VISIO画职能流程图规范性培训文档(内附模版).ppt

1、2020/7/31,流程描述规范培训,联合项目组,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 2 页 共 页,目录,为什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何进行流程梳理,第三部分,流程梳理注意事项,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 3 页 共 页,1.流程梳理及描述的意义,流程描述为什么？将我们的经验总结出来、传递下去、共享开来。 流程描述做什么？流程不能停留在人的头脑中，必须外化，书面化来规范,流程描述,可积累（改进）,规范化,可执行,书面流程,部门,部门,部门,部门,部门,部门,部门,部门,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 4 页 共 页,1.对于做之间事情的人：知道为什么要做这件事情？了解

2、做这件事情的价值和目的是什么？ 2.对于做这件事情的人：知道这件事情从什么活动开始，什么活动结束？以及我们可以提供哪些方面的服务? 3.对于参与这个流程的部门：知道各自的责、权、利 4.对于流程管理者：可以知道企业各项业务之间的相互关系（这个流程和其他流程的关系） 5.对于管理者和操作者：知道流程中的关键点和这些关键点应该怎么做，做到什么程度？ 6.对于参与者：知道流程业务存在的问题。比如哪些事情可以同时做，哪些事情必须先做，哪些事情必须审批？,2.通过流程我们能够知道什么？,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 5 页 共 页,看看这些流程描述是否能够给我们这些信息,AMT咨询 专业实用 为您

3、着想 第 6 页 共 页,目录,为什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何进行流程梳理,第三部分,流程梳理注意事项,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 7 页 共 页,1.流程描述内容规范变更记录,意义：？,可追溯，可积累,版本变更说明详细描述版本变更的原因，或者是变更的内容,变更记录：记录每次版本变更,单位：填入责任部门,流程清单中的流程编号,填入编制人员姓名,填入审核人员姓名,填入批准人员姓名,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 8 页 共 页,2.流程描述内容规范流程图,责任部门：即流程的主要职责有谁负责推动和完成，一般在流程图甬道图的最左边 目的：我们为什么要做这件事情，这件事情能够带

4、来什么价值？ 范围：这个流程的起点和终点是什么，适用于哪些业务类型？ 角色：流程中涉及到哪些部门？这些部门的工作内容是什么？ 逻辑关系：每个流程活动之间的逻辑关系；流程和流程之间的关系 输入输出物：流程中涉及到哪些信息的传递 流程的客户：即流程最终产出是给谁的，通常情况下客户都放在甬道图的最右边,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 9 页 共 页,2.1如何描述流程目的,流程目的思考方式,充分考虑流程的客户需要我们提供什么？为此需要思考我们的客户是谁？ 充分考虑流程的下一个环节需要提供的需求？对于难以辨别客户的，需要思考流程最终的产出是向哪个环节提供的，而哪个环节对我们有什么要求？ 通过实施一

5、系列管理措施以后，能够为企业带来什么？主要针对管理类流程,流程目的描述举例,及时准确的提供信息，为业务提供参考依据 管理业务/事情，从而提升整体水平 加强业务的管理，以降低风险 及时提供产品/服务/数据,辨别是否正确的描述目的的关键是要打破砂锅问到底 为什么要做这项工作？管理这些业务有什么价值和意义？ 这项工作是为谁服务，为哪些环节提供产品？,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 10 页 共 页,2.2确定流程适用范围,明确流程的起点和终点 明确流程适合哪些类型的业务,流程适用的业务类型，首先需要对业务进行分类 业务分类后再判断这个流程适合于哪些业务类型。 如招标采购可能适用于生产原材料、生产

6、设备、试验设备的采购 如某个绩效管理流程可能适用于公司领导、中层员工的绩效管理,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 11 页 共 页,分类（Classification） 流程分类：按照流程运转的异同对流程进行分类，划分为不同的类别，如设备采购、材料采购 流程分级：按照流程运行的先后顺序或者阶段进行分级，如采购：采购申请、定点定价、采购合同管理,分类标准不统一,越级分类,子类相容,不完全分类,多子类分类,分类分级的四项原则 标准统一：每个层次的分类必须按照同一标准或准则进行 层次一致：必须按照事物的属种包含关系分层次进行 子项互不相容：分类得出的两个流程之间必须是不相容（相互独立）的 子项穷尽

7、母项：分类所产生的各项流程之和必须等于上级流程所包含的内容,2.2如何确定流程适合的类别,性别,年龄,性别,性别+状态,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 12 页 共 页,2.3逻辑关系,先后关系，即先做什么，后做什么,拟定合同,合同审查,签订合同,并列关系，即必须同时完成或者同时开展的工作,提出配送需求,拣货,物资配送,组织配送车辆,并,并,选择关系，即从多个内容中选择一个,提出质量问题处理,技术问题,技术改进,生产问题,或,组织生产,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 13 页 共 页,2.4流程和流程之间的关系,由于流程范围的界定，当下一个流程需要链接上一个流程时，需要明确出流程和流程

8、之间的关系,需要链接上一流程,采购需求管理,开始,活动,活动,结束,需要链接下一个流程,开始,活动,活动,结束,付款流程,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 14 页 共 页,3流程描述内容规范关键控制点工作标准,部门代码+节点：活动名称,这个活动能够实现什么目的,工作要求：时间要求、质量要求、成本要求 工作方式：如何做以达到工作要求,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 15 页 共 页,流程描述基本内容,流程变更记录,流程图,流程关键点说明,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 16 页 共 页,目录,为什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何进行流程梳理,第三部分,流程描述注意事项,AMT咨

9、询 专业实用 为您着想 第 17 页 共 页,在VISIO途中描述流程的方式,两个维度 活动流转 流程要素,每一个流程都是由不同的阶段组成的，要识别每一个流程大的阶段，这是认识流程的第一步，不要一开始就深入细节,某活动是由哪个部门或岗位来完成的,活动的流转,流程的目标 流程的客户 流程的触发事件 流程的输入、输出 流程的关键控制点,流程的要素,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 18 页 共 页,流程描述格式规范流程使用符号说明,多选一的时候用或,必须同时具备 并须同时做,当活动为关键控制点时使用,接入下一个流程,用于链接数据和活动的关系 箭头指向活动，表示输入 箭头背向活动，表示输出,用于链

10、接流程各项活动,用于表示输入输出物等信息 包括电子版、纸质的表单、数据等,整个流程图的内容框架,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 19 页 共 页,3流程描述规范流程符号使用示例,动作,数据线，箭头的方向代表？,业务流转线,表单，包括纸质传递及系统中的,判断，一定产生？个结果,流程之间的？关系,和版本变更记录中必须一致,纵向部门展示了每个部门的责、权、利,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 20 页 共 页,流程描述规范流程图和版本变更记录以及关键点说明的关系,动作,数据线，箭头的方向代表？,业务流转线,表单，包括纸质传递及系统中的,判断，一定产生？个结果,流程之间的？关系,和版本变更记录中

11、必须一致,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 21 页 共 页,流程描述规范关键点说明,部门代码+节点：活动名称,这个活动能够实现什么目的,工作要求：时间要求、质量要求、成本要求 工作方式：如何做以达到工作要求,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 22 页 共 页,不能 按照你自己的想当然绘制流程 不能 把流程图局限在你自己的部门 不能 在真空中工作 不能 在确认起点和结束点前试图绘制 不能 陷入太多的细节 不能 单兵作战,需要 按实际情况绘制流程 需要 在整个组织内思考流程 需要 与流程牵涉的人员沟通 需要 在开始前确认流程的起点和结束 需要 高层级的流程图 需要 部门之间协作绘制,流程描述

12、注意事项（一）,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 23 页 共 页,流程描述注意事项（一）,业务流程现状描述时，首先打开“宝成仪表_流程管理_流程描述模板V1.0.vsd”文件，该文件将自动带有描述符号体系（如果没有，可以“打开”文件，在文件类型处选择模具，将已存的符号体系打开）。 从“符号体系”中，将“部门分隔线”等符号拖至流程图相应位置。 整个图表的外框尺寸、各部分的相对位置不应改变。 各部分的字体格式用“楷体_GB2312”，大小为10pt 流程编号、流程名称、版本号，根据具体情况填写。 “部门”写部门名称，如果是多个部门的，则对这些部门的性质进行归类，然后填入XX部门，如需求部门 如果流程内容太多，建议调整流程图页面的大小。文件页面设置页面尺寸预定义的大小（根据需要选择A4-A0），默认状态是A4,框架使用,AMT咨询 专业实用 为您着想 第 24 页 共 页,流程描述注意事项（一）,流程开始的时候，要用流程开始点，标注流程“开始” 所有流程符号均用鼠标将标准符号拖到流程图中 活动之间的联接使用“连接线”。 在流程的结束点，标注“结束”符号。 一个流程最好不跨多页，所以需要仔细考虑流程的层次分解与合并。 流程中需要出现判断符号时，判断符号前