公文筐测验(案例题解示范).ppt

1、公文篮案例问题解析，背景信息：今天是2005年11月28日，恭喜你在今后一个小时内有机会担任豪杰贸易公司人事部副社长的职务。 该部刘社长正在地方分公司视察，在他回来之前，我将全面代理他的职务。 豪杰贸易公司是大型国有股份有限公司，其人事部设有三个地方，人事部、劳资处和福利处，分别负责人力资源筹集、工资奖金和员工福利等各项工作。 问题情况：现在是上午9点。 听下属的工作报告，安排了今天的工作后，来到办公室，秘书整理了你要处理的最近滞留的文件，放进了档案里。 文件的顺序是随机排列的。 必须在一小时内处理并批准这些文件。 10点在会议室还有另一个重要的会议。 在这一个小时里，你的秘书会为你排挤一切杂

2、事，没有人打扰你。 另外，对不起，由于电话线路整备，在处理文件的过程中无法与外部通话，所以需要以文件、笔记、笔记、指示等形式书面表达所有文件的处理意见、方法等，最后秘书传达。 /文件一，李总监，你好！ 我是软件开发公司的技术负责人李文。 为贵公司定制的人事管理软件系统的试运行正在进行中。 按照协议的规定，在9月20日前完成试运行。 根据合同规定，我们同意在9月前完成贵公司用人单位的培训。 贵公司经常不能抽时间培训，贵公司主管以此为理由，拒绝支付剩馀的佣金。 我们是否希望与你见面协商费用支付问题及其他事情，谢谢。 首先，进行以下处理后与对方见面(2)，答应在回信中道歉并立即解决(2)，不处理(0

3、)，回信指责对方继续训练并支付(2)、理解软件的实际运行状况(1)，要求部下准备实施训练的研修不能进行在遵守合同条款的同时，采取本公司未能履行合同的谈判准备和应对措施(1)，考虑到该项目是长期合作项目，与对方保持良好的合作(1)，允许部下进行详细调查(1)，参考回答，例如：文件2最近， 我在工作中遇到了麻烦：上次我和我两个有力的助手一起成功完成了你交给我的重大项目后，你在评价我们的工作时，肯定了我的贡献，给了我出国研修的机会。 我回国后最近，这两个助手和我的关系变得微妙，工作的开展也明显受到了影响。 这样拖下去，一定不是一个办法。我应该怎么处理这个问题呢？ 首先，回信不谈个人意见，希望部下慎重

4、处理2，回信不谈意见回避和拖延的问题1，不处理(0)，建议回信或面谈2，自己和有感情的员工交谈，消除误解(1)， 建议下属公开表扬该员工向下属提出适当的沟通方法，明确问题(1)，了解是否有其他原因，允许下属独立处理该问题(1)，承认自己的错误，约定在适当的时间肯定两个员工的成绩文件筐模拟测试问题(1)、【情况】，华达公司是大型民间上市公司，业务领域涉及水利工程、环保科技和电力自动化等多个领域，其人事部设有5个主管部门，分别为招聘主管、报酬主管、业绩主管、培训主管和劳动关系和安全主管， 各主管2-今天是2006年7月9日，您(李明翔)今后3小时内将担任该公司人事部主任的职务，有机会全面主持公司的

5、人事管理工作。 现在是上午八点。 你提前来到办公室，秘书整理了你必须处理的邮件和电话录音，放在了档案里。 文件的顺序是随机排列的，所以这些文件必须在3小时内处理和批准。 十一点钟另一个重要会议需要你主持。 在这三个小时里，你的秘书会为你排挤一切杂事，谁也不会打扰。 【任务】在接下来的三个小时内，请查阅文件筐中的各种信件、电话录音、邮件等，以下面的回复表为样本，提出你对各资料的处理意见。 具体的解答要求，请确定你选择的回复方法，在相应选项的“”中写上“”提出你的处理意见，正确且详细地写出你所采取的措施和意图。 【回答示例】，【文件1】，类别：电话录音收件人：刘增国际事业部总监收件人：李明翔人事部

6、总监日期： 7月8日李总：你好，我是国际事业部的刘增。 去年10月中旬，人事部曾要求各部门报告2006年的大学生招聘修订计划。 从我业务的特殊性来看，不仅要掌握高英语水平，还要掌握一定的专业知识，这样的人员很难在校内招聘。 另外，由于我们的报酬水平低，即使招募也容易丢失，过去几年的流失率达到了74%。 因此，我公司国际事业部多次召开会议，初步达成协议：公司需要制定中长期人才修订计划，吸引和保留优秀人才。 但是，怎么办才好，没有具体的方案。 我刚和总经理通过电话，他建议我直接和你联系。 我不明白你的意见，所以请尽快通知我。 回信方式：电话回信。 在考虑以下情况后，进行约刘增面谈： 1、派人员到国

7、际业务部进行人员流失调查，分析原因；2、派人员进行同行工资水平调查，比较分析国际业务部的工资水平状况；3、派人员与流失人员面谈，了解流失原因；4、 指定人员向国际业务部咨询意见，拟定适合公司特点的中长期人才修订计划5 .修改和完善员工培训管理修订计划，重点强调英语培训6 .派人员与财务等部门联系，理解公司工资承担能力， 决定国际业务部人员工资上涨幅度的可能性7 .建立吸引员工、留人机制8 .针对国际业务部难以向在校学生招聘的问题，可以适当扩大录用范围和录用方式，制定新的录用制度。参考回答，【文件2】，类别：电话录音来件者：王和劳动关系和安全主管受益人：李明翔人事部主管日期： 7月9日李总：你好

8、，我是王岚。 有什么非常紧急的事情。 今天早上7点，郑州交通管理局打来了电话。 6点10分郑州203国道发生了重大交通事故。 本公司营业部的刘东车与大型卡车相撞，刘东车死亡，对方司机受重伤，现在正在医院抢救。现在事故的责任还没有确定。 我打算马上去郑州处理有关事务。 希望尽快联系我，商量应对方法。回复方式：电话回复立即电话联系王和，作如下安排： 1、立即向主管总裁报告2 .立即根据公司应急方案组成事故处理小组3 .联系相关医院和郑州警察部门，确保伤员全力救治4、联系伤员员家属5、郑州警察部门确定事故责任，全力维持公司利益6 .联系销售部门，确保货物安全，交接工作，处理与供应商的关系，寻求理解7

9、 .伤亡员工家属准备前往郑州8 .联系保险公司，协商请求事项9 .事故处理结束后召开会议、参考答案、【文件3】、类别：电子邮件来件人：张玲业绩主管地址：李明翔人事部主管日期： 7月7日李总：您好公司今年完成业绩评价后，计划实施基于目标评价的新业绩评价体系，从上周开始给各部门经理和员工制定员工下半年的工作目标如期完成这项工作，有些部门经理认为这是部门内的事，监督队干涉他们的工作。 现在工作进行得不顺利，所以请您支持。 张玲，回复方式：书面回复张玲，请安排如下： 1、近期内根据工作安排继续执行新方案2 .召开各部门会议，分析业绩评价体系进展缓慢的原因3 .让各部门达到新业绩评价体系的目的， 说明意

10、义和要求4.4肯定已完成方案制定部门的成绩，推进他们的做法5、派遣人员协助各部门制定新的评价体系6、根据预定时间，适当延长23天的时间，使各部门能够充分符合公司的要求7、 监督小组及时加强与各部门的沟通与协调，确保新的评价体系的制定与公司提出的总目标的一致性； 8 .决心制定业绩评价方案必须由员工参与，确保公平和效率，发挥良好的激励作用。 参考答复，【文件4】，类别：电子邮件来件人：陈欣训练专家收件人：李明翔人事部总监日期： 7月8日李总：你好公司4月份首次在南非承办的420项工程现在正在动工，工程部计划派6名高级技术人员到南非提供技术报告虽然这6名技术人员英语水平差，接受了半年的在职英语训练

11、，但效果不理想。 因此，工程部门暂时派他们到英语学校接受封闭性训练，训练时间为2个月，费用为每人10000元。 这个修订版被报告到人事部了。但是昨天工程部打来的电话说财务部不同意支付研修费用的理由是因为这次研修事先没有订划和预算，资金无法周转，这些员工原定于10月前往南非，工程部按期支持技术现在工程部很着急，因为这影响合同的执行和公司的声誉，所以请尽快回答。 回复方式：电子邮件回复陈欣，对工作提出如下要求和安排： 1、要树立公司良好形象，确保工作按时开展，必须开展本次英语培训2、与工程师会谈， 了解训练效果差的原因3 .认真总结本次岗位的训练情况，分析效果差的原因4 .与工程部取得联系，让他们

12、放心，英语训练一定要进行，人员能够按时派遣5 .与英语学校取得联系， 制定外语学校培训方案6 .与财务部门联系，编制新的培训费用预算7 .加强培训工作的管理，跟踪评价培训情况，确保效果8 .吸取教训，今后要注意培训开发：注意过程控制， 在考虑扩大公司在南非的业务时，必须以相关员工的英语培训为重点，参考回答【文件5】，类别：书面请示来件人：娃奇招聘主管地址：李明翔人事部主管日期： 7月7日李总：您好，为了调整业务，今年3月， 公司决定停止化工产品的研发，将化工研发集团纳入研究方向相似的环保研发集团，由原环保集团项目负责人全面负责。 最近几个月，原化工集团成员流失严重，我们以高薪聘请了几位博士提出

13、离职申请。 通过与他们的联系，普遍反映出原化工集团成员不能与原环境保护集团成员合作，在工作中被忽略，重要的讨论会议不通知他们，只让他们做输入数据那样的简单工作。 上半年的业绩评价，感到很多原化工集团的成员被排斥，评价结果被忽略了。 关于这件事请您指示。 答复方式：书面答复要做好讨论新星的准备，要求新星做如下安排： 1、公司为了业务调整，不得变更将化工集团纳入环保集团的决定。 2 .与环境保护集团项目负责人座谈，了解原化工集团人员的离职原因3 .与原化工集团人员会谈，调查了解工作现状和不满原因，了解是功能性离职还是失能性离职4 .举行相应安排离职人员座谈会，感谢他们为公司做出的贡献， 为他们办理

14、有关手续5 .加强工作职位分析，使人员和职位一致6 .建立吸引和维护员工员工的长期机制7 .建立员工沟通平台和投诉机制8， 加强团队建设9、加强沟通，确立与公司战略目标一致的人才纠正方案10、绩效考核方案应注意员工参与，充分发挥激励作用。 参考答案，【文件6】，类别：来信人：章亮总载收件人：李明翔人事部总监日期：李先生： 9日下午你有空吗？ 我刚看了上半年的业绩评价结果，我认为有必要综合过去两年各部门的运行情况，调整公司的中层干部。 此外，公司明年还需要参加一些新项目。 有必要根据目的补充管理者。 我想听听你的意见。 准备相关资料，请和我联系。章亮，回信方式：电话回信章总裁，约定面谈时间，做以

15、下准备： 1、2年准备各部门的业绩评价结果2 .分析业绩评价排名存在于下级部门的原因3 .准备现有的中层干部名册4 .根据评价结果和人才池名册， 拟备模拟人员名单5、根据新项目进行岗位分析和能力评估6、开展同行薪资调查制定新设岗位报酬方案7、调整人员岗位安排建议。 8、完善中层干部培训方案，提高中层干部素质9 .完善绩效考核机制，充分发挥激励作用。 参考回答，【文件7】，类别：书面报告来件人：张越华南分公司总经理收件人：李明翔人事部总经理日期： 7月8日李总经理：您好，重要情况反映在您身上。 前几天我们的调查显示，总公司驻华南分公司负责人力资源工作的王吕骏，在编制2006年度人力资源培训费用预

16、算时，采用虚报培训项目、提高项目价格、拿回扣、培训公司等手段，违反了2万元。 会给公司带来经济损失，延误工作，损害公司形象，恶化公司风气，根据总公司的规定，如果总公司派遣到分公司的职员有问题，必须报告总公司人事部统一处理。 因此，特别是向你报告这件事，尽快指示如何处理。 华南分公司总经理张越，电话回复张越总经理，作出如下安排： 1、立即向华南分公司报告关于王吕俊的书面调查报告2、总公司立即派往华南公司进行调查3、如调查不实，按照总公司的有关规定对张越总经理进行相应处理4 按照总公司的有关规定给予王吕俊相应的处理5、调查期间做好相关预防工作，注意保密6、向研修公司道歉，恢复公司形象7、向王吕俊调查时， 必须取得本人书面签字的文件8 .对总部派遣人员给华南公