有效沟通与时间管理济宁.ppt

1、有效沟通与时间管理,一言之辩重于九鼎之宝三寸之舌强于百万雄师,世界是你们的，也是我们的，但归根结底是属于你们的。你们青年人好像早上八九点钟的太阳，朝气蓬勃正在兴旺时期，中国的未来寄托在你们身上。,一个人可以面对多少人，就代表这个人的人生成就有多大！,1999年，马云在长城上跟同事们说：“我们要创办全世界最伟大的中文公司，我希望全世界只要是商人，一定要用我们的网络。” 2001年，马云被世界经济论坛选为全球100位未来领袖之一。,目录,第一讲 沟通基础 基本认知；目的；过程模式 第二讲 沟通的障碍 个人障碍；组织障碍；如何克服 第三讲 沟通的方向 向上；向下；水平；流言,第一讲 沟通基础,一 沟

2、通的基本认知 1.沟通的基本原理是关心concern 2.沟通的基本要求是主动initiative 3.沟通的基本问题是心态mindset,沟通的基本原理是关心,注意他的状况与难处 注意他的需求与不便 注意他的痛苦与问题,请领导别再让小学生当“会托儿”啦,2007年月日，宁夏银川市兴庆区首届中小学生运动会举行。开幕式上各级领导一个接一个的讲话，此时气温仅为摄氏度，而台下参加开幕式表演的名女生在大风中苦苦等待近一个小时。,沟通的基本要求是主动,自动化与自働化,沟通的基本问题是心态,自私只关心亲近的人 自我只关心我的利益 自大我说的就是答案 梦幻家园,第一讲 沟通基础,二 沟通的目的 1.控制员工

3、的行为 2.提升员工的能动性 3.消除负面情绪 4.流通信息,控制员工的行为,事前建标准：就是在让下属做一件工作之前，自己先要思考可能出现的所有问题，用制度予以规避，以免下属犯错。,案例：一位经理手下6个业务员，分两组开车去零售店铺货，每到一家就谈判、放货、收款、做陈列。促销方式为买四送一。,可能出现的问题： 大单化小单；小单化大单；漏单。 纪律问题：对消费者销售；吃饭超时；光膀子；抽烟 建立标准： 买4送1 ，买8送2，超过8以上不增加奖励。 每天拜访50家店，至少应成交30家店。少一家扣5元钱。 店主拿到赠品以后，必须在收货单上签字。如果漏了店主签字，应加班补回来；如果有假签字，当场开除。

4、 分工：组长负责进店谈判，谈判结束后由副组长拿货、收钱。,提升员工的能动性,参与管理时代 例：建立信息看板，拿到一手资料,消除负面情绪,财务部报销发票慢；新产品不好推,流通信息,工作的交接；例行时间打电话,新闻集团-总资产400多亿美元。拥有175种报纸、5家杂志和23家电台，电视网受众覆盖全球23的人口。 默多克每天早晨6点钟体育锻炼刚刚结束，他就拿起电话一直打到7点半，与伦敦和亚洲的各个首都通话。 “午夜凶铃”也经常上演在默多克手下经理人的家中。私人飞机更是方便了默多克随时当面管理他的帝国。新闻集团的工作人员说，默多克随时在3万英尺的高空往下看。,第一讲 沟通基础,三 沟通的过程模式,发讯

5、者,编码,渠道,解码,收讯者,影响编码的四个条件：技巧,影响编码的四个条件：态度,柔和、强硬、积极、消极,影响编码的四个条件：知识,影响编码的四个条件：文化,信息扭曲,语言使用不当；渠道干扰；接收者的偏见,沟通漏斗,嘴上说的80%,别人听到60%,别人听懂40%,行动20%,心里想的100%,信息遗漏的原因和对策,表达方面：容易遗忘-做纲要笔记；不好意思-找人传达 接受方面：沟通不要有干扰；做笔记；要求复述 领悟方面：不懂装懂检查；询问他的意见 行动方面：没有方法；没有监督,四 讨论-1,沟通在很多公司的反射情况：成功或倒闭的公司，都一样有经理人，都装电脑，都在开会 关起门决策，开会一言堂，我

6、的想法就是答案，独断专行，不管市场的反馈 共同决策；先聆听后表态；不认为自己的想法是答案；注意市场、客户、员工的反应 官威与官僚包拯、秦桧,失败公司：停电就不干活；忙于整理各种资料；做表面文章；没有时间思考；艳照门、QQ、MSN 成功公司：不是离不开电脑；多看市场一线；不把资料当决策依据，而是把资料变信息,电脑,会议,失败公司：没有明确的议题和程序；没有资料准备；默然；主管失控；离题；参加人太多；拖拉；没有结论；无人负责无人追踪 会议的设计：必须参加人，列席人员，引言人（经理），主席（维持秩序），总经理总结，限制时间 座位安排的技巧：方桌、圆桌；控制和盟友、捣蛋鬼,四 讨论-2,沟通跟思想意识

7、的关系-鸡同鸭讲 思维-行为-习惯-性格-命运,化骨绵掌,客户没有好坏，只有不同 错误的信息比没有信息更可怕 多提建议，少提意见 一切回款之前的销量都是成本 服务大众，造福人类。 企业是我家，业绩靠大家。做好*人，干好*事。 付出自有回报。 业务是一块砖，哪里需要哪里搬。,化骨绵掌内功心法,要朗朗上口，直白易懂,化骨绵掌内功心法,激励最好从他的角度谈起 视觉、听觉、道德、激励、感知，全方位出击，由表及里形成文化。,化骨绵掌内功心法,要能落实到具体工作中,第二讲 沟通的障碍,一 沟通的个人障碍 二 沟通的组织障碍 三 障碍的克服 四 社交场合的忌选话题,一 1.地位的差异,不敢和上级沟通：坐在公

8、共空间；走出办公室沟通,一 1.地位的差异,专业术语：令，张，印张；正度：787 1092mm，大度：850 x 1168mm；函套，腰封；亮膜，亚膜，UV，起鼓，烫金，烫银，,一 2.来源的信度,继续大规模实施保障性安居工程；增加中低价位、中小套型普通商品房供应；抑制投机性购房；抑制土地价格过快上涨。 两会闭幕次日，北京市共成交6宗地块，总成交价达143.5亿元。其中，大兴区亦庄地块以52.4亿元的成交价创下 总价地王纪录；海淀区东升乡地块则以28308元/平方米的楼面价捧单价地王。,一 2.来源的信度,2009年6月30日，西三旗限价房项目交用。作为北京首个限价房项目，4000多户居民将在

9、近期陆续搬入新居。 2009年10月28日，全国人大财经委员会发布调研报告指出，2009年全国保障性住房建设进度缓慢，截至8月底，地方保障性住房建设完成投资394.9亿元，完成率仅为23.6%。,一 3.认知的偏误,重用男性、未婚 空姐要年轻漂亮,一 3.认知的偏误,英国曼彻斯特大学研究人员以2001年英国人口普查纪录中的1000万对夫妻作为研究对象，分析他们的生日、星座与感情关系，得出结论：星座之间相配与否的说法缺乏依据，并不可信。 12星座中配对系数最高的是天蝎座和双鱼座,4.过去的经验：仅供参考 5.情绪的影响： 情绪不好的时候不做决策 把对方的情绪当假的 说同样的语言 感受-事实-事实

10、-事实-感受,二 1.信息泛滥,信息浓缩；颜色管理,二 2.时间压力,芝麻绿豆原理：1982年4-6月英阿马岛战争,二 3.本位主义,跨部门论调，增进沟通 副总协调，形成内部价值链：销售、研发；采购、生产、储运；人资、财务、市场 跨部门首脑会议,二 4.信息过滤,从上至下：把信息当权力；不认为必要 对策：询问基层人员的理解 从下至上：把信息看做危机,二 5.缺乏反馈,副作用：以为听明白而不作解释；按误解的方法操作,三 1.利用反馈,事前问清楚，事后负责任-领导要结果，下属要资源,虞团长动员讲话,三 2.简化语言,讲话要有重点-电梯演说 善用比喻-孟子告子上：鱼，我所欲也；熊掌，亦我所欲也。二者

11、不可得兼，舍鱼而取熊掌者也。生，亦我所欲也；义，亦我所欲也。二者不可得兼，舍生而取义者也。生亦我所欲，所欲有甚于生者，故不为苟得也；死亦我所恶，所恶有甚于死者，故患有所不辟也。,我喜欢和聪明人打交道。和聪明人在一起，你不用说什么废话，他就能听懂。,三 3.主动倾听,A提问题;B集中精神;C少批评D不要打断对方,三 3.主动倾听,E不要质疑；F让对方轻松；G 站在对方立场,你是准备替党说话?还是准备替老百姓说话?,四 社交场合的忌选话题,不得曝露商业秘密 不得非议交往对象：客不责主 不得背后议论领导、同事 不得涉及格调不高之事：家长里短、小道消息、男女关系、黄色段子 不得涉及个人隐私之事：不问收

12、入、不问年龄、不问婚姻家庭、不问健康、不问经历,第三讲 沟通的方向,一 向上沟通 二 向下沟通 三 水平沟通 四 流言,一 向上沟通,1 .时间做选择题 2.随时随地沟通-有时选择非正式场合,一 向上沟通,3提出方案：多个方案建议；自己的倾向；每一个方法的优缺点及可能的结果 4 提要求：高开低走，不要分次,龙团长闯会场,二 向下沟通,1必须是通才专家速成法；能干能说 2问部下的想法：你有没有更好的方法,二 向下沟通,3激将法 4让手下有尝试机会,唐副师的激将法,二 向下沟通,5 “铁腕”和“人性化”如何平衡 我们怎么能执行双重标准？我们为什么要这么坚持？有些事情是不能妥协的。因为他是美国人就可

13、以凌驾于新加坡法律之上吗?因为美国总统讲情就改变我们的法治吗？如果给予他赦免，我们怎么去面对印度人、巴基斯坦人、马来西亚人？新加坡的立场和原则在哪里？我怎么维系制度？怎么维护国家的秩序？ 用将之道，教化为先；用兵之道，教诫为先-一切行动听指挥,三 水平沟通,1帮助别人 2替别人解决问题和困难 3双赢WINWIN：赢者不全赢，输者不全输 冲突解题模型：A增加资源B取交集C挂钩D切割（交货、付款、数量、规格、价格） 思考题：公司两个工厂休假爬山看海 山边：木屋、山产 海边：酒店、海鲜,四 流言,1为了减低忧虑 2搞清支离破碎的消息-应对流言：A公开说明；B提出对策；C付诸行动 3作为联合群体的手段

14、 4拥有地位和权力的象征,时间管理,目录,第一讲 认识时间 第二讲 浪费时间的原因 第三讲 时间管理的沿革 第四讲 时间管理十八法,第一讲 认识时间,一 前言 二 关于时间的统计 三 时间与事件的关系 四 时间与习惯,一 前言 时间的特征,不能再生性 不可逆转性 不能停滞性 不能伸缩性 不能替代性 时间的独特和绝无仅有，决定了它是世界上最稀缺最宝贵的资源。,二 关于时间的统计,1.人生的时间统计： 死神的账单 72岁人的一生时间利用表,二 关于时间的统计,2.企业员工的时间统计 企业员工个人创造的价值直接影响着企业的效益。虽然工作的时间很长，但是很多人的时间被耗费在效益很低的事情上，工作所产生

15、的最终效益很有限。 【案例】企业员工一天的工作 3时间的价值统计,三 时间与事件的关系,1.时间的意义 【案例】水桶效应的分析 2.使时间具有意义的要素 3.时间管理的关键 4.效率和效益的分别 5.工作圆饼图（工作重点和时间分配）,四 时间与习惯,1.习惯的定义 2.习惯的特征 3.习惯的分类 4.习惯与舒适区,四 时间与习惯,5改变习惯的计划： 列出需要改变的习惯 制定出改变要达到的目标，列出改变习惯的方法 制定出一个详细的计划，步骤，奖惩措施,第二讲 浪费时间的原因,一 浪费时间的原因-主观方面 1缺乏明确的目标 2拖延 3缺乏优先顺序 4专注于细节，事必躬亲 5做事有头无尾 6没有条理

16、,第二讲 浪费时间的原因,一 浪费时间的原因-主观方面 7不懂得授权 8不会拒绝别人的请求 9盲目行动 10把简单的事情复杂化 11懒惰 12消极的思考,二 浪费时间的原因-客观方面,1上级领导：开会，电话，不懂授权，官僚的组织 2工作系统：官样文章，访客，员工掉队，不合理流程、制度 3生活条件：通讯，网络，居住地点,三 建立个人时间分析,1时间记录和分析 记录一周或30天内的活动内容 观察分析时间流程的内容 2跟踪你的改进计划 计划某个工作时，记录你的预算时间 当工作完成后，检查你用的实际时间,第三讲 时间管理的沿革,第一代：“公鸡型” 第二代：“仓鼠型” 第三代：“北极熊型” 第四代：“群

17、狼型” 第五代：“熊猫型”,第一代：“公鸡型”,1.工作方式：时间增加和备忘录 2.这种管理类型的优劣 好处：通过这种时间管理和对事件的记录，可以知道做了哪些工作； 坏处：个人的活动被各种各样的事件控制住，不是人控制事件，而是事件控制人。 3.对这种工作方式的反思 它过度注重每一个事件的完成，按照记录去做，需不需要做、该不该做都不清楚。,第二代：“仓鼠型”,1.工作方式：在所有要做的工作任务开始之前，把清单列出来，每一项任务都有开始和结束的时间。 2.这种管理类型的优劣 好处：事先有计划，做想做的事情，具有追求效率的意识，效率能明显提高； 坏处：虽然有计划，但是计划没有目的性。虽然效率高，但效

18、益不明显。 3.对这种工作方式的反思 这样管理时间的人，他的人生目标和价值取向并不明确，即使有计划也是盲目的，甚至有些计划本身就是在浪费时间。,第三代：“北极熊型”,1.工作方式：第一，对工作任务做取舍；第二，对工作任务排优先顺序。首先明确自我的价值观及个人的人生目标，再按照价值观和人生目标确定做这件事还是不做这件事。 2 .这种管理方式的优劣 好处：制定方案、控制自己的时间时有了明确的价值目标； 坏处：由于过度强调个人的价值观和自我的人生目标，会缺乏团队观念。 3.对这种工作方式的反思 “北极熊型”管理方式的人由于没有团队观念，其行为常常不被他人和上级理解支持。“独木不成林”，因此，他的行为

19、的执行力很有限，很难产生较大的成果。,第四代：“群狼型”,1.工作方式：用最有效率的时间去做20%的最有效率的工作。这种管理型要求团队和集体的利益是至高无上的，每一个人都要为之做出牺牲，为之做出奉献。 2.这种管理方式的优劣 好处：它追求的是集体利益，强调了选择确定最重要的事情，然后把这件事情做好。这可以说是一个很好的时间管理方式； 坏处：过分地强调团体的利益，强调为团队的利益不惜牺牲个人的幸福。 3.对这种工作方式的反思 “群狼型”时间管理方式往往使部分具有奉献精神的员工得不到应有的报酬或者适当的生活满足，从而造成员工的主观懈怠或者客观疲惫，最终致使工作效率降低。,第五代：“熊猫型”,1.“

20、熊猫型”时间管理的工作方式 服务群体，同时追求人生价值 认真工作，幸福生活，劳逸结合 服务社会，享受人生，二者均衡 社会进步，人生幸福，世界大同,第五代：“熊猫型”,2.基本观念：提倡将工作与生活有机地结合在一起。倡导在创造团体利益的同时一定要追求个人利益，努力实现个人利益和团体利益的平衡。 3.“熊猫型”管理的最高境界：工作就是享受，消费就是创造。 4.第五代时间管理的真谛-实现四个统一： 辛勤工作和享受人生统一 工作赚钱和消费花钱统一 个人利益和团队利益统一 团队利益和社会利益统一,第四讲 时间管理十八法,1认清自己的使命：工作事业、学习成长、财富收入、家庭生活、休闲、健康、人际关系、其它

21、 2掌控每天不被牵着鼻子走 每天做有效规划，要有次序和条理-月月有计划，周周有检讨，天天有目标 一次只认真做好一件事，不急于求成,第四讲 时间管理十八法,3确定目标不穷于应付 SMART原则：明确具体的；可度量的；可达成的；结果导向的；有时间限制的 4制定计划不贸然行动 要防止拖拉和冒进的现象。 对任务的每个部分都要明确其预期结果、理由和时间期限。 计划详细、充分沟通、分步实施、完成奖励。,第四讲 时间管理十八法,5管理表单不要眉毛胡子一把抓 周计划报表和日计划报表，计划适量； 计划工作细节，要快速、及时、随手记录； 不断回顾周计划表，每天做调整增减； 安排计划要留有余地； 把周计划表时刻带在

22、身上，理智应对； 6 决不拖拉不能不紧不慢：任务分割,第四讲 时间管理十八法,7轻重有别急事急办,第四讲 时间管理十八法,8专心致志不多头并举 聚焦于目标不放松，离现实越近； 在一英寸的地方，深挖一英里； 多头任务并举时思考：接收的原因、重要程度，征求老板意见。 9第一次做好，零缺点 0.9-0.81-0.73-0.66-0.59-0.53-0.48-0.43-0.39-0.35 1.1-1.21-1.33-1.46-1.61-1.77-1.95-2.14-2.36-2.59,第四讲 时间管理十八法,10养成快节奏：尽快处理下属的问题；不要绕弯子；直接汇报结果 11复杂问题简单化，简单问题条理化 麦肯锡30秒钟电梯法 一二三法则,第四讲 时间管理十八法,12带着解决方案说问题-不要只谈问题 13充分授权不事必躬亲,第四讲 时间管理十八法,14