办公自动化最全教程02(免费).ppt

1、办公自动化最全教程02,Word2003的使用技巧,崔杰,Office办公软件介绍,Office（全称：Microsoft Office），是一套由微软公司开发的办公软件，它为Microsoft Windows和Apple Macintosh操作系统而开发。,关联式数据库管理系统 电子表格管理系统 表单制作工具 电子邮件、日程安排 幻灯片制作 创建和发布各种出版物 文字处理应用程序,从桌面启动Word2003,新建文档方法,直接新建 下载模板 搜索创建 扫描识别,2.“文件”菜单新建 3.快捷键“ctrl+n”,直接创建word文档 1.单击常用工具栏上的新建按钮,下载模板,1.使用本机模板2

2、.在微软主页下载使用各类模板。（）,搜索创建,搜索关键字 filetype：doc,word的界面元素,窗口控制菜单,标题栏,菜单栏,最小化/最大化/关闭按钮,常用工具栏,格式工具栏,水平标尺,垂直滚动条,水平滚动条,状态栏,文档编辑区,垂直标尺,按照纸张幅面的基本面积，把幅面规格分为A系列、B系列和C系列。 幅面规格为A0的幅面尺寸为：841mm1189mm，幅面面积为1平方米； B0的幅面尺寸为：1000mm1414mm，幅面面积为2.5平方米； C0的幅面尺寸为917mm1279mm，幅面面积为2.25平方米； 复印纸的幅面规格只采用A系列和B系列。,将纸张按正方形切开后，剩下的长方形依

3、然符合黄金分割比例（0.618）。,黄金分割,大自然中很多事物都存在黄金分割比例。,不打开文档自动预览文档内容,视图 利用下面一组按钮，可转换不同视图。 1.普通视图 2.页面视图：适合图形、版面的操作。 3.大纲视图：可查看、组织文档的结构。 4.Web版式视图：适用于网络。 改变视图的显示比例：10500之间,文档视图模式,“大纲视图” 以项目符号为段落起始标记的视图模式。可快速查看文件的结构，可以公显示文件的标题。适合长篇幅文章使用。,普通视图” 便于快速输入文字,“Web”版式视图便于制作web页面,“阅读版式”特别适合查阅文档。,“页面视图” ，可以显示打印时文档每一页的页面布局，尺

4、寸及位置显示与实际页面相同。,更改度量单位,方法一：“工具”-“选项”-“常规”-“度量单位”,方法二：直接输入单位,页面设置技巧,一、页面设置打开方式： 1.“文件”菜单-“页面设置” 2.双击标尺 二、页面设置高级技巧 1.拖拽移动标尺栏上的缩进按钮 （注：精确设置同时按下鼠标左右键或按alt键） 2.混排方法,WORD分隔符,三种分隔符（分页符、分栏符、分节符）的区别（在普通视图中可见）： 1.分页符：是插入文档中的表明一页结束而另一页开始的格式符号。“自动分页”和“手动分页”的区别是一条贯穿页面的虚线上有无“分页符”字样（后者有）； 2.分节符：为在一节中设置相对独立的格式页插入的标记

5、。 下一页：光标当前位置后的全部内容移到下一页面上； 连续：光标当前位置以后的内容将新的设置安排，但其内容不转到下一页，而是从当前空白处开始。单栏文档同分段符；多栏文档，可保证分节符前后两部分的内容按多栏方式正确排版； 偶数页奇数页：光标当前位置以后的内容将会转换到下一个偶数页奇数页上，Word会自动在偶数页奇数页之间空出一页。,WORD分隔符,3.分栏符：分栏是一种文档的页面格式，将文字分栏排列。 在“分隔符”对话框中如何选择： 若在不同页中选用不同的分栏排版，则单击“分栏符”选择“下一页”； 若在同一页中设置不同的栏数，则应选择“连续”，然后打开“格式”菜单，单击“分栏”命令，选择相应栏数

6、即可； 偶数页奇数页：分别表示此种分栏设置在“偶数页奇数页”中生效。,制表位的使用技巧,制表位：用于段落格式的排版、对齐等。 五种制表位：左对齐、右对齐、居中对齐、小数点对齐和竖线制表位。 在标尺上设置制表位的步骤。 制表位的移动及删除。 格式菜单的制表位命令可精确确定制表位的位置及对齐方式。 实例,分节与版面变化,A、页码从第二页开始1、选择“插入-页码”，打开“页码”对话框。2、取消“首页显示页码”复选框中的对钩，然后单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框。3、“起始页码”后的框中键入数字“0” 。4、按“确定”退出。,Word页码随意定,B、页码从任意页开始 1、将光标定位于需要开始编

7、页码的页首位置。 2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击选中“下一页”单选钮。 3、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处。 4、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作：单击“同前”按钮，断开同前一节的链接。单击“插入页码”按钮，再单击“页码格式”按钮，打开“页码格式”对话框。在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。单击“关闭”按钮。,Word页码随意定,C、页码不连续如“目录”与“正文”的页码均需单独排，可按以下步骤操作：1、将光标定位于需要开始重新编页码的页首位置。2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击以选中“下一页

8、”复选钮。3、选择“插入页码”，打开“页码”对话框。单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框。4、“起始页码”后的框中键入数字“1”5、按“确定”退出。,选取技巧,（1）字或词的选取：将指针移到要选的字或词后，双击鼠标左键即可选定。 （2）任意连续的文字选取： 1.将指针移到要选取的文字首或末，再按住鼠标左键不放往后或往前拖动，直至选中全部要选择的文字后松开鼠标左键即可。 2.如果采用键盘上“Shift”键配合鼠标左键进行选择，可这样进行：将光标移到要选取的文字首（或末），再按住“Shift”键不放，然后将鼠标指针移到要选取的文字末（或首）并单击，此时也可快速选中这段连续的文字。 （3）一行文

9、字的选取： 指针移到该行的行首，在光标指针变成向右的箭头时，单击鼠标左键即可； （4）一段文字的选取： 将指针移到该段第一行的行首，同样在光标指针变成向右的箭头时，双击鼠标左键即可。 （5）整个文件内容的选取：把指针移到该文件中任一行首（在指针变成向右的箭头时），快速单击鼠标左键三次便可选中整个文件内容（也可利用组合键“Ctrl+A”快速选定）。,轻松更改Word默认字体格式,打开Word程序后，点击“格式/字体”选项，打开“字体”窗口。在“字体”标签页中可以设置当前文字使用的“字形”、“字号”等字体格式，其它还有“字间行距”和“字体效果”等格式设置。按照自己的需要选择好合适的字体格式后，点击

10、下方的“默认”按钮，弹出提示框点击“是”按钮即可。,案例应用技巧,实例一：公文的模板制作,国家行政机关公文格式 1.公文用纸采用A4型纸； 2.公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码） 3.正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。 4.发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。,下载字体文件 安装字

11、体 方法一：“控制面板”-“字体”-“文件”菜单-“安装新字体”，选择字体文件后确定。 方法二：将字体文件复制到“C:WINDOWSFonts”文件夹中。,安装公文常用字体,页边距设置为： 上：3.7厘米下：3.5厘米 左：2.8厘米右：2.6厘米。 选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“”。 选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行，然后单击“确定”按钮。这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28

12、个汉字的国家标准。,进行公文页面设置,发文机关标识制作,选择“插入”“文本框”“横排”菜单项； 输入发文机关标识 单击鼠标右键“设置文本框格式” 选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。（注：用户可根据实际情况调节尺寸。） 选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”平行文标准，“8.0cm”上行文标准，然后单击“确定”。 选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击

13、“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。,红线制作,首先将“视图”“工具栏”“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。选择

14、“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” 平行文标准，“13.5cm”上行文标准，单击确定。,存为文件模板,单击“文件”“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不改，默认即可）。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。,恢复office的默认设置,1.比如不小心把word的设置弄乱了（如删了菜单栏等等）。

15、查找normal.dot直接删除，下一次启动word会自动恢复默认值。 2. 启动时显示“word 2003遇到问题，还问是否发送错误报告”，可删除Normal.dot模板文件，WORD 2003就会自动重新创建一个好的模板文件。,查找替换的高级用法,1.查找 单击编辑菜单的查找命令，打开对话框。 可打开高级选项组，设置查找条件。 查找下一处可连续完成查找任务。 2.替换 单击编辑菜单的替换命令。 设置替换的条件及内容。 注意：格式及特殊字符可设置查找、替换字符的特殊格式。,在查找框内输入半角“l”（是英文状态下的小写不是数字1），在替换框内不输入任何内容，单击全部替换，就把大量换行符删掉了。

16、或替换为 p （段落标记） 演示,删除网上下载资料的手工换行符（“”）,演示,替换指定格式文本,高级替换实现批量修改, 删除文章所有空行并实现每段段首空两格 第一步删除空行：按CTRL+H呼出“替换”对话框，在“查找内容”处输入“p”，“替换为”处输入“s”(或者什么也不输入)，然后点击“全部替换”。 第二步划分段落：按CTRL+H呼出“替换”对话框，在“查找内容”处输入“w”，“替换为”处输入“p”，然后点击“全部替换”。 第三步每段首空两格：按CTRL+H呼出“替换”对话框，在“查找内容”处输入“p”，“替换为”处输 入”pssssssss”，然后点击“全部替换”即可。,高级替换实现批量修

17、改, 删除白色空格(空白区域) 操作方法：选择要替换的内容，按下ctrl+H组合键，打开“查找与替换”对话框。在查找内容中输入w，替换中什么也不输。 相关说明：w代表文档中所有的半角空格(32)、全角空格、不间断空格(s)（是通过Ctrl+Shift+Space输入的）以及制表符(t)(通过按Tab键输入的)的任意组合。 不连续段落的删除 操作方法：选择要替换的内容，按下ctrl+H组键，打开“查找与替换”对话框。在查打中输入pp，替换中输入p。 相关说明：p代表段落标记符，pp表示两个连着的段落标记。这种多来自网页复制的文字。 小技巧：复制网页文字的时候，在粘贴到WORD前，先复制到新建的记

18、事本里，这样所有的网页格式都会被清除。,高级替换实现批量修改, 使用通配符查找和替换 例如，可用星号 (*) 通配符搜索字符串（使用“s*d”将找到“sad”和“started”）。,Word自动化,“自动更正选项”能做什么？ “自动图文集”能帮我做什么？ “自动套用格式”能干什么？ 自动生成目录,“自动更正选项”能做什么？,将输错的内容更正为正确的内容 例：输入“花好月园”，自动更为“花好月圆” 将短内容更正为长内容 例：自动更正选项定义内容后，输入“县委”，自动更正为“中共拜城县委员会” 能存储文本、图片、图形、表格 例：将文件版记部分添加到自动更正内容，即可快速输入。,1.打开“工具”菜

19、单，选择其中的“自动更正选项命令”，出现“自动更正”对话框。 2.单击“自动更正”对话框中的“键入时自动套用格式”选项卡索引，出现“键入时自动套用格式”选项卡。 3.取消“键入时自动套用格式”选项中对“自动编号列表”复选框的选择。 4.单击“自动更正”对话框中的“确定”按钮即可。,取消自动编号列表,创建大纲,Word 2003中的“大纲视图”就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。 选择“视图”|“大纲”命令或单击水平滚动条前的“大纲视图”按钮 ，就可以切换到大纲视图模式，并自动打开“大纲”工具栏。通过该工具栏中的按钮，可以完成对大纲的创建与修改操作。,自动生成目

20、录,切换文件至大纲视图，标注选择各层级目录标题。 菜单命令“插入/引用/索引和目录”打开“索引的目录”对话框 ，在对话框中单击“目录”选项卡，进行相关设置后，单击“确定”按钮，文章的目录自动生成完成。 实例操作,样式的应用,创建字符样式 创建段落样式 应用字符样式 应用段落样式 修改删除样式,样式是存储在Word中的段落或字符的一组格式化命令，利用它可以快捷地改变文本的外观。 当应用样式的时候，只需一步操作就可以设定一系列的格式。,认识样式,使用样式的优点： 1.样式可以节省设定各种文档的时间。 2.可以确保格式的一致性。 3.改动文本格式更加容易。只需要更改样式的定义，就可以一次性地更改所有

21、相同样式的文本。或者使用“替换”命令，搜索并替换样式。 4.使用简单方便。 5.采用样式有助于文档之间格式的复制，可以将一个文档或模板的样式复制到另一个文档或模板中。,公文正文中的结构层次数标识：第一层用“一、”第二层用“（一）”第三层用“1.”（不能写成“1、”）第四层用“（1）”,在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑体、楷体4种字体，均用3号字。 正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印。 有两级小标题的，第一级小标题用黑体字，第二级用楷体。 有多级小标题的。第一级用小标宋体，第二级用黑体，第三级用楷体，第四级用仿宋体。,公文小标题排版要求,Ctrl键的用法（一）,拖移复制数据 方法：选区文

22、字，按住键盘上的 ctrl键，再按住鼠标左键拖移文字到目的的位置上，确定后放掉左键，完成复制。,Ctrl键的用法（二）,快速更改页面显示比例 方法：按住键盘上的 ctrl键，再滚动鼠标中间键。则页面显示比例按10%变化。,Ctrl键的用法（三）,调整字体大小 方法：选中要修改的文字，按Ctrl+或Ctrl+来改变字体的大小。,在文档的打印预览时，怎么编辑文本？,1. 在打印预览中显示要编辑的页面； 2. 用鼠标左键单击要编辑的位置； 3. 在“打印预览”工具栏上单击“放大镜”按钮，然后进行编辑。,TIP1:,TIP2:代替金山词霸,联网状态下，右键需翻译文字，点选翻译。,TIP3: 格式刷的使

23、用,1. 设定好文本1的格式 2. 将光标放在文本1处 3. 单击格式刷按钮 4. 选定其它文字（文本2），则文本2的格式与文本1一样 (若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用， 直到再次单击格式刷（或ESC键）为止。),TIP4: 将阿拉伯数字转换成中文数字或序号,1. 先输入阿拉伯数字（如1234），全选中，单击“插入/数字/数字类型（壹、贰、叁）/确定”，即变成大写数字（如壹仟贰佰叁拾肆）,2. 其它像一千二百三十四，甲、乙，子、丑，罗马数字等的转换，可参考上法。,TIP5: Word中的常用快捷键,“字体”对话框 Ctrl+D 选择框式工具栏中的“字体”框 Ctrl+Shift

24、+F 加粗 Ctrl+B 倾斜 Ctrl+I 下划线Ctrl+U “上标”效果 Ctrl+Shift+= “下标”效果 Ctrl+= “关闭”命令 Ctrl+W,三招去掉页眉那条横线,在页眉中，在“格式”-“边框和底纹”中设置边框和底纹为“无”，应用于“段落”。,2. 同上，只是把边框的颜色设置为白色（其实并没有删的，只是看起来没有了）,3. 在“样式”栏里把“页眉”换成“正文”就行了。或在“样式”栏里 “页眉” 修改页眉样式。,快速调整页眉横线长度,在word插入页眉后，会自动在此位置添加一条长横线。如果需要调整此线的长度及其水平位置，可以首先激活页眉，选择“格式”下的“段落”命令，调整一下

25、左右缩进的字符值，确定可以看到最终效果了。,健康安全地使用电脑,办公操,Word中表格的操作技巧,制表位的使用技巧,制表位：用于段落格式的排版、对齐等。 五种制表位：左对齐、右对齐、居中对齐、小数点对齐和竖线制表位。 在标尺上设置制表位的步骤。 制表位的移动及删除。 格式菜单的制表位命令可精确确定制表位的位置及对齐方式。 实例,表格操作技巧,1.创建表格 2.美化表格 3.公式计算,表格创建方法,1.利用常用工具栏中“插入表格命令” 2.“表格”-“插入”-“表格” 3.手工绘制表格 4.利用文字转换成表格,选择“常用”工具栏上的插入表格按钮,选择菜单 表格 插入 表格,菜单创建表格,手工绘制

26、复杂表格示例,利用文字转换成表格,实例,选定表格： 行的选定 列的选定 单元格的选定 行高、列宽调整： 命令方式 拖动标尺方式 插入、删除： 单元格 行或列 拆分、合并：,编辑表格,表格的调整,行/列的增删 一次插入多个行/列 行/列的删除，单元格删除 重复表头、跨页断行 快速水平/垂直拆分表格，“焊接”表格 整体表格的缩放调整 表格的行高与列宽的调整 “撑不变形”的表格 页首表格插入空行，行列内容的交换,插入行/列,菜单命令；“表格”-“插入”-“行”/“列”； 在行段落回车符，后按回车； 增加多行或多列方法： 1.选中多行后，单击“插入行” 或“插入列” 命令。 2.复制法。Ctrl+c（

27、复制） ctrl+v（粘贴）,行/列及单元格的删除,方法一：“表格”-“删除” 方法二：按backspace键,重复表头,实例,跨页断行,实例,拆分表格,方法一：“表格”-“拆分表格” 方法二：将光标定位在分开的表格某个位置上，按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。 方法三：鼠标拖动,调整表格,改变单元格列宽/行高 1.标尺拖动 2.两列之间线拖动 （同时按鼠标左右键拖动精确） 3.“表格”-“行”或“列”，指定数值 整体改变表格大小 拖动 Shift键保持表格纵横比不变,不变型的单元格,1.列宽保持不变“表格”-“表格属性”-“选项”-取消“自动重调尺寸以适应内容”2.行高保持不变

28、,1、合并单元格 2、拆分单元格,合并单元格,拆分单元格,合并和拆分单元格,表格的快速填充,1.批量填充相同内容 （“复制”-选取单元格-“粘贴”） 2.快速填充序列号 选择要填充的单元格，格式 -项目符号和编号 -编号 -选择一种编号 -自定义 -在编号格式里面将数字后面的标点符号删除 -确定这样就自动填充了，而且表格删增行，序号会自动改变。 拓展技巧： 1.选取不相邻多个单元格2.巧输星期,1、边框处理 2、添加底纹 3、“表格和边框”工具栏,美化表格,修饰表格,表格边框 表格底纹,使用表格自动套用格式,绘制表格斜线头,方法一：菜单“表格”-“绘制斜线表头” 方法二：“绘制表格”直接在单元

29、格内绘制 方法三：选择“表格和边框”工具栏中的，斜下框线； 两种方法区别： 方法一适合制作较为复杂斜线表头； 方法二、三调整单元格表头斜线角度随之变化，较为便捷。,斜线头,表格的计算与排序,1、加法 2、减法 3、乘法 4、除法 5、求平均值 6、排序 实例,表格-公式 表格-排序,智能标记与选择性粘贴,Word中可以使用版式的种类,在word中除了图片有版式以外，图形、艺术字、文本框存在版式的使用； 图形、文本框默认是浮于文字上方放置的；图片和艺术字则默认是嵌入型的。,如何去掉绘图画布,插入图片：剪贴画、图形文件等,1插入剪贴图 插入图片剪贴画,插入剪贴画或图片,2插入“图片” 插入图片来自

30、文件,3使用剪贴板插入图片 （1）在Windows的应用程序中，先将一个图形复制到剪贴板中 （2）在Word下，将插入光标放到要插入图片的位置 （3）选择“编辑”菜单中的“粘贴”，或是按Ctrl+V键，图片就插入到了相应的位置上。,修饰图片,1、设置图片或剪贴画的属性 2、用鼠标来缩放图片 3、用工具栏剪裁图片 4、用“设置图片格式”对话框缩放或剪裁图片 5、调整图片的位置,绘制自选图形,2.使用绘图工具栏上的插入艺术字工具按钮,1.使用菜单插入-图片-艺术字,插入艺术字,2.使用绘图工具栏上的插入文本框工具按钮,1.使用菜单插入-文本框-横排/竖排文本框,插入文本框,图形格式设置：图片工具栏

31、,图形格式设置对话框,设置图片的边框,图片默认插入或粘贴到文档时是嵌入型的放置的（位置很难移动）。,四周型、紧密型、穿越型、上下型、衬于文字下方、浮于文字上方、嵌入型、编辑环绕顶点,文字环绕方式的种类,让文字环绕图片,1、使用工具栏设置“文字环绕”方式 2、使用“设置图片格式”对话框，设置“环绕方式”,高级版式,绘制图形,紧密型 四周型,四周型和紧密型区别,图片旋转时紧密型不会出现空白。,衬于文字下方对象选择,编辑环绕顶点：默认图像有4个顶点，按ctrl可以添加或删除顶点。,编辑环绕顶点,将照片裁成任意形状,艺术字工具栏,艺术字,艺术字字库,“创建艺术字”示例,编辑“艺术字”文字,设置艺术字格

32、式,更改图片默认插入/粘贴方式,光标插入点放到要设置首字下沉的位置格式首字下沉,首字下沉,文本框选中状态,文本框,文本框工具栏,文本框之间链接示例,二八定律,在软件行业曾有这样一个二八定律，即80%的人只会使用一个软件的20%的功能。在我看来，word远不止于此比例，它最多有5%的功能被人们所常用。还有很多功能大家可以去尝试,Word 2003协同办公实用功能,一、批注与修订协同文档 二、比较及合并文档 三、文档加密保护,网络的迅速普及，导致无纸化协同办公成为可能。Office 2003办公套件将用户协同处理文档放在重要地位，不断增加用于网络或多用户协同办公的功能。,批注与修订协同文档,重要文

33、档的形成过程是非常严谨的。特别是公文，从起草到定稿往往需要上下反复多次，要由不同级别的多位领导审阅才能最后成文。为了适应文档审阅的要求，Word提供了相应审阅方法。 批注不修改原稿，只对文档提出建议的审阅方式，即批注。 修订对内容进行修改，这种方式称之为修订。,一、文字批注插入与编辑,Word提供的第一种审阅方法是：不修改原稿，只对文档提出建议的审阅方式，即批注。多个审阅人可以在文档中加入自己的批注，最后由文档的定稿人一并阅读，综合考虑审阅意见后对公文进行修改并定稿。 Word的文字批注可以采用醒目的批注框（称为“气球”），它可以显示批注内容、位置等详细信息，比较符合手工批注的阅读习惯。 “插

34、入”-“批注”,（1）插入文字批注,打开待审阅的文档，选中需要批注的文字（插入批注后，这部分文字将用括号括起来），或将光标放在待插入批注的位置（插入批注后，该位置显示“I”），然后点击“插入批注”菜单命令，当前页面即会显示一个批注框，审阅文档的用户就可以向其中输入批注了。当某条批注输入完成以后，鼠标点击文档的任意位置，批注框的指示线变为虚线，边框也会变为较细的红色实线。 文档审阅用户重复上述步骤，就可以将自己的全部批注插入文档，最后按常规方法保存文档即可。 审阅用户名更改 “工具”-“选项”-“用户信息”,（2）查看与编辑文字批注,点击“审阅”工具栏中的“显示”按钮打开下拉菜单，选中“批注”命

35、令就能够看到文档中的所有批注。如果负责定稿的用户需要查看某位用户的批注（或修订），可以打开“显示”下拉菜单中的“审阅者”子菜单，选中需要查看的审阅者姓名，则文档只显示该用户插入文档的批注。 如果文档有多位参与审阅的用户插入了批注，查看时你只要将“I”形光标放入批注框，即可看到批注人的姓名、批注日期和时间。在查看批注的过程中点击批注框，即可修改批注框中的内容。在公文定稿过程中，用户可以参考批注对文档进行编辑。若某处的批注不再需要，只须右击批注框，选择“删除批注”命令即可将其从文档中删除。,二、修订插入与编辑,多人协同审阅文档的第二种方法是：对内容进行修改，这种方式称之为修订。它与通常使用的修改方

36、法不同，文档定稿人不仅可以看出何处做了修改，还能选择接受或拒绝修改，从而提高公文的审阅效率。,（1）插入修订,打开待审阅的文档，将光标放在需要插入修订的位置，按上面介绍的方法打开“审阅”工具栏，点击“修订”按钮。在当前光标位置输入第一条修订，完成后将光标移到新的修订位置，再次输入第二条修订。全部修订输入完毕以后，点击“修订”按钮退出修订状态，按常规方法保存文档即可。修订后的文字显示为带有下划线的红色字体。,（2）编辑修订,编辑修订就是在文档定稿时接受或拒绝修订。由于修订有插入和删除两种情况，所以用户可以选择两种不同的编辑修订方式。 对于插入文档内容的修订，定稿用户只须右击文档中的修订文字，根据

37、需要选择“接受插入”或“拒绝插入”命令即可。 对于删除文档内容的修订，定稿用户只要右击“删除框”，根据需要选择“接受删除”或“拒绝删除”命令即可。 对于删除文档内容的修订，定稿用户只要右击，根据需要选择“接受插入”或“拒绝插入”命令即可。,3、审阅过程查看,重要文档往往有很多人参与审阅，定稿者需要逐一查看所有批注和修订，以便深入了解每位审阅人的想法。此时直接从文档中查看批注和修订不太方便，为此Word提供了查看审阅过程的两种方法。 （1）“审阅窗格”查看 “审阅窗格”是显示在文档窗口下面的一个水平窗格，利用它可以查看主文档的修订和批注，页眉和页脚的修订以及文本框修订等内容。 点击“审阅”工具栏

38、中的“显示”按钮，选中其中的“审阅窗格”命令，即可在当前文档窗口下面显示“审阅窗格”。其中灰色长条中的文字标明了文档部位（主文档、页眉和页脚、文本框等），灰色长条下面的区域则会显示批注或修订的内容，其中包括插入的内容、删除的内容、审阅人姓名和审阅日期。如果右击“审阅窗格”中的内容，可以打开快捷菜单执行接受删除、拒绝删除等操作。 提示：使用“审阅”工具栏中的“前一处修订或批注”和“后一处修订或批注”按钮，也可以快速查看页面中的批注或修订。,（2）在页面视图中查看,文档定稿除了需要查看不同审阅者的批注或修订以外，有时还需要了解不同审阅阶段的进展。为此，在“审阅”工具栏中提供了“显示以审阅”列表，选

39、择其中的命令可以看到各个审阅阶段的具体情况。 打开“显示以审阅”列表选择“显示标记的最终状态”选项，则文档中未删除的批注全部显示，插入修订用带下划线的红色字体显示，已经删除的修订文字则被去掉。这种方式可以查看文档审阅后的情况。 如果选择列表中的“最终状态”选项，则文档中的批注被全部删除，插入的修订文字全部生效（像其他内容那样采用正常字体显示），删除的修订文字则被全部去掉。这种方式可以查看文档定稿时的效果。 选择列表中的“显示标记的原始状态”选项，曾经插入的批注会全部显示出来（包括已经删除的批注），插入的修订文字则被全部去掉，已经删除的内容用红色划线文字显示。这种方式可以查看文档审阅的总体情况。

40、 最后，如果负责定稿的用户想查看文档的初稿，可以选择“原始状态”选项，此时文档中的批注和修订全部隐藏，审阅者看到的是未经批注和修订原始文档。,二、比较及合并文档,为了加快文档的起草速度或者集思广益，有时一份文档需要几位作者共同撰写。另外，政府机关和企事业单位的公文往往利用现有材料编写，几份旧材料经过合并和加工即可成文。因此，比较文档异同然后根据需要合并是非常有用的操作。,1.比较合并,比较合并是Word提供的一个重要功能。它可以对合并的两个文件进行比较，然后在新文档中显示源文档和目标文档的异同，最后由用户决定需要保留或删除的内容。 我们需要比较源文档和目标文档，然后决定哪些内容可以合并。首先应

41、当打开源文档，再点击“工具比较并合并文档”菜单命令，打开“比较并合并文档”对话框。 根据合并要求选中“精确比较”选项，此后该项右边的按钮显示为“比较”；如果需要比较两个文件中的格式，从而决定是否保留或更改格式，还要将“查找格式”选项选中。,2.一般合并,如果在“比较并合并文档”对话框中，我们没有选中“精确比较”选项，那么可以选择以下几种合并方法： （1）合并 该方法的特点是源文档将合并到目标文档的前面，且在目标文档中进行保存的合并。 （2）合并到当前文档 这种合并可以把目标文档合并到当前文档的前面，并且在当前文档中保存合并结果。 （3）合并到新文档 这种合并可以把两个文档合并到一个新文档，并且

42、在新文档中保存合并结果。,文档编辑限制,对于重要文档来说，其中应用的格式和样式都有一定的标准。在多个用户共同编辑文档的情况下，必须避免用户自行修改文档格式和样式。为了防止用户错误修改文档中的重要内容，Word 2003增加了限制用户编辑区域的功能。 Word 2003的编辑限制功能集中在“保护文档”任务窗格中，你只要点击“工具保护文档”菜单命令即可打开。,1.格式设置限制,假如，文档的起草者不允许合作伙伴修改文档中的某些格式，可以选中“保护文档”任务窗格中的“限制对选定的样式设置格式”选项，然后点击“设置”链接打开“格式设置限制”对话框。,2.编辑限制,如果某些重要公文只允许授权用户打开或执行

43、添加修订、批注等操作，可以选中“保护文档”任务窗格中的“仅允许在文档中进行此类编辑”选项，然后点击打开下面的下拉列表，从“修订”、“批注”、“填写表单”或“未作任何更改（只读）”选项中进行选择。此后只要启动了“强制保护”，除了发布这个文档的拥有者以外，其他用户只能执行上面指定的某种操作，其余操作全部被禁止。,文档加密,打印相关技巧,打印预览 打印设置 打印到文件 双面打印 多页打印,打印预览工具栏,打印,放大镜,单页 多页显示,显示比例,查看标尺,缩小字体填充,全屏显示,实例,打印省纸小窍门（一）,在使用Word处理文字的时候，经常会遇到在最后一页只有几行字，但仍需要占用一页，打印时不仅浪费纸

44、张而且还不美观。如何避免这种情况呢？ 1、单击Word工具栏上的“工具”-“自定义”项，然后打开“自定义”设置窗口。 2、在此设置窗口中，单击“命令”项，在下面的“类别”列表框中选择“减少一页”项。 3、用鼠标左键按住“减少一页”项，然后将它拖放到Word工具栏上，这样在工具栏上就会出现一个“减少一页”的图标。 当我们需要减少文档页数时，每次单击一次工具栏上的“减少一页”项，文档就会自动缩小字号，从而达到减少一页的目的。,打印省纸小窍门（二）,有时我们只是想快速浏览一下文件内容，这时我们可以每页打印两页的内容，还能节省一半的纸张。也有时我们想把原来排好版的A4纸型打印到B5纸型上，这时可以用打印缩放功能。,邮件合并,用途 自动提取数据库或表格中的数据 填入文档相应位置 成批制作信函、标签、邮件 适合场景： 文档需要批量制作，且文档中一些待填写部分数据来自现成的数据表,邮件合并实例,批量制作邀请函 批量制作工资条 批量制作信封 批量制作荣誉证书 批量填写干部简况表,邮件合并实例一,批量制作邀请函,邮件合并实例二,批量制作工资表,实例,邮件合并实例三,批量制作荣誉证书,实 例,邮件合并实例四,批量填写干部简况表,实例,Word 窗口控件,宏,Word文档的最佳实践