盤點你的會議成本.ppt

1、摘錄至天下雜誌11/01封面故事,有沒有發現？ 你有一半的時間都浪費在 開會？！,盤點你的會議成本,算算看，你一週內總共： 開了幾個會？ 為會議花掉多少時間？ 因為開會達成幾項共識？ 因為開會完成幾個結論？ 因為開會加了多久的班？ 因為開會失去多少關鍵時刻？ 因為開會Delay多少工作？,為什麼要開會？,開會讓你 小組面對面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識 分派工作，公平合理,但開會也讓你 工作時間被分割 人多口雜，討論耗時 晚上加班 特殊問題還是個別溝通 沒有產能 別人發言比自己開口多 Delay重要工作或客戶,開會有什麼意義？,一家公司的開會效率與執行 決定了企業的競爭力,每個人都

2、在開會， 但如何才能開好會？,為什麼有這麼多會要開？,現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要 但會議卻佔據了企業活動大部分的精華時間 台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要,靠開會也可以賺錢,日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本， 未來三年預計還可省下三百億日圓 所以，有效開會，穩賺不賠！ 精準計算會議成本： 會 議 成 本=人數 x 時間 x 薪資單價 會議報酬率=會議成本：會議效益,現在最Hot 的開會方式,產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機 主流一：行動會議 只要有需要，到處都可以開會 辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求 主流二：虛擬會議 利用

3、電話進行跨國會議 利用虛擬視訊，打破會議的時空限制,New!,New!,現在最In的動腦會議守則,因為沒有人像每一個人一樣聰明，所以： 一、不要想過頭 二、腦袋大接力 三、給自己海闊天空的發想 四、保持動腦不斷電 貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則,別人怎麼開會？,IBM怎麼開會？,實例：IBM 網上預約會議室 與會人士先想清楚討論題綱、要開多久 正式會議 會議時間延長，會出現警示音提醒 在全球化的競爭下，一家公司會不會開會， 決定了公司的競爭優勢,效率,效率,效率,CEO怎麼開會？,鴻海精密郭台銘： 會議條列，會後貫徹執行 會議法寶：白報紙+海報架 會議要訣：一條一條寫下再明確 不過，更不會有模

4、糊的爭議空間。,So-net 李岳奇： 關鍵在最後十分鐘 會議法寶：筆記型電腦 會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。,CEO怎麼開會？,聯強國際總裁杜書伍： 利用視訊隨時參與國內外正在舉行的會議 中國商銀總經理蔡友才： 不預設立場鼓勵發言，會議結束前總結並決議 奧美廣告前董事長莊淑芬： 大人吃糖閉嘴，避免扼殺創意 智邦科技副總經理林子超： 圓形會議室，鼓勵沒大沒小 麥肯錫副董事林紹婷 每一位員工都有表達不同意見的義務,運籌廣告怎麼開會？,問一個好問題，勝過想好的答案運籌廣告副董葉明桂 會議前置： 測試簡報系統運作 會議開始： 報告背景

5、(Briefing) 動腦時間 (40分鐘是腦力激盪的上限) 中場休息 (整理並挑出幾個值得討論的idea) 最後討論，去蕪存菁 會議結束,寶僑家品怎麼開會？,議後速決，決後速行P&G 事前議程規劃清楚 利用資訊系統開跨國會議 會議主持人開宗明義說明結論與議程 把事情說清楚，Alliance！ 申請一個專案網路空間，將資料歸檔 開設會議檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚 事後紀錄明白，會議記錄成為行動方案,日本人怎麼開會？,日本大肆展開會議革命,會議目的：節省成本、加快決策速度、更有創意 會議革命： 1. 廢除不必要的會議 2. 排除不需與會的主管 3. 強調準時開始、結束 4. 重視開會結

6、論 5. 提高會議生產力，強化企業競爭力,開會要有實際效果,豐田汽車辦公室標題： 只開有實際效果的會議 準時開始，最好一小時內結束 重點在實際行動,日產營收大躍進,強調Value First +Value Up的跨部門會議 不請決策者參加，以免影響討論方向 時間以分為單位清楚劃分 會議有保密協定，不分職位高低暢所欲言 讓員工接受會議召集人的專業訓練 會議召集人保持立場中立，全力協助會議順利進行 日產亮麗的成績背後，是成功的會議日經商業週刊指出,日本企業開會訣竅,Watamt Feed Service：速會、速決、速做 花王企業：開放空間開會 有機動性、資訊快速共享、即時決策 眼鏡聯鎖店：不開會

7、代替開會 以電子會議節省會議時間 日本甲骨文：雙色會議室，兩種使命感 紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓話場所 葛利佛國際：透明會議室，效率無障礙 透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率,你該怎麼開會？,開會前 6 項準備,開會前 6 項準備,開會前的重要步驟有哪些？ 1. 先決定會議希望達成的結果 2. 想想會議是否有必要召開 3. 邀請適當的人出席 4. 準備背景資料 5. 設定會議綱領及時間表 6. 預先設想可能的衝突,開會中 3 大陷阱,開會中 3 大陷阱,開會時要克服哪些狀況？ 1.一進會場士氣散漫，沒有參與感 2. 偏離主題 3. 點子乾枯，鴉雀無聲,開會後 3 項追蹤,開會後 3 項追蹤,開會結束時要回顧哪些重點？ 1. 行動項目 2. 決議 3. 開放議題,日本人鑽研開會的戰略 教你怎麼開會開出競爭力,參考一：會議規則,仔細傾聽他人發言 主動思考問題在哪裡 為他人打氣並提案 貢獻如何打勝仗的智慧 互相諮詢討論 根據事實 先做做看,參考二：改革會議重點,改革會議三大重點 緊張感：沒有緊張感就不是會議 溝通：拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論 決定未來發展的創造性,參考三：改革會議項目,領導作風 掌握會議重要決策的關鍵時刻 藉思考法、基礎技術、工具等活化組織，提升思考性會議 3思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法 3基礎