现代物流管理 第2章 采购管理.ppt

1、第二章 采购管理,学习目标,知识目标：通过本章的学习，掌握采购管理的基本理论及采购的基本流程，学习采购的计划、决策、基本程序及供应商管理。 技能目标：掌握采购运作的技巧和策略。 能力目标：通过学习，能够熟练应用采购基本原理，具有采购计划编制、采购决策、采购业务运作的能力。,第二章 采购管理,第一节 采购概述 第二节 采购计划与决策 第三节 采购的流程 第四节 供应商管理 第五节 采购作业,第一节 采购概述,一、采购的概念 二、采购的分类,一、采购的概念, （一）采购的含义 广义的采购即从环境获取所需的有形或无形物质的行为。既包括个人采购也包括采购行为。狭义的采购则主要是指一个组织从外部资源获取

2、所需要的全部商品和服务的过程。 ,（一）采购的含义,采购包括两个基本意思：一是“采”，二是“购”。因此，采购比购买的含义更广泛、更复杂。主要包含以下一些基本含义： 1、所有采购都是从资源市场获取资源的过程 2、采购既是一个商流过程，也是一个物流过程 3、采购是一种经济活动,（二）采购的功能,1、采购制约企业销售工作的质量 2、采购制约企业研发工作的质量 3、采购制约商品周转速度 4、采购制约企业经济效益的实现程度 5、采购可以提高物质资源利用率 6、采购可以加强企业间的经济联系 7、采购可以洞察市场趋势,二、采购的分类,（一）按价格分类 （二）按采购主体分类 （三）按照采购方法分类 （四）其他

3、分类,（一）按价格分类,1、招标采购 2、询价现购 3、比价采购 4、议价采购 5、订价收购 6、公开市场采购,（二）按采购主体分类,1、个人采购 2、集团采购,（三）按照采购方法分类,1、订货点采购 2、MRP采购 3、JIT采购 4、供应链采购 5、电子商务采购 6、联合采购法,（四）其他分类,1、按地区可分为国内采购和国外采购； 2、按采购方式分为直接采购、委托采购、 调拨采购； 3、按采购政策分为集中采购和分散采购； 4、按性质分为一般采购和项目采购。 5、按采购的时间长短可分为长期合同采购 和短期合同采购。,第二节 采购计划与决策,一、采购计划的编制 （一）编制采购计划的目的 （二）

4、决定采购计划数量的因素 （三）采购量的计算与订购方法 （四）采购认证计划及程序,（三）采购量的计算与订购方法,1、经济订货批量 2、固定数量法 3、批对批法 4、固定期间法 5、物料需求计划法 ,1、经济订货批量,其计算公式如下： 其中：Q每批采购数量 D为某段期间需求量 K为每次订购成本及费用 H为单位年储存成本,2、固定数量法, （1）每次发出的数量都相同。 （2）订购数量的决定是凭过去的经验或直觉。 （3）也可能考虑某些设备或产能的限制、模 具的寿命、包装或运输方面的限制、储 存空间的限制等。 （4）此法不考虑订购成本和储存成本这两项 因素。,3、批对批法,（1）发出的订购数量与每一期净

5、需求的数量相同。 （2）每一期均不留库存数。 （3）如果订购成本不高，此法最实用。,4、固定期间法,（1）每次订单涵盖的期间是固定(每个月的第一周 下订单)，但是订购数量则变动。 （2）基于订购成本较高的考虑。 （3）其间长短的选择，是凭过去的经验或主观来判断 （4）采用此法每期会有些剩余存货。,5、物料需求计划法,主生产计划用料表=个别项目的毛需求 个别项目的毛需求-可用存货数(库存数预计到货数)=个别项目的净需求,（四）采购认证计划及程序,1、采购认证 2、采购认证计划的制定 3、采购订单计划的制定,图2-1 采购认证过程,2、采购认证计划的制定,认证计划的内容包括： 准备认证计划、 评估

6、认证需求、 计算认证容量、 制定认证计划。,（1）准备认证计划,接受开发批量需求 接受余量需求 准备认证环境资料 制定认证计划说明书,（2）评估认证需求,分析开发批量需求 分析余量需求 确定认证需求,（3）计算认证容量,分析项目认证资料 计算总体认证容量 计算承接认证量 确定剩余认证容量,（4）制定认证计划,对比需求与容量 综合平衡 确定余量认证计划 制定认证计划,下面给出认证物料数量及开始认证时间的确定方法： 认证物料数量 = 开发样件需求数量 + 检验测试需求数量 + 样品数量 + 机动数量 开始认证时间 = 要求认证结束时间-认证周期-缓冲时间,3、采购订单计划的制定,根据市场要货计划、

7、生产加工计划、实际采购能力以及相关的因素，制定切实可行的采购订单计划，并下达至订单部门执行。其具体的操作过程包括准备订单计划、计算订单需求及制定订单计划。,（1）准备订单计划,接受市场需求 接受生产物料需求 准备订单环境资料 制订订单计划说明书,（2）计算订单需求,分析市场需求 分析生产需求 确定订单需求 分析项目供应材料 计算总体订单容量 计算承接订单量 确定剩余订单容量 其物料所有供应商群体的剩余订单容量的总和，称之为该物料的订单容量，其计算公式如下： 物料剩余订单容量 = 物料供应商群体总体订单容量 - 已承接订单量,（3）制订订单计划,对比需求与容量 综合平衡 确定余量认证计划 制订订

8、单计划 下面给出订单物料下单数量及下单时间的确定方法。 下单数量 = 生产需求量 - 计划入库量 - 现有库存量 + 安全库存量 下单时间 = 要求到货时间 - 认证周期 - 订单周期 - 缓冲时间,二、采购决策,（一）采购品种的确定 （二）采购预算的确定 （三）采购数量的确定 （四）采购时间的确定,（一）采购品种的确定, 1、采购目录的制定 2、重点原则 在采购管理中，必须坚持重点货物管理原则。企业对经营货物的品种进行优选，把销售量大、利润高、顾客必需的货物作为重点商品进行重点管理。目前企业流行的做法是将货物分为A、B、C三类，分别采用不同的管理方式。这种方法称为ABC分类管理法。,ABC分

9、类管理法的操作步骤是将各种货物按金额大小顺序排列，计算出各类商品的销售额比重和品种比重（单项比重和累计比重），再将商品划分为A、B、C三种类别。A类商品是指获利高或占销售额比重大，而品种少的商品，一般销售额比重为7080，品种比重为510；C类商品是指获利低或占销售比重小，而品种多的商品，一般销售额比重为510，品种比重为7080%，B类商品是处于A类和 C类商品之间的商品，其销售额比重为 1020，品重比重为10%20%，如图2-2所示。,2、重点原则,图2-2 ABC商品分类图,将商品划分成A、B、C三类后，再根据分类结果实施分类管理。A类商品是重点商品，应进行重点控制。为防止脱销，要定量

10、采购，经常检查每个品种的储存情况，及时进行调整，务必使这类商品经常保持在合理的限度内，保证不脱销，不积压；C类商品可以采用较简单的办法加以控制，如固定最高采购量，适当减少采购次数，由于这类商品所占销售额比重较小，而品种比重较大，因而需要对每种商品的库存量控制在最小限度内；B类商品可实行一般控制，分大类进行管理，除其中销售较高的部分品种参照A类商品管理外，其余大部分商品连同C类商品都可以采取定期检查存量的方法进行控制。,2、重点原则,（二）采购预算的确定, 采购预算一般以销售预算为基础予以制定。其公式为： 销售成本预算销售预算（1-平均利润率）,按同样的道理，也可以推算出商品的年采购目标。当然，

11、公式中仅仅是销售成本计算公式，它并没有估计到库存量的实际变化。采购预算还要加上或减去希望库存增加或削减的因素，其计算公式应为： 采购预算销售成本预算期末库存计划额期初库存额,（二）采购预算的确定,例如，某企业一年的销售目标为 2000万元,平均利润率是15，期末库存计划额为200万元，期初库存为180万元，其全年的采购预算就是： 2000（10.15）2001801720（万元） 即一年的采购预算为1720万元。再将其按月分配到各个月，就是每月的采购预算,（二）采购预算的确定,（三）采购数量的确定,采购数量的确定，会影响到货物销售和库存，关系到销售成本和经营效益。确定货物的采购数量，决定于企业

12、的采购方式是大量采购还是适量采购。 1、大量采购 2、适量采购,1、大量采购,一般适合以下几种情况： （1）该货物在市场中的需求量巨大，可以大量进货。 （2）在共同采购方式下，可以大量采购。 （3）对供货不稳定的货物，可以采用大量采购的方法。,2、适量采购,适量采购就是对市场销售均衡的商品，在企业保有适当的商品库存的条件下，确定适当的数量来采购商品。适量采购的关键是确定适当的采购数量，如果数量不当，将直接影响企业销售，增加进货成本。我们称这一适当的采购数量为经济采购批量。经济采购批量尽管是理论上的一个数字，企业需要测算出这一经济采购批量，为实际的采购工作作参考。,保管费用与采购费用关系图,其中

13、：Q每批采购数量 D为某段期间需求量 K为每次订购成本及费用 H单位年储存费用,例如，某商店预计全年销售某种商品8000件，已知每次商品的采购费用是500元，单位年保管费用为50元，欲求最经济的采购批量。根据公式可得： 通过上述计算可以得知，每次采购数量在400件以上或400件以下的年度总费用都高于400件采购批量的年度总费用。只有每次采购批量在经济采购批量附近时，才使年度总费用最小，如果远离经济采购批量而去盲目进货，都不可能取得良好经济效益。,（四）采购时间的确定,1、定时采购 2、不定时采购,1、定时采购,定时采购，就是每隔一个固定时间，采购一批商品，此时采购货物的数量不一定是经济批量，而

14、是以这段时间已销售的货物数量为依据计算。 定时采购的特点：采购周期固定，采购批量不固定。 其计算公式为： 采购批量平均日销售量采购周期保险储备量实际库存量 公式中，保险储备量是防止由消费需要发生变化和延期交货引起脱销的额外库存量。,2、不定时采购, 不定时采购，是指每次采购的数量相同，而每次采购的时间则根据库存量降到一定点来确定。也称为采购点法。 不定时采购的特点：采购批量固定，采购时间不固定。 不定时采购的采购批量可以参考经济采购批量的计算方法。这种采购的关键实际上是确定采购点的库存量，如图2-4所示。,不定时采购的采购点及库存,采购点的计算公式如下： 采购点平均日销售量平均备运时间保险储备

15、量 不定时采购的优缺点：能随时掌握货物变动情况，采购及时，不易出现缺货现象。但是，由于各种货物的采购时间不一致，难以制定周密的采购计划，不便于采购管理，也不能享受集中采购的价格优惠,第三节 采购的流程,一、建立采购组织 二、制定采购计划 三、确定供应商及货源 四、谈判及签约 五、货物的接收和检验 六、再订购货物 七、定期的评估与改进,一、建立采购组织,采购管理组织是采购管理最基本的组成部分，通常包括正式的或非正式的采购组织。正式的采购组织是企业建立的专门采购机构，负责整个企业的采购任务。在一个正式的采购组织里，往往拥有专门的采购人员，这些采购人员分别负责某一类商品的采购，有明确的采购责任和授权

16、，公司也对其实施严格的考核指标。非正式采购组织不是一个独立的专门的部门,它是由一群兼职采购人员负责，这些人既负责商品经营，又负责商品采购，责任和授权往往并不明确，但却具有充分的灵活性。,二、制定采购计划,根据需求品种情况和供应商的情况，制定出切实可行的采购订货计划，以便加强采购管理（采购计划各要素的确立将在下一部分逐一分析）。包括选择供应商、供应品种、具体的订货策略、运输进货策略以及具体的实施进度计划等，解决什么时候订货、订购什么、订多少、向谁订、怎样订、怎样进货、怎样支付等这样一些具体的计划问题。一般企业每月均编有一套完整的销售计划，列出这段时间的销售重点商品。,三、确定供应商及货源,选择商

17、品货源是企业开展采购活动的重要环节，企业需要在各种货源渠道中确定哪一渠道可以满足商店对某一商品的需要。企业的进货来源主要有：制造商；当地批发商；外地批发商；代理商和经纪人；批发交易市场；附属加工企业。由于企业的类型和规模不同，进货渠道也会有所不同。为确保进货及时畅通，商品品种、花色、式样丰富多彩，企业必须广开货源渠道。企业最好建立固定的进货渠道和固定的购销业务关系，这样做，有利于互相信赖和支持；由于彼此了解情况，易于符合进货要求；可以减少人员采购，节约费用。在保持固定进货渠道的同时，企业还要注意开辟新的进货点，以保持商品品种的多样化。,四、谈判及签约,当货源已经确定，购买前评估也已完成时，企业

18、开始就购买及其条款进行谈判。一次新的或特定的订货通常要求签订一份经过谈判的合同，在这种情况下，企业和供应商将认真讨论商品购买的所有方面细节。如果供应商已经成为企业的供货伙伴，订货只是例行的或再订货活动，通常只涉及一份格式化的合同，在这种情况下，条款是标准化的，或者已经为双方所接受，订货过程按例行方式处理。,五、货物的接收和检验,（一）进货验收作业 1、卸货核验 2、收货记录,（二）退换货作业,在退换货作业上应注意： （1）厂商确认 （2）填写退货申请单，注明其数量、品名及退货原因； （3）退调商品要妥善保管，应规划专门区域暂存，整齐分类才易管理； （4）一旦确认商品不符合要求，要迅速联络厂商办

19、理退调货； （5）退货时确认扣款方式、时间和金额，退换货最好定期办理，如每周一次或每10天一次。,六、再订购货物,对于试销符合业绩要求的货物，企业会确定为正式销售的货物，此时，货物的采购就不止一次，是一种连续发生的行为，企业往往需要制定再订购计划。再订购计划的制定要考虑几个关键因素： 1、订货和送货时间 2、财务支出 3、订货成本和储存成本 4、存货周转率 ,4、存货周转率,存货周转率也是企业制定再订购计划要考虑的一个重要指标。存货周转率（stock turnover）表示特定时期内（通常为一年）现有存货平均销售的次数。它可以按商品数量或金额计算，其计算公式如下：,高存货周转率的优点：,（1）

20、提高销售额和资金利用率。快速的存货周转率可以增加销售额，提高投资效益。 （2）降低商品贬值风险。 （3）提高售货员的士气。 （4）减少费用。,高存货周转率的缺点是：,（1）为了获得快速存货周转率，企业会经常性地小批量采购商品，这样做可以降低平均存货量，而且不会降低销售额。 （2）存货周转率高可能是由于货物组合窄而浅引起的，这样货物的选择性较差，从而失去一些顾客。 （3）如果企业采取降低价格以加快库存周转的话，这样会导致单位货物利润降低。,七、定期的评估与改进,（一）定期的再评估 （二）企业与供应商关系的改进,第四节 供应商管理,一、供应商管理的概念 二、供应商的审核与考评 三、供应商的管理,一

21、、供应商管理的概念,（一）供应商管理的几个基本环节 （二）供应商管理的目标及战略 （三）供应商调查,(一)供应商管理的几个基本环节,1、供应商调查 2、资源市场调查 3、供应商开发 4、供应商考核 5、供应商选择 6、供应商使用 7、供应商激励与控制,(二)供应商管理的目标及战略,1、供应商管理的目标 （1）获得符合企业质量和数量要求的产品或服务。 （2）以最低的成本获得产品或服务。 （3）确保供应商提供最优的服务和及时的送货。 （4）发展和维持良好的供应商关系 （5）开发潜在的供应商。 2、供应商管理的战略 （1）设计一种能最大限度地降低风险的合理的供应结构。 （2）采用一种能使采购成本最小

22、的采购方法。 （3）与供应商建立一种能促使供应商不断降低成本、提高质量的长期合作关系。,（三）供应商调查,1、初步供应商调查 2、资源市场调查 3、深入供应商调查,二、供应商的审核与考评,（一）供应商的审核 （二）供应商的考评 ,（一）供应商的审核,1、审核分类 2、审核方法 （1）调查表法 （2）现场打分评比法 （3）供应商绩效考评法 （4）供应商综合审核 （5）总体成本法,（二）供应商的考评,1、供应商考评范围 2、供应商考评指标 （1）质量指标 （2）供应指标 （3）经济指标 （4）支持、合作与服务指标,（1）质量指标,质量是用来衡量供应商的最基本的指标。每一采购方在这方面都有自己的标准

23、，要求供应商遵从。来料批次合格率=(合格来料批次来料总批次） 100； 来料抽检缺陷车=（抽检缺陷总数抽检样品总数）100； 来料在线报废率=来料总报废数（含在线生产时发现的）/来料总数100； 来料免检率=（来料免检的各类数/该供应商供应的产品总种类数）100。,（2）供应指标,供应商的供应指标又称企业指标，是同供应商的交货表现以及供应商企划管理水平相关的考核因素，其中最主要的是准时交货率、交货周期、订单变化接受率等。 准时交货率 交货周期 订单变化接受率,（3）经济指标,价格水平 报价行为 降低成本的态度与行动 分享降价成果 付款,三、供应商的管理,（一）供应商使用 （二）供应商激励与控制

24、 1、逐渐建立起一种稳定可靠的关系 2、有意识地引入竞争机制 3、与供应商建立相互信任的关系圈 4、建立相应的监督控制措施,（三）供应商监管,1、根据供应商的不同表现可采取下列方法去监控供应商 2、对供应商的“制裁”措施,2、对供应商的“制裁”措施,如果供应商的高层管理者在合作过程中对多次发生的品质、交货问题不以为然或对企业的合理要求置之不理时，应引起高度重视，采购人员除了报告采购部负责人或企业高层管理者外，还要对这种供应商施以“制裁”措施，并要及时采取补救措施，如及时开发新供应商等，否则有断料的危险。主要方法有以下几种： （1）减少订单量或暂停采购； （2）根据签订的采购合同或品质合同进行罚

25、款； （3）暂时停止支付供应商的货款； （4）用法律手段对供应商施压或挽回损失等。,第五节 采购作业,一、采购的招投标 二、采购成本控制,一、采购的招投标,（一）招标投标方式 （二）招标采购的筹备 （三）投标、开标程序与方法,（一）招标投标方式,1、公开招标 2、邀请招标 3、议标,1、公开招标,又叫竞争性招标，即由招标人在报刊、电子网络或其他媒体上刊登招标公告，吸引众多企业单位参加投标竞争，招标人从中择优选择中标单位的招标方式。按照竞争程度，公开招标可分为国际竞争性招标和国内竞争性招标。 （1）国际竞争性招标 （2）国内竞争性招标,2、邀请招标,也称为优先竞争性招标或选择性招标，即由招标单位选择一定数目的企业，向其发出投标邀请书，邀请他们参加投标竞争。邀请招标有以下的特点： （1）邀请招标部署用公开的公告形式。 （2）接受邀请的单位才是合格的投标人。 （3）投标人数量有限,3、议标,（1）直接邀请议标方式 （2）比价议标方式 （3）方案竞赛议价方式,（二）招标采购的筹备,1、发布资格预审通告 2、准备招标文件 3、发布招标通告,2、准备招标文件,招标文件是供应商准备投标文件和参加投标的依据，同时也是评标的重要依据。此外，招标文件也是签订合同的依据，其内容大部分列入