第五章UFO报表管理系统介绍.ppt

1、项目九 UFO报表管理系统,第一节 UFO报表管理系统简介 第二节 报表管理系统的格式设计（格式设计） 第三节 报表公式的编辑 第四节 报表管理,任务一 UFO报表管理系统简介,（一）报表模板功能（21个行业模板和自定义模板） （二）文件管理功能（创建、读取、保存、备份） （三）格式管理功能 提供了丰富的格式设计功能，如设组合单元、画表格线（包括斜线）、调整行 高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等等，可以制作各种要求的报表。,（四）数据处理功能（99999张表页） UFO表能将多达99 999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中进行管理。 还提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能；提供

2、了绝对单元公式和相对单元公式；提供了种类丰富的函数，可以从账务等用友系统中提取数据，生成财务报表。,（五）图表功能 （六）打印功能（所见即所得） （七）二次开发功能 提供批命令和自定义菜单，自动记录命令窗中输入的多个命令，可将有规律性的 操作过程编制成批命令文件。提供了Windows风格的自定义菜单，综合利用批命 令，可以在短时间内开发出本企业的专用系统。,二、报表管理系统的有关概念 1.格式状态和数据状态 2.单元及其属性 3.组合单元 4.区域 5.表页 6.二维表和三维表 7.固定区及可变区 8.关键字 9.报表的大小 10.筛选 11.关联,1.格式状态和数据状态 UFO 将含有数据的

3、报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。实现状态切换的是一个特别重要的按钮格式/数据按钮（Ctrl+D），点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。,* 格式状态 在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表的三类公式：单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。 在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。 在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。 在格式状态下时，您所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。,*数据状

4、态 在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。 2.单元及其属性 单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。 行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。 例如：D22表示第4列第22行的那个单元,单元有以下3种类型： 数值单元：是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入。(格式状态定义，数据状态输入) 数值单元的内容可以是（15位有效数字），数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所

5、有单元的类型缺省为数值。 字符单元：是报表的数据，在数据状态下（格式/数据按钮显示为“数据”时）输入。 (格式状态定义，数据状态输入),字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。字符单元的内容也可由单元公式生成。 表样单元：是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。 (格式状态定义和输入) 表样在格式状态下（输入和修改，在数据状态下不允许修改。一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。,3.组合单元 组合单元由相邻的两个或更多的单元组

6、成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。 组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。,4.区域 区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。 在 UFO 中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。 5.表页 一个UFO报表最多可容纳99,999张表

7、页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。,6.二维表和三维表 确定某一数据位置的要素称为 “维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴X)和列(纵轴Y)可以找到这个二维表中的任何位置的数据。如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z 轴）。这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为 四维运算。,7.固定区及可变区 固定区是组

8、成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。 可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。 有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。,8.关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。 UFO 共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。 单位名称；单位编号；年；季；月；日。

9、,9.报表的大小 行数： 19999 (缺省值为 50 行) 列数： 1255 (缺省值为 7 列) 行高： 0160毫米 (缺省值为5毫米) 列宽： 0220毫米 (缺省值为25毫米) 表页数: 199,999页(缺省值为1页),三、数据、符号、表达式的描述 1.如何表示行 行 用#表示，行号为1-9999之间的数字。如#2表示当前表页的第2行。 最大行 用#表示当前表页的最大行。,第二节 报表管理系统的格式设计,一、报表的结构 简单表的格式一般由标题、表头、表体和表尾四个基本要素组成。 1、标题（表名） 2、表头（关键字） 3、表体（报表核心，行列组成） 4、表尾（辅助说明）,二、 报表管

10、理系统业务流程 报表格式定义报表公式设置或数据处理报表编辑报表输出 第一步 启动UFO，建立报表 第二步 设计报表的格式（表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元、区域画线、关键字、设置可变区） 第三步 定义各类公式（单元公式、审核公式、舍位公式）,第四步 报表数据处理 第五步 报表图形处理 第六步 打印报表 第七步 退出UFO 第一、二、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要有启动系统建立报表、设计格式、数据处理、退出系统这些基本过程。实际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。,三、制定一个固定表 1.表尺寸（格式状态） 2.行高列宽（格式状态或数据状态） 3.区域画线（格式状态） 4

11、.单元属性（格式状态） 5.单元风格（格式状态） 6.组合单元（格式状态）,6.组合单元（格式状态） （1）定义组合单元后，组合单元的单元类型和内容以区域左上角单元为准。 （2）取消组合单元后，区域恢复原有单元类型和内容。 （3）有单元公式的单元不能包含在定义组合单元的区域中。 （4）可变区中的单元不能包含在定义组合单元的区域中。,7.设置关键字（格式状态） （1）关键字设置之后，可以改变关键字在单元中的左右位置。点取数据-关键字-偏移菜单项，弹出“定义关键字偏移”对话框，在其中输入关键字的偏移量。单元偏移量的范围是-300，300，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。 （2）每个关键字只能定

12、义一次，第二次定义一个已经定义的关键字时，系统自动取消第一次的定义。 （3）每个单元中可以设置多个关键字，其显示位置由单元偏移量控制。 （4）一般年月日分别偏移-80，-50和-20。,四、制定一个可变表 1.主要格式设计同固定表 2.设置可变区 （1）一个报表中只能定义一个可变区； （2）如果想重新设置可变区，首先取消现有可变区，再设置新的可变区； （3）可变区被取消后，其中的数据全部丢失。,四、格式设计的其它功能 （一）套用格式 系统预存了有一些常规性的报表，当需要时可以直接套用。 (二)报表模板 UFO提供的报表模板包括了21个行业70多张标准财务报表(包括现金流量表)，也可以包含用户自

13、定义的模板。用户可以根据所在行业选择相应的报表套用格式，并在模板的基础上稍作修改即可得到满意的报表格式。,（三）自定义模板（定制行业 定制模板） 用户可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板，并将自定义的模板加入系统提供的模板库内，也可以根据本行业的特征，增加或删除各个行业及其内置的模板。,四、格式设计的其它功能 （四）生成常用报表 根据用户账套初始设置的默认账套的账套行业 性质自动生成资产负债表、利润表、利润分配 表以及与该行业性质相关的其他报表。 在执行该功能之前，请您确定是否在进入系统 时正确设置了贵单位的账套行业性质。,第二节 报表管理系统的格式设计,一、报表公式的种类 1.单元公式。

14、又称计算公式，是通过在单元中定义函数提取数据的公式。 2.审核公式。审核公式是根据报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正确的公式。 3.舍位平衡公式。报表经舍位之后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整公式。,二、报表公式的编辑 （一）单元公式编辑 （编辑公式-单元公式、fx和“=”） 1.表页内部取数公式 表页内部的计算公式又可以分为： （1）一个单元的公式 （2）区域公式 （3）可变区公式 （4）带筛选条件的计算公式 （5）指定处理表页的计算公式,二、报表公式的编辑 （一）单元公式编辑 2.它系统取数公式（函数） 函数名

15、(,截止日期) （1）各参数的位置需要保留 有些参数可以省略不写，例如方向、账套号、会计年度、编码等。 如果省略的参数后面没有内容了，则可以不写逗号；如果省略的参数后面还有内容，则必须写逗号，把它们的位置留出来。 例如以下公式： QM(1001,月)省略了方向、账套号、会计年度、编码1、编码2 QM(“1001”,月,“编码1)省略了方向、账套号、会计年度、编码2 （2）编码1，编码2指辅助项1，辅助项2. （3）函数中的参数除了日期字符串必须加引号 之外，其他参数可以不加引号。 函数中的引号、逗号等标点符号支持全角和半角。,3.它页取数公式 本表他页取数函数SELECT函数 select()

16、函数常用在利润表中，求累计值。 如：D=C+SELECT(D,年=年and 月=月+1) 表示：累计数=本月数+同年上月累计数 本年累计：D=C+SELECT(D, 年=年and 月=月+1) 上月数：E=SELECT(C,年=年and 月=月+1) 上年同期：F=SELECT(C,年=年+1 and 月=月),4.它表取数公式 取他表确定页号表页的数据 = “” - 当缺省时为本表各页分别取他表各页数据 令当前表页D5的值等于表“Y”第4页D5的值： D5=“Y”-D54 令本表各页D5的值等于表“Y”各页D5的值： D5=“Y”-D5 FOR ALL 令当前表所有表页C5的值等于表“Y”第

17、1页中C10的值与表“Y”第2页 中C2的值： C5=“Y”-C101+“Y”-C22,第三节 报表管理系统的公式编辑,二、报表公式的编辑 （二）审核公式编辑 在审核公式对话框和批命令中审核公式的格式是： , * FOR ; RELATION , * MESSAGE“” , * FOR ; RELATION , * MESSAGE “” * 简捷操作：RELATION 可以简写为 RELA，MESSAGE 可以简写为 MESS。,第三节 报表管理系统的公式编辑,二、报表公式的编辑 （三）舍位平衡公式编辑 报表数据在进行进位时，如以“元”为单位的报表在上报时可能会转 换为以“千元”或“万元”为单

18、位的报表，原来满足的数据平衡关系 可能被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。 如：原始报表数据平衡关系为 50.23+5.24=55.47 若舍掉一位数，即除以10后数据平衡关系成为 5.02+0.52=5.55 原来的平衡关系被破坏，应调整为 5.02+0.53=5.55 报表经舍位之后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。其 中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡 调整公式。,第三节 报表管理系统的公式编辑,二、报表公式的编辑 （三）舍位平衡公式编辑 1、舍位表名： 和当前文件名不能相同，默认在当前目录下。 2、舍位范围： 舍位数据的范围，要把所有要舍

19、位的数据包括在内。 3、舍位位数： (1-8位)舍位位数为1，区域中的数据除10；舍位位数为2，区域中的数据除100；以此类推。,第三节 报表管理系统的公式编辑,二、报表公式的编辑 （三）舍位平衡公式编辑 4、平衡公式： 1）倒顺序写，首先写最终运算结果，然后一步一步向前推。 2）每个公式一行，各公式之间用逗号“,”隔开，最后一条公式不用写逗号。 3）公式中只能使用“+”“-”符号，不能使用其他运算符及函数。 4）等号左边只能为一个单元（不带页号和表名）。 5）一个单元只允许在等号右边出现一次。,第四节 报表管理,一、报表格式管理（格式状态） （一）文件管理（格式状态） （创建、读取、保存、备

20、份） （二）编辑管理（格式状态） 1.行列表页管理 （1）插入（行/列/表页） （2）追加（行/列/表页） （3）交换（行/列/表页） （4）删除（行/列/表页）,第四节 报表管理,一、报表格式管理 格式状态:(插入、追加、交换、删除) 固定行/固定列 数据状态:(插入、追加、交换、删除) 可变行/可变列/表页 注意： 插入/追加行/列，插入在当前行/列前插入，追加在表页最后行/列追加； 插入/追加表页，插入在当表页前插入，追加在最后一张表页追加；,第四节 报表管理,一、报表格式管理 固定区的行/列和可变区的行/列不能交换，如果在对话框中输入了固定区的行/列和可变行/列，将出现提示框：“交换行

21、/列错误！”； 在交换多个行/列时，如果源行/列数和目标行/列个数不一致，将出现提示框“输入的源行/列数应与目标行/列数应该一一对应。” 斜线不参加交换； 插入/追加的可变行/列数量超过了在格式状态下设置的可变区的大小，只插入可变区最大尺寸的可变行/列，超过的部分将省略。,第四节 报表管理,一、报表格式管理 2.区域填充管理（格式状态/数据状态） 3.插入对象链接管理（格式状态/数据状态） 借助UFO的链接与嵌入功能，你可以在一个应用程序 的文档包含另外一个应用程序创建的信息。例如： 在UFO中插入MICROSOFT EXCEL电子表格、WORD 文档等支持链接与嵌入功能的程序。 链接与嵌入是

22、在不同应用程序中间创建的文档间交流 信息的两种方式。它们的主要区别在于数据放入文件 后，存放的位置和更新方式不同，如果采用链接方 式，更改源文件后信息将更新。,第四节 报表管理,一、报表格式管理 （三）格式管理（格式状态） 1.表尺寸、行高列宽、区域画线、单元属性、组合单元、可变区管理 2.格式加锁/格式解锁管理（格式管理） 3.套用格式、自定义报表、报表模板、生成常用报表管理 （四）工具管理 1.显示比例 2.显示风格,第四节 报表管理,二、报表数据管理（数据状态） （一）采集外部数据 UFO可以把下面几类数据采集到当前报表中：其它 报表文件(后缀.REP)的数据；文本文件(后缀.TXT) 的数据；DBASE数据库文件(后缀.DBF)的数据。 数据采集时，对源表可以带筛选条