电子表格Excel应用教程课件.ppt

1、第4章电子表格 Excel 2000应用,4.1 认识 Excel2000系统 4.2 工作表中数据的输入与编辑 4.3 工作表的编辑和格式化 4.4 创建图表 4.5 Excel 2000 的数据处理 4.6 建立和编辑数据透视表 4.7 页面设置和打印,4.1 认识 Excel2000系统,4.1.1 Excel 2000的特点 4.1.2 Excel2000的启动与关闭 4.1.3 EXCEL 2000 的窗口界面 4.1.4 打开与保存工作簿 4.1.5 选择工作表、单元格,411 Excel 2000的特点,（1）简单、方便的表格制作功能； （2）强大的图形、图表处理功能； （3）方

2、便、快捷的数据处理与数据分析功能； （4）丰富的宏命令和函数等,4.1.2 Excel2000的启动与退出,Excel2000的启动 : （1）单击“开始”按钮，在“程序”选项的子菜单中单击Microsoft Excel 选项。 （2）单击已存在的电子表格文件启动Excel，同时也打开了该文件。 （3）如果桌面有Excel 2000快捷方式图标，双击快捷图标。,4.1.2 Excel2000的启动与退出,Excel2000的退出 （1）单击应用程序标题栏最右端的（关闭）按钮。 （2）单击【文件】/【退出】命令。,4.1.3 初识Excel 2000 的窗口界面,4.1.4 打开与保存工作簿,1

3、新建工作簿 2打开已有的工作簿文件 3保存工作簿,新建工作簿,（1）启动Excel 2000时，系统将自动产生一个新工作簿，名称为“BOOK1”，工作簿名就是excel的文件名，扩展名为.xls。个工作簿在默认设置下有三张工作表，每一张表由65536行256列个单元格构成。 （2）在已起动Excel的情况下，单击常用工具栏中“新建”按钮或单击【文件】/【新建（N）】命令。,打开已有的工作簿文件,单击常用工具栏中“打开”按钮（）或单击【文件】/【打开】命令，系统会打开“打开文件”对话框，选择你要打开的文件名后单击“打开”按钮。,保存工作簿,(1) 单击【文件】/【保存】或【文件】/【另存为】命令

4、。“另存为”即以新的文件名保存，第一次保存工作簿时，“保存”和“另存为”的功能相同，都会打开“保存”对话框，如图4-3所示。在对话框中可以选择保存文件位置，在“文件名”编辑框中输入文件名，然后单击“保存”按钮。如果想将工作簿保存为HTML格式，以便于在INTERNET上发布，只须在保存文件对话框中的“保存类型”下拉列表中选择“WEB页”。 （2）单击常用工具栏中“保存”按钮。 （3）关闭应用程序窗口或关闭工作簿窗口，系统提示“是否保存修改的内容”，选择“是”。,4.1.5 选择工作表、单元格,1单个单元格的选择 2选择连续的多个单元格 3选择不连续的多个单元格 4选择局部连续总体不连续的单元格

5、 5选定整行 6选定列 7选定工作表的所有单元格,示例,4.2 工作表中数据的输入与编辑,4.2.1 Excel 2000 数据输入 4.2.2 输入公式与函数 4.2.3 数据编辑,4.2.1 Excel 2000 数据输入,1. 文本类型 选定单元格后，可以直接输入文本数据 。 2. 数值类型 数字数据可以直接输入，分数应先输“0”和一个空格再输入具体分数。否则作为日期处理。当数字有效位过长时，显示“#”，需调整单元格列宽。 把数字做文本处理，数字前需加半角单引号。负数的输入方法有两种。 3. 逻辑类型 只有两个值,True和False 。,4. 出错值 单元格中显示#DIV/0！出错值。

6、,输入时期,日期的输入格式为：年-月-日或年/月/日。时间的输入格式为：时：分 （AM/PM），AM代表上午，PM代表下午，分钟数字与AM/PM之间要有空格。例如要输入2004年3月5日可以输入：2004/3/5或输入2004-3-5；要输入时间“下午5：30”，可以输入：5：30 PM。,自动输入序列数据,1填充柄 2用户自定义序列 ：“工具”-“选项”-“自定义序列” 3.利用“编辑填充序列”命令 4.在一组单元格中输入相同的数据，可以用以下方法： 选择所有要输入相同数据的单元格，在唯一激活的单元格中输入数据后，按Ctrl+Enter键。,示例,4.2.2 输入公式与函数,1使用公式 2使

7、用函数 3单元格的引用,(1)使用公式,公式中的运算符有以下四类： （1）算术运算符 （2）比较运算符 （3）文本运算符（&） （4）引用运算符（：）,(2).公式的输入：,公式一般可以直接输入。其操作方法如下： 选择要输入公式的单元格。 在编辑栏或直接在单元格内部输入“=”，接着输入运算表达式。公式中引用的单元格可以直接输入，也可以用鼠标选择要引用的单元格。,示例,(3).公式的复制, 选择要复制的公式所在单元格。 拖曳所选单元格的“填充句柄”到其他使用公式的单元格。 或者： 选择要复制的公式所在单元格。在该单元格中单击鼠标右键，在弹出菜单中选择【复制】选项（或用Ctrl+C）。 选择要粘贴

8、公式的单元格。在该单元格中单击鼠标右键，在弹出菜单中选择【粘贴选项】(或用Ctrl+V),图4-13 输入公式,输入公式示例,2使用函数,（1）函数的输入 （2）函数复制 （3）常用函数的使用,（1）函数的输入 函数的输入有两种方法： 一为直接输入 一为粘贴函数法（即使用函数向导）。,示例,（2）自动求和,图4-19 自动求和,（3）自动计算,计算结果显示,功能菜单,选择的区域,图4-20 自动计算功能,(4).函数的复制,函数复制方法与公式复制方法相同，请参考公式复制,(5).常用函数的使用, SUM（参数表）:求和函数 AVERAGE（参数表）：求平均值函数 IF （逻辑表达式，返回值1，

9、返回值2）：条件函数，执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。 =IF(I260,不合格,合格) 可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。,示例, COUNTA（参数表）：计数函数，返回参数列表中非空值的单元格个数。利用函数 COUNTA 可以计算单元格区域中包含数据的单元格个数。参数值可以是任何类型，它们可以包括空字符 ()，但不包括空白单元格。如果参数是单元格引用，则引用中的空白单元格将被忽略。如果不需要统计逻辑值、文字或错误值，请使用函数 COUNT。 COUNT（参数表）：计数值函数 MAX（参数表） ：最大值函数 MIN（参数表）：最小值函数,3. 单元格引用,1相

10、对引用:例如公式=A5*A6 2绝对引用:例如公式=125*$B$2 3混合引用:例如公式=$B3+A$2 4三维地址引用: 工作薄名+工作表名+！+单元格引用 5引用名字:名字引用为绝对引用,示例,1）名称的第一个字符必须是字母或下划线。名称中的字符可以是字母、数字、句号和下划线； 2）名称不能与单元格引用相同，例如 Z$100 或 R1C1； 3）名称中不能有空格。可以用下划线和句号作单词分隔符，例如： Sales_Tax 或 First.Quarter； 4）名称最多可以包含 255 个字符； 5）名称可以包含大、小写字符。Microsoft Excel 在名称中不区分大小写。例如，如果

11、已经创建了名称 Sales，接着又在同一工作簿中创建了名称 SALES，则第二个名称将替换第一个。,4.2. 3数据编辑,1数据修改 2数据删除 3数据复制和移动 4单元格、行、列的插入和删除 5查找与替换 6给单元格加批注,1数据修改,在Excel 2000中，修改数据有两种方法： 一是在编辑栏中修改. 二是直接在单元格中修改 。,示例,2数据删除,（1）数据清除 单击【编辑】/【清除】命令 （2）数据删除 单击【编辑】/【删除】命令,示例,3数据复制和移动,（1）数据复制、移动 （2）选择性粘贴 选择性粘贴操作步骤为：先将数据复制到剪贴板，再选择待粘贴目标区域中的第一个单元格，选择“编辑”

12、菜单的“选择性粘贴”命令，出现如图4-25所示的对话框。,示例,4. 单元格、行、列的插入和删除,（1）插入单元格 （2）插入整行 （3）插入列 示例,5查找与替换,图4-27 查找对话框,图4-28 替换对话框, 单击【编辑】/【查找】命令，弹出查找对话框，如图4-23所示。 在“查找内容”文本框中输入要查找的信息。 单击“查找下一个”按钮，则查找下一个符合条件的单元格，而且这个单元格成为活动单元格。,6给单元格加批注,图4-29 批注对话框,给单元格加批注的操作步骤如下： （1）选择需要加批注的单元格。 （2）单击【插入】菜单中的【批注】命令，弹出批注对话框 （3）在批注对话框中输入注释文

13、本,4.3 工作表的编辑和格式化,4.3.1 工作表的删除、插入和重命名 4.3.2 工作表的复制与移动 4.3.3 隐藏和取消隐藏工作表 4.3.4 工作表窗口的拆分与冻结 4.3.5 工作表格式化,4.3.1 工作表的删除、插入和重命名,1选取工作表 2插入工作表 3删除工作表 4重命名工作表,示例,4.3.2 工作表的复制与移动,1使用菜单命令复制或移动工作表 2使用鼠标复制或移动工作表,示例,4.3.3 隐藏和取消隐藏工作表,隐藏工作表的方法如下： （1）选择要隐藏的工作表。 （2）单击“格式”菜单中“工作表”命令，在弹出的级联菜单中单击“隐藏”命令。 取消隐藏工作表的方法如下： （1

14、）单击“格式”菜单中的“工作表”命令，在弹出的子菜单中单击“取消隐藏”命令。 （2）在弹出的“取消隐藏”对话框中选择要取消隐藏的工作表。,4.3.4 工作表窗口的拆分与冻结,1工作表窗口的拆分 拆分可分为三种：水平拆分、垂直拆分、水平和垂直同时拆分。 2工作表窗口的冻结 窗口冻结操作方法： （1）选择冻结位置 （2）选择“窗口”菜单中的“冻结窗口”命令。,工作表窗口拆分示例,窗口冻结示例,4.3.5单元格格式化,1. 设置数字格式 2. 设置对齐格式 3. 设置字体 4. 设置边框线 5. 设置单元格或单元格区域图案和颜色 6. 设置列宽、行高 7. 条件格式,示例,4.4 创建图表,4.4.

15、1 创建数据图表 4.4.2 图表的编辑 4.4.3 图表的移动、复制、缩放和删除,4.4.1 创建数据图表,（1）选择所需数据区域。 （2）单击【插入】【图表】命令。,示例,442图表的编辑,1图表对象 2图表中数据的编辑 3修改图表选项 4图表格式化,1图表对象,一个图表中有许多图表项即图表对象，它们可以单独进行编辑。编辑图表前选选择要编辑的对象，图表对象的选择有二种方法： 单击【图表】工具栏中的【图表对象】下拉按钮，单击对象名； 在图表中单击某对象，将选中该对象，同时【图表】工具栏中的【图表对象】文本框中将显示选中的对象名。,2图表中数据的编辑,（1）修改表中数据 （2）添加数据 （3）

16、删除数据,示例,3修改图表选项,（1）单击图表区选择图表。 （2）选择【图表】【图表选项】命令，可以重新打开 “图表选项”对话框。在该对话框中，用户可以各标签页重新设置。,4. 图表格式化,要对图表对象进行格式化可以有三种方法： （1）选择要编辑的对象，单击“格式”菜单中增加的该对象选项。 （2）在图表中直接双击要进行编辑的对象。 （3）在要进行格式化的对象上点击鼠标右键，在弹出菜单中选择对象格式命令。,示例,4图表格式化,图表格式化是指对图表中各对象的格式化，格式化前先选择要格式化的对象,图区格式化示例,4.4.3 图表的移动、复制、缩放和删除,实际上，对选定的图表的移动、复制、缩放和删除操

17、作与任何图形操作相同，拖动图表进行移动；Ctrl+拖动对图表进行复制；拖动8个方向句柄之一进行缩放；按Delete键为删除。当然也可以通过“编辑”菜单中“复制”、“剪切“和”粘贴“命令对图表在同一工作表或不同工作表间进行移动和复制。,示例,4.5 Excel 2000 的数据处理,4.5.1 建立数据清单 4.5.2 使用记录单 4.5.3 筛选数据表 4.5.4 数据排序 4.5.5 分类汇总,4.5.1 建立数据清单,在建立和使用数据清单时，用户应注意以下几个问题： 1.避免在一张工作表中建立多个数据清单。 2.数据清单的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。 3.避免在数据清单的各条

18、记录或各个字段之间放置空行和空列。 4.最好使用列名，而且把列名作为字段的名称。 5.字段名的字体，对齐方式等格式最好与数据表中其他数据相区别,数据清单行列示意图,4.5.2 使用记录单,1.使用记录单浏览数据 2.使用记录单添加数据 3.使用记录单修改和删除记录 4.使用记录单搜索条件匹配的记录,1使用记录单添加数据,（1）单击要添加数据的数据清单的任意单元格。 （2）单击【数据】/【记录单】命令，弹出记录单对话框， （3）单击“新建”按钮，可添加一条新记录,2使用记录单修改和删除记录,（1）单击数据表的任意单元格。然后单击【数据】/【记录单】命令，弹出记录单对话框。 （2）单击“下一条”按

19、钮或用鼠标拖动垂直滚动条到要修改的记录，然后对该记录中要修改的数据进行修改,3使用记录单搜索条件匹配的记录,输入查询条件,查找到满足条件的第一条记录,4.5.3 筛选数据表,1自动筛选 2自定义筛选 3高级筛选,1自动筛选,（1）单击数据表的任意单元格。 （2）单击【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令。 （3）在每个字段名的右边都有一个下拉箭头按钮 单击“笔试”右边的下拉箭头，在下拉列表中选择“70”，结果如图4-57所示,示例,2自定义筛选,（1）单击数据表的任意单元格。 （2）单击【数据】/【筛选】/【自动筛选】命令。 （3）单击“机试”右边的下拉箭头，在下拉列表中单击【自定义】选项，弹出

20、“自定义自动筛选方式”对话框，。,示例,3高级筛选,如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。,空二行,条件区域,4.5.4 数据排序,1按一列排序 2按多列排序,2按一列排序,主关键字排列顺序,（1）单击数据表中数据区域中任意单元格。 （2）单击【数据】/【排序】命令，弹出“排序”对话框。 （3）在“排序”对话框中进行设主关键字置,2按多列排序,单击数据区域的任意单元格。 单击【数据】菜单中的【排序】选项，弹出【排序】对话框。 （3）分别设置【主要关键字】和【次要关键字】对应的字段和排序方式,示例,4.5.5 分类汇总,1简单的分类汇总 2创

21、建多级分类汇总 3分级显示数据 4清除分类汇总,1简单的分类汇总,（1）按分类字段排序 。 (2)单击【数据】/【分类汇总】命令，弹出“分类汇总”对话框 。 （3）在“分类字段”下拉列表中选择分类 字段 （3）在“汇总方式”下拉列表中选择方式 （4）在“选定汇总项”列表框中选择汇总字段。,示例,2创建多级分类汇总,在一级分类汇总的基础上进行嵌套的分类汇总 注意：要先按多级分类汇总的字段进行多列排序。,示例,3分级显示数据,下面介绍分级视图中的各个按钮的功能： 一级数据按钮： 只显示数据清单中的列标题和汇总结果，该级为最高级。 二级数据按钮： 显示分类汇总结果即二级数据。 三级数据按钮： 显示所

22、有的详细数据即三级数据。 分级显示按钮： 表示高一级向低一级展开显示。 分级显示按钮： 表示低一级折叠为高一级数据显示。,4清除分类汇总,（1）选中分类汇总后的数据清单中任意单元格。 （2）单击【数据】/【分类汇总】命令。 （3）单击“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮。,4.6 建立和编辑数据透视表,4.6.1 建立简单的数据透视表 4.6.2 编辑数据透视表,4.6.1 建立简单的数据透视表,数据透视表一般由7部分组成，它们是： (1)页字段 (2)页字段项 (3)数据字段 (4)数据项 (5)行字段 (6)列字段 (7)数据区域,数据透视表的数据源,数据透视表的数据源是透视表的数据来源

23、。数据源可以是Excel的数据清单，也可以是外部数据表和Internet上的数据源，还可以是经过合并计算的多个数据区域以及另一个数据透视表。,数据透视表和数据透视图向导3步骤:选择数据来源,数据透视表和数据透视图向导3步骤之2”对话框选择数据区域,一般情况下它会选择整个工作表,数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框选择数据透视图的位置,如果数据透视表要显示在新工作表中，单击“新建工作表”单选按钮；否则选中“有工作表”,数据透视表”工具栏,根据需要用鼠标分别将“数据透视表”工具栏中的字段拖放到透视表的相应位置，作为页字段，行字段，列字段和数据项,创建的数据透视表,用页字段筛选数据示例,单击B1的下拉箭头选择2001-3-15,用列字段筛选之后的数据,选择列字段项,4.6.2 编辑数据透视表,1添加和删除字段 2设置数据透视表选项 3数据透视表的复制和删除,1添加和删除字段,单击【视