第5章_采购与应付系统1.ppt

1、,了解采购与应付款系统目标 理解采购与应付款业务流程 理解采购与应付款系统功能结构 掌握采购与应付款系统数据流程,学习目的与要求,4-5 采购与应付系统,5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程,4-5 采购与应付系统,4-5.1 采购与应付款系统概述,采购与应付款是企业供应部门根据物料需求部门的采购申请，取得企业生产经营活动所需的各种物资，同时进行往来核算的过程。当企业的购货活动与货款的支付在时间上不一致，即购进物资而未付款时，就形成了应付账款。,5.1 采购与应付款系统系

2、统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程,4-5 采购与应付系统,4-5.2 采购与应付款系统目标,及时准确完成采购订货管理，反映和监督采购订单的制订、确认执行情况,完成采购的日常业务处理，包括：采购入库、采购退货、发票管理、采购结算等日常处理工作。,完成应付账款的核算与管理，包括：应付账款业务的日常核算，及时反映和监督采购业务中的支出和应付情况。,实现其他有关业务的管理。系统还要提供供应商信息、供货信息、以及物料质量检验信息等管理功能。,1,2,3,4,能够完成采购分析，采购统计工作，打印输出各种需

3、要的台账、报表、并通过网络将各种信息按照需求传递到其他子系统。,5,建立数据接口，实现与其他子系统之间的数据传输与共享。,6,5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程,4-5 采购与应付系统,4-5.3 采购与应付系统业务流程,采购业务流程图,4-5.3 采购与应付系统业务流程,采购业务流程,采购业务流程分析,生产部门根据需求编制物料请购单，经主管批准后交采购部门，采购部门根据库存信息、供应商档案以及价格信息，填写采购订单，经主管确认后交供应商。如果需预付款，还要交出纳人员根

4、据订单金额进行预付款处理。,供应商得到订单后，进行发货处理。供应商的发货处理，产生两个单据，一个是发运单，一个是采购发票。由于流程的原因，这两个单据常常到达企业的时序是有先后的，采购企业将根据到达的不同时序做出不同的处理。,4-5.3 采购与应付系统业务流程,采购业务流程,采购业务流程分析,库管员根据质检确认的收货通知单，填写外购入库单。外购入库单提交仓库主管进行确认，确认后的外购入库单，一方面更新库存台账，另一方面提交财务部门，进行材料核算和应付款处理。对于材料核算和应付款的管理这两个岗位，可采用两岗位合一，也可分别设往来会计和材料会计，规模不同的企业各有不同。,发运单随货物到达采购企业，提

5、交采购部门，采购部门根据订单和实际到货数量对发运单进行确认，不合格的发运单退回供应商，确认后的发运单提交给采购员填写收货通知单并提交质检员，质检员对货物进行质量检验，并对收货通知单进行签字确认。确认后的收货通知单交库管员，进行入库处理。,4-5.3 采购与应付系统业务流程,采购退货业务流程,采购退货业务流程图,4-5.3 采购与应付系统业务流程,采购退货业务流程,采购退货业务流程分析,采购退货的业务一般有两种情况：一是采购人员填写的收货通知单提交质检部门，质检部门根据收到的物料进行确认，若物料数据或质量不合格，则退还给采购部门，由采购部门填制退货通知单直接给供应商。这种退货不涉及入库单的问题。

6、,退货业务，如果已经付款，则应在应付款处理中做相关收款处理，方法是填制红字付款单。,二是对于已经入库的物料的退货处理。相关部门提出退货申请，经采购部门确认批准后，由采购员填写退货通知单，提交给库管员。库管员根据退货通知单，填写红字外购入库单，进行出库处理。其流程跟采购入库相同，只是数据是红字的。,4-5.3 采购与应付系统业务流程,应付业务流程,应付业务流程图,5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程,4-5 采购与应付系统,4-5.4 采购与应付系统功能结构分析,采购与应付

7、系统功能结构图,采购与应付管理系统,4-5.4 采购与应付系统功能结构分析,采购与应付系统功能结构图,初始设置,基本设置,4-5.4 采购与应付系统功能结构分析,采购与应付系统功能介绍,业务处理,采购订 单处理,采购入 库单处理,采购发 票处理,采购结算,4-5.4 采购与应付系统功能结构分析,采购与应付系统功能介绍,应付款处理,付款单处理,转账处理,应付款核销,4-5.4 采购与应付系统功能结构分析,采购与应付系统功能介绍,账表处理,采购业务报表处理,应付核算报表处理,5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程,4-5 采购与应付系统,4-5.5 采购与应付系统数据流程,数据流程图,采购数据流程图,4-5.5 采购与应付系统数据流程,数据流程图,采购退货数据流程图,4-5.5 采