银行会计档案管理实施细则模版

1、会计档案管理实施细则第一章总则第一条为规范分行会计档案管理，保证会计档案的安全完整，满足会计档案存取和利用的需要，根据总行xx银行会计档案管理办法号文件，制定本规则。第二条会计档案是我行档案的重要组成部分，是各项业务活动的原始记录和重要史料。会计档案为维护客户和银行利益、防范金融风险提供信息支持和保障。第三条会计档案管理的基本要求是：完整收集、规范整理、安全保管、方便利用和到期销毁。第四条有关机构和部门必须加强会计档案管理，建立会计档案归档、保管、查阅和销毁管理制度，确保会计档案妥善保管、有序存放、便于查阅，防止会计档案损坏、丢失和泄露。第二章会计档案的范围和分类第五条会计档案是指在经营活动中

2、形成的会计凭证、会计账簿、会计报告(表)和其他专业会计资料。第六条会计档案具体包括以下四类：(1)会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。(2)会计账簿：总账(包括会计科目报告)、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。(3)会计报告(表):月度、季度、半年度和年度财务报告(表)。(四)其他类别：对账单、余额调节表、纳税申报表、各种登记簿、会计档案移交清单、会计档案销毁清单、会计档案鉴定意见及其他会计专业资料和应归档的管理档案资料。具体会计档案类型见附件1 xx银行会计档案清单。第三章会计档案的归档第七条会计档案生成机构应当按照规定的归档范围和保管期限，对会计档案进行收集、统计

3、、装订、编目和登记。第八条会计档案的收集。(a)会计凭证。各会计机构应根据机构、交易日期、交易柜员和交易流程收集会计凭证，原始交易凭证、附件等数据应附在相应的普通记账凭证上，按交易时间顺序收集。(2)会计账簿。各会计机构生成的账簿按照记账日期的顺序进行分类汇总。如果同一账簿涉及不同的币种，则应按本币先于外币的顺序收款。(3)会计报告(表格)。各会计机构编制的月度、季度、半年度和年度会计报告(表)应单独收集。其中，月度、季度和半年度会计报告应按时间顺序收集。(4)其他类别。各会计机构生成的其他类型会计档案，应当按照各类档案的时间顺序进行分类收集。第九条清点会计档案。对收集完整的会计凭证、会计账簿

4、、会计报告(表)和其他会计档案，应当逐一清点，逐页编号。同时，应清除会计数据的原始杂物，沿折叠线撕开电脑网上打印纸，必要时将非标准会计数据折叠。第十条会计档案的装订。不同保管期限、不同类别、不同机构的会计档案应分别归档。如果装订成册，每册都应有封面、封底、帐户标题和目录。封面应包括文件名称和类别、生产机构名称、机构编号、文件日期、页数、文件编号、归档日期、簿记员签名、主管会计签名等。(格式见附件2)，装订边应加盖簿记员的装订印章。会计档案应装订牢固、整齐美观、横平竖直。(一)会计凭证的装订会计凭证按以下顺序排列如果会计凭证是塑料包装的，扫描中心将在扫描和事后监督后统一抽真空包装。塑料记账凭证应

5、与封面一起包装。不同机构生成的会计凭证应分开包装，并按时间顺序排列。箱满后，应在箱的显著位置贴上标签，标明箱内会计凭证的生成机构、份数、起止日期、起止档号等内容，以便查阅。如果装订成册，每册的厚度不应超过5厘米，有封面和封底，以便牢固、整齐和美观。(2)会计报表(表格)的装订会计报告(表)按年度报告、半年度报告、季度报告和月度报告的顺序排列。报表(表)的币种顺序为：本币、人民币、外币折人民币、外币折美元、单外币报表，按照国家货币标准代码的字母顺序排列。(3)会计账簿的装订会计账簿按年度按总账、明细账或账号顺序排列，币种按科目顺序排列，先按人民币，后按外币，再按表外，外币按国家货币标准代码的字母

6、顺序排列。可以每年归档的登记册根据具体类型进行装订。(5)其他会计档案的装订其他会计档案应按年度顺序装订，便于管理和查阅。第十一条会计档案的编目。文件编号应按会计文件编号编制规则逐一编制。会计档案共有17个档案号，编制规则为：类别编码(2位数字)、档案形成年份(4位数字)、保存期限(3位数字)和序号(4位数字)。(1)类别代码(2位数字):使用文件类别将汉语拼音的首字母大写。其中，会计凭证类为pz，总账账簿类为zz，明细账账簿类为fh，会计报表(表)类为bb，登记类为dj，其他类为qt；(2)档案形成年份(4位数字):由4位阿拉伯数字组成的年份；(3)机构编码(4位):在核心系统中机构编号对应

7、的3位序号前使用0(对应关系可在核心系统的机构信息查询交易中查询)；(4)保存期限(3位数字):使用2个阿拉伯数字“y”(永久)或“d”(固定期限)，例如：y99表示永久保存，d10表示保存10年，d30表示保存30年；(5)序列号(4位):用4位阿拉伯数字表示。(会计档案的档案号编制示例见附件3)。第十二条会计档案登记。装订后，应详细登记每卷的封面、封底、帐头或目录信息。保管期间，应及时登记xx银行会计档案保管登记簿，并详细记录保管会计档案信息。第十三条分类会计档案应符合以下要求：(一)会计档案的分类、保管期限和编目是否准确；(二)会计档案收集完整，统计准确；(3)会计档案按要求建立，每卷包

8、装牢固牢固；(四)会计档案的封面、封脊、会计档案保管登记簿等信息齐全，字迹清晰规范，封面印章清晰无渗漏；(五)会计档案实物数量与会计档案保管登记簿登记的数量一致。第四章会计档案的保管第十四条会计档案的存放场所应当具备防盗、防火、防潮、防尘、防虫的条件。第十五条会计档案的保存期限分为永久和定期两种。定期储存期一般分为10年和30年。其他监管部门明确规定期限长于此期限的，从其规定。各种会计档案的保存期限见xx银行会计档案保管期限表(附件4)。属于永久保存类别的会计档案应打印装订成册，以便永久保存。会计档案的保存期限从第十七条会计档案移交分行计划财务部集中保管时，应编制xx银行会计档案移交清册(附件

9、5)。xx银行会计档案移交清册一式两份，详细说明移交会计档案的名称、档案号、卷号、册号、起止年份、保管期限和保管期限；移交方应按会计档案移交清单所列内容逐项移交，并接受接收部门负责人的监督；交接后，双方经理和监事应在会计档案交接清单上签字盖章，明确各自的职责。第十八条会计档案保管部门应及时登记xx银行会计档案保管登记簿。第十九条会计档案库房应当建立双人管理、定期数据库检查制度和应急管理机制。第二十条会计档案库房需要档案人员进入和操作。每次你离开仓库，你都需要检查是否有断水、停电、上锁和明火。第二十一条会计档案管理人员因辞职或工作调动移交会计档案时，应在xx银行会计档案保管登记簿备注中注明移交日

10、期和移交人。双方应全面检查档案，在会计人员工作交接登记簿上详细登记移交档案信息，办理移交手续，并在同级主管监督下签字确认，完成所有移交手续后方可离开岗位。第二十二条分支机构分立，原机构存在的，会计档案由原机构保存；分支机构分立、撤销原机构的，会计档案由分支机构的计划财务部门管理或移交上级主管部门保管。第二十三条分支机构合并时，会计档案应由合并后的机构保存；分支机构撤销时，会计档案由其上级机构保存。第二十四条年终和更换仓库时需要进行彻底检查。检查完图书馆后，应填写图书馆检查登记表。损坏和变质的档案应及时修复和复制或用其他方法处理，以保证会计档案的完整性和安全性。因人为因素或不可抗拒的因素造成档案

11、丢失事故时，应及时采取补救和抢救措施，并向上级报告。第五章会计档案的移交第二十五条会计档案在传递过程中，应采取锁定、封存等风险防范措施，防止档案在传递过程中丢失或信息泄露。第二十六条移交会计档案时，要严格移交程序，明确双方责任。第二十七条业务机构与岗位监管之间的会计数据传递应遵循“包传递、专人交接、面对面清点、签名登记”的原则。也就是说，业务机构移交给岗位监督的会计凭证必须密封，不得泄露或暴露，并由指定人员交付和移交。岗位主管收到业务机构交付的会计凭证后，应认真清点，并由双方签字确认。确保会计资料交接过程中的安全和完整，防止遗漏和丢失事故的发生。第二十八条分支机构的分立、合并、撤销等一、会计档

12、案的移交，要编制xx银行会计档案移交清册，移交双方共同办理会计档案的移交。第二十九条因搬迁、装修等原因临时存放会计档案的，临时档案库房还应当符合档案管理要求。移交会计档案前，必须清点和核对会计档案，并保存书面记录。搬回后，应再次根据保留的记录对文件进行清点，以确保没有遗漏或损失；会计档案的临时保管应严格移交给保管人，xx银行会计档案移交清册应由双方签字确认，以明确双方的责任。第三十条移交纸质会计档案时，应当保留原件的包装。个人需要拆包重组的，移交部门应与接收部门一起拆包重组，分清责任。第六章第三十三条查阅会计档案应当有专人协调，防止信息的遗漏和泄露。第三十四条检查人员可以对需要的证据或者有关材

13、料进行抄录、拍照或者复印，严禁油漆、拆封或者交换会计档案。第三十五条会计档案查阅后，相应的档案保管部门应详细记录查阅日期、查阅部门、查阅人员、查阅情况等。xx银行会计档案调阅申请单，由文件存储部经理和访问人员签字确认，以备日后参考。第七章会计档案的销毁第三十六条会计档案保管期满后需要销毁时，会计档案保管机构应牵头组织分行计划财务部、审计部、办公室和生产机构共同确定需要销毁的会计档案，并填写xx银行档案调阅登记簿(见附件7)，报主管业务副行长批准后销毁。第三十七条未到期或者属于永久保管的会计档案不得销毁。销毁会计档案时，应按以下程序办理(1)档案保管机构应编制xx银行拟销毁会计档案鉴定意见书(附

14、件8)，列出被销毁会计档案的名称、档案号、卷号、册号、起止年份、保管期限、保管期限和销毁时间。(二)应送指定厂家、档案管理部门、审计部门、办公室等联合送现场监督和销售，以防档案丢失和泄漏。会计档案销毁前，销售主管应对会计档案销毁清单所列内容进行核对。(三)会计档案销毁后，销售主管应在会计档案销毁清单上签字或盖章。第三十八条已到期但涉及未决债权债务或其他未决事项的原始会计资料不得销毁，并应当单独提取备案，直至未决事项终结。储存后，按照文件销毁程序将其销毁。单独抽出归档的会计档案应分别列在xx银行会计档案销毁清册、xx银行拟销毁会计档案鉴定意见书和xx银行会计档案销毁清册中。第八章附则第三十九条本

15、规则由分行计划财务部负责解释和修订。第四十条本规则自发布之日起实施。附件：1 .1.xx银行会计档案清单2.2.xx银行会计档案封面及盖章3.会计档案文件编号编制示例4.xx银行会计档案保管期限表5.5.xx银行会计档案移交清单6.6.xx银行会计档案阅读申请表7.7.xx银行对拟销毁会计档案的评估意见8.8.xx银行会计档案销毁清单附件1xx银行会计档案清单序列号会计档案的类型1会计凭证和附件2年度财务会计报告(表)和中期财务会计报告(表)3手工登记簿、会计人员和会计档案移交清单、会计档案销毁清单、重要文件和重要印章、机构变动移交清单4账户销售记录5资本、股本和权益的详细信息6公司存款账户明细账7主管当局的查询、冻结和扣减8对账收