作须遵循烽火通信综合部调拨与盘点系统运行管理办法 ，所有用户必须严格按照操作规范及时、准确处理各项业务，不得无故进行线下业务操作。具体参见信息化服务与管理平台（/） ，菜单的路径为【文档| 通知公告 】 。2.1 资产调拨2.1.1 个人调拨申请1. 功能概述在 OA 系统上处理固定资产调拨申请的建立、审核、调拨凭证导入等。2. 角色范围调出、调入部门固定资产保管人；调出、调入固定资产保管人经理；调出、调入部门固定资产管理员；调出、调入部门固定资产管理经理；资产会计。3. 屏幕格式及操作说明操作说明 界面截图1. 进入 OA 系统-固定资产管理-资产调拨-个人调拨申请-新增个人调拨申请，如图。操作：输入调拨原因。（调出部门固定资产保管人）第 5 页 操作说明 界面截图2. 选择新保管人，点放大镜弹出选择窗口，如图。输入姓名或用户账号（邮箱前缀）点击查询，勾选对应的保管人，点击确定。（调出部门固定资产保管人） 。3. 选择新保管人岗位，点放大镜弹出选择窗口，如图。勾选要转入保管人岗位，点击确认。（调出部门固定资产保管人） 。4. 完成操作 2、3 后，可点击保存，生成流程，如图。（调出部门固定资产保管人）5. 勾选新生成的流程，点击“个人调拨明细” ，在弹出的“调拨明细信息”窗口中点击“填写” ，在弹出的“新增”窗口中点击资产名称旁的放大镜，选择要调拨的资产。（调出部门固定资产保管人）第 6 页 操作说明 界面截图6. 完成操作 5 后弹出“选择窗口” ，在选择窗口中，输入查询条件，点击“查询” ，查找要调拨的资产，在明细表中勾选对应资产，点击确认。（调出部门固定资产保管人）7. 完成操作 6 后， “新增”窗口显示调拨资产信息，可输入“存在问题”和“移交附件和备件清单”如图。点击保存完成调拨明细录入。（调出部门固定资产保管人） 。8. 返回流程页面，点击提交个人调拨申请，选择经理审批人，点击确认完成流程提交审批，如图。（调出部门固定资产保管人）9. 确认成本中心审批页面，点击“填写成本中心” ，选择“新成本中心-放大镜” ，勾选要调入的成本中心，点击确认-保存，完成成本中心录入，点击审批页确认完成审批。（调入部门固定资产保管人）第 7 页 操作说明 界面截图10.流程审批页面如图，可点“查看”查看流程调拨方，“个人调拨明细”查看资产明细， “审批记录”查看审批明细， “流程图”查看流程走向。选择流程转向，点击确认完成审批。（调出、调入部门保管人经理；调出、调入部门资产管理员；调出、调入部门资产管理经理；资产会计）11.当调拨申请存在垮公司或垮业务范围的情况，审批时须点开“个人调拨明细” ，先点击“生成新资产” ，再点“记账” ，最后完成流程审批。（资产会计）2.1.2 综合调拨申请1. 功能概述在 OA 系统上处理固定资产调拨申请的建立、审核、调拨凭证导入等。2. 角色范围调出、调入部门固定资产管理员；调出、调入部门固定资产管理经理。3. 屏幕格式及操作说明操作说明 界面截图第 8 页 操作说明 界面截图1. 进入 OA 系统-固定资产管理-资产调拨-综合调拨申请-新增综合调拨申请，如图。输入调拨原因，选择“新保管人” ，点放大镜弹出选择窗口。输入姓名或用户账号（邮箱前缀）点击查询，勾选对应保管人，点击确定。（调出部门固定资产管理员）2. 选择新保管人岗位，点放大镜弹出选择窗口，如图。勾选要转入保管人岗位，点击确认。在点击保存，生成流程。（调出部门固定资产管理员。3. 勾选新生成的流程，点击“综合调拨明细” ，在弹出的“调拨明细信息”窗口中点击“填写” ，在弹出的“新增”窗口中点击资产名称旁的放大镜，选择要调拨的资产。（调出部门固定资产管理员）4. 完成操作 5 后弹出“选择窗口” ，在选择窗口中，输入查询条件，点击“查询” ，查找要调拨的资产，在明细表中勾选对应资产，点击确认。（调出部门固定资产管理员）第 9 页 操作说明 界面截图5. 完成操作 6 后， “新增”窗口显示调拨资产信息，可输入“存在问题”和“移交附件和备件清单” 。点击保存完成调拨明细录入。如图。返回流程页面，点击“提交综合调拨申请” ，完成流程提交审批（调出部门固定资产管理员） 。6. 确认成本中心审批页面，点击“填写成本中心” ，可直接输入成本中心名称，或选择“新成本中心-放大镜” ，选择新保管人所有成本中心，可勾选要调入的成本中心，点击确认-保存，完成成本中心录入，点击审批页确认完成审批。（调入部门固定资产管理员）7. 流程审批页面如图，可点“查看”查看流程调拨方，“综合调拨明细”查看资产明细， “审批记录”查看审批明细， “流程图”查看流程走向。选择流程转向，点击确认完成审批。（调出、调入部门资产管理经理；资产会计）8. 当调拨申请存在垮公司或垮业务范围的情况，审批时须点开“个人调拨明细” ，先点击“生成新资产” ，再点击“记账” ，最后完成流程审批。（资产会计）第 10 页 2.2 资产盘点2.2.1 盘点计划1. 功能概述在 OA 系统上处理盘点计划的建立、审核管理。2. 角色范围综合部资产管理员、综合部资产管理经理、综合部总经理。3. 屏幕格式及操作说明操作说明 界面截图1. 进入 OA 系统-固定资产管理-资产盘点-盘点计划-新增盘点计划，输入盘点组组长、副组长、成员、盘点时间起、盘点时间止、验收时间起、验收时间止；点击“保存” ，生成盘点计划流程，如图。（综合部资产管理员）2. 勾选对应流程，点击“提交盘点计划” ，弹出窗口选择审批人（点放大镜选择） ，点击确认发起盘点计划审批。如图。（综合部资产管理员）3. 流程审批页面如图，可点“盘点计划预览”查看盘点计划书。选择流程转向，点击确认完成审批。（综合部资产管理经理、综合部总经理）第 11 页 操作说明 界面截图4. 盘点计划审批完成后，点击“生成盘点任务数据”点击确认，结束流程，如图。（综合部资产管理员）2.2.2 盘点任务1. 功能概述在 OA 系统上处理盘点任务的发起、汇总。2. 角色范围固定资产管理员、固定资产保管人。3. 屏幕格式及操作说明操作说明 界面截图1. 进入 OA 系统-固定资产管理-资产盘点-盘点任务，勾选需要盘点的资产，点击发起盘点任务，如图。（固定资产管理员）2. 登录公司内网首页，扫描二维码，下载烽火 IT 客户端，进入 app，输入邮箱前缀及邮箱密码登录，如图。(固定资产保管人)第 12 页 操作说明 界面截图3. 选择新 OA 待办-选择要执行的待办， “待办详情”可查看业务信息和审批历史，点击右上角方块，如图。（固定资产保管人）4. 弹出窗口中可查看资产盘点明细，执行盘点选择盘点扫描，如图。（固定资产保管人）5. 弹出窗口中扫描公司资产标签二维码，扫描到正确资产后显示资产信息，点击资产盘点确认，弹出提示窗口点击确认。如图。（固定资产保管人）6. “待办详情”页面点击审批，确认盘点任务已完成，弹窗确认审批完成。如图。（固定资产保管人）第 13 页 操作说明 界面截图7. 固定资产状态异常，或无法扫描条码盘点时，可登录 OA 执行待办，进行报失处理或手动盘点，进入 OA系统，首页点击处理待办，审批页面后点击资产盘点明细，如图。（固定资产保管人）8. 资产丢失，点击“报失确认” ，弹窗确认丢失，如图。(固定资产保管人)9. 手工确认，在明细中点击“盘点手工确认” ，弹窗中输入“手工确认原因” ，之后点击“盘点手工确认” 。如图(固定资产保管人)10.执行完操作 8 或 9 后，确认完成待办审批，如图。(固定资产保管人)第 14 页 操作说明 界面截图11.盘点任务执行完毕后，点击“可汇总查询” ，勾选要汇总的流程，点击“部门汇总” ，如图（固定资产管理员）2.2.3 盘点汇总1. 功能概述在 OA 系统上处理资产盘点的汇总、审核管理。2. 角色范围固定资产管理员、固定资产管理经理、固定资产分管总经理、综合部资产管理员、综合部资产管理经理、综合部总经理。3. 屏幕格式及操作说明操作说明 界面截图1. 进入 OA 系统-固定资产管理-资产盘点-盘点部门/公司汇总，选择流程，点击“盘点问题总结” ，输入“盘点经验总结”和“盘点问题总结” ，之后点击保存，提交部门/公司汇总单。如图。（固定资产管理员、综合部资产管理员）2. 汇总审批页面如图，可点“资产分类汇总表”查看部门/公司盘点汇总单。选择流程转向，点击确认完成审批。（固定资产管理经理、固定资产分管总经理、综合部资产管理经理、综合部总经理）第 15 页 2.3 资产终了2.3.1 报失申请1. 功能概述在 OA 系统上处理资产报失流程的建立、审核，下账凭证、收款凭证导入等功能。2. 角色范围固定资产保管人、固定资产保管人经理、固定资产管理员、固定资产管理经理、固定资产分管总经理、综合部资产管理员、综合部资产管理经理、综合部总经理、固定资产分管副总裁、资产会计3. 屏幕格式及操作说明操作说明 界面截图1. 进入 OA 系统-固定资产管理-资产终了-报失申请-新增报失申请，选择资产名称放大镜，弹窗中勾选需要报失的资产，点击确定，如图。（固定资产保管人）2. 输入“事故日期” 、 “事故原因” 、 “事故经过和设备损失情况” ，点击“保存” ，如图。（固定资产保管人）第 16 页 操作说明 界面截图3. 点击“提交报失申请” ，点放大镜选择审批人，点“确定”完成流程提交。如图。（固定资产保管人）4. 审批页面如图，点击“事故报告”查看事故原因、经过等信息，在下方审批意见中给出对事故处理意见，点击“确定”完成审批。（固定资产保管人经理、固定资产管理员、固定资产管理经理、固定资产分管总经理、综合部资产管理经理、综合部总经理、固定资产分管副总裁）5. 查看“审批记录” ，考虑各审批人意见及公司相关规定，点击“填写赔偿比例”给出赔偿意见。弹窗中输入“赔偿比例” 、 “责任分析及处理意见”并保存后执行操作 4 审批流程。如图。（综合部资产管理员）6. 流程执行至“资产会计下账”状态时，保管人接收邮件提醒，至 OA 报失申请，勾选对应流程，点击“缴款单打印” ，打印缴款单，至公司财务管理部资产会计处线下确认缴款单并至出纳缴款，后将缴款单交至资产会计处。（固定资产保管人）第 17 页 操作说明 界面截图7. 缴款完成后，审批页面点击“记账”-“报失下账” 。如图。（资产会计）8. 点击“修改付款信息” ，选择“收款日期” 、 “借方银行账号” 、 “凭证原因代码” ，点击“保存” 。如图。（资产会计）9. 点击“记账”-“报失收款”， “确认”完成流程审批。如图。（资产会计）2.3.2 计算机处置1. 功能概述在 OA 系统上处理计算机处置流程的建立、审核，资产下账凭证、收款凭证导入等功能。2. 角色范围固定资产保管人、固定资产管理员、固定资产分管总经理、综合部资产管理经理、资产会计3. 屏幕格式及操作说明操作说明 界面截图第 18 页 操作说明 界面截图1. 进入 OA 系统-固定资产管理-资产终了-计算机处置-新增计算机处置申请，选择资产名称放大镜，弹窗中勾选需要处置的便携计算