采购管理培训教材.ppt

1、,课程名称：采购管理实务,主讲：,2007.12.12,目 录,一、采购人员角色训练项目 二、采购管理最新理念 三、采购组织方案设计 四、采购管理论述 五、采购管理制度 六、采购部门KPI 七、采购人员必备常识 八、国际贸易常识,一个优秀的采购人员应同时扮演及具备下列角色与能力: (1)优秀的谈判高手 (2)法务专家 (3)精明的生意人 (4)最佳供应商的选择能力 (5)成本分析能力 (6)绝佳的人际关系处理能力 (7)预测未来的能力 (8)良好的沟通技巧与团队精神 (9)能充分的了解公司的需求 (10)能充分的了解顾客的需求,一、采购人员角色训练项目,二、采购管理最新理念,1、供应链管理的绩

2、效将成为企业决胜的关键 企业的竞争力= f（价值/成本） 其中f为函数系数，是可变的，但在一定的时间内又是不变的，它与公司以往的业绩、财力状况、服务理念、品牌形象有直接的关系。当f不变时，我们便可明确的看到企业的竞争力与价值成正比都与成本成反比。 在品质及技术逐渐拉近的情况下，供应链的绩效便会成为决胜的关键，供应链的选择及管理也就成了整个供应链绩效中相当重要的一部份。 结论：优化供应链的管理，降低成本可增强企业的竞争力。,二、采购管理最新理念,2、采购管理的两大任务 采购管理的基本任务:满足需求部门的需要; 采购管理的中心任务:控制成本,二、采购管理最新理念,3、采购管理是未来企业的又一利润来

3、源 企业竞争力增强的目的，无非是为企业带来更大的利润，那么企业 的利润的来源无非是以下几个部分： 研发（靠技术）；生产（靠管理）；营销（靠广告、网络）这是 第二利润来源。 采购、PMC、仓储、运输（靠管理）这是第三利润来源。 注：第一利润来源：低廉的劳动力及原材料。 用采购管理来增加企业的利润与还是一个较新的课题，但是当人们 发现第一利润与第二利润都公开，并且达到一个相对稳定的水平时，第 三利润便显得龙为重要了。,二、采购管理最新理念,4、采购管理是一门艺术 采购管理不仅仅是一项为满足使用部门需要的工作，更 重要的一点，它也是一门艺术。我们的很多工作其实都有 她艺术性的一面，诸如书法、唱歌、人

4、事管理、体育活动、 广告策划、建筑群体、照相等等.。 是否具有艺术性是看她在整个作业过程有否增值，如何 让采购管理增值呢？如何才能使她成为一门管理艺术呢？ 从采购管理论述中相信我们能得到一些启发。,三、采购组织方案设计,1、总述 采购管理必须做到公平、公正、公开合理；采购流程必须 公开化透明化，以便接受相关部门与领导的监督，同时接受供 应商的监督。要做到这一点，企业就必须有一个健康的、完整 的采购管理组织；同时有一套完整的、合理的采购管理制度与 作业流程。 一个完整的采购循环必须是以下四个环节的有机组合： （1）供应商开发 （2）供应商管理 （3）采购商务 （4）付款 那么，一个完整的采购组织

5、就必须拥有与之相对应的而且是相 互独立的职能机构。,三、采购组织方案设计,2、供应商开发科 主要职责： (1)通过各种手段搜寻潜在供应商 (2)对潜在供应商进行初步调查与评估 (3)组织供应商评估小组,实施对供应商的正式评估(由品质管理部、 开发或工程技术部共同实施 (4)对评估合格的供应商针对相应产品组织样品承认 (5)对样品承认合格的供应商，组织小批量试用。 (6)将小批量试用合格的供应商纳入QVL 任职要求： (1)临财不苟的品德与对职业的无限忠诚 (2)优秀的价值分析能力（成本分析），优秀的市场预测能力 (3)优秀的表达能力、谈判技巧与沟通技巧 (4)丰富的产品与专业知识 (5)敬业精

6、神与团队协作精神 (6)能熟练运用ERP、APS、BOM,三、采购组织方案设计,3、供应商管理科 主要职责： (1)QVL的管理与更新,对合格供应商进行编码,整理归档供应商各类资料 (2)按程序文件定期对供应商进行考核,并进行ABC分类 (3)与供应商进行各类交易条件的谈判,整合交易条件. (4)制定采购前置时间(LEAD TIME) (5)制定采购订单分配原则,并监督执行采购执行 (6)制定申请付款原则,并监督请款小组执行 (7)与供应商签定采购协议、质量技术协议 任职要求： (1)临财不苟的品德与对职业无限忠诚 (2)优秀的价值分析能力（成本分析），优秀的市场预测能力 (3)优秀的表达能力

7、、谈判技巧与沟通技巧 (4)丰富的产品与专业知识 (5)敬业精神与团队协作精神 (6)能熟练运用ERP、APS、BOM,三、采购组织方案设计,4、采购商务 主要职责： (1)审核物料需求计划(或请购单)内容的准确性 (2)根据订单分配原则制定采购订单,由相关领导批准后生效 (3)与供应商商定交货时间,并跟踪交期的达成 (4)跟踪来料的品质状况,并及时通知供应商检验结果 (5)及时处理不良品,根据相关处罚条款拟订处罚细则 任职要求： (1)临财不苟的品德与对职业无限忠诚 (2)优秀的价值分析能力（成本分析），优秀的市场预测能力 (3)优秀的表达能力、谈判技巧与沟通技巧 (4)丰富的产品与专业知识

8、 (5)敬业精神与团队协作精神 (6)能熟练运用ERP、APS、BOM,三、采购组织方案设计,5、申请付款 主要职责： (1)时时与供应商核对交易状况,进行债权债务确认,由财务人员复核后生效 (2)制定月度资金使用计划 (3)制定月度月结供应商付款计划 (4)准备付款资料（请购单、入库单、发票/INVOICE、月结对帐单、特别付款报告），并根据请款原则申请付款 (5)管理并时时更新供应商银行资料 任职要求： (1)临财不苟的品德与对职业无限忠诚 (2)相应的财务统计知识 (3)优秀的表达能力与沟通技巧 (4)对数字非常敏感 (5)敬业精神与团队协作精神,四、采购管理论述,引言:采购管理不仅仅是

9、一项为满足使用部门需要的工作，更重要的一点，它也是一门艺术。 我们的很多工作其实都有她艺术性的一面，诸如书法、唱歌、人事管理、体育活动、广告策划、建筑群体、照相等等.。 是否具有艺术性是看她在整个作业过程有否增值，如何让采购管理增值呢？ 如何才能使她成为一门管理艺术呢？以下的介绍可以使我们得到一些启发：,四、采购管理论述,1.采购管理的五大原则： 1）.适地（供应商） ( Right Vender) 供应商离自已公司越近，运输费用就越低，机动性就越高，协调沟通就越方便， 成本自然就越低了。 2）.适时：（Right Time) 现代化企业竞争非常激烈，时间就是金钱，采购计划的制定要非常准确，该

10、进的 物料不依时间进来，造成停工待料，增加管理费用，影响销售和信誉：太早采购囤积 物料，又会造成资金积压、场地的浪费、物料的变质，所以依据生产计划制定采购计 划，按采购计划适时的进料，既能使生产顺畅，又可以节约成本，提高市场竞争力。,四、采购管理论述,3）.适质（Right Quality) 采购材料的成本是直接的，所以每个公司领导层非常重视，而品质成本是间接的，所以就被许多领导层忽略了，“价廉物美”才是最佳的选择偏重任何一头都会造成最终产品成本的增加。 (1).品质不良，经常性的退货，造成各种管理费用增加。 (2).经常退货，造成经常性的生产计划变更，增加生产成本，影响交期，降低信誉和 产品

11、竞争力。 (3).品质不良，需增加大量检验人员，增加成本。 (4).生产过程中，因原材料不良造成制程的不良品增多，返修多、返工多，增加时间 成本和人员成本。 (5).品质不良，成品品质不良率加大，客户投诉及退货增多，付出的代价就高 4）.适量（Right Quantity) 采购量多，价格就便宜，但不是采购越多越好，资金的周转率、储存成本、物料需求计划待综合计算出最经济的采购量。,四、采购管理论述,5）.适价(Right Price) 大量使用与少量使用，长期使用与短期使用价格往往有差别，决定一个合适的价格要经过以下几个步骤： (1).多渠道询价:多方面打探市场行情，包括市场最高价、最低价、一

12、般价格等。 (2).比价：要分析各供应商提供材料的性能、规格、品质要求、用量等才能建立比价标准。 (3).自行估价：自已成立估价小组，由采购、技术人员、成本会计等人组成，估算出符合品质要求的、较为准确的底价资料。 (4).议价：根据底价的资料，市场的行情，供液压商用料的不同，采购量的大小，付款期的长短等与袋子供应商议定出一个双方都能合理接受的价格。,四、采购管理论述,2.采购管理的目标: 1).正确计划用： (1).配合销售目标与销售计划. (2).预防呆滞废料的发生。 (3).加强用料支出的控制。 2).适当存量管理： (1).强化重点管理(如ABC物料管理) (2).提商存货周转率. (3

13、).适时、适量的供应物料。 (4).适当有计划的库存。 (5).提商库位的使用率。,四、采购管理论述,3).强化采购管理原则： (1).采购五原则:适、适质、适量、适时、适地。 (2).充分了解并掌握市场行情。 (3).与供应商协调配合，保持良好关系。 4).发挥盘点功效： (1).消除料账差民,确定材料的准确性. (2).确保材料的库存合理. 5).确保产品品质： (1).加强进货验收的控制 (2).增强材料使用性,四、采购管理论述,6).更低的成本： (1).以旧换新物尽其用. (2).积极开发替代品. (3).降低采购储存成本. (4).余料的再使用. (5)提高人员工作效率. (6).

14、合理处理呆滞料.,四、采购管理论述,3.成本分析（Cost analysis) 成本分析是专业采购人员追求合理的采购价格 的有效手段之一。专业的成本分析是一种投资而不是 成本。 成本分析的方法： A.常用的被大众认可的成本分析公式: 如:PCB、纸箱、塑胶件、五金件的计价公式。 B.借助供应商的成本明细表。 C.市场行情. 结论：有效的成本分析是价格决策的基础。,四、采购管理论述,4.交易条件与采购价格： 对采购管理而言，交易条件是采购与供应商在谈判中的又一重要课题，它主要 有以下几个内容： 1）.币别及价格 2）.交货地点 3）.发票种类 4）.包装方式 5）.运输方式 6）.最短交货时间

15、7）.最小采购数量 8）.付款方式,四、采购管理论述,1）.在采购的五大原则中，其中最主要的一条就是适价，适当的价格基本原则应该是 ： 公平、合理。 公平的原则：表示买卖在交易当中地位平等，双方对价格的决定都有影响力，而非单 方的意见。 合理的原则：表示最后议定的价格，双方都乐于接受，价格水准符合市行情。 2）.价格决定的基础： 成本加减法（Cost Plus Pricing) 市场法（Market Pricing) 投资报酬率法（Rate of Return on Investment-RO) 3）.价格的种类： 到厂价与出厂价（到岸价与离岸价） FOB，CIF；DDP，DDU，COD（现金

16、价）与期票价净价与毛价（Net Price Vs Cross price)； 现货价与合约价；订价与实价（List Price Vs Real Price ）。,四、采购管理论述,5.采购谈判技巧 采购的主要工作就是要降低成本，因此谈判技巧对一个专业采购来说显 得更为重要： 1）.谈判前的规化 预测：三个伙伴理论：过去、现在、未来 学习（Learn) 分析（Analyze) 2).谈判（Negotiate) A让对方先提出报价或涨价的要求，并耐心地等待下文 B.双重退避 C.不要马上谈判正题 D.声东击西 E.不要轻易给卖方很大的好处。,四、采购管理论述,3）.谈判技巧 A.买方占优势的情况下

17、,供应商彼此竞争激烈,买方如何因势利导运用 压迫式议价技巧. (1).筹码原则(5).量的分配 (2).过关斩将(6).其它同类产品的诱惑 (3).化整为零(7).大量产品利润的诱惑 (4).压迫降价(8).利用季节因素,四、采购管理论述,B.买方处于劣势 在买方处于劣势的情况下,特别是单一来源或独家代理,买方应有独到的突 破议价困境的技巧. (1).迂回战术：寻求真正的货源(其它国家的代理商) (2).直捣黄龙：寻求直接厂家(日本除外) (3).预算不足：以“衰兵”恣态出现寻求同情，并以“感恩图报，共同发 展”来换取供方“来日方长”的打算。 (4).釜底抽薪：了解真正的成本构成，对一些进口产

18、品要求其提供一 切的进口单据。,四、采购管理论述,6.采购策略与策略性采购： 所谓“策略”即达成目标的主要方向（Directions)或计划（Plans) 1).影响采购策略的主要变数： A.法律 H.六品在其生命循环的阶段 B.经济环境 I.原料取得对公司的重要性 C.公司的行销策略J.采购数量的大小 D.公司的生产制度K.产品行销的风险程度 E.公司的目标与政策L.与供应商交易的风险程度 F.供应商市场的结构M.与不同供应商交易的无形利益 G.物料的供应状况N.物料本身的性质,四、采购管理论述,2).采购策略的分类: A.绩效策略(Performance Related Strategie

19、s) 这是最低阶层的策略,重点在于管理采购的资源,控制费用,满足使用单 位的 要求性等. B.系统策略(Systems Related Strategies) 这是中等阶层的策略，其主要任务在于供应商分析，存货管理，价值分析， 以及部门间的协调功能。 C.竞争策略（Competition Related Strategies) 这是最高阶层的策略,重点在于塑造采购人员本身的议价能力，借以改 善企 业市场竞争的地位，其主要任力包括了解供应市场的结构，国际来源的影响， 垂直整合的最适水准，以及选择供应商获取最大利益的 任何方法。,四、采购管理论述,A1.数量策略： 这是以追求适当的数量为目标，避免

20、数量过优不及，发生呆滞料或 缺料，它的 执行方案包括： (1).现用现购(5).短期合约 (2).预够作用(6).多家供应 (3).投机采购(7).独家供应 (4).长期合约(8).垄断性采购 B1.成本策略: 这是以追求适当的价格为目标，避免“赶尽杀绝”危害买卖双方的执长期合作关 系，它的执行方案包括： (1).国外采购(5).国内采购 (2).联合采购(6).个别采购 (3).统 购(7).批量采购 (4).直接采购(8).间接采购,四、采购管理论述,C1.品质策略: 这是以追求适当的品质为目标，避免品质过高右太差造成使用上的浪 费或缺陷，它的执行方案包括： (1).自制(3).外包 (2

21、).租借(4).买断 D1.特殊策略: (1).政策性采购 (2).互惠采购垂直收购或整合、合资,四、采购管理论述,3).策略性采购: 策略性采购主要是指采购策略中的特殊策略，这种采购是以生存发展及利益为基础的，在现今的企业中，策略性采购已成为大型企业的主要采购方向。 举例： (1).原GVC的策略性采购 (2).原天音通信之策略性采购 (3).其它企业策略性采购,五、采购管理制度,一、公司相关规定 1.1 采购部必须依据已批准的采购申请单执行采购。 1.2 超过50万元的采购项目必须由评审小组参加共同评审。 1.3 任何采购项目均须进行多家供应商比价、议价（三家以上），因此需求部门不得指定唯

22、一渠道的供应商，但可以提供相关资料给采购部参与竞价。,五、采购管理制度,二、基本原则 2.1 合格供应商必须是通过评估,考察核合格，样品测试合格的供应商。所有的合格供应商必须按程序文件进行定期考核与复评. 2.2 采购部必须向合格供应商采购物料,所有的物料均应保持2-3家合格供应商. 2.3 所有的合格供应商均须签订采购协议与质量技术协议。 2.4 采购订单或采购合同应与采购申请单一一对应. 2.5 所有的采购订单必须由采购商务初核,采购经理核准并签字确认，加盖公章后方才生效. 2.6 采购订单或采购合同具法律效力,必须严谨. 2.7 供应商必须严格按采购订单或采购合同的要求送货. 2.8 大

23、批量或大金额的采购必须以招投标的方式进行单独议价与谈判条件. 2.9 供应商必须按规定时时提供最新的价格. 2.10 在处理不良品时,应有相关规定，对供应商进行适当的处罚.,五、采购管理制度,三、采购合同或采购订单分配原则 3.1 在其它条件相同或相近时，价格低的供应商其订单分配量最大，价格是订单分配的第一要素。价格最低的供应商，其订单分配量应超过70%。 3.2在其它条件相同或相近时，交期好的供应商其订单分配量应超过50%，交期是订单分配的第二要素。 3.3在其它条件相同或相近时，品质越好的供应商其订单分配量越大，分配量应超过70%，品质是订单分配的第三要素。 3.4 在其它条件相同或相近时

24、,服务越好的供应商分配量越大,应超过50%，服务是订单分配的第四要素 3.5 就近原则:若其它条件相同或相近时,应首先考虑离本公司较近的供应商。 3.6不同单价的分配原则:若有2-3家供应商按单价的高低不同分配比例应作适当考虑,下列比列可参考(70%、30%) 3.7 新供应商订单分配原则:第一次订单分配量应在30%左右为宜,第二次订单分配量在50%左右为宜。,五、采购管理制度,四、请款原则 4.1 原则上应尽量规避现金付款,以银行转帐为主 4.2 付款期应尽量加长,但到期货款应准时支付,以提高公司的信誉 4.3 杜绝无发票付款(收据不可作为付款依据) 4.4 严格控制预付款的作法,预付款必须

25、有严格的审批程序,以确保 公司利益。 4.5 采购人员借支现金应小于5000元(累计),六、采购部门KPI,七、采购人员必备常识,(一)、采购时必须选择合格的供应商 1、供应商必须经过严格的评估，考核，同时由品质管理部及 开发部认可，方可向其采购，零星采购由采购自行评估。 2、任何物料必须经过品质确认或使用单位确认。 3、交易条件必须事先谈定，并征得公司领导及财务的认可。,七、采购人员必备常识,(二)、采购时必须有公道的价格 1、必须有2-5比价议价。 2、新单价必须有统一的报价（有效的发票）。 3、任何新单价或单价异动都必须得批准。 4、所有的价格在市场上必须达到平均水平。,七、采购人员必备

26、常识,(三)、采购时必须具备采购订单 1、采购订单必须与物料需求计划一一对应。 2、采购订单必须准确无误，其严谨性应视为采购合同，具有 法律效力。 3、采购订单量的分配必须以下列四大要素为主要参考依据：价格 产品质量、交期、服务。 4、采购订单应得到相关领导批准并分发给相关人员。,七、采购人员必备常识,(四)、安排交期必须准确无误 1、交货期至关重要，必须与供应商反复强调，必要时必须使用交货Schedule，双方签字确认。 2、交期不能满足需求时，必须事先征得需求部门的认可，或由需求部门另作安排。此项极为重要。 3、货物采购回厂且验收合格后应及时通知需求部门。采购员必须将合格物料追踪入库为止。（