第二章_秘书的素养.ppt

1、秘书的素养,秘书的智能结构 秘书的职业道德 秘书的心理品格,秘书的智能结构,一、秘书学的知识结构 1、构建知识结构的原则 中心性 宽阔性 层次性 动态性,2、知识结构的模式 基础层次： 1科学文化基础知识，包括语文、数学、物理、化学、地理、历史、生物等一般的自然科学和社会科学知识，是从事秘书工作起码的文化基础。 2马克思主义基本理论知识，包括哲学、政治经济学、科学社会主义等，这是我国秘书工作者必须掌握的基本理论。,3法律法规基本知识，包括国家宪法、法律法令、党和国家的方针政策、各种行政法规和规章制度等。这是从事秘书工作的重要依据。 中间层次： 1、管理科学知识，包括一般管理理论和行政管理学、经

2、济管理学、企业管理学等管理的分支学科。,2心理学知识，包括普通心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学、人际关系心理学等。 3社会交往知识，包括人际关系学、公共关系学、人际关系语言学、公共关系语言学等。,4软科学知识，包括决策学、预测学、咨询学、运筹学、信息科学、行为科学等。 5其他相关学科，如人才学、社会学、传播学、新闻学、文学艺术等。,最高层次： 最高层次是秘书知识结构中的核心部分，是从书秘书工作的专门业务知识，包括普通秘书学、所在行业和层次的分支秘书学（如行政秘书学、企业秘书学、科技秘书学、涉外秘书学、基层协书学、高级秘书学）、秘书写作学、秘书心理学、调研学、会议学、信访学、文书学和办

3、公室自动化知识等。,上述3个层次的知识相互联系、相互作用、有机统一，发挥出知识的整体效应，成为一个较为理想的知识结构的模式。,二、秘书的能力结构 表达能力（鲜明、准确、简炼、迅速、适用） 调研能力（制定调查计划、与被调查者沟通、运用各种调查方法） 管理能力（计划、组织实施、协调） 办事能力（应变、交际、变通） 操作能力（办公机具、汽车、防身）,秘书的思想修养和职业道德,1、理论修养 2、思想作风 全心全意为人民服务对党和人民负责密切联系群众实事求是谦虚谨慎踏实细致，一丝不苟敏捷干练，一丝不苟富于创造，勇于开拓,3、职业道德 忠于职守，忠诚可靠严格保密，守口如瓶埋头苦干，默默奉献服从领导，贯彻意

4、图实事求是，廉洁奉公。,陆天明省委书记第73章： 省委书记贡开宸一手培养的接班人省委副书记宋海峰因涉嫌大山子经济大案被中纪委专案组“双规”了。但他被“双规”后拒不交待问题，反而以绝食相对抗。 社会上呢?已有不少不利于贡书记的舆论宋海峰是贡书记一手提拔的。宋海峰出问题，贡开宸能没问题吗?而恰在这个时候，贡书记喊贴身秘书焦来年“备车，去看宋海峰”。,在这种情况下去“看望”宋海峰，合适吗?焦来年决心要劝阻贡书记。 大约等了二十来分钟，贡书记见焦来年还没来复命，便向秘书室走去。焦来年不在秘书室。贡书记又等了一会儿，焦来年还是没出现。,焦来年是故意“躲”到别的办公室打电话了。他琢磨半天，只有给潘祥民(贡

5、开宸的老领导，原省委书记)打电话。他希望由潘祥民出面来劝阻贡书记在这种情况下，不要去沾宋海峰这块已掉在灰堆上的“臭豆腐”,潘祥民的电话打过来了。焦来年：“贡书记，潘书记找您。” 贡开宸进办公室接电话，焦来年故意躲开怕贡书记说他“告状”。贡开宸打完电话出来，果然狠狠瞪了他一眼：“多嘴，谁让你向他报告的，搬出阎王来吓唬小鬼，你馊点子倒不少!”,潘书记的话没能阻止贡开宸。临上车，焦来年不甘心地凑近贡书 记，低声劝道：“您这时候去看宋副书记，会引起很多不必要的误会”“你要怕沾包，你就别去!”贡书记居然来这么一句。焦来年自然不再做声，赶紧伺候他上了后排坐下，自己也赶紧坐到副驾驶位置上。,一路无话。到了“

6、双规”宋海峰的小楼前，临下车，焦来年回身按住后门的车把，万分恳切地劝道：“贡书记，如果您连小眉(贡书记儿媳妇，也陷入了黑社会的“陷阱”笔者注)的事都不多过问，那么就更不该来过问宋海峰你这时来接触他，了解您的人会说您为了党的,事业，千方百计地挽救一个年轻的高级干部。不了 解你的人会怎么想况且，这里有中纪委的同志坐镇，您不来做工作，也是完全说得过去的”贡开宸用力拨开焦秘书的手，自己打开车门，向车下走去。焦秘书极伤心地愣住了。,走到大铁门前，焦来年追上来说：“贡书记你实在要去的话，最好向中纪委领导报告一下。”焦来年的话似乎提醒了贡开宸。他停住脚步，点了点头。 焦来年拿出手机，拔通中纪委电话。“他们同

7、意了”没等焦来年说第二句话，贡开宸 大步走进了大铁门，焦来年跟了进去,秘书的心理品格,1、重视秘书的心理健康 负担过重舆论压力关系复杂 2、心理健康的标准 要有正确的自我意识要有良好的智力和适应力要有开朗的心境要有统一的人格要有和谐的人际关系,3、常见心理障碍及调节 嫉妒焦虑厌烦急躁自傲和自卑,秘书的社会活动和人际关系,秘书的社会活动和社会地位 秘书的角色意识 秘书人际关系的内容、 方式、准则,秘书的社会活动和社会地位,一、秘书的社会活动 1、现代秘书社会活动的特点 秘书活动可以说是以整个社会为背景，活动的目的、活动的方式也明显的复杂化、多样化。,2、现代社会活动对秘书的要求 遵守法律法令，遵

8、守机关、单位的规章制度，遵守和尊重社会的公共道德和行文规范，遵守和尊重各种不同交往场合、不同民族或地区的礼仪习俗。 衣饰整洁，举止大方，彬彬有礼，谈吐文雅，待人诚恳、和蔼，且富有幽默感。,二、秘书的社会地位 1、先赋地位 相关因素：阶级、阶层、家庭出身以及亲属关系、就读和毕业的学校、拥有的财产、权力 2、后成地位 赢得性、自致性地位,秘书的角色意识,一、社会角色和角色活动 1、社会角色 2、角色与地位 3、角色的转移、冲突与适应相关因素：社会、组织、个人,二、秘书的角色意识 1、共性和个性意识 2、角色组合 3、配角与主角意识,秘书人际关系的内容、方式、准则,一、人际关系的内容与方式 1、人际

9、关系的含义 2、影响人际关系的因素 距离的远近、交往的频率、态度的相似性、需要的互补性、情景因素、中介因素（A、B、X）,3、人际关系的障碍 心理障碍 语言障碍 地位障碍 物理障碍,4、人际关系的方式 语言 体态或姿势 物质 5、人际关系中的自主性 6、人际关系中的适应性,二、秘书处理人际关系的准则 1、尊重 2、礼貌和礼仪 3、乐于助人 4、赞美他人 5、宽容和体谅 6、公允,附：让我们远离排斥（克里斯蒂纳塞斯 西班牙 趣味月刊） 在一个以貌取人的社会，我们每天会遭遇到各种各样的拒绝：“我不想和你一起看电影”，“很抱歉，人员已经满了”，“你不必参加会议了”等等。我们不断地被拒绝和拒绝别人，又

10、不断地被别人接受和接受别人。我们无法令周围所有人都对自己有好感。但有时我们遭遇这些拒绝时往往会过于主观，会感到颜面扫地。,临床心理学家、精神分析医生内里道雷利亚指出：“当一个人从对方身上感觉到，因为某种原因，自己没有被对方视为珍惜或尊重的人而得到接受时，心中就会滋生出被排斥的感受。在很多情况下，排斥是难以有何理解的，是人们根据自己之前的经验对接收到的信息进行感受和分析后得出的负面评价。”,人们有时会害怕遭到拒绝的心理是很正常的，但问题是因此会导致与他人之间的交往产生障碍，并且往往会对一个人的行为举止造成很深远的影响。,危害（一 ）：自信心随之减少 儿童因为害怕遭到拒绝而产生暴力倾向，并会比同龄

11、人更容易在学校里与同学发生争执。青少年则会因为害怕遭到拒绝而自我封闭，不敢交朋友。成年人则会在与他人，例如同事交往时产生障碍。,自信心是我们面对整个世界的名片，能显示出我们是怎样的人，也是我们与他人关系的晴雨表。同时，自信心又像一个扫描仪，处处追踪来自周围的排斥或责难的蛛丝马迹。人的自信心会因为来自社会的些许肯定和接受而提高，比如“我们要去喝咖啡，一起去吗？”，也会因为一句简单的“我们要推迟这个约会”而备受打击。,危害（二）对身体健康无益 研究证明：遭到拒绝对身体健康无益。失恋和友情破裂带来的痛苦绝不亚于将手伸进热油里的感觉。 这类人总是容易用消极的态度解释自己所处的情况，并不断寻找有力证据证

12、明自己的猜测中迷失了自我。,内里道雷利亚指出：这类人会用某种方式下意识地去感受拒绝，抓住周围人不喜欢他们的蛛丝马迹，并一次证明自己对自己的看法，认为自己实际上不配获得这份工作或友情。,原因（一）：取决于教育方式 对拒绝的厌恶程度与人出生后几年中性格的塑造息息相关，取决于父母从小对待孩子的方式、给其传递的信息类型以及孩子在父母的影响下对自己的看法。,对拒绝非常厌恶的人总是疑虑重重。由于害怕被排斥，他们通常想方设法避免这种情况的发生。“他们会对周围的人非常殷勤、顺从和依赖，并认为这样别人就不会排斥他们。”他们整天怀疑伴侣是否出轨、朋友是否背叛判他们或上司是否正在计划将他们扫地出门。最终这些人会因为

13、害怕感受拒绝并因此避免许下任何承诺。,原因（二）：情绪低落是诱因 内里道雷利亚分析说：“有过失败社交经历的人有可能情绪低落，觉得自己无法克服这方面的障碍，他们会变得一筹莫展。这种感觉日积月累会让人意志消沉。”情绪低落的人对拒绝会更加敏感，长此以往会形成一种叫做“非典型性抑郁症”的性格，是一种最为常见的情绪紊乱。,“我的同事们现在就算知道我心情糟糕，也会因为厌倦了我拉长的脸、我的抵触情绪、我频繁的坏心情以及他们对我的每个评论之后我汹涌而出的泪水而不理会我”，31岁的露西亚穆莱特已经在这种状态下持续了36个月，“所有人都对我视若无睹，甚至上司已经提醒我：要么采取积极的态度，要么就给我放一个长假”。

14、,道雷利亚指出：“人对排斥的恐惧一直都存在，只不过现在日趋明显。通讯手段的日益先进是我们看到了身边的许多楷模，告诉我们应该成为什么样的人，个人的成功与否变得十分重要，这往往使人有挫败感。而当人们无法达到预期目标时，就会感到自己完全失败，并被社会所排斥。”,解决方法： 幸运的事，对排斥的过分敏感是可以被治愈的。有一些促进疗法可以帮助人们认识到排斥他们的并不是别人而是他们自己。这就是“自信心疗法”。虽然父母在你童年时对你的忽视使你心情沮丧，但现在长大成人的你应该学会多给自己一点爱，将从小缺失的温暖、安全感都补偿给自己。,SG的含义,十月某日 今天一整天，天空中的乌云压得特别低，低得似乎让人们都不敢

15、大声喘气；风，使劲地刮，把树枝吹得呜呜直叫，看着让人想替它们大哭一场。真是山雨欲来风满楼。,一上班，秘书科就有一种大祸临头的感觉。果不其然，十点来钟，科长被姜总叫了过去。不到一刻钟，科长回来了，脸青得发紫。一坐下，科长就掏出烟，一根接一根的抽。门上贴着“无烟办公室”的标牌，大家不仅不敢提醒他，而且大气也不敢出。谁都知道，科长是习惯性地在借烟“烧”愁，发泄心中的郁闷。,昨天，一家有相当影响的行业大报，在头版的右下角刊登了一份三百多字的读者来信。信中说，他们是我们东岩公司的用户，我们公司在售后服务过程中店大欺客，等等。今天一上班，在日本的董事长马上来电话问姜总是怎么回事，所以姜总把科长叫去训了一通

16、。,这事的经过我清楚：上个星期，这家报社的一个记者拿着这封读者来信到公司来核实情况，当时公司领导很重视，由孙总亲自接待，我也参加了。孙总当时表示，我们将无条件地帮助用户解决使用过程中的问题，尽管用户提的一些条件有些过分。没过几天，报社又来人，说用户对我们的售后服务仍不满意，这次是我陪科长接待的。,科长觉得报社的人似乎是在借题发挥，便直截了当地问对方打算怎么处理，需要我们做些什么配合。来人说他们会尽量做好用户的工作，云里雾里绕了一阵后，提出让我们公司在该报登一年的广告。尽管科长对这种下三滥的做法很反感，仍很客气地表示将向公司领导反映，尽快予以答复。,第二天公司领导开会时，科长把这个问题提了出来。

17、当时负责财务的领导表态：第一，原则上可以同意在该报上做广告，但今年已经没有预算了，只能等到明年；第二，即使今年可以追加广告预算，也不能同意立即作广告，让人家以为我们的服务真的有问题；第三，既然报社的目的就是想拉广告，就不必这么迁就报社，等到明年再作广告。这事就这么定下来了。,前天，科长代表公司给报社发传真，表示：一是我们会继续与用户保持联系，改善我们的售后服务；二是公司同意在他们的报上作广告，但等过了年再说。但没想到这家报纸昨天就把用户来信给登出来了。报纸上登一封普通的读者来信，本来也不是什么大不了的事，但问题是刚刚有人在大街上当众砸奔驰车，媒体把它炒得沸沸扬扬，甚至有些惟恐天下不乱的势头,不

18、知什么时候，科长自己平静下来了，让珍妮马上与安平国际公关顾问公司的许总联系，约对方今天晚上见面，请他们帮我们公司拿个妥善处理的方案，别让其他媒体跟着火上浇油。由于许总今天安排太满，定好明天上午科长过去拜访许总。,省委书记,省委贡书记的秘书郭立明陪同贡书记从北京归来，此刻，他正趁贡书记自个儿去访原省委潘书记的空儿抓紧处理文案。电话响，是省委副书记宋海峰打来的。最近，宋副书记总是在贡书记不在时给他打电话，而电话的内容也越来越多地向非工作领域延伸。 “回来了?”电话里，宋副书记平和地说。,“宋书记，回来了上午就回来了”郭秘书一边应答，一边关上办公室的门。 “什么时候上我这儿坐一下?能不能现在就过来?

19、” “好的好的”,郭秘书这么应着，但心里阵阵发虚。他知道，作为省委书记的秘书，不应该和其他省委领导同志发生除工作需要以外的频繁往来和过于紧密的联系。但20分钟后，他还是犹犹豫豫地跨过了这道“门槛”：要知道，他已经不止一次去宋副书记处“串门”了。每次都是犹豫之后，还是要去。,宋海峰找郭立明，是想摸一下底，确切地了解一下贡书记对马扬的态度。 郭秘书答道：“还不太清楚贡书记最后怎样处置这件事。但有一点是清楚的，他已经让人去搞清马扬的情况。他把此事交给组织部了”。,“交给谁了?”宋海峰问。 “吕部长。” “跟老吕是怎么交代的?” “他原话是这么说的：情况不管正面的还是反面的，都要搞清楚，搞彻底。”,“哦”宋海峰稍稍沉吟了一下。常委分工，他管组织，贡书记为什么没跟他提此事呢?他心里不由得掠过一丝淡淡的阴影。他接着问：“你看贡书记的意思是要起用马扬还是想收拾他?”,“他没明说。” “依你的分析呢?” 郭立明犹豫了：“我真不太清楚。” “那好吧”宋海峰没再为难对方，然后又问了些生活问题，比如郭的岳父母从河南来给他带孩子，住房有没有困难等等。然后郭立明赶紧告辞了。,没走多远，宋的秘书追上来，跟他说：“宋副书记刚才给房管局领导打过电话，让他们给你岳父母找个临时住房，这是房管局局长的手机号码。”郭立明忙说：“这怎么可以”宋海峰的秘书笑道：“没事，宋副书