项目监理部信息文件管理.ppt

1、项目监理部信息文件管理2010年10月,一、信息文件管理的目的 二、信息文件管理的工作内容 三、信息文件的工作流程 四、信息文件的应用 五、信息文件管理的职责 六、常见问题,前 言,今天，我们在一起共同讨论一个话题：如何才能做好信息文件管理工作？ 1、要熟知档案相关规范标准 如：DA/T 28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与整理规范 GB/T 11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求 DL/T 5229-2005电力工程竣工图文件编制规定 火电企业档案分类表（69大类）总文档（2002）29号 GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范 2、要了解电源项目各专业的

2、技术规范和验收标准,一、信息文件管理的目的,监理信息文件管理就是监理信息文件的收集、整理、处理、存储、传递与应用等一系列工作的总称。 在这里引入四个关键词 关键词一：记录 记录记录了电源工程项目监理工作开展的过程。如：监理月报、监理工程师通知单、备忘录等。 关键词二：证明 证明是用记录来证明监理工作满足法律、法规、行业规范、工程建设监理委托合同以及监理公司企业标准的要求。证明我们的监理行为的合法性。,关键词三：支持 支持指信息管理工作是为了保障电源工程项目建设过程中信息传递的顺畅、及时，为建设项目有关的决策者提供决策依据，为执行者提供信息。为工程建设的有序开展提供信息支持。 如：在开工前对承包

3、单位资质、主要管理人员资格的审核；工程控制网测量复测审核等。 关键词四：归档 归档指收集、整理满足国家、建设单位档案要求的监理文件。,为今后形成建设单位的档案服务。 也是档案管理中“三纳入 、四参加、四同步”中需要。 “三纳入”就是要将项目文件材料的形成、积累、整理和归档纳入项目建设的各项程序，纳入项目建设管理计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围。 “四参加”就是要求档案人员应参加与工程管理相关会议及质量检查，参加重要设备、仪器开箱；参加项目建设竣工验收及参加项目科研成果的审定。 “四同步”就是要将下达工程计划任务与提出项目文件归档要求要同步；检查项目计划进度与检查项目文件积累情况要同步；工

4、程验收与档案验收要同步；项目总结与归档的文件交接要同步。,二、信息文件管理的工作内容,信息：是对数据的解释，反映了事物（事件）的客观规律，为使用都提供决策和管理所需要的依据。 文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 它具有现形性，是正在处理和承办的。 项目文件：指建设项日在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件，项目竣工文件和项目竣工验收文件等。,档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 是已经办理完成的，是直接形成的，是历史的记录

5、，是经过鉴定、整理并归档的，是不能更改的。 资料：可以反复利用的，可提供参考用的，不能归档的。（如：期刊、杂志）,工程监理的主要任务是进行工程项目的目标控制，而控制的基础是信息。 如果没有信息，监理工程师就无法实施有效的控制。在建设工程实施过程中产生的各种信息，经过收集、加工和传递，以监理文件的形式进行保存，会成为有价值的监理信息资源，它是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。 对监理文件档案进行科学的管理，可以极大地提高监理工作效率。 监理文件经过系统、科学的整理归类，形成监理文件档案库，当监理工程需要时，就能及时有针对性地提供完整的文件，从而迅速地解决监理工作中的问题。反之，如果文件档

6、案分散管理，就会导致混乱，甚至散失，最终影响监理工程师的正确决策。,对监理文件档案进行科学的管理，可以为建设工程档案的归档提供可靠保证。 监理文件档案的管理，是指监理过程的各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件进行统一管理和保存，从而确保文件和档案的完整性。 一方面，在项目建成竣工以后，监理工程师可将完整的监理文件移交建设单位，作为建设项目的工程监理档案； 另一方面，完整的工程监理单位具有重要历史价值的文件，监理工程师可从中获得宝贵的监理经验，有利于不断提高建设工程监理工作水平。 监理文件管理的主要内容：文件收、发与登记；文件的传阅；文件的分类存放；文件归档、借阅。,施工、调试阶段的

7、监理文件应包括下列内容： 1 委托监理合同文件； 2 监理规划； 3 监理实施细则； 4 监理工作联系单； 5 监理工程师通知单、监理工程师通知回复单； 6 会议纪要； 7 来往函件； 8 旁站监理记录表； 9 监理日记； 10 监理月报； 11 工程项目施工阶段质量评价意见等专题报告；,12 工程总体质量评估报告； 13 监理工作总结； 14 承包合同文件； 15 勘察设计文件； 16 施工组织设计（项目管理实施规划）报审表、方案报审表； 17 设计交底与图纸会检会议纪要； 18 工程控制网测量、线路复测报审表； 19 计划、调整计划报审表； 20 质量计划和质量验收及评定项目划分报审表；

8、21 工程开工报审表、工程暂停令及工程复工申请表； 22 分包单位资格报审表、单位资质报审表、人员资质报审表；,23 工程材料、构配件、半成品、设备的质量证明文件，设备、材料、构配件缺陷及处理文件； 24 主要测量计量器具、试验设备检验报审表，工程材料、构配件、设备报审表、主要设备开箱申请表； 25 隐蔽工程验收文件； 26 工程变更文件； 27 验收申请表、中间验收交接表、工程竣工报验单； 28 质量缺陷与事故处理文件； 29 职业健康安全与环境事故处理文件； 30 分部工程、单位工程验收文件； 31 调试文件； 32 工程款支付申请表； 33 索赔文件； 34 竣工结算审核文件。,见WOR

9、D版的监理部文件分类树状图(附件一) 监理形成的文件管理 1、项目监理部应在工程项目开工前建立监理档案文件管理制度，指定专人随工程施工和监理工作进展进行监理文件的收集整理和管理工作； 2、项目监理部应制定文件资料签收、送阅与归档及起草格式、打印、校核、签发、传递等内容的文档管理程序； 3、监理文件必须及时整理、真实完整、分类有序。,原则：坚持事前介入、事中控制、事后严把质量关。 事前介入项目监理部应在工程项目开工前，首先要与建设单位档案人员进行沟通，看建设单位对工程档案有什么要求。然后做出一套本工程的信息文件管理细则报建设单位，经建设单位签署同意后下发执行。 还要对参建单位进行档案交底，把档案

10、的要求及时的交底给有关人员，在文件形成过程和积累中按照档案的要求去做，避免事后返工的工作。,事中控制信息文件管理 员要参加过程中的质量检查，在检查中可及时发现问题，及时整改。避免在竣工阶段验收时，档案大量的返工，这也是过程控制体现。 事后严把质量关在实体工程结束时，过程文件应该按照建设单位下发的归档文件整理规则进行整理组卷。要对施工单位文件材料的形成情况进行质量检查把关。 注：国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28-2002中第5.2.2规定：建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告

11、、验证材料及其他监理文件。7.9规定：监理对施工单位收集、编制、整理后的项目竣工文件的完整准确情况和案卷质量进行审查。,见竣工文件审核表（WORD版）附件二 注：竣工文件审核意见表应移交建设单位归档的。 监理部应对承包单位所报送的竣工文件按照单位工程进行逐项审核。 竣工文件审核从两个方面进行，分别是由专工负责审查与工程技术有关的内容审核；信息文件管理员负责对项目移交文件从档案角度来审查。 技术审核：完整性、准确性、有效性或符合性 档案审查：完整性、 有效性、系统性,三、信息文件的流程,开工前，项目监理部分管专业的副总监应组织专业监理师将本工程的单位工程一览表做出，给监理部信息文件管理员。 在开

12、工前，应与建设单位沟通好过程中信息文件传递渠道，应统一归口传递。传递应及时、准确、完整。 应明确监理文件的传递流程。首先，在监理内部，所有的文件都必须先送交信息文件管理部门，进行统一整理分类，归档保存，然后由信息文件管理员根据总监或其授权监理师的指令和监理工作的需要，分别将文件传递给相关的监理师。其次，在监理外部，在发送或接收相关单位的文件时，也应由信息文件管理员负责进行，这样使所有的文件只有一个进出口通道，从而保证监理文件的有效管理。,一种情况下：提单方监理单位确认确认后再通知提单方取走建设单位确认签署完成的单子通知提单方取走由提单方发至相关签署意见的单位。 另一种情况下：提单方监理单位确认

13、确认后再由监理单位进行一道意见签署工作（建设单位确认）最后由监理单位将完成签署意见的单子发至相关签署意见的单位。,四、信息文件的应用,信息文件的应用是我们文件管理一道程序，也是非常重要的一个环节。 应对所形成的信息进行分类、整理、建档；也就是建立文件统计台帐。 文件登记台帐的内容应注意是否有可追溯性。如在“主要施工计量器具台帐”、“特殊工种台帐”的台帐登记时，内容就应明确此计量器具的“受检日期”和“检定有效期”，如无这两个内容记录，此台帐就失去追溯意义了。 如不同类型的文件之间存在相互对照或追溯关系时，在分类存放的情况下，我们记录台帐上应明确相应的信息。如在“图纸接收台帐”登记时，记录表格内容

14、中应明确“图纸会检”、“设计变更”等相关信息。,首先，要知道如何建立文件统计台帐？ （用Microsoft Excel建立统计台帐，为了查阅、利用。输入台帐的单元格不应过于简单，这样不利于以后的查阅利用。大家都知道Excel 拥有强大筛选、排序、导入、数据分析、公式运用等功能。） 其次，实物文件存放。可以根据我们树状图大致分三大类（业主提供的文件、承包商提供的文件、监理文件）。,例：演示一下质量验收文件台帐。 1、对Excel筛选功能进行介绍： 筛选是查找和处理区域中数据子集的快捷方法。筛选区域仅显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定。Microsoft Excel 提供了两种筛选区域的命

15、令： 自动筛选，包括按选定内容筛选，它适用于简单条件 高级筛选，适用于复杂条件 （一般不使用）,与排序不同，筛选并不重排区域。筛选只是暂时隐藏不必显示的行。 Excel 筛选行时，您可对区域子集进行编辑、设置格式、制作图表和打印，而不必重新排列或移动。 自动筛选 使用“自动筛选”命令时，自动筛选箭头 显示于筛选区域中列标签的右侧。 Microsoft Excel 用黑色来指示筛选项。 您可以使用自定义自动筛选，以显示含有一个值或另一值的行。您也可以使用自定义自动筛选以显示某个列满足多个条件的行。,2、在工作表上输入数据的指导 Microsoft Excel 提供了一系列功能，可以很方便地管理和

16、分析数据。若要利用这些功能，请根据以下指导在工作表中输入数据。 数据结构 将相似项置于同一列 在设计数据结构时，应使同一列中的各行具有相似的数据项。(也就是讲在输入时，比如输单位工程名称“主厂房地下结构”，你输入“主厂房地下结构工程”，在筛选时就不会将这两个不同字段一次显示出来，就会影响你的筛选结果的准确性。) 显示行和列 在更改区域之前，请确保隐藏的行或列都显示出来。如果区域中的行和列未显示出来，则数据可能会被意外删除。 数据格式 使用带格式的列标签 请在数据区域的第一行中创建列标签。Excel 将使用列标签创建报告并查找和组织数据。对于列标签，请使用与区域中的数据不同的字体、对齐方式、格式

17、、图案、边框或大小写类型等。在键入列标签之前，请将单元格设置为文本格式。,避免空行和空列 避免在区域中放置空行和空列，以利于 Excel 检测和选择相关数据区域。 不要键入前导空格或尾随空格 单元格开头或结尾的多余空格会影响排序与搜索。可以在单元格内缩进文本，而不是键入空格。 列表功能 您可将工作表上的连续单元格区域指定为列表。在创建列表时，列表所定义的数据可被列表外的数据独立操作。在创建列表之后，可使用列表功能快速排序、筛选、汇总或发布列表中包含的数据。 也可使用列表功能分组相关数据，方法是使用单个工作表上的多个列表来组织数据。 3、取消筛选 若要在区域或列表中取消对某一列进行的筛选，请单击

18、该列首单元格右端的下拉箭头 ，再单击“全部”。 若要在区域或列表中取消对所有列进行的筛选，请指向“数据”菜单中的“筛选”，再单击“全部显示”。 若要删区域或列表中的筛选箭头，请指向“数据”菜单中的“筛选”，再单击“自动筛选”。,示例,五、信息文件管理的职责,档案工作是全员参与的，不是某个人就可做好的。 在建设工程监理规范GB/T 50319-2000中总监理工程师的职责第13条中明确“主持整理工程项目的监理资料”。副总监“按总监理工程师的授权，行使总监理工程师的部份职责和权力。”这两条可说明，监理文件虽然是总监主持整理工作，但是我们的副总监也应对分管专业监理文件负责。,各专业监理师应按照规范要求对过程中的施工文件签署