Excel基础知识介绍.ppt

1、办公软件应用 - Excel基础知识介绍,演讲：苏良生 MSN：sls_,版本：20081016,目录,第一部分工作簿与工作表的概念 第二部分窗口(主视窗、菜单栏、工具栏、工作簿窗口) 第三部分数据输入(加快输入数据的方法、数据有效性) 第四部分工作簿、工作表窗口管理 第五部分保护工作簿、工作表 第六部分图表 第七部分数据分析(排序、筛选、分类汇总、数据透视) 第八部分网络应用(共享工作簿) 第九部分打印(页面设置、分页符) 第十部分常用快捷键和图标介绍,Excel 电子表格,简介 Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子

2、表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能，还可以制作网页呢,工作表与工作簿,工作表(Sheet)与工作簿(Book)的概念 工作簿是Excel使用的文件架构，一个Excel文件便是一个工作簿，我们可以将它理解为是一本活页夹，在这个活页夹里面有许多活页纸，而这些活页纸在Excel中称作工作表,主视窗,主视窗中可显示多个工作簿,主视窗,主视窗由以下组件组成 菜单栏和工具栏：存放所有执行命令的场所 数据编辑栏：输入、编辑单元格数据的地方 名称框：显示单元格位置 状态栏：显示窗口的各种状态信息，包括操作信息、数字状态,菜单栏与工具栏位置调整,工具栏、菜单栏个性化设

3、置 为扩大工作簿的编辑视野，我们常把多个工具栏设在同一行显示，例如常用和格式工具栏设在同在一行内显示 可用鼠标上下拖动工具栏或菜单栏的移动把手 来移动位置，左右拖动两工具栏交接处的移动把手 可调整两个相邻工具栏的显示范围 每个工具栏的尾部有一个下拉选项钮 ，点击可添加或删除该工具栏的按钮，你可打造个性化工具栏；当多个工具栏设在同一行显示时，一般屏幕会显示不下那么多按钮，这时这个工具选项钮会变成 ，你按下它就会发现，那些没能显示出来的工具按钮都藏在这个选项里了 小贴士：并排的工具栏还会根据你每一次的操作，调整工具栏的显示内容，它会将你常用的工具钮提出下拉选项外，直接显示在工具栏上，而将不常用的工

4、具钮慢慢收进下拉选项中。所以过了一段时间，你会发现工具栏非常具有你个性的使用风格哦！(菜单栏也会同样根据你的操作习惯调整显示简易版菜单),工具栏,视图工具栏 设置显示或隐藏各种工具栏 视图工具栏自己定义可找到更多工具栏，比如组织结构图,任务窗格,任务窗格可以方便你完成几项特定的工作 视图任务窗格 可显示或隐藏任务窗格 工具选项视图显示(启动任务窗格) 可关闭默认显示任务窗格,工作簿窗口,工具选项视图 如果你打开一份Excel文档发现无：行列标号、滚动条、工作表标签、网格线、零值 工具选项视图窗口选项可设置显示,工作表与工作簿,新建工作簿默认有3个工作表(可按自己需要修改默认值) 1个空白工作表

5、的文件大小为14KB，而3个空白工作表的文件大小为24KB，也就是说即使不填入数据，空白工作表也是占空间的，所以建议删除空白工作表后再保存 新建工作簿内工作表数设置：工具选项常规,单元格与单元格位置,工作表内的方格称为单元格 工作表顶端有列标题，左边有行标题，将列标题和行标题组合起来，便是单元格的位置 一张工作表共有256列(AIV)x65536 行(165536)，相当于一千六百多万个单元格 删除：会用相邻的单元格来填充被删除的地方，会影响到其它公式对该单元格的引用 清除：只是将单元格的数据擦掉，不会影响到其它公式对该单元格的引用,加快输入数据的方法1,自动完成(只选用于文字数据) 当你输入

6、数据时，Excel会把当前输入的数据和同列中其他的单元格数据比较，一旦发现有相同的部份，就会为该单元格填入剩余的部份，若自动填入的数据恰巧是你接着想输入的文字，这时只要直接按回车键，就可将数据存入单元格中；反之，若不是你想要的文字，则可以不予理会自动填入的文字，继续输入即可,加快输入数据的方法2,选择列表(只选用于文字数据) Excel会从选取的单元格往上、往下查找，只要找到单元格内有数据，就把它放到列表中，直到遇到空白单元格为止,加快输入数据的方法3,自动填充 可以将数据填充连续的几个单元格；也可以根据单元格的数据，自动产生一串递增或递减的序列 填充控制点：当我们选中某个单元格或范围时，其周

7、围会被粗边框围住，在粗边框的右下角有个小框，那就是填充控制点；显示或隐藏填充控制点：工具选项编辑 单元格拖放功能 当自动填充结束时，单元格旁边会出现一个 自动填充选项钮，它提供你选择自动填充方式(建立不同的自动填入序列，自动填充选项钮下拉菜单中的项目也会随序列的特性而有所不同) 显示或隐藏自动填充选项：工具选项编辑 显示粘贴选项按钮,加快输入数据的方法4,序列(有4种类型) 运用自动填充功能来填充具有某种规律的数据 (1)等差序列：例如：1、2、3、4、5、6 (2)等比序列：例如：2、4、8、16 ； 5、25、125 (3)日期：例如：2007/9/5、2007/9/6、2007/9/7

8、(4)自动填入：与上述三种序列不同在于，自动填入序列是属于不可计算的文字数据，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel将这类型文字数据建立成数据库，让我们使用自动填入序列时，就像使用常用序列一样 自定义序列：工具选项自定义序列新序列(有2种创建方式：单元格导入或输入添加) 例如：方案一、方案二、方案三；小组一、小组二、小组三 等比序列不能以拖动填充控制点的方式来建立，具体方法是：选中填充范围(含起始值)后需到编辑填充序列中设置,数据有效性,可避免输入时由于人为疏忽造成的错误 若你想要对单元格的内容加以限制时，最好的方法就是在输入数据之前，先出现提示信息来警告我们数据的限

9、制。待完成输入后，系统根据设定进行判别验证 我们可以为选定单元格设定序列，序列内容用非输入法状态下的逗号分隔开，例如：标模一科,标模二科,整机一科,整机二科,工作表的编辑作业,简单演示以下内容(Shift选相邻；Ctrl选不相邻) 选取多个相邻或不相邻的单元格范围、选取整列或整行、选取整张工表表 插入、复制、删除、移动单个或多工作表(快速复制：Ctrl拖动) 插入、复制、删除、移动、显示、隐藏单个或多个行、列 双击自动调整到最合适的行高或列宽 调整工作表的显示比例(方便于视力不好的同事) 插入、删除、修改批注 显示、隐藏单个或全部批注(工具选项视图批注) 单个或多个工作表搜索、替换(查找和替换

10、对话框选项) 设置多个工作表的字体、行高、列宽(必须选中整个工作表) 设置单元格格式(重点介绍：自动换行、合并单元格) 选择性粘贴 格式自动套用格式,工作簿窗口,将所有打开的工作簿同时显示在一个屏幕上 多重窗口排列：窗口重排窗口 调整好各窗口位置的工作环境可以保存起来供下次使用：文件保存工作区(下次打开此工作区文件即可看到原布局好的窗口),查看同一个工作簿内不同的工作表,将同一个工作簿内不同的工作表同时显示在一个屏幕上 窗口新建窗口 窗口重排窗口水平并排,并排比较两个工作簿,同时比较两个工作簿可能很困难 多重窗口排列：窗口并排比较 当一个工作簿滚动时，另一个工作簿也会发生等量滚动,拆分与冻结窗

11、口,Excel是按照拆分线来冻结窗口的 我们通常用来冻结(保持显示在屏幕上不滚动)标题行 双击拆分线可快速撤消拆分线；需撤消交叉拆分线时，点中交叉处双击即可 没有做窗口拆分的情况下，你也可以直接选取某个单元格来执行窗口冻结窗口，冻结线是该单元格上边框和左边框的延伸,保护工作簿,工具选项安全性 工作簿的保护分成两个层次：一是防止工作簿被别人打开；二是防止工作表被别人修改 设置修改权限密码后，无密码只能以只读方式打开文件，不能将他所做的修改存回到原工作簿文件中，也就是能改不能保存 若以只读方式打开文件，你可将修改以后的数据另存成其他文件，此时另存的文件仍具备与原文件相同的打开权限密码，但是修改权限

12、密码会自动取消 设置密码方式2：文件另存为工具常规选项,保护工作簿的结构和窗口,工具保护保护工作簿 保护工作簿结构以后，就不能移动、复制、删除、隐藏、取消隐藏、新建工作表及改变工作表的名称和页次标签颜色了 保护工作簿窗口以后，便不能移动、拆分、冻结、关闭、或改变窗口的大小了,保护工作表,工具保护保护工作表 保护工作表单元格得先锁定，所有新建工作表的单元格默认是锁定的，如果被改动了，可以按全选钮，然后格式单元格保护勾选锁定，最后工具保护保护工作表即可 勾选锁定可保护单元格不被更改、删除或移动 勾选隐藏则不会把单元格内的公式显示在数据编辑行上,允许用户编辑特定保护区域,工具保护允许用户编辑区域 可

13、对不同的单元格范围设置不同的保护密码，只有知道保护范围密码的人方能修改单元格的内容 需执行工具保护保护工作表命令后，允许用户编辑区域设置才会真正生效,宏,工具宏 宏简单、强大且易于定制，可节约时间，提高工作效率。 宏是存储在工作簿中的代码段，它可以自动处理重复的任务，快速地组织数据 在录制宏时，Excel 在您执行一系列命令时存储该过程的每一步信息。然后即可运行宏来重复所录制的过程或“回放”这些命令。如果在录制宏时出错，所做的修改也会被录制下来。Visual Basic 在附属于某工作薄的新模块中存储每个宏 由于别有用心的人可用这个功能制作宏病毒，所以我们要提高自我保护意识，不要随便打开陌生人

14、发给你含有宏的工作簿。 宏病毒防护措施：工具宏安全性设为高 想了解更多，请看OfficeOnline培训课程 Excel 宏循序渐进,图表,插入图表 大伙应该都知道，有时候一张图比千言万语有更佳的表达效果，让人更容易理解，所以我们也通常把工作表上的数据做成图表，这样这些枯燥的数据就会变得生动起来 常用工具栏上提供有图表向导钮 ，向导中有14种标准图表类型和20种内建的自定义类型供你选择，不同类型的图表所表达的意义也不尽相同，如折线图表达的趋势走向，而柱形图强调数量的差异，所以你要根据自己的需求选择合适的类型 选取数据范围后按快捷键F11，Excel会自动插入一张图表文件，该图表是以默认图表类型

15、快速产生的，我们也可以更改这个默认类型，图表图表类型 选择你喜好图表类型和子图表类型，然后按设为默认图表钮 图表区的范围搜索功能可检查引用的范围是否正确(当图表与来源数据不是放在同一张工作表时，是看不到范围搜索的),格式刷,常用工具栏 格式刷只能复制单元格格式、条件格式，不包括复制公式(Ctrl+C可复制单元格格式、条件格式、公式) 复制单元格或区域的格式，单击格式刷 复制单元格或区域的格式到多个位置，双击格式刷；当完成复制格式时，再次单击该按钮或按Esc键即可取消复制格式状态 复制列宽或行高，选定要复制的列标或行标，单击格式刷，然后单击目标列标或行标即可,排序和自动筛选,数据排序、自动筛选

16、排序需注意你要整个列表排序，还是部分数据排序 选取列表范围中的任一单元格，然后执行数据排序命令，Excel会自动选取整张列表为排序范围(列表就是一组相关数据的集合，也可以理解为该单元格周围数据的矩形范围，隔行的不在范围内，如果想把隔行的数据也括进来，得先自行选取好范围),分类汇总,数据分类汇总 取消分类汇总：数据分类汇总全部删除,数据透视表和数据透视图,数据数据透视表和数据透视图 建议：常用报表中的透视尽可能采用整列透视(“空”可设不显示),共享工作簿,工具共享工作簿 这个功能少用为妙，因为网络上病毒多，容易中招 工具修订突出显示修订可以查看修改记录,打印(页面设置),文件页面设置 打印前建议

17、先进行打印预览，根据内容作适当调整后再打印 页面缩放打印可节省纸张 工作表打印区域可只打印指定范围 对下图4大设置进行操作演示,分页符,插入分页符 Excel会自动为打印数据进行分页，如果你觉得其分页结果不符合你实际的需要，我们还可以人工调整分页 视图分页预览模式可通过用鼠标单击并拖动分页符，可以调整分页符的位置，移动过的分页符会由原本的蓝色虚线改以蓝色实线显示，表示这条分页符已变成人工分页符；当你调整分页符后，如果数据量加大，则Excel会自动缩小打印比例，若数据量减少，并不会放大打印比例，只是分页符位置改变而已 插入分页符可设置人工分页符，这样就可以在你设定的位置另起一个新页打印，分页符设

18、置跟拆分线类似，同样是以选中单元格上边框和左边框的延伸；插入重置所有分页符可一次取消所有人工分页符,报表礼仪：报表标题行设置,浏览和打印时标题行设置 俗话说拍戏要对得起观众，所以做表也要对得起读者呀 标题行一般进行冻结、居中、浅色背景设置,报表礼仪：去掉公式链接后再提交报表,编辑链接断开链接 当你打开同事发给你报表时弹出以下窗口，那就意味着该表引用了其它工作簿的数据(引用了保存在同事的电脑上的工作簿),报表保护：只锁定及保护部分单元格范围,保护部分单元格中的内容或公式，避免被修改 由于Excel会将工作表中“所有”单元格的保护模式皆默认为锁定，因此一旦执行工具保护保护工作表命令，则所有单元格便都被锁定了！若只要保护某些单元格，就要先把工作表中默认的锁定状态取消，然后重新选取单元格范围来做锁定及保护设置。 1、按下工作表左上角的全选钮，将全部单元格选取起来。 2、执行格式单元格命令，并切换