行政沟通中的障碍及对策分析

目录一、引言1二、行政沟通的含义和方式2（一）行政沟通的含义2（二）行政沟通的方式2三、行政沟通的重要性4四、行政沟通中的障碍分析6（一）行政沟通中存在的障碍6（二）影响行政沟通的因素9五、应对行政沟通障碍的对策分析10（一）打破单一沟通方式，建立多渠道沟通方式，完善沟通的互动交流方式11（二）加强信息沟通对流量以获取最大信息量，减少人为损失11（三）优化行政沟通环境，减少信息失真12（四）充分利用群体中的相互作用12（五）运用现代沟通手段，实现沟通手段的现代化12（六）建立必要的反馈机制和行政法规，及时反馈与监督12六、结束语13参考文献14行政沟通中的障碍及对策分析【内容摘要】行政沟通即行政管理的沟通，行政信息沟通，是行政管理体制的重要工作内容之一。在实际工作中，要想当好领导的助手，下属的领头羊，除了具备基本的专业知识和技能外，更重要的就是要做好沟通工作。然而，行政管理过程中，沟通不畅或存在沟通障碍已经成为影响行政管理工作的突出问题，影响工作中信息的传达，更降低了信息的有效性、及时性及准确性。因此，分析行政沟通中的障碍在行政管理中就显得十分重要了。本文阐明了行政沟通的含义和方式、行政沟通的重要性、分析了行政沟通中遇到的障碍并针对这些问题提出了改善行政沟通障碍的对策。【关键词】行政沟通 障碍 对策一、引言行政沟通时在行政实施过程中行政人员和行政机构互相之间的各种意见、情况、政策、指令等的传达及其合作、反馈、协调的一种行政活动。简而言之，便是正确、有效、及时的沟通有助于行政部门更好地传达上级的各种决策和信息。它是提高行政效率的重要保证，是改善人际关系、鼓舞士气、增强组织凝聚力的重要手段。只有让行政人员积极参与沟通，才能有效地提高行政活动的效率。近年来，随着我国经济的持续发展和社会的发展，我国的行政体制也在不断的变化和发展，在实践的过程中对行政工作的要求随之更高，行政沟通的重要性也逐渐增强。在这样一种趋势下，我们在行政工作中因沟通不畅或沟通障碍而产生的问题越来越多。在开展工作的过程中，这些沟通上的障碍必然会给行政人员造成困扰，影响沟通的正常进行。因此，我们有必要也有需要理清行政沟通的含义、意义及其重要性，让行政工作者充分认识行政沟通的重要作用，针对沟通工作实践过程中出现遇到的障碍作出总结分析，并结合影响行政沟通的因素提出应对策略，保证行政沟通顺畅，顺利开展行政工作，大幅提高行政工作效率。二、行政沟通的含义和方式（一）行政沟通的含义行政沟通即行政信息沟通，指的是行政体系与外界环境之间，行政体系内部各部门之间、层次之间、人员之间凭借一定的媒介和通道传递思想、观点、情感、交流情报信息，以期达到相互了解、支持与合作，谋求行政体系和谐有序运转的一种管理行为或过程。是行政组织之间、行政组织与公务人员之间、以及公务人员之间,为实现共同的行政目标,彼此交换意见，相互了解，求得共识的过程。它是行政协调的前提。行政沟通障碍是指狭义的行政主体内部发生的各种关系，包括上下级行政机关之间、同级行政机关之间、行政机关与国家公务员之间、行政机关与法律授权的公共组织之间、公务员与非公务员之间在行使行政权力过程中行政沟通的障碍。（二）行政沟通的方式行政沟通的方式多种多样，可以根据不同的标准划分。根据沟通的组织结构的不同将沟通划分为正式沟通和非正式沟通，根据沟通的方向的不同将沟通划分为向下、向上和水平的沟通；根据沟通的传递和接受方式的不同将沟通划分为口头的、书面的和其它的方式。 1、正式沟通与非正式沟通 正式沟通。它是建立在行政组织基础之上，通过正常的行政手段实现的。如行政机关发布法令、规章、命令、通告、公告、传达文件、召开正式会议、制订正式报告、手册；行政领导与下属人员因公务所进行的正式接触与会谈；下级行政机关对上级行政机关的报告、建议、申请等。非正式沟通。它是建立在公务人员社会关系之上，通过公务人员的社会交往实现的。如公务人员间的日常接触、社交；非正式渠道的消息传播等。非正式沟通可以传达行政组织无法或不愿意通过正式手段传达的消息或资料，也可使公务人员藉以发泄不满情绪或缓和紧张情绪。但非正式沟通有时会造成不良后果，如歪曲事实、误传消息,造成不必要的误会与事端;妨碍行政权力的行使；阻碍行政命令的执行等。2、下行沟通、上行沟通与平行沟通下行沟通指自上而下的沟通，也就是上级向其下级传递信息，因而又称传递。下行沟通的主要作用是：让下级明确行政目标；下达有关工作方面的指示；提供关于组织程序和行动的情况；提醒有关部门或工作人员对任务及其它关系的了解等等。通过下行沟通，可以使下级了解上级的指示精神、工作意图、行动目标等。在下行沟通中，要注意避免专断和高傲，以免脱离群众，得不到广泛响应。同时也应注意下级对沟通信息的理解是否正确，以免导致失真，脱离行动目标。上行沟通指自下而上的沟通，也就是下级向上级反映意见和情况，又称为反馈。下行沟通的目的是要将下级对有关情况的看法、意见和建议及时反映上来，以利于上级及时解决下级工作中出现的问题，对下级的工作作进一步的指导，或者是吸收和采纳下级的合理化建议，修改其工作方案，以利于决策目标的实现。在上行沟通中，要注意全面、客观地听取下级意见，防止下级投其所好，报喜不报忧。平行沟通指横向的沟通，也就是同级部门或同事之间的沟通。由于工作或业务上的关系，不同组织与人员之间或多或少总是存在某种联系，因而便产生了横向沟通。横向沟通可以互通信息，避免相互之间的误解、扯皮以及踢皮球现象，有利于互相信任、互相合作，齐心协力为实现组织的共同目标而奋斗。三、行政沟通的重要性沟通是人类社会乃至存在于地球的基本生活方式，沟通在人类生活和社会中无处不在，从某种意义上讲，沟通不再只是一种职业技能，更是一种生活技能。在沟通成为行政工作中的一种重要因素时，这种特定职业的职业技能使得行政工作更为有效地开展。现代行政管理工作的各项职能和行政管理工作中的各项工作内内容，期间无不充满了沟通活动。可以这样说，沟通是行政管理的重要技巧和手段，在现代行政管理工作中充当了重要的作用。通过正式沟通和非正式沟通，向上、向下和水平沟通，口头或者书面形式的沟通，完成了行政管理中的重要向上、向下、对内、对外的信息传递和交流过程并求得共识，是多方协调的重要参与方式。行政沟通必须具备及时性、充分性、准确性三个特点，它是实现行政决策科学化、民主化的重要基础，是提高工作透明度，信息传递的有效途径。此外，有效的行政沟通是行政执行各环节顺进行的重要基础，是提高行政管理效率的保证，能对行政工作的成效作出实时的检查和监督，是所有行政人员参与管理，改善人际关系，鼓舞士气，增强组织凝聚力的重要手段。行政沟通要求“行政人”必须合理、快速地处理好“上、下、左、右”的“四角”关系，减少摩擦，取得事半功倍的效果。因此，其在行政工作中扮演着重要角色，通过有效的行政沟通可以保证在行政实施的过程中各环节各人员统一指挥、统一行动，从而增强行政组织对内外环境的应变能力，实现高效率的管理。行政沟通的重要性主要表现在以下几个方面：第一、从提高行政效率角度来看。随着行政活动的日益复杂和行政信息的日益增加，行政人员尤其是行政领导要想掌握第一手资料，就得调节行政机构的各种人际和组织的关系，这一切只有通过完善的行政沟通机制才能实现，是行政执行各环节顺利进行的重要基础，是提高行政管理效率的保证；第二，从提高行政决策水平来看。现代社会问题的日益复杂化，导致了信息量剧增，造成了信息沟通渠道的多元化和网络化，行政组织的决策量随之剧增，要达到决策的科学化和民主化，做好沟通工作，尽量掌握全面的信息是其中的关键，有助于理性分析问题，作出正确的决策。而良好的行政沟通则是实现行政决策科学化、民主化的重要条件，是提高政府工作透明度，推动社会主义民主建设的有效途径；第三，从改善行政作风来看。有效及时的行政沟通对互相推诿、不负责任、好讲空话等不良行政作风的改善，完善的沟通机制利于行政工作透明化，让多方可以监督、检查行政工作的进度及成效；第四，从促进提高单位凝聚力来看。通过行政内彼此充分的沟通可以发现不足，改进行政工作方法，增强员工的满意度和积极性，提高政府或单位的自身凝聚力。四、行政沟通中的障碍分析在行政各项工作中，行政沟通起着极其重要的上传下达的作用，尤其是在夏季交流中体现的极为突出。行政沟通时行政组织的血液，是行政过程的重要组成部分，只有让行政人员积极参与沟通才能有效地提高行政活动的效率。然而沟通并不是总是有效，在实际的行政活动中经常会遇到各种各样干扰共知和共识达成的障碍，这些障碍阻碍着行政沟通的顺利正常进行。（一）行政沟通中存在的障碍信息沟通不畅是我国行政管理中存在的一个突出问题，主要表现在：信息来源少，有时想了解有关信息，却无处可寻；感受器少而不灵，有关情况和问题发生后，信息不能及时收集和传递出来；信息流不对等，有用信息少；信息传递慢、损失大、失真率高等。在我国现有的行政沟通体制中，政府或单位组织已经充分认识到沟通的重要作用，也逐渐在体制内加强沟通，通过畅通的沟通提高工作效率，更高质量的工作，但是行政沟通中的客观障碍和主观障碍依然影响了沟通的顺利进行。客观障碍主要包括组织障碍、地域障碍；主观障碍主要是由人为造成的诸如语言障碍和认知障碍等。1、行政沟通中的客观障碍（1）组织障碍。组织的层次过多、机构重叠、关系不顺、文山会海等因素，都会给行政沟通造成障碍。在设计组织结构时，应考虑组织中沟通线路是否畅通，应对沟通的线路、时间作出科学的安排。组织的层次应该合理，层次过多会影响沟通的速度和准确度；层次太少，又会造成传抄方面的困难。（2）地域障碍。这是指地面距离、城乡差别、通讯条件等因素造成的障碍。如果行政机关的工作单位分散在各个地方，或者同一单位的人在不同的地方工作，地理上有相当的距离，而通讯条件、交通条件又很落后，那么，人与人、单位与单位之间就不能畅快地交流意见、沟通信息，就不能相互了解和理解。2、行政沟通中的主观障碍（1）语言障碍。传递行政信息的语言，对事物的描绘应该是准确的、客观的、全面的。但是，在行政沟通过程中，由于下述矛盾的存在，往往导致这方面的不准确、不客观、不全面，从而影响了行政沟通的顺利进行。一是语言的相对静止性与行政事务的不断运动性之间的矛盾。语言是人们活动的产物，它的发展总是相对落后于事物的变化。在人们没有普遍接受之前，任何语言都不可能成为沟通的工具；而一旦变成了沟通的工具，事物又有了新的发展。因此，任何语言都只能相对准确地描绘行政事务。二是语言的高度概括性与行政事务的具体性、多样性之间的矛盾。语言具有高度的概括能力，当人们用它描绘行政事务时，总是要去掉、舍弃一些特性而描绘主要特性，也就是说，只能尽可能全面地进行描绘。三是语言的抽象性与行政事务的真实性之间的矛盾。所有的语言都是抽象的，抽象得越厉害，距离事物的真实性越远。（2）认知障碍。这里的认知是指人们对事物的认识。沟通实际上是一种心理过程，由于人的经历、知识经验、文化背景、个性差异、价值观念等方面的不同，对同一事物往往会表达出截然不同的看法或结论。我们每个人都有自己独特的认知框架和偏好的交流方式，因此在行政沟通过程中，要尽量使组织内部的人有着大致相同的认知和共识，特别是要有大致相同的价值观念。如果组织内部人们的认知统