秘书事务管理 事务24 工作计划与流程优化.ppt

1、事务24 工作计划与流程优化,学习目标,学习内容,课后练习,学习目标,了解工作计划的种类、内容和编制方法，掌握办公室工作流程的评价和优化措施。,学习内容,一、制定工作计划 二、确定承办期限 三、评估工作质量 四、改进工作流程,一、制订工作计划,（一）工作计划的种类 （二）制订工作计划的方法 （三）计划的内容与要求 （四）制订工作计划的程序 （五）制订与实施计划中应注意的问题,（一）工作计划的种类,1.计划的时间分类 2.计划的内容分类,1.计划的时间分类,（1）长期计划：为实现组织的远期发展目标而制订的计划，时间跨度一般为3年以上。 （2）中期计划：为实现组织的阶段性发展目标而制订的计划，时间

2、跨度一般为1-3年。 （3）短期计划，为完成某一个具体工作项目而制订的计划，时间跨度一般在1年以内。,2.计划的内容分类,（1）政策型计划 （2）程序型计划 （3）方法型计划 （4）目标型计划 （5）规则型计划,（1）政策型计划,政策型计划是指导组织成员制定决策、确保实现既定目标、增强行动的一致性和连贯性的指导性计划。 政策型计划是所有计划中最为广泛的计划，并且它是由一个组织机构的最高管理层制订的。,（2）程序型计划,程序型计划是为了减少各部门和单位在工作方法上的混乱和无序化而制订的计划。 程序型计划涉及各主要职能部门的业务，并且影响着各部门之间的业务。,（3）方法型计划,方法型计划是为了影响

3、个体的行为而制订的计划，它描述业务单位或部门为必须完成某项具体的任务而要采用的各种方法。,（4）目标型计划,目标型计划是对组织机构将要实现的各项目标或结果的表述。这种计划可以使管理人员对本组织的目标和部门的目标有一个清晰和简明的认识，进而根据计划及时履行所担负的组织、指导和控制职能。,（5）规则型计划,规则型计划就是为了对组织成员的个体行为进行规范而制订的计划。这种计划属于硬性规定，并详细列述了对违反行为规范的各种处罚。,（二）制订工作计划的方法,制定工作计划的方法主要包括以下几个步骤： 1.根据目标列出任务2.划分任务的优先次序3.标记任务的时间序列 4.列出完成任务的相关需求5.明确阶段指

4、标和时间要求6.明确每一项任务的责任者7.推算各阶段工作的时间段8.明确信息沟通渠道9.明确监督管理措施,1.根据目标列出任务,根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出本团队要完成的所有任务。 可以使用专门制作好的任务表格，将要做的工作内容列出，也可以将工作任务逐项写下。,2.划分任务的优先次序,按照时间管理的ABCD法则把列出的任务排出优先次序，依次按照重要而紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要也不紧急的顺序安排在计划表格中。,3.标记任务的时间序列,按照排列出的优先次序和任务之间的逻辑顺序，用数字编号标记出任务实施的时间序列，并对需要花费较多时间的工作留出充足的时间量。,4.列出完

5、成任务的相关需求,列出完成每一项任务所需的资源和相关信息，包括人力、物力和财力。,5.明确阶段指标和时间要求,明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算出来的时间要求。,6.明确每一项任务的责任者,指明每一项任务的具体实施者和管理者，明确与任务相关的每一个人的责任、义务和权利。,7.推算各阶段工作的时间段,从最终完成的时限要求向前推算各阶段工作应何时完成，确定后，逐项将其填入计划表中。,8.明确信息沟通渠道,明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告，何时报告，确保计划的顺利实施。,9.明确监督管理措施,明确工作进展的情况和质量如何监督和管理。,（三）制定工作计划的要求,1.时间要求明确。计划中每一项

6、任务的开始时间、持续时间和最终完成时间都要有比较明确的规定。 2.目标要求明确。每一项任务的具体目标，都要在数量和质量两个方面提出具体要求，如为某一次活动编制几套可行性方案，编制的会议资料需要印制多少份，质量标准和用纸要求是什么。 3.资源配置明确。每一项任务所需的资源，包括场地、人员、设备、资金等，都要落到实处，随时可以调用。 4.任务责任明确。每一项任务的负责部门或承担人以及负责人都要有明确规定，以便在任务完成的过程中出现问题时及时解决。 5.监控措施明确。在计划的文件中还要写明如何监督工作的进展及其完成的质量。,（四）制订工作计划的程序,1.估量机会 2.确定目标 3.分析条件 4.拟定

7、方案,5.评价方案 6.选择方案 7.拟定分计划 8.编制预算,1.估量机会,对机会的估量，是计划工作的一个真正起点。其内容包括： （1）对未来可能出现的机会进行初步分析，形成判断； （2）根据自己的长处和短处搞清自己在竞争者群体中所处的位置； （3）了解自己利用机会的能力； （4）列举主要的不确定因素，分析其发生的可能性和影响程度。,2.确定目标,计划工作的第一步是在估量机会的基础上，为组织及其所属的下级单位确定工作的目标。 在确定目标这一步工作上，要说明基本的方针和要达到的目标，说明制定战略、政策、规则、程序、规划和预算的任务，并指出工作的重点。,3.分析条件,按照组织的内外环境，可以将实

8、现目标的前提条件分为外部前提条件和内部前提条件；按照可控程度，可以将实现目标的前提条件分为不可控的、部分可控的和可控的三种前提条件。 一般来说，外部前提条件多为不可控的和部分可控的，而内部前提条件大多是可控的。不可控的前提条件越多，就越需要通过预测工作确定其发生的概率和影响程度的大小。,4.拟定方案,通过调查、分析、系统思考和论证，拟定出可供选择的可行性行动方案。这一步工作需要充分发挥工作人员的创造性。 需要注意的是，候选方案并不是越多越好，而是应该把主要精力集中在对少数最有希望的方案的分析方面。,5.评价方案,评价实质上是一种价值判断，评价的结果一方面取决于评价者所采用的标准，另一方面取决于

9、评价者对各个标准所赋予的权数。 在评价方法方面，可以采用运筹学中较为成熟的矩阵评价法、层次分析法，在条件许可的情况下，可采用多目标评价方法。,6.选择方案,选择方案是制定工作计划的程序中很关键的一步，也是决策的实质性阶段抉择阶段。 在这个阶段，可能会发现，同时有两个方案都非常可取。这时，就必须确定出首先采取哪个方案，而将另一个方案也进行细化和完善，并作为后备方案。,7.拟定分计划,任何一个计划，都要通过对计划中每一个具体任务和目标再进一步拟定和组织实施分计划来实现，因此，总的计划方案确定以后，接下来就要针对计划中的具体任务和目标进一步拟定分计划，以确保总计划的顺利实现。,8.编制预算,制定计划

10、的最后一步是把计划的每一个步骤所需的资源以货币的形式表现出来，这就是预算。从本质上来看，预算实际上就是资源的分配计划。 因此，预算工作做好了，可以成为汇总和综合平衡各类计划的一种工具，也可以成为衡量计划完成进度的重要标准。,（五）制订与实施计划中应注意的问题,1.实事求是：目标要切合实际。 2.善于授权：让每一个承担任务的人拥有相应的资源支配权。 3.定期检查：避免因资源供应不足而影响进度。 4.及时沟通：让大家了解总体工作进度和达标情况。 5.全程监控：及时发现问题，及时采取措施。,二、确定承办期限,（一）承办期限的内容 （二）承办期限制度 （三）确定承办期限的程序,（一）承办期限的内容,承

11、办期限是指企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定。 许多企业都对行政管理工作的行为做了有关承办期限的明文规定，明确处理工作花费的时间必须按照规定执行，并进行监督管理。,（二）承办期限制度,承办期限制度是针对时效性制订的规则，是在时效性上指导人们行动的标准。它要求人们照章办事，不准人们的行为偏离规定的要求，以大大提高企业的形象、信誉和效率。 这种量化标准容易被人们接受和执行，也容易通过它对人们的行为进行衡量和监督，是一种有效的企业管理方法。,（三）确定承办期限的程序,1.调查情况：调查本单位在行政管理方面有哪些行为需要做出承办期限的规定。 2.制定标准：研究制定承办期限的适宜标准。 3

12、.明确期限：确定同一任务在不同情况下的承办期限。 【阅读材料】天地公司的承办期限规定,【阅读材料】天地公司的承办期限规定,三、评估工作质量,（一）办公室工作评估的意义 （二）工作质量评估的要求 （三）工作质量评估的程序,（一）办公室工作评估的意义,工作质量评估实际上就是进行目标管理，其意义在于： 1.提高管理工作效率 2.明确组织机构建制 3.促进员工承担责任 4.有助于控制和监督,1.提高管理工作效率,目标管理，会迫使主管人员为实现目标而认真制定计划，并建立一套具体而明确的分目标，这样，就会使管理工作的效率明显提高。,2.明确组织机构建制,实施目标管理，就需要理顺组织机构和人员编制，把目标落

13、实到岗位上，做到事事有人管，人人有事做，这样就明确了一个组织中所需要的准确岗位数，即人员编制。,3.促进员工承担责任,实施目标管理，可以使每一个人都参与到自己目标的制定中来，有机会提出自己的想法，也知道了自己的权限，这样，他们就不用再消极地等待命令，而是可以有目的地去积极主动地工作。,4.有助于控制和监督,有一套可以考核的目标是对业务活动进行测定和监督的最好办法，也更容易对计划实施中出现的偏差予以纠正。因此，实施目标管理，有助于对员工的工作状态进行控制和监督。,（二）工作质量评估的要求,1.工作目标主次分明：组织或团队的目标具有多样性，但一定要注意不要把小的目标放在重要位置而有损于大目标和主要

14、目标的实现。 2.各个部门互相支援：各个部门或团队确定的具体目标之间要相互支持和相互连接，以形成一个协调有效地网络、一个互相支援的目标矩阵，从而顺利实现总目标。,（三）工作质量评估的程序,1.建立一套完整的目标体系 2.量化管理各个工作项目 3.科学评估工作质量,1.建立一套完整的目标体系,从企业的最高主管部门开始，由上向下逐级地确定目标。上下级的目标之间通常是一种“目的-手段”的关系，从而构成一种连锁式的目标体系。,2.量化管理各个工作项目,在日常的办公室工作中，可以量化管理的内容通常包括： （1）优化劳动组合 （2）定岗定编定员 （3）工作定额 （4）定量考核,（1）优化劳动组合,就是使工

15、作人员与办公手段达到最佳结合，做到物尽其用，人尽其才。,（2）定岗定编定员,定岗，就是明确实现目标需要什么样的岗位； 定编，就是明确每一个岗位需要多少人，所有的岗位总共需要多少人； 定员，就是明确每一个具体岗位上的工作人员是谁。,（3）工作定额,工作定额就是指在一定的生产、技术、组织条件下，按照正常作业速度进行某项业务工作所需的社会必要劳动消耗量。 工作定额可以用某个工程（业务）项目需要多少工时来表示，也可以用单位时间内（天、周、月）完成多少工作量来表示。,（4）定量考核,就是用工作定额作为标尺来衡量办公室工作人员的业绩多少和贡献大小，用事实和数据说话，而不是单纯凭主观印象来评价。,3.科学评

16、估工作质量,针对不同的工作项目采用数量目标评估、质量目标评估等方法对工作质量进行科学评估。,四、改进工作流程,通过工作质量评估，当我们发现我们的工作不能圆满完成我们的工作目标的时候，就有可能是我们的工作流程出现了问题。 不管是改进复杂的工作流程，还是改进简单的工作流程，其步骤不外乎以下几个环节： （一）定义 （二）评价 （三）分析 （四）改进 （五）实施,（一）定义,找出问题比较突出的流程，如效率最低的流程、耗时最长的流程、技术条件发生了变化的流程、物流十分复杂的流程等。 确定了问题比较突出、需要加以分析和改进的流程后，绘出该流程的流程图。,（二）评价,确定衡量流程的关键指标，用这些指标对该流程进行评价，以确认存在问题的程度，或者与最好