第五章 电子表格软件 Excel2003.ppt

1、第五章 电子表格软件Excel2003,数学与计算机学院,5.1概述 5.2工作簿管理 5.3 工作簿与工作表 5.4 工作簿的打印 5.5 工作表建立和编辑 5.6 设置工作表格式 5.7 图表功能 5.8 数据管理,5.1概述,Excel 2003是Office 2003的一个组件，是功能强大的电子表格处理软件，它使用方便、界面美观，深受广大财务、统计人员的喜爱。 Excel 2003不仅拥有Excel 2002的所有功能，而且还增加了许多新功能，如权限的设计、信息检索、共享工作区、在工作表中创建列表，方便地管理和分析Excel工作表中的多组相关数据等。从简单的数据输入与处理到通过Inte

2、rnet的联机协作，Excel 2003都会令用户使用起来更容易、更方便。,5.1.1功能与特点 5.1.2 安装、启动和退出 5.1.3工作界面及基本概念简介,5.1.1功能与特点,Excel2003不仅继承了早期版本的所有优点，而且在许多方面进行了改进并增添了不少实用的功能，这里简述这些新增功能。,1.列表功能 2.对XML的支持 3.智能文档 4.文档工作区 5.信息权限管理 6.并排比较工作簿,可以方便地管理和分析列表数据而不必理会列表之外的其他数据。,XML全称为扩展标记语言，是对HTML的一种功能扩展,智能文档是一种可编程文档，它可以通过动态响应用户操作上下文来扩展工作簿的功能。,

3、使用文档区可简化实时环境中通过office办公套装软件与其他人员协同创作、编辑和审阅文档的过程。,通过信息权限的管理，可防止因为意外或粗心将敏感性信息发给不该发送的人。,通过使用并排比较工作簿可以方便地查看两个工作簿之间的差异，而不需要将所有更改都合并到一张工作簿中。,5.1.2 安装、启动和退出,1. 安装 Excel是Office的一个组件，安装Excel可将Office光盘放到光盘驱动器中，打开光盘双击“setup”程序项，出现安装程序对话框,按提示操作即可完成安装。,2. 启动 单击“开始”按钮，选择“所有程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office

4、 Excel2003”菜单项，即可启动Excel2003。若在桌面上创建了Excel2003的快捷方式,则可以直接双击其图标来启动Excel。,3. 退出 打开“文件”菜单，选“退出”菜单项，可以退出 Excel。还可以双击窗口左上角的控制框，或单击控制菜单图标打开控制菜单后选择其中的“关闭”命令，也可单击窗口右上角的关闭按钮或使用组合键ALT+F4。在退出Excel时，Excel会提示是否保存未保存的文件，此时可以保存文件、放弃保存或者取消退出再回到Excel界面。,5.1.3工作界面及基本概念简介,启动Excel后可看到Excel的工作界面如图5-1所示： 1.标题栏 2.菜单栏和工具栏

5、3.工作薄文档和工作表 4.行号与列标 5.单元格与单元格区域 6活动工作表和当前工作表 7活动单元格和当前单元格 8拆分框 9名称框 10任务窗格,5.2工作簿管理,5.2.1新建和打开工作簿 1.启动Excel工作界面,自动新建一个名为“Book1”的空工作簿。 2.Excel允许同时编辑多个工作簿。要想新建一个Excel的工作簿，可以执行“文件”菜单中的“新建”命令。 3.在“我的电脑”窗口或“资源管理器”中，也可以用“文件”中的“新建”命令来新建工作簿文档。,执行该命令后，在当前位置出现一个新的Excel工作表图标如图5-4所示，在文件名称处输入一个合适的名字，注意不要把扩展名“.xl

6、s”丢掉，然后双击桌面上的文件图标就可以打开它进行编辑了。,2打开工作簿,打开文档是将工作簿文档从外存调入内存进行处理，我们已经知道了在桌面和资源管理器中双击相应的文档可以直接打开这个文档。 1.在Excel工作窗口中打开文档，可以执行“文件”菜单中的“打开”命令，或按快捷键Ctrl+O，就会弹出“打开”对话框如图5-5所示：,在“查找范围”内打开相应的位置，选择需打开的文件，单击“打开”按钮，即可打开文档。,2.在Excel的“文件”菜单下打开最近使用过的文档,5.2.2保存和关闭工作簿,1.保存工作簿 （1）在Excel中打开“文件”菜单，单击“保存”命令。 （2）按快捷键Ctrl+S也与

7、单击“保存”命令效果相同。 （3）执行“文件”菜单中的“另存为”命令,2关闭工作簿,在工作簿文档窗口中，可使用以下方法中的一种方法来关闭一个工作簿文档： 1）单击标题栏中控制菜单图标，打开控制菜单，单击其中的“关闭”命令。 2）双击标题栏中控制菜单图标。 3）右击标题栏，打开该工作簿窗口的快捷菜单，单击其中的“关闭”命令。 4）右击任务栏中该工作簿窗口对应的任务图标，打开其快捷菜单，单击其中的“关闭”命令。 5）单击标题栏右侧的“关闭”按钮。 6）使用组合键CTRL+ALT+DEL，打开“Windows任务管理器”窗口，单击“应用程序”选项卡，选中要关闭的工作簿文档，单击“结束任务”按钮。,关

8、闭当前编辑的工作簿后，另一个工作簿变为编辑状态。如果在改动之后没有存盘，Excel会弹出保存的提示对话框如图5-10所示： 在这个对话框中，如果确认所进行的修改，就选择“是”，否则就选择“否”，如果还想继续编辑，单击“取消”按钮就可以了。,3关闭Excel程序窗口,关闭Excel程序主窗口是指退出Excel。如果想退出Excel，打开“文件”菜单，单击“退出”命令，就可以退出Excel了；或者按Alt+F4键，同样可以退出Excel。 当然也可以在Excel程序窗口中，使用以上六种方法来退出Excel。,5.3 工作簿与工作表,5.3.1 在工作簿中选择工作表 5.3.2工作表命名 5.3.3

9、 插入和删除工作表 5.3.4 移动和复制工作表,5.3.1 在工作簿中选择工作表,当用户要使用同一工作簿中的不同工作表时，先要激活相应的工作表。 选连续的多个工作表可以先单击第一个工作表标签，按住Shift，再单击最后一个即可。,5.3.2工作表命名,工作表的命名步骤：先选中工作表，双击工作表标签，输入或修改工作表名称；也可以选中工作表后，右击工作表标签，打开快捷菜单，执行其中“重命名”命令，然后输入或修改工作表名称。,5.3.3 插入和删除工作表,一、插入工作表 Excel允许用户插入新的工作表，最多可以插入256个工作表，具体操作步骤如下： 1.先选中插入工作表的位置，一般是在原来某个工

10、作表位置插入，所以只要通过单击那个工作表标签的方法来表示选中插入位置。 2.然后打开“插入”菜单，单击“工作表”命令，即可在选定位置插入一个新的工作表，并且成为活动工作表，可以在新插入的工作表中输入数据。 3.然后给工作表命名。,二、删除工作表： 要删除某个不需要的工作表，可以按照下述步骤进行： 先选中要删除的工作表，打开“编辑”菜单，执行其中的“删除工作表”命令，出现提示是否永久删除工作表的对话框，单击“确定”则完成工作表的删除。也可右击工作表标签，执行快捷菜单中的“删除工作表”命令来完成删除。,5.3.4 移动和复制工作表,方法一： 先选中要移动的工作表，然后右击工作表标签，打开快捷菜单，

11、并执行其中的“移动或复制工作表”命令，将显示“移动或复制工作表”对话框，如图5-12所示： 方法二：用鼠标拖动的方法,5.4 工作簿的打印,对于建好的工作表或工作簿，通常都要进行打印。为了使打印格式清晰、准确，在打印之前先要进行页面设置、设置打印区域以及打印预览等操作。 1“页面”选项卡 2“页边距”选项卡 3“页眉和页脚”选项卡 4“工作表”选项卡：,5.4.2设置打印区域,具体操作是：先选择要打印的部分，打开“文件”菜单，单击“打印区域”命令，从子菜单中选择“设置打印区域”命令，在打印时就只能打印这些单元格了。 若选择“文件”菜单“打印区域”子菜单中的“取消打印区域”命令就可以将设置的打印

12、区域取消了.,5.4.3打印预览,一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求。单击常用工具栏中的“打印预览”按钮，或执行“文件”菜单中的“打印预览”就可以显示出打印的效果。单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。,5.4.4打印,打开“文件”菜单，单击“打印”命令，就可以打开“打印”对话框了，如图所示,如果选中全部的工作表，然后选中当前编辑的工作表的一部分，打开“打印”对话框，选择“打印”为“选定区域”，然后单击“预览”按钮，可以看

13、到打印的是所有工作表中当前选择的部分。,5.5 工作表建立和编辑,5.5.1 工作表的建立 5.5.2工作表的编辑,5.5.1 工作表的建立,执行“插入”菜单中的“工作表”命令可以新建一个工作表，工作表改名后，则可以在工作表的单元格中输入数据。 一、输入数据 二、快速输入数据 三、公式和函数,一、输入数据,1字符型数据 2数值型数据 3日期时间型数据 4. 逻辑型,二、快速输入数据,在Excel表格中填写数据时，经常会遇到一些在结构上有规律的数据，例如2005、2006、2007；星期一、星期二、星期三等。对这些数据我们可以采用填充技术，让它们自动出现在一系列的单元格中。 1数字序列填充 2日

14、期序列填充 3文本填充,三、公式和函数,在单元格中使用公式和函数可以进行简单的计算，也可以完成复杂的财务、统计及科学计算，公式和函数是Excel中的最具特色的功能。,1输入公式 2编辑公式 3公式中的运算符 4相对引用和绝对引用的区别 5公式的复制 6函数定义,1输入公式 2编辑公式 3公式中的运算符 4相对引用和绝对引用的区别 5公式的复制 6函数定义,步骤： 选定单元格； 输入等号； 输入包含要计算的单元格引用以及相应的操作符。单元格引用可通过单击的方式输入。,1输入公式 2编辑公式 3公式中的运算符 4相对引用和绝对引用的区别 5公式的复制 6函数定义,双击含有公式的单元格，在单元格中移

15、动插入点，编辑公式的内容，按回车键完成编辑。,1输入公式 2编辑公式 3公式中的运算符 4相对引用和绝对引用的区别 5公式的复制 6函数定义,算术运算符：+ - * / % 比较运算符：=、=、 文本链接符： 2.一个数据清单内部不能存在空白行或空白列; 3.在数据清单中第一行应创建列标题。,5.8.2 记录单的管理,记录单的管理主要包括以下三项： 1. 数据清单的建立 2记录的增加、修改和删除 3使用记录单查找记录,5.8.3 数据排序,对数据按一定的次序进行排列，是Excel数据库管理的一个基本功能。 Excel中常用的排序方法有两类： 1. 使用“常用”工具栏中的“排序”按钮 2. 使用

16、“数据”菜单中的“排序”命令,5.8.4 数据筛选,Excel提供了筛选方法，筛选数据不是删除数据，而是暂时隐藏数据清单中所有不满足条件的行。具体的来说，Excel有两种筛选记录的方法： 1 自动筛选：采用简单条件来快速筛选记录，将满足条件的记录显示在工作表上。 2 高级筛选：采用复合条件来筛选记录，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域，以生成一个新的数据清单。,5.8.5 数据分类汇总,在Excel进行分类汇总要分两步进行：第一步先要进行分类，即按类别排序，将同类别的数据放在一起。第二步对同一类别数据进行求和、求平均、记数等汇总工作。 具体步骤是： 1 按分类字段对数据列表进行排序。 2

17、选择“数据”菜单的“分类汇总”命令，出现分类汇总对话框。 3 在出现的对话框中确定分类字段、汇总方式以及对哪几个字段汇总。 4 单击“确定”按钮完成分类汇总操作。,本章小结,本章介绍了Microsoft Office家族中的电子表格制作软件中文版Excel2003。主要内容有： 1概述了Excel2003功能及其特点，并介绍了其工作界面和基本概念； 2介绍了工作簿文件的概念及其新建、打开和保存等文件操作； 3详细介绍了工作表的基本操作，如创建、删除工作表，工作表命名，复制、移动工作表等，以及对单元格、行和列进行增删等编辑操作，还介绍了单元格、行和列等的格式设置操作。,4介绍了工作表中数据的输入

18、、修改等操作，包含数据的快速输入，单元格地址的相对引用、绝对引用和混合引用方式，介绍了公式和函数的使用方法等； 5介绍了图表的基础知识，介绍了如何创建图表，如何对图表进行编辑和格式设置。 6介绍了数据清单的概念，使用数据清单的基本技巧，以及对数据进行排序、筛选和分类汇总等操作。,习题,选择题 1Excel文档是_。 A工作表 B工作簿 C数据清单 D数据图表 2删除当前工作表中某行的正确操作步骤是，选定该行，_。 A按Delete键 B执行“编辑”菜单的“清除”命令 C执行“编辑”菜单的“剪切”命令 D执行“编辑”菜单中的“删除”命令 3绝对地址在被复制或移动到其他单元格时，其单元格地址_。

19、A不会改变 B部分改变 C发生改变 D不能复制,4在A1单元格中输入=SUM(8,7,8,7),则其值为_。 A15 B30 C7 D8 5在Excel中,如果单元格A5的值是单元格A1、A2、A3、A4的平均值,则在A5中不正确的输入公式为_。 A=AVERAGE(A1:A4) B=AVERAGE(A1,A2,A3,A4) C=(A1+A2+A3+A4)/4 D=AVERAGE(A1+A2+A3+A4),6在Excel操作中,若要在工作表中选择不连续的区域,应当按住_键再单击需要选择的单元格。 AAlt BTab CShift DCtrl 7在Excel中,想要删除已有图表的一个数据系列,不

20、能实现的操作方法是_。 A在图表中单击选定这个数据系列,按Delete键 B在工作表中选定这个数据系列,执行“编辑”菜单的“清除”命令 C在图表中单击选定这个数据系列,执行“编辑”菜单中“清除”级联菜单的“系列”命令 D在工作表中选定这个数据系列,执行“编辑”菜单中“清除”级联菜单的“内容”命令,8假设在B1单元格存储的公式为A$5,将其复制到D1后,公式变为_。 AA$5 BD$5 CC$5 DD$1 9下列属于绝对地址的表达式是_。 AE8 B$A2 CC$ D$G$5,10自定义序列可以通过_来建立。 A执行“格式”菜单的“自动套用格式”命令 B执行“数据”菜单的“排序”命令 C执行“工具”菜单的“选项”命令 D执行“编辑”菜单的“填充”命令,11在工作表中筛选出数据的正确操作方法是_。 A鼠标单击数据清单外的任一单元格,执行“数据”菜单中“筛选”级联菜单的“自动筛选”命令，鼠标单击想查找列的向下箭头，从下拉菜单中选择筛选项 B鼠标单击数据清单中的任一单元格,执行执行“数据”菜单中“筛选”级联菜单的“自动筛选”命令,鼠标单击想查找列的向下箭头,从下拉菜单中选择筛选项 C执行“编辑”