基于RFID档案库管理系统功能介绍及用户手册

1、基于RFID档案库管理系统功能介绍及用户手册目 录系统概述2软件系统安装21、安装环境22、安装步骤2软件系统功能及操作说明5一、系统管理61.1 数据备份61.2 数据恢复71.3 用户管理81.4 密码修改91.5 退出系统10二、设备管理102.1 启用设备102.2 停止设备10三、类目管理103.1 类目维护113.2 导出Excel123.3 批量导入133.4 清空档案库13四、案卷管理134.1 案卷登记144.2 案卷转入144.3 案卷转出15五、标签管理165.1 储位标签175.2 案卷标签17六、借阅管理186.1 阅卷管理196.2 借卷管理206.3 归档管理21

2、系统概述本系统主要采用先进的RFID(无线射频)技术实现对档案馆档案实物的信息登记、类目维护、转入转出、借阅查询等日常管理的信息化、智能化建设。系统包硬件和软件两部分。硬件部分主要包括：1.读写器：上白下黑色方盒，主要用来收发无线信号读写电子标签，设备正面方框为标签感应区，标签应放在这个位置不要保持在五公分之内，偏离该区将不能成功读取或写入信息。2.电子标签：读写器操作的对象，长条金属芯片揭开胶带可贴于档案盒，用来存储档案信息。3.串口连接线：白色连接线连接读写器和电脑，用来传输读写器和电脑安装软件之间的读写数据。4.电源线：黑色电源线，连接电源用于给读写器供电。软件部分是采用微软.Net框架

3、开发的单机版软件，安装于档案馆内电脑供档案管理员使用。以下主要对软件安装及功能操作部分做详细介绍。软件系统安装1、安装环境操作系统：Windows XP处理器主频：大于3.0G内存：最低1G硬盘：大于80G显示器：大于17寸分辨率： 1152*864 /1280*1024 /1600*900 /1920*10802、安装步骤打开安装光盘找到“系统安装” 文件夹，双击开始安装（如果未安装.Net3.5需要另外安装光盘上面有DotNetFX35/dotNetFx35setup.exe）点击选择安装路径点击点击安装完成，系统在桌面创建快捷方式，双击登录系统。软件系统功能及操作说明系统登录软件安装完成

4、之后，系统会在桌面上自动创建快捷方式，点击快捷方式图标登录系统。图（登录界面）输入用户名：admin密码admin 登录系统，系统主界面如下：图（功能主界面）登录系统后，系统的主界面及各功能模块将会呈现出来，主界面分上中下三部分分别为菜单区、快捷方式区和树状目录区系统提供灵活多样的操作方式，管理员可以根据自己的使用习惯点击不用的地方打开应用功能界面。下面按菜单栏顺序分模块介绍其功能及操作：一、系统管理主要实现对软件系统自身各种的功能应用，包括以下几个部分：1.1 数据备份【功能】：备份系统数据库，采用整库完整备份的方式，管理员要定期（或数据有重大变化的时候）的对数据库进行备份，以避免由于各种原

5、因造成的数据丢失，备份的数据文件转到其他存储介质上面保存。【操作】：点击菜单栏-【系统管理】-【数据备份】或快捷方式及树状目录区中的【数据备份】，都可以打开如下图。（以后三种打开方式不在重复叙述）图1.1.1点击选择要保存的目录点击点击，系统将提示。找到文件保存目录将会看到备份的数据库文件。1.2 数据恢复【功能】：数据恢复也是采用整库恢复的方式，实现对历史备份数据库的恢复功能，恢复之前切记先备份当前数据库以免由于恢复错误的文件导致当前数据的丢失。【操作】：点击菜单栏-【系统管理】-【数据恢复】，打开数据恢复界面，如下图：点击选择历史备份文件，点击然后点，系统提示。1.3 用户管理【功能】：实

6、现对本系统登录账户的添加、删除、修改功能。【操作】：点击菜单栏-【系统管理】-【用户管理】打开用户管理界面，如下图：输入用户名、密码、确认密码点击可以添加新用户。选中列表用户，点击可以实现对选中用户进行编辑修改。选中列表一个或者多个用户点击可实现对用户的删除操作。1.4 密码修改【功能】：对当前登录用户的登录密码进行修改。【操作】：点击菜单栏-【系统管理】-【密码修改】将打开密码修改界面，如下图：输入密码和确认密码点击可以实现修改当前登录用户的密码。1.5 退出系统【功能】：退出系统并关闭管理界面。【操作】：点击菜单栏-【系统管理】-【退出系统】将直接退出系统关闭管理界面。二、设备管理2.1

7、启用设备【功能】：主要是对读写器的启动管理，系统登录后自动启动，但前提要保证设备正确连接到电脑，当快捷区图标这样显示的时候表示设备已正常启动，也可以手动启动。只要设备启动之后，系统才能正常的使用RFID标签的读写功能，否则将会提示读写错误不能获取有效的数据信息。【操作】：点击菜单栏-【设备管理】-【启动设备】，读写器启用，设备状态图标显示为绿灯，若设备未正确连接将会提示，2.2 停止设备【功能】：实现对读写器设备的停止管理功能，需要手动停止，当快捷方式区设备状态图标这样显示的时候表示设备正处于停用状态。【操作】：点击菜单栏-【设备管理】-【停止设备】，读写器将停止，快捷区设备状态图标将会显示红

8、灯。三、类目管理类目指的是干部档案的分类目录，类目管理主要实现的对档案案件分类目录信息的管理维护功能，包括类目的添加、删除、修改、添加子项、批量导出、批量导入、各级类目的编号等功能。3.1 类目维护【功能】：实现对档案类目名称编码等信息的添加、删除、修改、批量导入导出等功能。【操作】：点击菜单栏-【类目管理】-【类目维护】将打开类目维护管理界面，如下图：左边为类目的树状管理目录，右侧为显示区显示当前选中目录的信息及子级目录的信息列表，点击左侧的树状目录节点处的+号可以展开此节点。点击-好可以关闭此节点。点击某一个节点右侧将显示此节点相关的名称、编号、子项名称、子项编号、父类名称及父类编号等信息

9、，同时在下面的列表中将显示此节点的所有子项，个子项按照一定的排序规则以列表的形式显示出来。【编辑该项】：在左侧目录中选择要修改的节点，右侧将显示该节点的信息，点击界面进入编辑状态信息修改完成之后，点击，完成信息修改。【编辑子项】：在左侧目录中选择要添加的节点，右侧将显示该节点的信息，点击子项编辑框进入编辑状态填写子项信息，点击完成对子项的添加。【删除】：选择右下方信息列表中的一条或多条记录(按下Ctrl),点击实现对选择项的删除功能。【批量导入】：点击将会打开批量导入界面，如下图：点击选择要导入的类目数据表(Excel),点击完成批量导入。【导出Excel】：点击将显示导出界面，如下图：点击选

10、择导出文件存放的位置，然后点击实现对类目信息的批量导出。3.2 导出Excel【功能】：将数据库中的类目信息按照不同查询规则提取出来并且导出到Excel表格。【操作】：点击将显示导出界面，如下图：点击选择导出文件存放的位置，然后点击实现对类目信息的批量导出。3.3 批量导入【功能】：将按照要求的模板填写好的Excel文件，或导出的文件中的类目信息导入到数据库中。【操作】：点击将会打开批量导入界面，如下图：点击选择要导入的类目数据表(Excel),点击完成批量导入。3.4 清空档案库【功能】：实现对类目表数据的完全清除功能，操作后将清空所有档案分类信息，要谨慎操作，清空前先导出数据到Excel或

11、备份数据库。【操作】：点击菜单栏-【类目管理】-【清空档案库】，将提示点击继续执行清除操作，点击将停止清空操作。四、案卷管理案卷是指以档案盒为单位存储的档案，案卷管理主要实现对档案案卷日常业务进行的管理，包括登记、案卷转入及案卷转出等功能。4.1 案卷登记【功能】：实现对档案详细信息的记载登记功能。【操作】：点击菜单栏-【案卷管理】-【案卷登记】，将打开案卷登记管理界面，如下图：左侧为案卷分类管理树状目录，右侧为案件信息的登记及同级目录档案登记信息列表。展开左侧的分类目录找到要登记的档案（最底层的节点为案卷节点），右侧将会显示相关信息。修改后点击信息将被保存，点击清空输入框重新填写信息，点击关

12、闭当前管理界面。选中标签识别中的将打开读写器智能识别功能，将档案标签放在读写器感应区，管理界面将自动识别标签中的信息并将相关联的信息显示在登记管理界面中。点击关闭自动识别功能，转入手动管理界面。选择左侧类目中的一个档案节点后可按上下键实现不同档案的切换，左右键可实现节点的展开关闭功能。4.2 案卷转入【功能】：转入案卷主要是指原不属于本单位管理现在由外部单位转入本单位进行管理的的档案，本模块就是主要实现对案卷转入信息的登记管理。【操作】：点击菜单栏-【案卷管理】-【案卷转入】，将打开案卷转入管理界面，如下图：分信息记录、查询、信息列表三块。输入案卷名称，选择要转入的档案类目，填写相关信息后点击

13、实现对转入案卷信息的登记，并在下边的列表中显示出来。选择列表中的记录点击可实现对登记信息的删除，点击重新填写登记信息。选择开始时间和截止时间点击，可查询某个时间段的案卷转入信息。4.3 案卷转出【功能】：转出档案是指那些原来由本单位管理的档案现在需要转出到外部单位交给外部单位管理的档案，本模块就是实现对案卷转出信息的登记管理。【操作】：点击菜单栏-【案卷管理】-【案卷转入】，将打开案卷转入管理界面，如下图：分信息记录、查询、信息列表三块。输入案卷名称，选择要转出的档案类目，填写相关信息后点击实现对转出案卷信息的登记，并在下边的列表中显示出来。选择列表中的记录点击可实现对登记信息的删除，点击重新

14、填写登记信息。选择开始时间和截止时间点击，可查询某个时间段的案卷转出信息。五、标签管理这里的标签是指RFID (无线射频)电子标签，此标签具备存储信息和接收信号的功能。本项目中主要应用到档案盒和分类架两个地方，用于档案盒的电子标签称作案卷标签主要记录档案的概要信息；用于档案分类架的标签称作储位标签主要是记录档案的分类信息。该模块主要就是实现对这两种标签进行数据写入、数据关联及查询管理等功能。5.1 储位标签【功能】：储位标签主要是指存储档案分类信息的标签，主要实现信息的关联及写入标签等功能。该功能目前只做备用，本系统标签主要应用于档案盒管理就是下面的案卷标签管理。【操作】：点击菜单栏-【标签管

15、理】-【储位标签】，将打开储位标签管理界面，如下图：左侧为档案类目树状目录，右侧为功能操作显示区。选择左侧的某个类目节点，右侧将显示相关的信息。将标签放于读写器感应区，点击将生成类目与标签的关联信息，同时将类目信息写入标签，将分两次提示是否执行成功。点击将只完成数据信息写入标签的功能不会操作关联数据。选择类目名称或输入标签ID点击可实现对关联数据的查询功能。5.2 案卷标签【功能】：案卷标签主要是指存储档案案卷信息的标签，主要实现信息的关联及写入标签等功能。快捷菜单中的也是指案卷标签管理。【操作】：点击菜单栏-【标签管理】-【案卷标签】，将打开案卷标签管理界面，如下图：案卷标签的关联、写入及查

16、询操作请参照上面的储位标签操作。六、借阅管理档案的借出与查阅是档案馆日常业务工作的比较重要的两部分，原来对档案的借阅及归还都是采用人工登记查找的方式，效率十分低下，还经常会出现比如放错、丢失、混乱等一系列的问题。本系统将RFID电子标签应用于档案的借阅，只需简单的操作即可自动读取相关的信息大大了办公效率和工作的有序性。本模块主要应用RFID标签实现对案卷的查阅、借阅及归档管理。6.1 阅卷管理【功能】：实现对案卷的查阅登记管理。【操作】：点击菜单栏-【借阅管理】-【阅卷管理】，将打开阅卷登记管理界面，如下图：界面分查询、登记及列表三部分。查询区输入档案案号可查询档案的登记信息也可输入部分编号模糊查询，选择档案登记信息。在查阅登记区自动管理档案类目及档案状态信息，填写相关查阅信息后点击完成对查阅信息的登记，并在下边的列表中显示出来。这里的查阅登记只限于在库的档案，不在库的档案将不能办理查阅登记手续。这里可开启标签自动识别功能，具体操作在【案卷管理】-【案卷登记】中已有介绍不再重述。6.2 借卷管理【功能】：实现对案卷的借阅登记管理。【操作】：点击菜单栏-【借阅管理】-【借卷管理】，将打